手帳の使い方： 「手帳を開けない」状況での対処法

こんにちは。水口です。

今日は、セミナーで頂いたご質問に関連した話です。
なかなかの難問です・・・。


■　手帳が開けない状況でどうするか？

先週行ったセミナー（のアンケート用紙内）で、


　　手帳を開きっぱなしの仕事中は時間の管理が出来つつありますが、
　　そうでない場面（私生活などで）上手くやる方法があれば（知りたい）

という主旨のご質問を頂きました。「開きっぱなし」にできない場合にどうするか
というのがポイントです。


これはなかなか難しい問題です。「開きっぱなし」は本当に効果が高いので、
それに代わる方法はそうないからです。

その代替として、まず仕事中について言えば・・・

　　見られる時にはマメに見る

というのが基本になると思います。


□　見られる時にはマメに見る

たとえば、営業の仕事などで外に出ることが多い場合も「手帳開きっぱなし」に
はできません。この場合、「マメに見る」ことをおすすめします。たとえば移動中
なども含めて、見られる時には手帳を見るようにするわけです。

こうすると、その後のアポイントメントや、会社に戻ってからの仕事のことなど、
仕事の段取りを忘れることがありませんし、さらに良い段取りを思いつくことも
あります。


また、会社の中で現場に行く機会が多いなど、デスク以外のところで過ごす
時間が多い場合には、できるだけ手帳は持ち歩くのがおすすめです。そして、
仕事が一段落するポイントなどで、見て確認するわけです。

たとえば、「現場での仕事に区切りがついたところで見る」「（打ち合わせが
始まる前などの）短い空き時間に確認する」という感じです。


□　置きっぱなしにできない状況では

また、自宅での時間の場合も、可能であれば「手帳開きっぱなし」の状況を
作るのがベストですが、そうもいかないこともあるかと思います。
（家事などをしていると、一つ所にじっとしているわけでもないですし）

そんな場合は、意識的に「見る」タイミングを持つのもおすすめです。

「自宅に帰って、カバンを置いたところで見る」などのように、この時に見る
というタイミングを決めて、できるだけ習慣化しようということです。

特に、勉強などに取り組みたい場合、自宅に帰った直後にだらっとして
しまいがちなクセのある方は、ちょっと気を引き締める意味もこめて、帰宅
した時点で手帳を見るというのはいいと思います。


自宅の場合は、自宅で実行するタスクがどのくらいあるかにもよります。
あまりタスクがない（自宅ではのんびり過ごしたい）という場合には、そんな
に手帳を見る必要はありませんし、自宅で色々実行したいことがある場合
には、自宅でもマメに見るクセを付けることをおすすめします。


※　あるいは、職場と自宅で手帳を分けてしまうという手もあります。
　　 （自宅用はコンパクトなどこでも置きやすいものを使うということです）

　　「手帳の２冊使い」はダメと言う人は、特に「時間本」の著者に多いです。
　　私も基本的にそう考えていますが、事情によっては「２冊使いもあり」だと
　　考えています。

　　その辺は以前に書いたこともあります↓
　　 手帳の２冊使いは、邪道なのか？
　　（2006年に書いたもので、今見ると文章が冗長です。すみません・・・）


■　いつも見ていると、意外に覚えている？

あとは、これは私の実感なのですが・・・、

デスクにいるときに（置きっぱなし方式などで）、手帳をマメに見るように
していると、タスクやアポイントメントのことを「ビジュアルに」記憶している
こともあります。

「ビジュアルに」というのは、文字通り「映像として」なんとなく覚えている
という状況です。「明日のタスクは（手帳の）この辺に書いてあって、○○
があったな・・・」なんて覚えている感じです。

もちろん、記憶自体はあまり当てにしない方がいいですし、記憶に頼って
書かなくなってしまうのは良くありません（「忘れちゃいけない」という余計な
プレッシャーを頭の中に置くことになってしまうので）。


ただ、意外に（映像的に）覚えていることは実際にあって、手帳が出せない
ときなど、たまに役立つことがあります。
（とはいえ、実用的な効果はあまりないですが・・・）





「手帳を開きっぱなしにする」というのは、自分自身の仕事を脱線させない
意味も含めて、とても実用的な効果の高い技だと思います。

他の方法でそれと同様の効果を得るのは難しいので、マメに見ることで
カバーしていくしかないかな・・というのが、私の基本的な考え方です。

他にもいろいろ工夫のしようはあるかもしれませんので、今後も考えたい
テーマではありますね。

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今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！
  

あなたの職場に、「風船ゲーム」はありませんか？

こんにちは。水口です。

今日は、昨日の話の続きで、「部下に仕事を振る」
「人に仕事を頼む」ことについての話です。


■　「風船ゲーム」にならないように

昨日の話の中で「仕事の優先順位」に関連して、

　　「人に頼む」ことは、できるだけ早い段階で行う

ことが大事だと書きました。


これは当たり前のことのようですが、なかなか守られていないことでもあります。
もし、これが守られていないと、「風船ゲーム」が起こってしまいます。

「風船ゲーム」というのは、正式名称が分からないのですが・・、テレビ番組で
昔よくあったやつです。ホースが付いていて刻々とふくらんでいく風船を手渡し
しながらクイズやお題に答えていくというゲームです。
（正式名称をご存じの方がいたら、教えてください）

ゲームでは、自分のところで破裂したらいやなので、速く答えて次の人に渡そう
とするわけですが、仕事では必ずしもそうはなりません。


「まだ期限までは時間があるから・・・」と放置されていた仕事を、期限間際に
なってから、「これ急ぎだから」と言いつつ部下に手渡す。そんな風船ゲームが
職場で時々あるという話はよく耳にします。

そんな「風船」は、部下にとってはたまったものではありません・・・。

「急ぎで」と頼まれた仕事をやるために遅くまで残業したのに、実はその仕事
はもっと前からあったものだと分かった日には・・・怒りたくもなります。


この「風船ゲーム」は困ったものですが、多くの場合、その上司も悪気があって
やっているわけではありません。

上司の方も、「何でも部下に振ってばかりでは申し訳ない」と思い、その仕事
を自分でやるつもりだった。しかし、他の仕事もあって、結局手をつけられない
まま期限が迫ってきてしまった・・・ということの方が多いと思います。

もちろん、中には「ついうっかり」というケースもあるでしょうけど・・・。



こうならないためには・・・、上司自身が

　　自分がやれるのか？
　　それとも人にやってもらわないと間に合わないか？

という判断を、早めに下すことが必要なわけです。

先の

　　「人に頼む」ことは、できるだけ早い段階で行う

というのもこれと同じことです。「人に仕事を頼む」ことになるなら、それは
できるだけ早く判断し、早く渡すことが大事になります。そうしないのは、ある
意味では、「相手の時間的余裕を奪っている」のと同じです。



この話は、とても「当たり前のこと」かもしれませんが、
実際には「風船ゲーム」はあちこちで起こっているわけで・・・

自分もうっかりそうならないように、人に頼むことはできるだけ
早く行うように心がけるくらいの方が、ちょうどいいと思います。


■　リスク回避の意味も

「人に頼むのは早く」というのは、もうひとつ、リスク回避の意味もあります。

頼もうとした相手が、もし都合がつかなくてその仕事をできなかった場合、
それが期限間際だと大変です。

そういう事態を避けるためにも、早めに頼むことは有効です。




組織の中で仕事をしていると色々ありますし、
時には自分が迷惑をこうむることもあります。

でも、できれば自分は迷惑をかける立場にはなりたくないもの。
そういう職場を作っていけるよう、自分がやれることはやるように
していきたいものです。

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今日の記事作成時間は４４分でした。
では、また明日！
  

一筋縄ではいかない？ 「仕事の優先順位」について

こんにちは。水口です。

今日は、またちょっと話を戻しまして、
頂いたご質問関係の話です。


■　仕事の優先順位の考え方

セミナー後に頂いたご質問に、

　　仕事の優先順位のつけ方で、（セミナーで述べた以外に、）
　　他にポイントがあれば知りたい

という主旨のご質問がありました。


「優先順位」について、まず基本となる話をしておきます。

よく、

　　優先順位を考えて仕事をすることが大事だ

と言われますが、「優先順位を考える」というだけでは、ちょっと漠然と
していますし、分かりにくいものです。

これに関してありがちなお悩みが・・・

　　やらなければいけない仕事がたくさんあって、
　　優先順位をつけて整理するだけでも大変・・・。

というお悩みがあります。


■　ＴｏＤｏリストをおすすめしない理由

たとえば、「ＴｏＤｏリスト」に仕事を書き出してみたのはいいけれど・・・、
どれからやればいいか、かえって目移りしてしまう・・・というのもありがち
な話です。

そんな状況は「計画の立て方」として、決して効率的ではありません。

もちろん、リストを持たずに仕事をするよりも、リストがあった方がいいですが、
この「ＴｏＤｏリスト」は、更新するのも結構大変で、「仕事が減らない」という
プレッシャーの素にもなりがちです。

それで、「結局長続きしなかった」という話はよく耳にします。ですから、私は
そういう「ＴｏＤｏリスト」を使うことはおすすめしていません。


■　「仕事の実行順序」は二段階で考える

では、どうするのがよいか？　というと、

まず、「仕事の実行順序」は二段階で考えることをおすすめしています。

　　□　まず、（日付で）　いつ実行するかを決める
　　□　次に、日付別になっている仕事を、当日やる順番を決める

という二段階です。


第一段階で仕事を日付別に割り振ってしまうと、

　　「明日以降やればいいこと」と、「今日やるべきこと」が分けられる

というメリットがあります。これを行うと、かなり頭の中がスッキリします。
（実際、仕事への集中力も上がると感じます）

日付別に割り振った仕事も、「絶対その日にやらなければいけない」という
決まりはなく、たとえば、「今日の仕事」が終わってしまったら、「明日の仕事」
として予定していたものを前倒しでやってしまうのもＯＫです。

※　仕事をしていると、当日発生する「読めない仕事」もあるものです。
　　 そういう仕事に対応するためには、「事前に予定した仕事」に、ある程度
　　 柔軟性を持たせておく必要があります（ガチガチのタイムスケジュールを
　　 組んでも、その通り実行出来ず、それがストレスになりがちです）。

　　 しかし、「柔軟性を持たせる」といって、予定を後にずらしてばかりでは、
　　 計画と実績のずれは大きくなるばかりです。余裕ができた日には、逆に
　　 前倒しで進めるようにするのがおすすめです。


第二段階の「当日やる順番」は、実際の当日の段取りや、自分の調子、
時間帯と仕事の内容等を考えて、決めていけばいいわけです。

これは、

□　仕事上の段取り （移動のついでにできたり、まとめてやったりするもの）
□　集中しやすい時間帯 （身体的なリズム＋ジャマが入りにくい時間帯）
□　自分の性格やその日の調子 （細かいものからいくか／大物からいくか）

等々、色々な要素がありますが、基本的には自由です。
（自分なりのパターンを見つけていくのは、なかなか楽しいことです）


■　「何を優先するか？」の判断

私はこの「二段階方式」で、煩雑でストレスの素だった仕事をうまくこなせるよう
になった経験があり、それ以来この方法をおすすめしています。
（また、この方法は他の時間管理方法がしっくりこなかった人にも好評です）

・・・というのが、私がおすすめする「仕事の実行順序」の決め方です。


この実行順序の中で、何を優先するか、何を優先しないか、という判断は、

□　それぞれの仕事の納期
□　自分が抱えている仕事量
□　それを断れるか？　人に頼めるか？　という判断

などで決まってきます。

※　これは総合的な判断が必要であり、実はとても複雑な判断なのですが、
　　 人の頭はこういう総合的な判断は結構得意なものです。

　　 日付別に振り分けた仕事（タスク）と、スケジュール（アポイントメント）を見て、
　　 「これじゃ仕事が収まらない（仕事量が多すぎる）」という場合は、なんとか
　　 仕事を減らすことも考えるものです。
　　 （「これじゃ仕事が収まらない」と気づけるかどうかがポイントです）


この判断は結構複雑なものですが、その中にも原則的なものはあります。

それが、

　　「人に頼む」ことは、できるだけ早い段階で行う

ことです。

仕事全体としての納期が決まっている中で、「人に頼む」という仕事を遅らせて
しまうことは、そのまま（頼む相手の）時間的な余裕を奪うことにつながります。
（それが原因でトラブルや余計な苦労をしたという話はよくあります）

ですから、「頼む」のは早めに行うに越したことはありません


同様に、「次の担当者にバトンを渡す」タイプの仕事も、早めに行える方が、全体
としての仕事はスムーズに進みます。


こういった、「全体」を見る視点は、自分の仕事と直接関係無さそうでいて、実は
直接的、間接的に自分の仕事に影響してきます。ですから、「仕事の受け渡し」を
含めた「全体」を考慮することは、（組織の中で仕事をするなら）とても大事なこと
だと思います。（私のサラリーマン経験から得た教訓でもあります）



「優先順位」の話は、なかなか奥が深いものがあります。
もう少しこのブログ上でも考えてみたいと思います。

よく言われるけれど、実際にはなかなか実践出来る人がいない、
「緊急なことよりも、重要なことを優先すべきだ！」という教訓に
ついても、考察があるので、それもまたの機会に・・・。

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今日の記事作成時間は５２分でした。
では、また明日！
  

疲れた頭を短時間でリフレッシュする方法

こんにちは。水口です。

今日は一昨昨日と昨日の続きです。
セミナーで頂いたご質問関連の話です。


■　疲れた頭を短時間でリフレッシュする方法

セミナーでお配りしているアンケート用紙には、「今回のセミナーの内容以外」で
知りたいことを書いて頂く欄を設けているのですが、その中に、


　　疲れたアタマを短時間でリフレッシュする方法はないか？

という主旨のご質問を頂きました。

確かに、仕事に集中したりして疲れたところで、うまくリフレッシュする方法が
あるといいですよね。

□　その１　体を動かす・歩く

「アタマをリフレッシュする方法」というのは、諸説ありますが、たとえば、

　　歩く

というのは効果があるように感じます。これは体を動かすことと、違うものが
視野に入ってくるということの、２つの方向で脳に刺激を与えることになると
言われていて、理にかなっていると思いますし、確かに効果があると感じます。

少し散歩できればいいのですが、仕事中はなかなかそうもいきませんので、
社内を少しうろついたり（←ちょっとあやしい？）、　何かを取りに行く等の
「体を使う用事」を間にはさんだりする方法もあります。
（お茶を入れたり、お手洗いに立つというのもありますね）


□　その２　仕事の種類を変える

他には・・・、仕事に一区切りつき、次にどの仕事をやるかという選択の際に、
種類の違う作業に取りかかるというのも有効だと思います。

たとえば、パソコン作業が続いた後は、パソコン以外の作業を行うとか、
あるいは、同じパソコン作業でも、文章書き（Word）が続いたら、次はデータ
整理（Excel）に切り替えてみるとか、そういうことです。

これは地味ですが、効果はあると思います。


□　その３　リフレッシュする食べ物はあるのか？

食べ物・飲み物などで、アタマをリフレッシュする効果を持つものがあるのか？
というのも、諸説あります。

たとえば、糖分（特にブドウ糖）を補給するのがいいという説があります。脳は
ブドウ糖をエネルギーとして使うので、糖分を補給するというのは理にかなって
いるようにも思うのですが、あまり糖分を取りすぎるとかえって眠くなったりする
こともありますし、個人的にはよくわかりません。

最近聞いた話では、「クエン酸」を補給するためにグレープフルーツジュースを
飲むのがいいという話がありました。確かに飲むとシャキッとする効果がある
ような気もしますが、これがクエン酸による効果なのか、酸味の刺激による
効果なのかはよくわかりません・・・。


実際のところ、食べ物・飲み物が、どういう効果を持つかを厳密に検証するのは
難しく、（私も含めて）個人の体験談はあまり当てになりません。個人の体験談で
は、「効くんじゃないか」という暗示的な効果（プラセボ効果）を除外して効果を
判断するのは事実上不可能だからです。

逆に言えば・・・、個人が気に入って「効く」と感じているものは、たとえそれが
「プラセボ効果」であったとしても、活用すればいいんじゃないかとも思います。
（それを「効果がある」と言って、人に触れ回るのはどうかと思いますが）


そもそも、単純に「何かを口に入れる」ということ自体が脳に対する刺激であり、
いくらかのリフレッシュ効果はあるはずです。ですから、気に入ったリフレッシュ用
アイテムを用意しておくというのは良いことだと思います。


□　その４　その他には・・・

その他には・・・、

これは会社などではちょっと難しいと思いますが・・・、たとえば私の場合、文章
書きを数時間続けると、やはり疲れてきたと感じることがあります。そんなとき
には、手を止めて好みの音楽を１曲だけ聞く（その間は何もせずに「ひたる」）と
いう方法でリフレッシュ出来ると感じることがあります。


また、「目を休める」というのも、特にデスクワークでは重要だと思います。ほんの
２，３０秒間目を閉じるだけでも違います。

また、目薬を指すのも効果があると思います。目薬で本当に目の疲れが取れて
いるのかどうかは正直よく分かりませんが、リフレッシュ感はあります。
（元々は、目がゴロゴロしながらパソコン仕事をするのが嫌で、目薬を持ち歩いて
　いるのですが、気分を落ち着けたりリフレッシュする効果もあると思います）



「目を休める」のは別として、これらも「違う刺激を与える」という意味で共通する
ところがあるように思います。「（脳に）違う刺激を与える」というのは、アタマを
リフレッシュするためのキーワードかもしれませんね。


これ以外に、他にもいろいろ方法はあると思います。

お読みのあなたも、「こんな方法をやっている」という情報が
ありましたら、頂けますとうれしいです。

---

今日の記事作成時間は４１分でした。
では、また明日！
  

パソコン仕事の作業性を改善する、ちょっとした「投資」

こんにちは。水口です。

今日は一昨日のの続きで、セミナーで頂いたご質問関連の話です。


■　日本語入力をどうするか？

そのセミナーでは、パソコンの使い方に関連した話もありましたので、
実際の使い方をプロジェクタでデモンストレーションしたりもしました。

その中で、日本語入力に「ＡＴＯＫ（2008）」を使っているのいう話もしました
ので、アンケート用紙の中のご質問で、

　　日本語入力はＡＴＯＫの方が優れているか？

というご質問を頂きました。

私は使ってみて、ＡＴＯＫの方が優れていると感じていますが、導入するか
否かは、職場の環境によっても考えるべきことかもしれません。


私のパソコン歴は、MS-DOS → Mac（System7） → Win95･98・ME
（並行してMac（OS9）） → Win2000・XP　ときています（Vistaは未導入）。

この中で、MS-DOSの時代はATOK（＋一太郎）を使っていましたし、Macも
それぞれATOKを使っていました。（当時のMacの標準の日本語変換はあまり
にも良くなかったので、ATOKに換えると感動しました・・・）

ただ、Windowsでは、標準のＩＭＥを使っていました。当時もＡＴＯＫの方が日本
語変換が優れているという話はありましたが、会社では自分用のパソコン以外
に触れる機会も多いので、ＩＭＥに慣れた方が良いだろうという判断です。
（ＩＭＥもそれほど悪いとは思えませんでしたし）

現在はATOKを使っているわけですが、（今さら）変えたのは、日本語変換の
精度うんぬんよりも、ＩＭＥの不具合に悩まされるのが嫌で変えたというのが
直接のきっかけになっています。

私の環境では（他でも？）、IME2007になってから不具合が多く、しかも
IME2003を使用する設定にしていても、自動アップデートの際に2007に
（勝手に）戻ってしまうなど、「何だかなあ・・・」と思わされることが多かったの
です。

それで「ＡＴＯＫに変えようか」と思ったわけです。不具合が無ければ、そのまま
ＩＭＥを使っていたかもしれません。



個人的な意見としては、「ＡＴＯＫじゃなきゃダメ」　とまでは思いませんし、
ＡＴＯＫで仕事の効率が「大幅に」高まる！とまでは言えません。でも私はもう
ＩＭＥに戻すつもりはありません。文章を打つ量が多い方は、買ってでも使う価値
はあると思います。


ちなみに私が使っているのは、ＡＴＯＫ２００８のプレミアム版です。

「プレミアム版」というのは、ＡＴＯＫに辞書（国語や英和・和英）が組み込まれて
いるタイプです。変換時に文字候補の意味を調べられるので、かなり便利です。
（変換時に同音異義語の意味を確認したりしています）

というわけで、購入するならプレミアム版をおすすめします。
今なら２００９バージョン↓が出ています。
―――――――――――――――――――――――――――――――
ATOK 2009 for Windows [プレミアム] 通常版
販売元：ジャストシステム
発売日：2009-02-06
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■　ＡＴＯＫを使っていて困ったこと・・・と一応の解決策

日本語変換は、すべてのソフトウェアと同時に使うことになるものですから、
組み合わせによって不具合が出たりすると困ります。そういう意味では、ＡＴＯＫ
を使うことにリスクがないわけではありません。もっとも、最悪でも一時的にＩＭＥ
に戻せばいいわけですから、そう大きな問題ではないですが・・・。

私が遭遇した不具合の１つは、Ｏｆｆｉｃｅ（2003）のＳＰ３アップデートを導入後、
変換時の動作が変になることでした（変換中の文字が黒くなって見えない！）。

最初は何事か？ と思ったのですが、ネット上に情報があったので事なきを得ました。

（詳しくはこちら↓：ジャストシステムのサイトです）
[035938]Microsoft Office 2003 SP3を導入すると、
入力した文字が見えなくなったり、黒く反転して表示される



もうひとつ、ＡＴＯＫで困ったこと・・・というか、変だなと思うことがあります。
それは、標準の設定で使っていると、いつの間にかユーザー辞書の中に
「自動登録単語」がものすごく登録されていることです。

登録するのはいいのですが、ミスタイプの言葉まで登録していますし・・・
大して使っていない言葉まで・・・登録しすぎです。


そのせいか、ＡＴＯＫは使っているうちに動作が重くなると感じることもあります。
このへんはＡＴＯＫのよろしくない所だと思います。とはいえ、これは設定を変え
ると改善するので本質的な問題ではありません。

※　プロパティ→辞書・学習→（辞書学習の）詳細設定 → 自動登録（パターン別に
　　 複数あります）　のところで（プルダウンで）設定を変えられます。
　　 「しない」 「一時」 「する（弱）」 「する（強）」 が選べ、私は「する（弱）」で様子を
　　 見ているところです。標準の設定はどう考えても登録しすぎだと思います・・・。


ＡＴＯＫを使っていて、動作が重くなるという方は、この設定と、辞書ユーティリティで
「内容整理」を行うと良くなるようです。私は不満無く使えるようになりました。
（私はＡＴＯＫはまだあまり詳しくないので、これ以上は聞かないでください・・・ ）



■　作業性アップのために費用をかけるのか？

ＡＴＯＫに限らず、作業性向上のために、費用をかけるか？　どこまでかけるか？
というのは、なかなか悩ましい問題だと思います。

私はどちらかというと、そういうのは積極的にやってみた方がいいと考えています。
仮に、ＡＴＯＫによる効率化が１日１分だとしても（実際はもっと多いはず）、１年
立てば、４時間程度になります（稼働日ベースで計算して）。
（単純計算ですが、１年でも充分元が取れるということです）


私は、（前職の頃に）会社のデスクトップパソコン用に、自費でキーボードを購入
して使用していました。自宅パソコンと会社パソコンのキー配置やキータッチを
揃えておいた方が、作業性が良かったからです。　（この理由のために会社の
費用でキーボードを買うのはためらわれたので自費で購入しました）

自費で１万円弱使いましたが、充分元は取れていると感じます。
（会社は別会計としても、自宅での作業性アップ分だけでも元は取れます）

※　会社で別のキーボードに慣れてしまうと、自宅作業の効率も下がります。
　　 ですから会社キーボードの交換は、自宅作業のためでもあるわけです。


ちなみに、使っていたのはこちら↓です。
（前の）会社で使っていました。
―――――――――――――――――――――――――――――――
Lenovo ThinkPlus USBキ-ボ-ド ウルトラナビ付 [31P8974]
販売元：Lenovo
おすすめ度：
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私が持っているのもそうですが、この写真もまだ「ＩＢＭ」のロゴが入っていますね。
（今は「レノボ」の製品です。実製品でもロゴが付いているかどうかは不明です・・）



こういうのは、作業性の改善のための一種の投資でもあるわけですが、
投資だけに時々失敗もします・・・。

それでも、当たったときのメリットを考えると、やめられないものなんですよね。
微妙に趣味的な要素も入っていることも否定できませんが・・・（汗）

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今日の記事作成時間は７５分でした。
では、また明日！