タスクが上か？ 時刻（アポイントメント）が上か？

こんにちは。水口です。

先日（といってもだいぶ前ですが・・・）　このブログのコメントで情報を頂きました。
私が提唱しているフォーマットに近いレイアウトのスケジュール帳が販売されている
という話です。（大菅さん、情報ありがとうございます！）

モノはこれ↓です。


☆レイメイ藤井☆ ノートレフィル（B5）
★フリーウィークリースケジュール（バーチカル式）★


☆レイメイ藤井☆ ノートレフィル（A5）
★フリーウィークリースケジュール（バーチカル式）★
（プレビュー画面ではうまくリンクできなかったのでちょっと不安ですが・・・）


それぞれB5判、A5判で、確かに私が自分の本などで提唱しているのと近い
レイアウトになっています。タスクが上、アポイントメントが下のレイアウトです。

細かいことを言えば、タスク欄の数がもう少し多くて、時刻（アポイントメント）
の欄がもう少し細かい方がいいかなとも思いますが（30分の線もあるといい）、
全体のレイアウトとしては使いやすいと思います。タイムマネジメントの研修の
後に使ってもらったりするのにもいいかも。試してみようかな？

ちなみに上記の商品は、日付なしのノートタイプのスケジュール帳になってます。
いつからでも始められるのでお手軽ですね。



さて、こういった、タスク管理用のチェックボックスが上段に用意されている
スケジュール帳は、以前はほとんどありませんでした。

私がこの仕事を始める前、サラリーマン時代にタイムマネジメントに取り組み
始めた頃に、そういうスケジュール帳があれば使っていたと思うのですが、
手に入らなかったため、わざわざ自作したくらいです。

※　昔の私はスケジュール帳にこだわりがあったわけではなく、わざわざ手帳を
　　 自作するなんて面倒くさい・・・　という感じだったのですが、必要に迫られて
　　 作ってみたんです（そのおかげでいろいろ気づくことがありました）。


で、そのときに、タスク（チェックボックス）の欄は、時刻（アポイントメント）の欄
の上にある方が、使い勝手が良いと気づきました。

もちろん、タスクの欄が下だったとしてもちゃんと使えますし、私も研修などで
色々なスケジュール帳での応用例として、タスクが下の例も紹介しています。
でも、どちらか選べるのならば、タスクが上の方がいいと感じています。

その理由ですが・・・、タイムマネジメントにおける思考パターンとして、
「タスク（やるべきこと）があり　→　それをどの時間帯でやるか考える」と
いう順に考えることが多く、それが 上 → 下 に配置されている方が自然に
感じるからだと思います。


仮に、目立つ上段にある方が主役、下が脇役だとすると・・・

「スケジュール帳」というと、どうしても時刻（アポイントメント）が主役だと
考えがちですが、現在の仕事の環境においては、タスクを主役にした方が
使いやすくなるケースもかなり多いはずです。
（現在の環境は昔と何が変わったのか？　という話は、また後日に・・・）

ですから、こういったレイアウトのスケジュール帳がさらに増えてくることを
期待しています。

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今日の記事作成時間は40分でした。
では、また次回！  

手帳に「プラスアルファ」するシートの例

こんにちは。水口です。

私は時間管理（タイムマネジメント）を専門にしていますが、
それに関連して「手帳」に関してアドバイスを求められることも
ちょくちょくあります。

先日も『ナースマネジャー』という看護師長さん向けの月刊誌で
手帳の記事を執筆したりしています。


※　私自身も手帳を使ってますが、決して「手帳じゃないと
　　　タイムマネジメントできない」というわけではありません。
　　　タスクをどうインプットできるかなどの用件を満たせば、
　　　パソコンでもＯＫです。


■　「手帳にプラスアルファ」のシート　その１

上記の記事では、看護師長さんから聞いた、手帳や時間管理に
関する要望やお悩みをもとに、使い方をいろいろ提案したりして
います。

たとえば、看護師長さんの場合、毎月の数字（たとえばベッドの
稼働率であったり）を記録したい、というニーズを持つ方もいます。
同じページに毎月のデータを記入しておけば、前月や前々月の
数字がすぐに見られますから推移が分かるというわけです。

しかし、普通の手帳にはそれを書くページがないわけで・・・、
そんなページがあればいいなあ・・・といった話を聞いています。



手帳でこれに対応するためには、メモのページなどを使って
あらかじめ表を作っておき、そこに記入していけばいいので、
簡単と言えば簡単な話ですが・・・

もっと簡単にする方法を考えてみました。

これは、毎月の数字を記録しておける表をパソコンで用意し、それを
プリントアウトして手帳に貼ったり、はさんだりすればいいわけです。

たとえばこんな感じ↓です。

この例はＡ６サイズの手帳（文庫本サイズ）です。

そこにＡ４サイズのシートを四つ折りにしたものを
差し込んでおく、という使い方です。
（例は裏表紙の前のページに差し込んでいます）

これなら、単にはさむだけよりも抜けにくく、
実用的だと思います。


そのためのシートはこんな感じ↓のものが使えます。

これはＡ４サイズのシートですが、四つ折りにすることを
前提に、四面使えるように構成してあります。

シートを一度外して、折り直してまた差し込めば、
新しい面を使えるようになっています。
（それで上半分が、上下逆になっているわけです）

上記のようにＡ６サイズの手帳や、それよりも大きい
手帳であれば、差し込んで使うことができます。



このシートはpdfファイルで作ってみたので、使ってみようかという方は、
ダウンロードしてみてください。

ダウンロードはこちらから


■　「手帳にプラスアルファ」のシート　その２

こちら↓も同じく四つ折りのシートです。

これは、タスクを書くためのもの、
いわゆる「ToDoリスト」です。

私は、普通の「ToDoリスト」を使うことは
おすすめしていなくて、タスクは毎日の
スケジュール（の上や下など）に、直接書く
ことをおすすめしています。
（タスクの「実行日を決める」というやつです）

ただ、例外もあり、たとえば「やるか、やらないか
迷っているタスク」は、別紙に書くのも「あり」だと
考えてます。このシートがそのためのものです。


これもpdfファイルがあります。
ダウンロードはこちらから



こうしたシート類に関しては、もうちょっと工夫を利かせたフォーマット
も作れそうな気もするのですが、今のところは上記のような感じです。

また、上記のフォームを使わない場合も、たとえば白紙、あるいは自分
で作ったフォームの用紙を差し込んで使うという方法は、（綴じ手帳で）
手帳のメモページが不足している場合など、有効だと思います。

メモ用のページがすぐ足りなくなってしまう・・・という方は、
試してみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は３５分でした。
（シートや写真は別です）

では、また次回！  

タイムマネジメントは手帳？PC？

こんにちは。水口です。

今日は頂いたご質問についての話で、
タイムマネジメントのツール選択に関する話です。


■　ツールはPC？手帳？

先日行った講演を受講頂いた方から、
後でご質問を頂きました。

どういうご質問かというと・・・

『私は学習塾の講師をしておりますが、タイムマネジメントをする際に
　手帳を使うといたしましたら、授業コマは毎週同じになりますが、
　毎週記載すべきでしょうか。（前後略）』

というご質問です。

ご質問された方も分かっておられるのですが、

・　授業のようなくり返しのアポイントメントは、
　PCを使って管理した方が手間が省ける

・　自分で行う作業（授業の準備や資料作成その他）は、
　手帳の方がいつでもどこでも書けて便利

という違いがあります。

こういう場合、方法はいくつか考えられます。


■　１−PCを使って管理する方法

PCを使って管理するなら「月曜の18:00〜19:00は○○の授業」といった
くり返しの予定は自動で入力できます。これは便利です。

ただし、この場合、タスクをその都度インプットするのがちょっと不便。
PCの前から離れることが多い場合、特に不便さを感じると思います。
（くり返しでないアポイントメントも同様です）

その不便さを回避する方法は２つあって・・・

ひとつはタスクなどを記録するためのメモを持ち歩くようにしておき、
デスク以外のところで発生したメモはその場で書きとめる　→　
それを後で「確実に」 PCにインプットするサイクルを習慣化する方法。

たとえば、使い捨てのメモ用紙を持っておき、そこに書きとめる。
→　PCにインプットしたらそのメモは捨てる。といった自分なりの
ルールを作ると、習慣にしやすくなります。
（メモのまま保管するのはＮＧ＝情報は１ヶ所に集約することが肝心）


もうひとつの方法もこれと似ているのですが、PCに打ち込んだ
スケジュールをプリントアウトして持ち歩く　→　追加のタスク等はそこ
に書きとめる（デスク以外にいる場合）　→　後でＰＣにインプットする。
という方法です。

この場合も、インプットを済ませたものは廃棄した方が、紛らわしく
ならなくて済みます（紙が残っている場合に未入力だと分かるから）。


どちらの方法でも「その場でインプットできない不便さ」　あるいは、
「後でインプットしようと思って忘れてしまうミス」をかなり回避できます。

（グループウェアなどで）アポイントメントを共有化する必要のある職場
でも、これと同様に運用することができます。


■　２−手帳を使って管理する方法

ただ、管理のシンプルさやミスの少なさという面では、全部手帳で管理
する方法にメリットがあります。

この場合は、先ほどとは逆に「くり返しアポイントメント」の記入をできるだけ
簡略にすることに工夫するといいと思います。

たとえば、授業などは、それぞれのコマが確定した時点で書きとめれば
いいのですが、すべてをすべてきっちり書くのも手間がかかります。
そこで、自分なりの省略ルールを作ってみる手があります。

学習塾の授業の予定なら、「学年」「クラス」「科目」といった項目で
記号化するといいかもしれません（例：　３Ａ−１、３Ｂ−２とか、）。
こうすると記入がだいぶ楽になります。画数が少なくて間違えにくい
略し方を考えてみるといいんじゃないでしょうか。
（複雑なルールを作ると後で分かりにくくて困る場合もあります）


■　３−スマートフォンを使って管理する方法

スマートフォンを使った管理は、基本的にPCの場合に準じます。
ただ、文字入力がちょっと面倒なので、必要に応じて省略ルールを
作るといいと思います。


■　タスク・アポイントメント情報は１ヶ所にまとめる

いずれの場合も、情報が複数の場所にまたがる場合には、

・　どれが「マスター」なのか、決めておく

・　宙ぶらりんの情報が残らないように、情報を
　　集約させるサイクル（ルール）を決めておく

という点がポイントになります。


個人的な好みを言えば・・・
私の場合、現在は「くり返し予定」はあまりないのですが、
もしあったとしても、やはり手帳を選ぶと思います。

PCがなくても書きとめられるのも、もちろんメリットですし、
PCの前にいるときも、手元に手帳がある方が便利な気がします。
（たとえばメールを見ながら書き込む作業などがやりやすいので）

もちろん、これはあくまでも私の「好み」ということですから、
自分に合った方法を差がしてみるといいと思います。

ツール選びは試してみないと分からない面もありますが、
ツール選びの参考になればと思います。
（私もいろいろ試行錯誤しましたし、今も時々しています）

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今日の記事作成時間は３６分でした。
では、また次回！
  

仕事用とプライベート用、手帳の使い分けのポイントは？

こんにちは。水口です。
今日はまた「手帳」の話です。


■　仕事とプライベート、手帳の使い分けをうまくやりたい！

昨日の話の続きなのですが・・・

　　「仕事とプライベート、それぞれ書くことがいろいろあるので
　　　２冊に分けて使い分けようとしているのですが・・・、
　　　なかなかうまくいきません。何か良い方法ありませんか？」

というご質問について「使い分けのポイント」を紹介したいと思います。

※　手帳を２冊使い分けることのメリット・デメリットについては
　　 昨日の記事↓をご参照ください。

　　仕事用とプライベート用、手帳を２冊に分けるための「前提条件」

■　仕事用とプライベート用、手帳の使い分けのポイントは？


　　仕事用の手帳とプライベート用の手帳を使い分ける

これは簡単なようでいて、結構つまずきやすいポイントもありそうです。

私自身は「１冊使い」なので、「経験談」としては言えないのですが、
「２冊使い」になったときにつまずきそうなポイントは想定できます。

２冊に分けた場合、特に難しいのはプライベートの方だと思います。
というのは・・・

※　以下は「アポイントメント」や「タスク」をちゃんと書いていることが
　　 前提の話だと考えてください。


この場合、仕事用の手帳は「出勤したら開く」というところから、１日が
始まります。手帳を開かないと、その日やる予定の仕事が分かりません
から、ここはほとんどの人が習慣的に行っていると思います。

仕事中は（できれば）手帳は開きっぱなし。

仕事が終われば、手帳を閉じてしまえばいい。

・・・と、手帳の使い方はシンプルですし、習慣づけやすいものです。


一方、プライベートの手帳はちょっと違います。

たとえば、プライベートの予定として、勉強などの予定（タスク）を書き
込んでいるとします。その場合・・・

―――――――――――――――――――――――――
　　家に帰って、すっかり落ち着き（テレビなんか見たりして）、
　　時間が過ぎてから、ふと手帳を開いてみる
　　　　　　　　　　　　　　↓
　　「今日やるつもりの勉強があったんだ！」と気づくが、
　　もう時間も過ぎてるし、気分的にも落ち着いてしまって
　　なかなかやる気がおきない・・・。
―――――――――――――――――――――――――
ということもあるでしょうし、

―――――――――――――――――――――――――
　　仕事が終わって、帰りにちょっと寄り道をして・・・
　　思いのほか時間が過ぎてしまう
　　　　　　　　　　　　　　↓
　　家に帰って、勉強の予定を思い出す。
　　「今からやると大変だ」と思うとゲンナリしてしまう・・・。
―――――――――――――――――――――――――
ということもあると思います。

他には「今日は勉強する」というつもりが、ついお酒を飲んじゃって
勉強できなかった・・・なんてケースもあると思います。

※　これは別に「寄り道」や「お酒」がダメというわけではありません。
　　 プライベートには息抜きや楽しみも必要なものです。自分で決めた
　　 勉強の予定がある場合の話です。

プライベートは仕事と違って「これをやらなければいけない」という緊張感が
薄くなりやすかったり、仕事のように「始業」「終業」という区切りがない分、
難しさがあるんですよね。


■　手帳を見るタイミングを決めておく

この問題をクリアするためには「プライベート用の手帳を見る」タイミングが
重要です。

上記のような「うっかり」や「ついつい・・・」を減らすためには、プライベート
の手帳を「早めの段階で見ること」と「それを習慣づけること」が重要です。
（仕事用と違って習慣化しにくい分、工夫が必要なのです）

具体的には、

　　「仕事が終わった時点で、プライベートの手帳を確認する」

　　「帰り道の移動中に、プライベートの手帳を確認する」

などの方法がいいと思います。

「思い出したときに見る」のではなく「このタイミングで見る」と決めて、
できるだけ毎日、そのタイミングで見て、習慣づけるようにする。

これが「２冊使い分け」をうまくやるポイントだと思います。


そしてもう一つ、これは「できれば」そうした方がいいという話ですが、

　　自宅でも「手帳の置き場」を確保する

ことができればベストです。

「今日これをやる」というタスクを決めていても、つい忘れてしまったり、
違うことをやり始めてしまったり・・・というのは、誰にでもあること。

それを防ぐためには、「今日のタスク」が目に入るようにしておくのが
ベストです。

仕事中なら、自分のデスクの上に置けばいいのですが、自宅でもそれに
近い状況（自然に目に入る場所に置くこと）を作るということです。

それが無理なら、できるだけ「マメに見る」こと。

これができるかどうかで、特に「勉強系」のタスクが実行できるかどうか
（気が抜けずにやれるかどうか）が違ってきます。

置き場所を作れるか、どのタイミングで見るかといった点は、人それぞれ
生活がありますから一概には言えません。できるだけ「自然に目に入る」
または「意識的に見る」ための工夫を考えてみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は２６分でした。
では、また明日！
  

仕事用とプライベート用、手帳を２冊に分けるための「前提条件」

こんにちは。水口です。
今日は時間管理とも関係の深い「手帳」の話です。


■　仕事とプライベート、手帳の使い分けをうまくやりたい！

最近頂いたご質問で、

　　「仕事とプライベート、それぞれ書くことがいろいろあるので
　　　２冊に分けて使い分けようとしているのですが・・・、
　　　なかなかうまくいきません。何か良い方法ありませんか？」

という主旨のご質問を頂きました。

手帳の使い分けについては、いろいろ書いておきたいことがありますし、
以前に少し書いたことがありますが、今回、あらためてまとめておこうと
思います。

この「使い分け」の話の前に・・・
これに関連して、こんな疑問を持つ方もおられると思います。

　　そもそも、仕事とプライベートで手帳を分けるよりも、
　　１冊にまとめてしまった方がいいのでは？

まずは、この疑問についての話です。


■　仕事とプライベートで手帳は分ける？　分けない？

仕事とプライベートで手帳を使い分けるかどうか、というのは、
結構悩む人が多いようで、ときどきご質問を頂きます。

一方、手帳や時間管理に関する本をいろいろ読んでいる方のなかには、

　　そんなの、使い分けない方がいいに決まっている
　　１冊にまとめるべきだ

と思う方も結構多いのではないかと思います。


というのは、手帳や時間管理の本では「１冊にまとめるべき」という主張
の方がかなり多く、「２冊に分けてもいい」という人はほとんどいません。

だったら・・・結論は明らかじゃないの？　と思いたくもなりますが
この話、ちょっとした落とし穴があります。

もう少し詳しく説明しましょう。


■　２冊に分けるデメリット

まず、上記のように「手帳は１冊にまとめるべきだ」と主張する著者の
多くは、経営者やフリーで仕事をするライター系の人が多いという点に
注意が必要です。

これらの職業だと、どうしても時間的には不規則になりがち。
夜に仕事がらみの会食や打ち合わせが入ることもあれば、逆に平日の
昼間に自由に使える時間ができたりします。

こういう仕事をしている場合は、手帳を２冊に分けることは、ミスの原因
になりがち。「手帳を２冊に分けるデメリット」が大きいわけです。

ですから、そんな著者達が「手帳は１冊にまとめるべきだ」と主張する
のは分かりますし、私自身も１冊だけ使用しています。


ただ、仕事によっては「２冊に分けるデメリット」があまり無いケースも
あります。

たとえば、会社勤めをしていて、仕事の時間がほぼ決まっている場合、
不規則な残業が少ない場合、２冊に分けることのデメリットはあまり
ありません（分けたことで失敗する可能性が低いということです）。

もし、「２冊に分けることのメリット」が、その「デメリット」を上回るようなら
「２冊に分けた方が合理的」ということにもなるわけです。


■　２冊に分けるメリット

その「２冊に分けることのメリット」があるかどうかですが、私はあると考えます。

一つは、それぞれ書き込む量が多くなってくると、分けた方が書き込みやすい
という点。

もう一つは（これが重要なのですが）、プライベートの予定を書いた手帳を
職場で開くことに抵抗を感じる人が多いという点です。

たとえば、会社で手帳を開いたときに、そこに「○○試験の勉強」といった
個人的な（資格試験等の）予定が書いてあったらどうでしょうか・・・？

会社の仕事とつながりが深く、勉強することを職場で公言しているような
場合はいいとして、そうでない場合、職場の人に見せたくないこともあると
思います。「転職するつもり？」とか勘ぐられても嫌ですしね・・・。

そういう状況で「職場で手帳を開きにくい」→「手帳を開かなくなる」→
「アポイントメントやタスクの管理がうまくいかなくなる」となってしまっては
良くありません。

こういうケースでは特に「２冊に分けるメリット」は大きいです。


■　「手帳を２冊に分ける」ための前提条件

このように「２冊に分けるか？　分けないか？」という問題は、単純に
「１冊にすべき」と片づけられないものです。

たとえば、私自身は「１冊にまとめる派」ですが、だからといってすべての
人にそうすべきだとすすめるわけではありません。

上記のメリット・デメリットを考えて決めてほしいと考えています。

「職場で見られても気にしないし、分けると面倒なので・・・」という人は
１冊でいいと思います。

「職場で（プライベートの）予定を見られるのは嫌。でもプライベートの
　タスクもちゃんと管理したい（書き込みたい）」というなら２冊でしょう。


ただし、ひとつだけ条件はあります。

「２冊に分ける」ための前提として、仕事の時間がある程度規則的に
なっている必要があります。

フリーランスのような仕事で、仕事とプライベートの時間の区切りがあまり
はっきりしていない場合や、会社勤めでも残業時間が極端に長かったり
短かったりバラバラな場合は「２冊に分ける」のはおすすめできません。

そこがクリアできていれば（そして分けるメリットを感じるなら）、２冊に
するのもおすすめです。１冊でうまくいかないと感じることの多い方は
２冊方式を試してみるといいかもしれません。


というわけで、「２冊方式」をうまく行うためのコツについては、
次回に続きます・・・。

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今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！