自分の都合と相手の都合

こんにちは。水口です。

今週のはじめに、大分県に出張に行ってきました。
台風が心配でしたが、大分行きは大丈夫でした。


■　自分都合のアナウンス？

その帰りの話ですが・・・

帰りの便は19時10分発。でも遅れていて19時25分発になるようでした。
とりあえず無事に飛べそうなので良かったと安心していたら、出発ロビーに
こんなアナウンスが・・・・

　「19時10分発の○○○便は、使用機の到着が遅れておりますが、
　　18時45分に到着する予定です」
　　（正確には覚えていませんが、そんな内容のアナウンスでした）


思わず「だからどうなの？」と突っ込みたくなってしまいました。

搭乗する立場としては「何時に出発できるか」という情報が必要で、
「使用機の到着時間」は直接関係ないわけです。また、18時45分に
到着と聞いても、それで出発がさらに遅れるのか、あるいは当初の
予想よりは遅れが少なくなるのかは、こちらには分かりません・・・。


これではさすがに不親切だから、すぐに言い直すだろうと待っていると、
１分も経たずに「19時25分発」と再度アナウンスがありました。
（結局、当初聞いていた遅れと同じでした）

これを聞いて勝手に想像してしまいました・・・

　　使用機が遅れていたりで、ちょっとテンパっていた新人さんが
　　「使用機は18時45分着」と聞き、そのままアナウンスしてしまい、
　　それを聞いた先輩が「それじゃお客さんが分からないでしょう」と
　　あわてて言い直させた・・・

そんな状況を想像してしまいました。
そんなこと考えてると面白くて、腹も立ちません（笑）

この想像が当たっているかどうかは分かりませんが、ちょっとあわてて
いるときなど、自分サイドの都合で話をしてしまい、相手サイドにとって
必要な情報を伝えられない。という状況はありますよね。


■　相手の都合で話をする

典型的な例は、電車が遅れてるので訪問先に電話を入れるときなど、
「電車が○○○○で20分ほど遅れてまして・・・」と頭から説明する人も
いますが、これは訪問を受ける側には、あまり必要な情報ではありません。

たとえば、「電車が遅れて到着が15分ほど遅くなりそうです」のように、
到着時刻で言ってもらった方が、受ける側には分かりやすいですよね。
一種のマナーというか、気づかいみたいなものです。

私もあわてているときには、失敗することもありますが・・・、できるだけ
「相手の都合」の情報を伝えるよう心がけてます。

・・・なんて話を、新入社員向けの時間管理研修で話すこともあります。


■　自分の都合と相手の都合

ただ、この「自分の都合」「相手の都合」と似たような話は、いろいろな
ところにあります。

たとえば、営業の仕事などでも「当社の製品は・・・」と製品の説明ばかり
するよりも、「相手がその製品を使うとどうなるか、何ができるか」を説明
する方が、より「相手の都合」に近いです。おそらく成績もあがるでしょう。
（さらに、「相手の都合」をいろいろ聞き出せると、もっといいです）

あるいは、プロジェクトのある工程が遅れているという報告をする際に、
「どれだけ遅れている」「何日には完了する」ということを言わずに、
遅れた理由（言い訳？）を頭から長々と話す人・・・なんて例もあるかも？
（この場合はあわててるというより、意図的かもしれませんが）
他にもいろいろ例はありそうですね。


私の場合、文章を書くときや、人前で話をするときなど、「相手の都合」で
話をするように気をつけています。ただ、昔に書いた文章を読み返したり
すると、「自分の都合で話をしてる・・・」と感じることがよくあります。
（いま書いてる文章も、数年後に見るとそう思えるのかも・・・（汗）　）

「相手の都合」で考えたり、話したりすることって、すぐに簡単にできる
ものではなく、少しずつ身につけていくものかもしれませんね。こういうと
身も蓋もないかもしれませんが・・・、楽して身につくものでなく、くり返し
の訓練が必要なのではないかという気がします。

訓練といっても特別なことでなく、「人に読んでもらうことを前提にした
文章を書く」とか、そういうことです。文章もただたくさん書けばいいと
いうわけではなく、（できれば常に）「相手の都合」を考えながら書く。
それが大事なんじゃないですかね。

---

今日の記事作成時間は４５分でした。
では、また次回！  

「オープン」「クローズ」論争？

こんにちは。水口です。

今日はネット関係の話です。

「有料メルマガ」や「ネットのクローズ化」についての議論が、
いま（といっても数日前から）、ネットをにぎわせてるようです。

有料メルマガに端を発したネットのオープン論争 - Togetterに
Twitter上のコメントがまとめられているのですが・・・、そもそもは

（『』内は引用です）
　
『アルファブロガーとか言われてた人のメルマガって、一線退いた
　芸能人のその後のディナーショーみたいなもんでしょ？』

という発言に端を発したものです。

「一線を退いた芸能人のその後のディナーショー」というと、テレビなどに
出られなくなった人が、過去の知名度を使っているという印象で、確かに
ちょっと寂しい感じはしますね（個人的にはそれが悪いとは思いませんが）。

さらに「アルファブロガー」と呼ばれる人の中には、無料で読めるブログを
書き（それを読む人がたくさんいるので）、広告だけでもいい収入になる
・・・といったビジネスモデルについて熱く語っていた人もいるでしょうから、
それを踏まえて考えれば、有料メルマガでお金稼ぎをする姿を見るのは
残念な感じに見えるかもしれません。


そういう意味で、私は上記のコメントは（個人的に同意はしませんが）、
理解できるものです。とても「論争の種」になるとは思えません。しかし、
そこから派生して・・・

　「有料でメルマガを書くことが悪いことなのか？」
　「（誰でもアクセスできるネット上でなく）クローズな場で
　　発言するのは、いけないことだというのか？」

といった捉え方をする人もいて、そこから議論が発展していったようです。
（Twitterでは言葉足らずになりやすいことが影響しているかも？）

そもそも、現在のネット上では「クローズ化」の方向で発展していく動き
が強まっているため（SNSはそういう使われ方もしていますので）、
「オープン・クローズ」の議論の種はもともとあったのだと思います。

この議論そのものに対して、個人的に何か言いたいわけではないのですが、
「オープン」「クローズ」の場について、考えさせられるところがありました。


個人的な意見としては・・・、オープンな場にも、クローズな場にも、
それぞれの機能や良さがあると思いますし、ネット環境が整ったり、
ネット人口が増えるに従い多様性が出てくるのは自然なことだと
思います。

「クローズ」な場では、過激すぎる発言や、信憑性のない話をする人が
出てきたり、それがある一部の集団の中で非常に盛り上がることもある。

オープンな場（たとえばTwitterなど）では、それにストップをかける人が
出てくることもありますが（たとえばデマ情報の誤りを指摘するとか）、
クローズな場ではストップがかからないことが多い。

そういう状況は傍から見れば危なっかしいし、気持ち悪く思える。
（私もそういうのはちょっと怖いとは思います）

ただ、そもそも実社会には、さまざまな「クローズ」な場があり、
そこでさまざまなコミュニケーションが行われているわけですから、
ネット上でもクローズなつながりを求めるのは自然なこと。
（それがどんな方向にいくかは、その人たちしだいということで）

私はそんなふうに考えます。


ただ、今後切実な問題になるかもしれないのは、「社内SNS」の使い方
です。社内での意見のやり取りなどを「「オープン」にするか「クローズ」に
するかは、いろいろ議論が分れるのではないでしょうか。

「クローズ」にすると、他部署の悪口や愚痴ばかりになるとか、
でも「オープン」にすると、言いたいことが言えないとか、
そんな話は今後出てくるかもしれませんね。

どうするのが正解かは断言できませんが、私は「オープン」と
「クローズ」の両方の場がある方が、健全な気がします。



さて、ちょっと話が変わって、文章の書き手としての意見としては・・・、
手段が変われば書く内容が違ってくるということをよく実感します。

そういう意味で（需要があるなら）書く媒体はいろいろあった方が、
単純に面白いんじゃないかな？　という気もします。

私の場合、「有料メルマガ」はないですが、他の媒体はいろいろ書きます。
ネット系では「ブログ」「（無料の）メルマガ」「ビジネス系サイトからの依頼記事」
リアルでは「雑誌記事」「書籍」などです。

それぞれ、書くスタンスが違いますし、内容的にも違ってきます。

「ブログ」と「メルマガ」は割と似ていますが、「メルマガ」の方が少しクローズで、
「時間管理」に関心が高い人を想定して書いていますし、少し突っ込んだ話を
書くこともあります。「ブログ」は（前後のつながりなく）単独の記事として読ま
れることも意識して書いている感じです。書籍なんかはまた全然違います。

「書き手」としては、いろんな媒体で書くことが良い経験になると感じますし、
「書く」ことや（部下に）「書かせる」ことを重視したい人は、場の作り方を
いろいろ工夫してみるといいんじゃないですかね？


ちょっととりとめのない話でしたが、
いろいろ考えさせられるところがあったので、取り上げてみました。

---

今日の記事作成時間は５２分でした。
では、また次回！  

音楽で持久力・集中力アップ？

こんにちは。水口です。

オリンピックの最中ですが、こんな記事がありました。

音楽はアスリートの「合法的な麻薬」、能力向上を研究で証明
（ロイター） - Yahoo!ニュース

（『』内は引用です）
　
『開催中のロンドン五輪の競泳などでも、選手がヘッドフォンで音楽を聴き
ながら競技の開始を待つ姿が見られるが、音楽にはアスリートの能力を
向上させる効果のあることが複数の研究で明らかとなっている。

スポーツ心理学者で、一流アスリートがどのように音楽を使用しているかを
研究する世界有数の専門家であるCostas Karageorghis氏は、音楽は
「アスリートにとって合法的な麻薬のようなもの」と表現する。

スポーツ心理学の専門誌に掲載された研究では、米歌手マドンナや
英ロックバンド「クイーン」などの曲をランナーに聴かせたところ、走る距離や
時間が伸びたという。別の研究でも、走行距離が１８％伸び、音楽には持久
運動能力を向上させる効果があることが実証された。

また、音楽にはアスリートを外部やネガティブ思考から遮断し、競技に集中
させるという効果もある。Karageorghis氏は「思考はアスリートにとって最悪の
敵」だとし、音楽は感情を効果的にコントロールする良い方法だと指摘した。』

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

『麻薬』という表現が適切かどうかはちょっと疑問ですが、
音楽によって、持久力や集中力が高まるという話です。


これはアスリートだけでなく、たとえば仕事でも同じようなことが
あるんじゃないかという気がします。

たとえば、昔この本↓を読んだことがあるのですが、
音楽を流すことで（工場などでの）作業効率が高まったと
いう例が載っていました。


聴くだけで10倍仕事のできる絶対テンポ116

この本、テンポが「116」がいいという理由の部分で、ちょっと説得力に欠ける
ような気もしたのですが・・・、それは置いておいて。　音楽で作業効率が変わる
というのはわかるような気がします。私自身も音楽の影響は感じています。

デスクワークの場合、いろいろと邪魔が入ったり、中断させられたりするので、
作業効率や持久力、集中力を比較するのはなかなか難しいです。また、音楽
などの環境だけでなく、その日の自分自身のコンディションでも変わってくる
ものなので、比較するのはますます難しくなってしまいます。

そんなわけで、音楽の有無でどう変わるか？　ということをきっちり検証した
ことはないのですが、個人的には音楽があった方が、集中力や、その持続と
いう面で効果的だと感じることが多いです。
（原稿の執筆など、割と集中が必要な作業のときによく感じます）


もう少し詳しくいうと、（自分自身の）調子がいいときは、音楽なしで集中
できるし、持続もできます。このときに音楽の効果がどれだけあるのかは
はっきり分かりません（どちらでもあまり変わらないような気はします）。

一方、なにか集中しづらい・・・と感じるときなどは、音楽を聞きながら作業
すると、集中しやすくなったり、集中が持続しやすくなったりします。こういう
ときには音楽の効果を強く感じます。


ただ、なんでも音楽があればいいというわけでもないようで・・・

・　嫌いな曲だと逆効果になることがある
　　（カフェなどのBGMでそんなふうに感じたことがあります）

・　聞き慣れない曲、新しい曲だと良くない
　　（好きなアーティストの新曲とかは、曲の方に注意がいってしまいます）

と感じています。

逆に良いのは、

・　何十回（あるいはそれ以上）聞いてるような好きな曲

だと感じます。私の場合、そんな聞き慣れた曲であれば、ジャンルはあまり
関係ないと感じています。たとえばロック系の激しい曲でも全然ＯＫです。


よく言われることとして、こういう場合のＢＧＭには、ボーカル曲よりも
インストゥルメンタル（歌なしの曲）の方がいい、という説があります。
（歌詞が気になると集中できないという理由で）

しかし、個人的には、聞き慣れた曲であれば歌詞は気にならないですし、
ボーカル曲だから集中できないと感じたことはありません。
（このへんは個人差があるかもしれませんが）



そんな感じで、私の場合、使えるときは音楽を使いながら仕事をすると
いうのが、独立以降の自分のスタイルになっています。
（音楽なしで仕事に集中してるときもありますので、必ずいつも音楽を
　かけているというわけではありません）

・・・で、たとえばオフィスに音楽を流すとどうなるか？　という話ですが、
上記のような傾向が他の人にも当てはまるとすれば、それぞれの人が
好む曲・聞き慣れた曲は違うわけで、全員がうまく集中力や持続力を
高められるかどうかは微妙かもしれません・・・。

となると、当たり障りのない、いかにもＢＧＭ的なＢＧＭを流しておくと
いう感じになります。これだけでもいくらか効果はあるような気はしますし、
集中力は上がらなくても、ストレス軽減の方で効果があるかもしれません。
（試したことがないので断言できませんが）


音楽を流しているオフィスって、かなり少ないですよね。全員に効果が
あるとは限りませんが、オフィスで音楽を流してみるのもいいんじゃない
ですかね。

---

今日の記事作成時間は３５分でした。
では、また次回！  

メールの失敗を防ぐには？

こんにちは。水口です。

こんな記事がありました。

「誤送信メール」キャンセル法 | web R25

（『』内は引用です）
　
『取引先に送る書類をメールに添付して、「送信」ボタンをクリック。
一仕事終わった、と思ったら、添付するファイルを間違えていたこと
に気づいて、大慌てで訂正のメールを発射！　…なんて経験がある人、
多いのでは？ 　（中略）

電子メールは、データ送信の仕組み上、一度「送信」してしまったら
基本的にキャンセルできない。だが、条件によっては誤送信メールを
取り消すことも不可能ではないのだ。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

添付ファイルを間違える（あるいは添付するのを忘れる）といった
失敗は、メールにつきものの失敗という感じがしますね。

上記記事では、誤送信メールを取り消す方法として、

・　「Microsoft Exchange」のメールアドレスを使用しているケースで、
　 「Outlook」を使っているなら、キャンセルできる可能性が高い

・ 「Gmail」を使っている場合で、『送信取り消し』の追加機能を有効に
　しておくと、キャンセルできる（「送信」してから30秒以内）

といった方法が紹介されています。
（詳しく知りたい方は上記サイトをご参照ください）


ただ、なかなか汎用性のある方法ってないものですね。また、メールを
受ける側にしても、未読メールはいいとして、開封したメールが知らない
間に取り消されたりしても、なんだか気持ち悪いですし・・・。

誤送信を取り消すことを考えるよりも、誤送信を防ぐことを考える方が
結局現実的だという気がします。


■　「失敗メール」を防ぐには？

メールの失敗に関して、受ける側の立場としては・・・

昔に比べて、メールの失敗（失敗メールを受け取ること）は、減ったように
感じます（メールが普及し始めた頃はもっとひどかったです）。

「添付し忘れ」メールは、今でもときどき受け取りますが、アドレス間違い
などのメールは、ほとんど見かけなくなったように思います。

そういう意味で、あまり深刻にとらえてはいないのですが・・・、
軽微なミスがあるところには、重大なミスが発生する可能性も隠れている
わけで・・・、気をつけるに越したことはないでしょうね。


送る側の立場としては・・・

私自身は、最近は失敗メールを送信することは、ほぼ無くなりました。
（以前はもちろん？何度か失敗したことあります）

なんで失敗しなくなったのかな？と考えてみると・・・

・　環境が変わったことが影響している？
　　（昔と違って社外メールが多いので、緊張感がある）

といった要因も考えられるのですが、他の要因として、

・　メールの手順を意識して決めている
　　（アドレス確認とファイル添付が先。その後に本文と決めている）

これが効果あるような気がしています。

昔よくあったのが「あとで添付しよう」と思って、メール本文を書き始め、
本文が書き上がったら、本文はチェックするけど、添付を忘れる・・・
というミスでした。いくら「あとで添付しよう」と思っていても、本文を
書いているうちに、ついつい忘れてしまうんですよね・・・。

それで、今は上記のように、必ず添付したあとに本文を書き始めるよう
にしています。毎回違う手順でやるのではなく、作業の順番を固定して
しまった方がミスは確実に減りますね。

手順を（自分なりのパターンで）固定することが大事なので、順番そのもの
は自由に決めても構いません。ただ、本文が書き上がると、早く送信して
しまいたくなる心理がありますから・・・、

―――――――――――――――――――
　　アドレス確認、ファイル添付
　　　　　↓　
　　その後で本文を書く
　　　　　↓　
　　（念のためアドレス再確認）
　　　　　↓　
　　メール送信
―――――――――――――――――――

という流れがいいんじゃないかと思います。

そのおかげで、現在では「あわてて訂正メール」みたいな事態になること
はなくなりました。

単純なことですが、ご参考になれば。

---

今日の記事作成時間は２６分でした。
では、また次回！  

日経ビジネスAssocie ８月号『時短術』 CIRCUS ８月号『段取りの技術』 に出ています！

こんにちは。水口です。

私はときどき雑誌等のメディアから取材や執筆のご依頼を受けておりまして、
時間管理（タイムマネジメント）に対する認識が高まってほしいという思いも
ありますので、できるだけ対応するようにしてます。

平均すると月に２件の依頼を受けているのですが、店頭には並ばない
定期購読誌などのご依頼もあるので、このブログの読者の方は、あまり
目にされないかもしれません。

・・・ですが、今月は皆さんが目にする機会が多いと思われる雑誌で、
私が取材を受けた記事が掲載されていますので、紹介しておきます。
（２誌あります）


■　日経ビジネス Associe　『時短術』 特集

まずは、『日経ビジネス Associe』誌です。この雑誌（今は月刊誌です）の
８月号に私が登場しております。


日経ビジネス Associe (アソシエ) 2012年 08月号 [雑誌]

表紙を見て頂ければ分かるように、『時短術』が特集になっています。

最初にドラッカーの言葉が紹介されておりまして、
（私が研修でときどき引用してる言葉も入ってます）

その後（p.20〜23）に、私が取材を受けた

　　『レコーディング ”時間”ダイエットのススメ』

という記事があります。

（こんな感じです）



私は研修などでも時間の使い方（自分の行動）を記録する方法やメリットを
紹介していますが、その方法をベースに「記録する」ことに重点を置いて
少しアレンジした方法を紹介しました。それを元に、実際に編集部の方々が
試してくれた方法が記事で紹介されています。

この号は、他にも「時間の使い方」や「時短術」に関する記事がたくさんある
ので、面白いと思います。（いろんな人の「時短術」も紹介されています）
ちょっと、手に取ってみてはいかがでしょうか？


■　CIRCUS　『段取りの技術』

もうひとつ、今月（８月号ですが、今月発売です）に私が登場しているのが
『CIRCUS』という雑誌です。コンビニなどにも置いているので、よく見かける
という人も多いかもしれません。


CIRCUS (サーカス) 2012年 08月号 [雑誌]



この『CIRCUS』誌は、かなり以前は男性誌の色合いが強かったのですが、
最近はすっかり「ビジネス誌」という感じになっています。私が取材を受ける
のも今回で２回目です。

こちらは『段取りの技術』という特集記事（こちらも巻頭です）で、人を動かす
ことも含めた「段取り」がテーマになっています。こちらもページ数が多いなか、
私は最初の方（p.20〜24）に登場しています。
（そうそうたる面々のなか、最初の方に登場するのは恐縮しますが・・・（汗））

（こんな感じです）



私の記事の部分は、時間管理の割と基本的なところを話しています。
（私の部分は「自分の段取り」に特化した内容になっているわけです）

私の本など、すでにお読みの方には既知の内容が多いかもしれません。
記事は、きれいに分かりやすくまとめてもらってるので、私の本は読んだことが
ない方や、「これから時間管理を始めたい」という方（特に中間管理職の方）は、
ぜひご覧になってみてください。

こちらも特集記事全体のボリュームが大きくて、他に齋藤孝さんや藤田晋さん、
小室淑恵さんの記事などがあります。ここまでは、ビジネス誌で割とよく見かける
方々という印象ですが、意外なところでは安藤忠雄さんの記事もあってびっくり
しました（「段取り」と微妙に違う記事かもしれませんが、面白い記事でした）。

他にも多数の方の記事があって、面白いですよ。



・・・というわけで、２冊紹介させて頂きました。

どちらも「時短術」や「段取り」に関連して、記事のボリュームがあり、
「何かヒントを得たい」という方には、すごくおすすめです。

すべてが自分（や自分の職場）に適用できるわけではないと思いますが、
いろいろな考え方や実践法を見るのは参考になると思います。
（もちろん、私の記事も参考にして頂けるとうれしいです！）

---

今日の記事作成時間は３５分でした。
では、また次回！