2005年08月18日
時間管理術の七つの嘘 その１ : 優先順位をつければうまくいくのか? （３）
前回に続いて、「何を優先するか」 を決める方法について
考えてみます。
「７つの習慣」で述べられている「優先順位」、つまり下の図の
Ｂを重視する！ という考え方だけを実践すると・・・、
単なる「やな奴」になってしまう危険性がある。
と前回述べました。
（注）「７つの習慣」がよくない、と言っているわけではありません。
一部分だけを取り出して使うとよくない場合がある。
と言っているわけです。
↓ 「重要性」と「緊急性」のマトリックス再び登場です。
このようなマトリックスは、スティーブン・Ｒ・コヴィー 著の
「７つの習慣」や、他のいくつかの時間管理本で出てきます。
ものごとを「重要性」と「緊急性」で４分割で分類したものです。
Ａ：重要性、緊急性ともに高い （目の前の重要な仕事）
Ｂ：重要性が高いが、緊急性は低い （将来のための重要な仕事）
Ｃ：重要性は低いが、緊急性は高い （目の前の、割とささいな仕事）
Ｄ：重要性は低く、 緊急性も低い （「どうでもいい」仕事）
という感じです。
（各領域の呼び名や、左右の向きなどは本によって異なります。）
今回は、「７つの習慣」に限った話ではなく、上の図のような、
「重要性」と「緊急性」で分類することについて考察してみます。
「重要性」と「緊急性」で分類する、このマトリックスの考えを
最初に聞いたときは、なるほど、と思いました。
自分の経験でも、
・Ａに分類される、重要かつ緊急なことに意識が集中しがちで、
・Ｂの、緊急ではない「重要」なことに力を注げない。
・かと思うと、「どうでもいい」Ｄに、つい意識がいってしまう。
そんなことがよくありました。それを防ぐために
この分類の仕方はすごくいい！と思いました・・・。
でも、実際に仕事をする中で、この考え方と合わない部分が
出てくるのです。
例えば・・・
次の２つの仕事があったとします。
仕事 �機�明後日１５時スタートの会議用の資料を作成すること
仕事 �供В各�後の１０時に提出する報告書を作成すること
あなたは、どちらが緊急だと思いますか？
普通は、仕事�気量生綟�の資料の方が緊急性が高いですよね。
仕事�兇茲蠅癲�納期（締め切り）が１日前ですから。
でも、�機↓� が次のような場合はどうなるでしょう？
・仕事 �気硫餤塚兒駑舛錬腺瓦�１枚。
１時間もあれば作成できてしまいます。
・仕事 �兇諒鷙霆颪呂燭辰廚�30ページの提案書。
作成に２０時間はかかります。
この場合・・・、
この前に別の仕事をやっていたとして、�気房茲蠅�かるのは、
明後日の１４時（会議１時間前）まで、ねばれることになります。
では、もし、�兇房茲蠅�かるのを、同じ明後日の１４時までねばったら、
どうなるでしょう？
１４時から翌日の朝１０時まで、２０時間しかありません。
そうです。納期までに仕上げるには、ノンストップの徹夜作業を
しないといけないのです。
この�兇蓮�普通の勤務時間内でやろうと思ったら、
今すぐに始めないといけない仕事だったのです。
いつ始めないと間に合わないか？という意味での緊急性を考えると、
�兇龍杁淦�は極めて高かったのです。
ちょっと、極端な話でしたかね・・・。
でも、仕事の納期にばかりに気がとられると、
似たような失敗をする可能性があります。。
実際に、私は似たような失敗を何度もやったことがあります。
さすがに、さっきの話のような極端なことはありませんでしたよ。
深夜の残業でなんとか帳尻が合う程度ですから・・・（涙
私が言いたいことはこうです。
仕事の緊急性を考えるときには、
・納期（いつまでに終わらせないといけないか）に気を取られるよりも、
「いつスタートすれば間に合うのか」を知ることが重要。
ということです。こう書くと、当たり前のことを言っているだけみたいですね。
しかし、次の２つが正確に分かっていないと、「いつスタートすれば間に合うのか」
を知ることはできません。
その２つとは、
・納期（締め切り）までに、自分が使える時間
（ほかの「やること」の時間をすべて差し引いた残りの時間です。）
・その仕事をやるのに必要な時間
なのです。
（8/20 追記）
この、使える時間と必要な時間を、見積もりながら
仕事をしている人は意外と少ない、というのが私の実感です。
かなり「デキる」人でも、経験とカンだけで判断しているのです。
もちろん、この２つを完璧に見積ることは実際には不可能です。
どの程度の時間をかけて、どの程度まで精度よく見積もるか？
ということが、時間管理の重要なポイントの１つだと私は考えます。
（追記終り）
最初にあげたマトリックスのように、単純化した分類にそって
考えると、納期にだけ目がいってしまったりします。
このマトリックスを日々の仕事の中で適用しようとするのは
ちょっと無理があると思います。
長期目標と短期目標のような、大きな分類をする上では
問題ないんですけどね・・・。
私は、あのマトリックスは仕事の優先順位を考えるための
ものではないと思います。
もう少し、長いスパンでの目標設定を考えるためのものでは
ないでしょうか。
私と同じように、
単なる「緊急性」という分類では、実際の仕事の場での判断はできない！
という経験は、みなさんもすでにされているのではないでしょうか。
今回はここまでです。
「なにを優先するか」についての話はもう少し続きます。
次回は違うタイプの分類法を取り上げてみます。
参考文献
スティーブン・Ｒ・コヴィー （ジェームス スキナー、川西 茂訳）
7つの習慣：成功には原則があった!．キング･ベアー出版，1996
7つの習慣―成功には原則があった!
【続きへ】
【時間管理術の７つの嘘 目次へ戻る】
考えてみます。
「７つの習慣」で述べられている「優先順位」、つまり下の図の
Ｂを重視する！ という考え方だけを実践すると・・・、
単なる「やな奴」になってしまう危険性がある。
と前回述べました。
（注）「７つの習慣」がよくない、と言っているわけではありません。
一部分だけを取り出して使うとよくない場合がある。
と言っているわけです。
↓ 「重要性」と「緊急性」のマトリックス再び登場です。
このようなマトリックスは、スティーブン・Ｒ・コヴィー 著の
「７つの習慣」や、他のいくつかの時間管理本で出てきます。
ものごとを「重要性」と「緊急性」で４分割で分類したものです。
Ａ：重要性、緊急性ともに高い （目の前の重要な仕事）
Ｂ：重要性が高いが、緊急性は低い （将来のための重要な仕事）
Ｃ：重要性は低いが、緊急性は高い （目の前の、割とささいな仕事）
Ｄ：重要性は低く、 緊急性も低い （「どうでもいい」仕事）
という感じです。
（各領域の呼び名や、左右の向きなどは本によって異なります。）
今回は、「７つの習慣」に限った話ではなく、上の図のような、
「重要性」と「緊急性」で分類することについて考察してみます。
「重要性」と「緊急性」で分類する、このマトリックスの考えを
最初に聞いたときは、なるほど、と思いました。
自分の経験でも、
・Ａに分類される、重要かつ緊急なことに意識が集中しがちで、
・Ｂの、緊急ではない「重要」なことに力を注げない。
・かと思うと、「どうでもいい」Ｄに、つい意識がいってしまう。
そんなことがよくありました。それを防ぐために
この分類の仕方はすごくいい！と思いました・・・。
でも、実際に仕事をする中で、この考え方と合わない部分が
出てくるのです。
例えば・・・
次の２つの仕事があったとします。
仕事 �機�明後日１５時スタートの会議用の資料を作成すること
仕事 �供В各�後の１０時に提出する報告書を作成すること
あなたは、どちらが緊急だと思いますか？
普通は、仕事�気量生綟�の資料の方が緊急性が高いですよね。
仕事�兇茲蠅癲�納期（締め切り）が１日前ですから。
でも、�機↓� が次のような場合はどうなるでしょう？
・仕事 �気硫餤塚兒駑舛錬腺瓦�１枚。
１時間もあれば作成できてしまいます。
・仕事 �兇諒鷙霆颪呂燭辰廚�30ページの提案書。
作成に２０時間はかかります。
この場合・・・、
この前に別の仕事をやっていたとして、�気房茲蠅�かるのは、
明後日の１４時（会議１時間前）まで、ねばれることになります。
では、もし、�兇房茲蠅�かるのを、同じ明後日の１４時までねばったら、
どうなるでしょう？
１４時から翌日の朝１０時まで、２０時間しかありません。
そうです。納期までに仕上げるには、ノンストップの徹夜作業を
しないといけないのです。
この�兇蓮�普通の勤務時間内でやろうと思ったら、
今すぐに始めないといけない仕事だったのです。
いつ始めないと間に合わないか？という意味での緊急性を考えると、
�兇龍杁淦�は極めて高かったのです。
ちょっと、極端な話でしたかね・・・。
でも、仕事の納期にばかりに気がとられると、
似たような失敗をする可能性があります。。
実際に、私は似たような失敗を何度もやったことがあります。
さすがに、さっきの話のような極端なことはありませんでしたよ。
深夜の残業でなんとか帳尻が合う程度ですから・・・（涙
私が言いたいことはこうです。
仕事の緊急性を考えるときには、
・納期（いつまでに終わらせないといけないか）に気を取られるよりも、
「いつスタートすれば間に合うのか」を知ることが重要。
ということです。こう書くと、当たり前のことを言っているだけみたいですね。
しかし、次の２つが正確に分かっていないと、「いつスタートすれば間に合うのか」
を知ることはできません。
その２つとは、
・納期（締め切り）までに、自分が使える時間
（ほかの「やること」の時間をすべて差し引いた残りの時間です。）
・その仕事をやるのに必要な時間
なのです。
（8/20 追記）
この、使える時間と必要な時間を、見積もりながら
仕事をしている人は意外と少ない、というのが私の実感です。
かなり「デキる」人でも、経験とカンだけで判断しているのです。
もちろん、この２つを完璧に見積ることは実際には不可能です。
どの程度の時間をかけて、どの程度まで精度よく見積もるか？
ということが、時間管理の重要なポイントの１つだと私は考えます。
（追記終り）
最初にあげたマトリックスのように、単純化した分類にそって
考えると、納期にだけ目がいってしまったりします。
このマトリックスを日々の仕事の中で適用しようとするのは
ちょっと無理があると思います。
長期目標と短期目標のような、大きな分類をする上では
問題ないんですけどね・・・。
私は、あのマトリックスは仕事の優先順位を考えるための
ものではないと思います。
もう少し、長いスパンでの目標設定を考えるためのものでは
ないでしょうか。
私と同じように、
単なる「緊急性」という分類では、実際の仕事の場での判断はできない！
という経験は、みなさんもすでにされているのではないでしょうか。
今回はここまでです。
「なにを優先するか」についての話はもう少し続きます。
次回は違うタイプの分類法を取り上げてみます。
参考文献
スティーブン・Ｒ・コヴィー （ジェームス スキナー、川西 茂訳）
7つの習慣：成功には原則があった!．キング･ベアー出版，1996
7つの習慣―成功には原則があった!
【続きへ】
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Posted by 水口和彦 at 23:48│Comments(4)│TrackBack(0)
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この記事へのコメント
「いつスタートすれば間に合うのか」を知ることが重要。
そのとおりですね。私は計画性が大切だと思いブログに書きました。
優先順位を持つことで、見切りもつけることが出来ますし。
そのとおりですね。私は計画性が大切だと思いブログに書きました。
優先順位を持つことで、見切りもつけることが出来ますし。
Posted by CMD２２歳大学生 at 2005年11月10日 08:00
コメントありがとうございます。
「いつまでにやらないといけないか？」にフォーカスしてしまうと、どうしても「バタ男」になってしまいがちですよね。
「いつからやりはじめるか？」を意識するするのが、自分の時間戦略を考える第一歩だと思います。
このへんのことについては、新しいシリーズ記事でも触れてみたいと思っていますので、またのぞいてみてください(^_^)
「いつまでにやらないといけないか？」にフォーカスしてしまうと、どうしても「バタ男」になってしまいがちですよね。
「いつからやりはじめるか？」を意識するするのが、自分の時間戦略を考える第一歩だと思います。
このへんのことについては、新しいシリーズ記事でも触れてみたいと思っていますので、またのぞいてみてください(^_^)
Posted by k_minakuchi at 2005年11月10日 22:40
重要性と緊急性のマトリクスを誤解しているように読めます。例えば・・以下の仕事1，2はコビィーに言わせればどちらもＡとなるでしょう。
Ｃとなるのはやる必要のない仕事です。不必要な電話やメールチェックがこれにあたります。過剰なコミュニケーション、無意味な人間関係がこれにあたります。
7つの習慣をもう一度読み直したほうがよいのでは？
Ｃとなるのはやる必要のない仕事です。不必要な電話やメールチェックがこれにあたります。過剰なコミュニケーション、無意味な人間関係がこれにあたります。
7つの習慣をもう一度読み直したほうがよいのでは？
Posted by 河岸 at 2009年12月22日 02:20
水口です。
河岸さん、コメントありがとうございます。
おっしゃることは分かります（仕事１、２は７つの習慣的にはＡだということ）。
ただ、実際に「忙しくて時間が足りない」と追い込まれているビジネスパーソン
に「不要な電話をやめよう」と言っても、あまり役に立たない現実があります。
実際、とても忙しい人が最も悩んでいるのは
「Ａ領域の中での優先順位」なんです。
そういうＡ領域の仕事に対して「緊急なことよりも重要なことを優先すべし」的
に言う人が実際にいるのが、困ったところなんです・・・。
これはコヴィー氏が言うところを拡大解釈する人（←実際にいます）が悪いん
ですけどね。
私自身も、「７つの習慣」そのものは良いことを書いていると思っていますよ。
ただ、これだけでは実際の（具体的な）スケジューリングの手法はなかなか
見えてこないと感じています。
河岸さん、コメントありがとうございます。
おっしゃることは分かります（仕事１、２は７つの習慣的にはＡだということ）。
ただ、実際に「忙しくて時間が足りない」と追い込まれているビジネスパーソン
に「不要な電話をやめよう」と言っても、あまり役に立たない現実があります。
実際、とても忙しい人が最も悩んでいるのは
「Ａ領域の中での優先順位」なんです。
そういうＡ領域の仕事に対して「緊急なことよりも重要なことを優先すべし」的
に言う人が実際にいるのが、困ったところなんです・・・。
これはコヴィー氏が言うところを拡大解釈する人（←実際にいます）が悪いん
ですけどね。
私自身も、「７つの習慣」そのものは良いことを書いていると思っていますよ。
ただ、これだけでは実際の（具体的な）スケジューリングの手法はなかなか
見えてこないと感じています。
Posted by 水口和彦 at 2009年12月28日 15:28
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