【ＫＫＪ 2.0 】 流れの管理も忘れずに！

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。


ＧＷの連休も、そろそろ終わりに近づいてきましたね。

「連休終わって残念・・」「また仕事のことで燃えてくる・・・」
いろいろ感じ方はあると思います。

でも、休みの日も、仕事の日も、悔いなく時間が使えるように、
がんばっていきましょう！



さて、続いております、

「 ＫＫＪ 2.0 」（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

ですが、今回で第11回です。

第１章（基本的なＫＫＪメソッドの解説部分）は、今回を入れて
あと２回の予定です。



ここまでに、２つのタスク、時間指定タスクと時間流動的タスクの
扱い方について説明しました。

このタスクを書きとめるために、２つの欄を使うのは、第７回で
説明した通りです。


そして今回は、３つめの欄の話です。

↓　この図で、一番上に配置してある「流れ」の欄です。




この「流れ」の欄は、いろいろな用途に使います。

使い方は、こんな感じです。


・周りの人の予定を押さえておく

　これまでに説明してきたように、ＫＫＪでは「時間流動的タスク」を
　やる時間は、事前に細かく計画しません。

　やる時間、やる日をずらして、柔軟に対応できるようにしています。


　しかし、「時間流動的タスク」を実際にやる日をずらすと、
　思わぬところで失敗してしまうこともあるのです。

　それは、周りの人の予定をつかんでいないために起こります。


　　　１日遅らせても大丈夫、と思った仕事だったが・・・
　　　その仕事に必要な人が、その日は居ないことを忘れていた。

　　　１日遅らせたら、上司が出張でいないため、承認がもらえなくなった。

　そんなことが起こる場合も・・・あるのです。


　仕事の段取りを変えるということは、こういう危険性があります。

　自分が仕事でかかわる人の予定は、書いておいた方が安全です。


　　※　これも、まとめて書こうとすると大変で、なかなか続きません。
　　　　予定が分かった時点で書いておくことをおすすめします。

　　　　「人は忘れる動物」ですしね。



・仕事の流れ（人の仕事を含めて）を書いておく

　例えば、３つのステップで完成する仕事があったとして、そのステップの
　うち、人にやってもらう部分がある場合、その予定も記入しておくのです。

　（上の画像の、点線矢印で書いた部分です。）


　仕事が自分の手を離れているときは、ついつい安心してしまいがちですが、
　ちょっと気にかけておいた方がいい場合もありますよね。

　特に、自分の前のステップを担当している人の進み具合を、さりげなく
　確認しておくと、役に立つことが多いものです。

　（その人の仕事が予想よりも早くても、遅くても対応できます。）



・自分の頭を整理するために使う

　この欄は、頭の整理に使っても構いません。

　例えば、数日間に渡る仕事を、細かいステップに分けて書いておくと、
　それぞれの日に何をやればいいか、イメージできます。

　それが、自分一人でやる仕事でも、この欄を使った方が、
　頭がスッキリすることが多いです。



このように、「流れ」の欄は、

　・周りの人の予定を押さえておく

　・仕事の流れ（人の仕事を含めて）を書いておく

　・自分の頭を整理するために使う

といった目的に使います。


また、この欄は他のことを書いても構いません。
それぞれの人が、使いやすいようにすればいい部分だと思います。


こういう使い方は、実際にやってみると意外とメリットが多いです。

通常の手帳を使っている方も、ちょっと試してみてはいかがでしょうか。



「流れね・・・試してみるかな？」　と思っていただいた方は、

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さて・・・、次回で、第１章終了です！

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Comments

こんにちは
いつの間にたくさん更新されているみたいですね・・・。

ちょっとまだ読んでいないので
今度まとめてじっくりと読みます！！


では（＾＾

Posted by ダイスケ at 2006年05月07日 12:30

周りの流れを　読んでおくのは大事ですよね！！

私も　勤務が不規則なので　上司や営業さんに承諾や確認が取れなくて　結局　携帯を鳴らすけど　相手が商談中や　重要なことをしていると「後で・・」と切られてしまうことが　ありました。

お互い気分　悪いですから（笑）

最近は　前もって　周りの人の予定を確認しています。

Posted by のんちゃん at 2006年05月08日 09:50

こんばんは。
かなり実戦的な記事で、興味深く読んでおります。

わたしも、同じ職場の各人の「流れ」を把握するようにしています。
我が店に関わる人員は数名なので全員の動きを把握できていますが、
突発的な変更に対応できるようにする必要性は同じですね。

Posted by ☆shinchan☆ at 2006年05月08日 22:37

こんばんは。水口です。

ダイスケさん
　実は、連休前に更新できない日があったので、
　それを取り返そうと？ＧＷ中も更新していたんです。
　また、ゆっくり読んでみてください！

のんちゃんさん、shinchanさん
　「流れをつかむ」って大事ですよね。
　そう感じている人って、結構いるはずなのに・・・、
　時間管理の話の中では、その重要性があまり語られて
　こなかったのが、不思議なんです・・・。

Posted by 水口＠時間管理術研究所 at 2006年05月09日 22:20