自分の能力を100パーセント活かすための 「○ー○化」 とは?
こんにちは。水口です。
今日は、昨日の記事に関連した話です。
昨日の記事は「ムリ・ムダ・ムラ」 に関する話だったのですが、
最後に「標準化」 が大事だという話をしました。
この「標準化」 の話は、製造工程に詳しい方には当たり前の話ですが、
その一方で、あまり馴染みの無い方もいると思います。
この「標準化」 の考えをデスクワークに応用するのが、今日の話です。
■ 「標準化」 の第一歩は「ルールを決める」 こと
「標準化」 と言葉にすると、何か大変なことのように思うかもしれませんが、
言葉を変えていうと、「ルールを決める」 ということです。
製造現場では、決めたことをみんなで共有できるように、文書化します。
そうすることで、優れた人の「暗黙知」 を共通認識できるという効果もあります。
ただ、文書化されていなくても、「ルールを決める」 ことの効用はあります。
例えば、デスクワークのやり方でも、自分なりのルールを決めておくことで、
迷うこともなく、確実な「仕事の品質」 を保つことが出来るようになります。
回ってきた書類を処理する場合を考えてみると・・・、
・未処理の書類はどこに置くか
・処理したものはどこに置くか
・処理・未処理の区別はどうするか
・処理する手順はどうするか
といったことを決めておいた方が、迷わずに確実に処理できます。
■ 私が決めていた「ルール」 の例
私が決めていたルールを紹介しておきますと、
・書類受けから未処理の書類を取るとき、書類を選ばない
・手にしたものは、その時に必ず処理をする
(長い時間がかかるものは別です。)
・逆に処理する時間が取れないときは、書類を見ない
というものでした。
私の場合、このルールはとても役に立ちました。
ルールを決めておかないと、ついついこうなってしまうんです。
× 書類受けから書類を取るときに、ついつい選んでしまう。
→ 迷いのために、無駄が生じるし、
イヤな書類がいつまでも残ってしまうことがある。
× 手にした書類を、処理せずに書類受けに戻してしまう。
→ 仕事の先送りになるし、後でまた読み直す
(同じことを二度やる)無駄が発生する。
ルールを決めると、こういうことがほとんど無くなりました。
中には、ルール化しなくてもこれらを実行している人もいるかもしれませんが、
私の場合は、「ルール」 を意識することがとても効果的でした。
実際やってみると、「手にしたものは、その時に必ず処理をする」 という
ルールは、面倒だと思うこともたまにあります。
しかし、長期的に見るとこのルールを守った方がうまくいくんです。
■ 嫌われる「ルール」 ・・・でも、使わなきゃ損です。
私たちは、何事においても、「ルールに縛られたくない」
「自由にやりたい」 という欲求を持っています。
だから、仕事の中でも、ルールに縛られたくないと思うものです。
しかし、ルールを作るのは、「自由を奪うこと」 ではないと私は考えています。
ルールに沿って仕事をすると、迷わずに仕事ができるようになります。
自分の頭の能力の「リソース」 を消費しないで済むのです。
「リソース」 を、本当に投入すべきところ
(本当に頭を使うべきところ)に使えるのです。
逆に、処理のやり方を、毎回気の向くままに変えていては、
その部分に頭の「リソース」 を消費してしまいます。
つまらないところで「仕事をした」気分になってしまいます。
(実際、こちらの方が疲れた気がします。)
■ 結局は、どこに頭を使うのか? という話です。
ルールが大事、という話は、自分の頭をどこに使うのか? という
話につながります。
こう考えてみてください。
・自分の仕事にルールを作る。
・ルール化したものは、考えずにルールを守る。
(頭を使わない)
・ルールの「改良」 には頭を使う
・仕事の手順ではなく、仕事の内容に頭を使う
こうすると、肉体的にも、気分的にも楽に、
しかも良い仕事ができると私は考えています。
「仕事にルールを作る」 ということを、
ちょっと見直してみてはいかがでしょうか?
↓「読んだらこれをクリック」 を、「ルール」 に
していただけるとありがたいのですが・・・
ここは、自由意志で(笑) お願いします!

今日の記事作成時間は、44分でした。
では、また明日!


Posted by 水口和彦 at 06:51│Comments(0)│TrackBack(0)
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