2006年11月24日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

自分の能力を100パーセント活かすための 「○ー○化」 とは? 


こんにちは。水口です。

今日は、昨日の記事に関連した話です。


昨日の記事は「ムリ・ムダ・ムラ」 に関する話だったのですが、
最後に「標準化」 が大事だという話をしました。

この「標準化」 の話は、製造工程に詳しい方には当たり前の話ですが、
その一方で、あまり馴染みの無い方もいると思います。

この「標準化」 の考えをデスクワークに応用するのが、今日の話です。


■ 「標準化」 の第一歩は「ルールを決める」 こと

「標準化」 と言葉にすると、何か大変なことのように思うかもしれませんが、
言葉を変えていうと、「ルールを決める」 ということです。

  製造現場では、決めたことをみんなで共有できるように、文書化します。
  そうすることで、優れた人の「暗黙知」 を共通認識できるという効果もあります。

  ただ、文書化されていなくても、「ルールを決める」 ことの効用はあります。


例えば、デスクワークのやり方でも、自分なりのルールを決めておくことで、
迷うこともなく、確実な「仕事の品質」 を保つことが出来るようになります。

回ってきた書類を処理する場合を考えてみると・・・、

・未処理の書類はどこに置くか
・処理したものはどこに置くか
・処理・未処理の区別はどうするか
・処理する手順はどうするか

といったことを決めておいた方が、迷わずに確実に処理できます。


■ 私が決めていた「ルール」 の例

私が決めていたルールを紹介しておきますと、

・書類受けから未処理の書類を取るとき、書類を選ばない

・手にしたものは、その時に必ず処理をする

 (長い時間がかかるものは別です。)

・逆に処理する時間が取れないときは、書類を見ない

というものでした。

私の場合、このルールはとても役に立ちました。
ルールを決めておかないと、ついついこうなってしまうんです。

× 書類受けから書類を取るときに、ついつい選んでしまう。
   → 迷いのために、無駄が生じるし、
      イヤな書類がいつまでも残ってしまうことがある。

× 手にした書類を、処理せずに書類受けに戻してしまう。
   → 仕事の先送りになるし、後でまた読み直す
      (同じことを二度やる)無駄が発生する。

ルールを決めると、こういうことがほとんど無くなりました。


中には、ルール化しなくてもこれらを実行している人もいるかもしれませんが、
私の場合は、「ルール」 を意識することがとても効果的でした。

実際やってみると、「手にしたものは、その時に必ず処理をする」 という
ルールは、面倒だと思うこともたまにあります。
しかし、長期的に見るとこのルールを守った方がうまくいくんです。


■ 嫌われる「ルール」 ・・・でも、使わなきゃ損です。

私たちは、何事においても、「ルールに縛られたくない」
「自由にやりたい」 という欲求を持っています。

だから、仕事の中でも、ルールに縛られたくないと思うものです。


しかし、ルールを作るのは、「自由を奪うこと」 ではないと私は考えています。

ルールに沿って仕事をすると、迷わずに仕事ができるようになります。
自分の頭の能力の「リソース」 を消費しないで済むのです。

「リソース」 を、本当に投入すべきところ
(本当に頭を使うべきところ)に使えるのです。

  逆に、処理のやり方を、毎回気の向くままに変えていては、
  その部分に頭の「リソース」 を消費してしまいます。

  つまらないところで「仕事をした」気分になってしまいます。
   (実際、こちらの方が疲れた気がします。)


■ 結局は、どこに頭を使うのか? という話です。

ルールが大事、という話は、自分の頭をどこに使うのか? という
話につながります。

こう考えてみてください。

・自分の仕事にルールを作る。

・ルール化したものは、考えずにルールを守る。

 (頭を使わない)

・ルールの「改良」 には頭を使う

・仕事の手順ではなく、仕事の内容に頭を使う


こうすると、肉体的にも、気分的にも楽に、
しかも良い仕事ができると私は考えています。

「仕事にルールを作る」 ということを、
ちょっと見直してみてはいかがでしょうか?

 
 ↓「読んだらこれをクリック」 を、「ルール」 に
   していただけるとありがたいのですが・・・
   ここは、自由意志で(笑) お願いします!

 人気ブログランキング(オレンジ)

今日の記事作成時間は、44分でした。

では、また明日!



このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 06:51│Comments(0)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。