2006年12月03日　　　　

手帳を使いこなすために大事なこと　（その２）

こんにちは。水口です。

続いて、先週発行のメールマガジン（vol.36）をアップします。
（一部改訂しています。）

この記事は参照することが多くなりそうなので、
こちらのブログに残しておくことにしました。

では、「手帳を使いこなすために大事なこと（その２）」　です。

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■　手帳を使いこなすために大事なこと（その２）
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今日は前回に続いて、手帳の使い方についての話です。

前回は、手帳を使う上で大事なことは「すぐ書くこと」という話でしたが、
今回は、それと同じように効果的な　「すぐ見ること」の話です。

これも、手帳を使う上で極めて重要なことです。

■　「すぐ見る」とはどういうこと？

手帳を「すぐ見る」というのは、アポイントを取る時には手帳を確認する
ということではありません。

もちろん、アポイントを取る時に手帳を確認するのは必要なことですが、
それ以外の時も、常に手帳を見られる環境を作るようにしてみてください。

先週お話したように、手帳を見なければという意志で「習慣を作ろう」と
するよりも、手帳が目に入る「環境を作る」方が重要です。

「必要な時に見ればいい」というのではなく、「手帳を常に開いておく」
「手帳が目に入る」ことが重要なのです。

では、手帳を見ないと何が問題なんでしょうか？　

■　見ないと起こる問題－１　：　「人は忘れる生きものである」

「人は忘れる生きものである」というのは、先週の「すぐ書く」話でも
出てきましたが、「見る」ことに関しても同じことが言えるんです。

例えば、１日の初めに「今日やろうと思うこと」を確認しても、私たちは
それを簡単に忘れてしまうことがあります。

前回も言いましたが、次のような経験は誰にでもあることです。

　何かを取りに行こうと歩きだした時に、誰かに話しかけられたために、
　何をするために歩きだしたのか忘れてしまった。

どんなに記憶力がいい人でも、こういうことはあるものです。

そして、仕事の中には私たちの気をそらそうとするものは、無数に存在
します。例えば、メールや電話もそうですし、上司や同僚との話、後輩
からの相談など、色々あります。

もちろん、仕事だけでなくプライベートな時間でも、メールや電話、
ネットやテレビなど、様々なものが意識の中に飛び込んできます。

そして、それらの「ちょっとしたこと」に意識を取られたために、最初に
「やろう」と思っていたことを忘れてしまい、気が付いた時には大幅に
時間を使ってしまっていた、という経験は誰にでもあるものです。

もちろん、重要な緊急事態に対応しなければいけな場合は仕方ないの
ですが、たいして重要でもないことに時間を消費してしまうと、後悔
することになってしまいます。

私たちは、たとえ「ちょっとしたこと」であっても、そちらに意識が集中
すると、最初に考えていたことは忘れてしまうものだと思っておいた方が、
時間管理はうまくいくんです。

そのためには、手帳を「開いて、見る」のではなく、手帳が「目に入る」
ようにしておくといいのです。

■　見ないと起こる問題－２　：　「手帳を見たくないという心理」

もう１つの問題は、私たちの心理的なことと関係があります。実は、
私たちには、「できれば手帳は見たくない」という心理もあるのです。

手帳に書いたアポイントやタスクは、私たちが「やらなきゃ」と思う
「責任感」の象徴のようなものです。

ですから、忙しい時などは、それを見ることでプレッシャーを感じること
もあります。そして、そのプレッシャーから「逃げたい」と思う心理は
誰にでもあります。

中には、忙しくて大変な時に「手帳を開くのが嫌だなあ」と感じたことの
ある方もいると思います。それがまさにこの心理です。

しかし、「手帳を見ない」というのは一種の「逃避行動」、つまり、
自分が感じているプレッシャーからの逃げなのです。

こういった「逃避」は、後で必ず後悔することになってしまいます。
「もっと早くやっておけばよかった。」という感じです。

こうならないためには、「逃げちゃいけない」と自分に言い聞かせるより
も、手帳を開いておく方が効果的です。

手帳に書いてある「やること」が自然と目に入るようにしておくと、
無意識のうちに、自分の「やること」頭にインプットされるという効果
かあるんです。

私の経験でも、「手帳を閉じていると、モチベーションが上がりにくい」
のは間違いないと感じています。

仕事や勉強に、あまりやる気が出ない時は、あまり手帳を見なくなって
しまうことがあると思います。

しかし、こういう時ほど、手帳が目に入るように心がけ、実際に何度も
見るようにしてみてください。
そうすると、落ち込んだはずのやる気が、だんだん回復してくることが
多いです。

　（少し余談ですが）
　これは手帳が「手書き」であることとも関係がありそうな気がします。
　手書きの文字には、それを書いた時の自分の気持ちを思い出させる効果
　が多少あるように思います。

■　「書くために見る」だけでなく「見るために見る」も

このように手帳を何度も見ることは、「やること」を忘れないためだけで
なく、自分のモチベーションにも影響します。

手帳は「書く時に見る」ものではなく、「見るためだけに見る」のも、
実は大事なことなんです。

デスクでは「手帳が目に入る」環境作りを、そして、移動中や出先では、
意識して手帳を確認する回数を増やしてみてください。これは打ち合わせ
や会議の前の、ごくわずかな空き時間でも出来ることです。

意識して、手帳を見ることが自分の行動を作ってくれます。

試しに１ヶ月、実行してみてください。

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以上が、メールマガジンの抜粋です。

ひとつ前の号に書いた、「すぐ書く」「必ず書く」　ことと並んで、
「すぐ見る」「自然に目に入る」　のも時間管理で重要なことです。

「書くこと」は、

・自分の「やること」を整理すること
・頭から出してスッキリすること

といった役割があるのに対して、「見ること」は、

・自分の「やること」を思い出す
　（思い出すきっかけを作る）

という役割があります。

人間は「何もしない」　ことが苦手です。
何もしていないように見えても、頭の中では必ず何かを考えています。

そして、何かを考えるたびに、その前に「やるつもりだったこと」が、
意識の上から消えてしまいます。

　※　完全に忘れたわけではなくても、記憶の中に潜り込んでしまい、
　　　一時的に忘れたのと同じ状態になります。

例えば・・・、

「○○をやろう」　と思っていたはずなのに、
何となくテレビを見ているうちに、結局できなかった。

という経験がある方は多いでしょう。

頭の中で計画していたことは、他のことに注意が向くと、
簡単に忘れられてしまうものです。

このような「計画通りにできない」　という悩みは、
モチベーションの問題と考えられることも多いです。

しかし、本当はモチベーション以前に、記憶のメカニズムを
自覚していないことによる問題なのです。

「計画したことを忘れてしまう」　のは止めることができません。
（止めようとすると、頭の働きを阻害することになりかねません。）

「忘れないようにする」　のではなく、
「思い出せるように、自然に目に入る」　ことが重要です。
それが、手帳を開いて置いておくことです。

「やること」を行動に移すには、

・「やること」を書いたものを持ち歩く
・必ず目に入る場所に開いて置く

ということが重要です。そして、

・どんな「ツール」をどこに置くか
・必ず見るようにするためにどうするか

といったことも時間管理の「仕組み」作りなのです。

例えば、手帳とパソコンを併用してタスク管理を行う場合、
「仕組み」全体として設計する必要があるのです。

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