2006年12月24日　　　　

「先送りへの対処」が時間管理のポイント　（その１）

こんにちは。水口です。

今日は、先週発行したメールマガジン（vol.39）の抜粋をアップします。
（一部改訂しています。）

この回は、時間管理を実際に行う上で大きなポイントになる、
「タスクの先送り」についての話です。

この話は参照することが多くなりそうなので、
こちらのブログに残しておくことにしました。

では、メルマガの抜粋です。

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■　「先送りへの対処」が時間管理のポイント
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今日は、昨日行った講演でも多くご質問を頂いた、「仕事の先送り」を
どうコントロールするか？　という話をします（今回は前編です）。

■　時間管理で最も悩むこと？　「先送り」

時間管理は「何を」「いつやるか」決めて「実行する」ための技術であり、
その結果を評価するための技術でもあります。

どんなタイプの時間管理でも、この点については同じですが、私のやり方
では、これらを次のように行います。

「何を」　・・・　自分のアポイントとタスクを書き出すこと

　　　　　　　　　アポイント：時間が決まった「やること」
　　　　　　　　　タスク　　：期限はあるけど時間が自由な「やること」

「いつやるか」・・・それをいつやるか、いつやれるかという観点で
　　　　　　　　　　整理すること

　　　　　　　　　　アポイントは時間ごとに書き込む
　　　　　　　　　　タスクは日付ごとに書き込む
　　　　　　　　　　（期限ではなく「やる日」に書く）

　　　　　　　　　　※時間管理の手法によって異なりますが、
　　　　　　　　　　　私は「何を」と「いつやるか」の２つを
　　　　　　　　　　　同時に考えることをおすすめしています。

「実行する」　・・・アポイントとタスクを実行する

時間管理の「計画」と「実行」の部分に限って言うと、このように、とても
シンプルなものです

しかし、実際に行ってみると迷うことも出てきます。特に「実行する」の
部分で迷いやすいのが、「先送り」にどう対処するか？　ということです。

２つの「やること」のうち、
アポイント（時間指定の「やること」：会議や打合せの予定など）は、
時間通りにやるしかありません。

ですから、一度入れたアポイントを実行する段階で迷うことはありません。
（決める段階での迷いはあるかもしれませんが、決めてしまったら、
　後はやるしかないですよね。）

しかし、
タスク（時間が流動的な「やること」：自分１人で作業することが多い）
は、実際に自分が作業する時間は自由です。

期限に間に合いさえすれば、実際に「やる」時間は自由です。

時間が自由だからこそ、ついつい実行を先送りにしてしまい、
期限ギリギリになって、バタバタしてしまいやすいものなのです。

■　「先送りへの対処」が時間管理のポイント

こういった「先送り」を無くすことが目的で、時間管理を始めようと思った
方は多いと思います。

実際に、私もこの「先送り」に関しては、色々試行錯誤してきましたし、
他の時間管理法でも、いかにこの問題に対処するか工夫されています。

「先送り」のコントロールは、時間管理で特に重要なポイントなのです。

昨日、時間管理についての講演をさせて頂いたのですが、その時にも
「先送り」についてのご質問を頂きました。やはり、関心が高いポイント
なのですね。

では、まずは先送りについての考え方を少し整理しておきましょう。

■　「先送り」についての考え方

時間管理では、「先送りをいかに防ぐか？」ということがとても重要です。

しかし、

　　先送り　＝　悪いこと

とは限りません。

もし、「絶対先送りしない」という時間管理、つまり・・・、

「その日にやると決めたことは、どんなことがあってもやる」

という時間管理があったとしたら、どうなるでしょうか　？

この場合、次のような問題が起こります。

・新しく発生したタスクに対処する時間が無いので、
　細かなこともすべて先送りになってしまう。

・仕事時間の長い日と短い日の差が大きくなることがある。

・「やり遂げる」ことが目標になると、段々弱気な計画になっていきがち

今回は、これらの問題点については詳しくは触れませんが・・・、
大事なことは、

・先送りはできるだけ減らした方がいい

・しかし、先送りをうまく使うことも必要

ということです。

タスクの「先送り」という行動は、理由もなく行うべきではありません。
しかし、「先送り」が必要な場合もあるのです。

「先送り」すべき場合と、「先送り」すべきでない場合の見極めが重要だと
いうことですね。

では、次回は

・どうすれば「先送り」が減るか？

・どんな時に先送りを使うべきか？

について考えてみましょう。

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以上が、メールマガジンの抜粋です。

時間管理がうまく出来ていないと、特に「先送り」が起こりがちですが、
時間管理をやっていても、「先送り」になってしまうことがあります。

「やらなきゃいけないことは分かっているけど、明日でもいいか・・・」
と思っているうちに、期限が迫り、追い込まれてしまうという状況です。

そうならないためには、むやみに「先送り」することは避けるべきです。

しかし、毎日新しいタスクが発生している中で仕事をしていると、
タスクをこなしきれない日が出てくるのは当然のことですし、
それをうまく調整するのも、時間管理の役割のひとつです。

つまり、「先送り」を活用することも必要なのです。

大事なことは、

「先送り」するべきなのはどういう場合か
「先送り」すべきでないのはどういう場合か

について、自分なりの基準を持たなければいけないということです。

この次の回（本日正午発行分）では、これについてのポイントを
書きますので、またブログの方でも紹介したいと思います。

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