「紙の手帳をおすすめする３つの理由」の続き

こんにちは。水口です。
今日は昨日の話の続きです。


■　「紙」にはデメリットもあるが・・・

昨日の記事は、紙の手帳を使う理由、
つまり、「紙」を使うメリットをいくつか紹介しました。

そして、もちろん、逆にデメリットもあります。

「紙」による時間管理・スケジュール管理を、
パソコンの場合と比較すると、紙には、次のような
デメリットがあります。


□　くり返し予定を書くのが面倒

「毎週水曜日の１３：００〜１４：００は○○会議」　のような、
定期的に行われる予定の場合、パソコンによる管理なら、
くり返しの予定として、インプットすることができます。

紙の場合は、当たり前ですができません。

毎週必ずくり返すものなら、あらかじめ印刷してしまうという
手もありますが・・・（私の場合、くり返しタスクを印刷しています）


□　アラームを出せない

パソコンによる管理の場合、アラームを出すことができます。
（画面に出したり、音で知らせたり、ということです）

アポイントメントの管理の場合、これは便利だと感じることも
あります。（それで私は昔ＰＤＡを使っていました）

ただ、タスクの管理には、あまり役に立ちません。

タスクの実行時間を、いきなりアラームで知らされると、
結構イラっとくるものです。

　　タスクの実行時間は、完璧には読みきれないものです。思ったよりも
　　早く終わることもあるし、もっと時間がかかることもあります。

　　だから、次のタスクの実行開始時間も、読みきれないものです。
　　それを、「時間なので、このタスクをやりなさい」「次はこれを・・・」　と、
　　時間で指示すること自体に無理があります。

　　また、あれこれ指図されている気分になりますから、
　　結構、イライラっときますよ・・・。


それよりも、予定全体を見ながら、タスクをひとつずつ片付けて
いくほうが、気分よく仕事ができますし、先を読んだり、
全体を考えながら仕事ができます。


もうひとつ、何時から何時までは、このタスクをやる、とタスクに
時間を設定すること自体が、余分な手間になってしまいかねない。
という理由もあります。


□　表示を変えても、予定が反映されている

パソコンだと、週表示の画面でインプットした項目は、
月の表示にも反映されます。

紙だと、当然反映されません。

これは、あきらかにパソコンに分があります。

ただ、週の中にあるタスクは、月の画面では別に
見たくない（というか、表示しきれない）という難点が
あるので、パソコンもいいことばかりではありません。
（アポイントメントの管理のみに使うなら別ですが）



こうやって項目をあげてみると、アポイントメントの管理には、
パソコン（または他の情報機器）が向いていることが分かります。

（もちろん、パソコンには、持ち歩きや、立ち上がるまでの時間などの
　問題もあるのですが、それは置いといて、の話です）


逆に、タスクの管理も行う場合は、そうでもありません。

・タスクは「くり返し」よりも、「くり返さない」もののほうが、ずっと多い。
・タスク管理には、アラームはあまり意味をなさない
・タスク管理は、月単位で見ることは、あまりない

という理由です。


昨日の話とも合わせて考えると、私なりの結論は・・・、

・アポイントメントのみの管理ならパソコンが有利な場合もある
　（自席以外で記入することも考えると、紙のメリットが大きいですが）

・タスク管理を合わせて実行するなら、紙のほうが有利

ということになりますね。


ということで、「スケジュール管理」ではなく、「時間管理」を行うのであれば、
タスクの管理は必須になりますから、紙をおすすめします。

もちろん、パソコンを使ってやることもできますが、紙の場合よりも
手間がかかることが多いので、マメでない人には・・・すすめられません。


なんとなく、紙で管理する人のほうが几帳面、というイメージがありますが、
時間管理の場合は、パソコンのほうが、よりマメさが必要だと思います。
（そういう意味で、継続していくのが難しいんです）


パソコンでやってみたけど、結局、継続できなかったという人は、
ちょっと、紙に目を向けてみたほうが、いいのかもしれませんよ。

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パソコンでがんばってみる、という人は、
できるだけ、スケジュールをマメに見るように
こころがけてみてください。
それが、意外に大事なことなので。


今日の記事作成時間は４８分でした。

では、また明日！

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Comments

水口さん今晩は。いつもありがとうございます。
私もずっと「紙派」でした。どこでも記入できるし、消したり変更したりといった経緯も印象に残るのが魅力でした。
しかし先日、会社に共有のスケジュール管理ソフトが導入され、外出・休暇等はそこに入力することになりました。
外出する・しないという「体の予定」と今日はこの時間にこれをするといった「頭の予定」が一緒に書けないのは不便でたまりません。考えた末、共有ソフトに「体」も「頭」も書き込むことにしました。「１時〜２時外出、２時半〜４時企画書作成」といった具合です。仕事内容を公表するのは恥ずかしいですが、試した所上司から仕事の進捗状況について聞かれることが減りました。「こいつ、忘れているのでは？」という不安を軽減できたようです。
組織で仕事をしている立場上、スケジュールには共有・公表すべき部分があること、そしてその範囲はかなり広いことを感じた出来事でした。

Posted by うずまり at 2007年11月29日 00:51

水口です。

うずまりさん、こんばんは。
「体の予定」と「頭の予定」、うまい言い方ですね。

紙を使うにしても、ＰＣを使うにしても、「一本化」することが重要、という教訓ですね。

共有できるということには、確かにメリットがありますから、せっかくＰＣを使うなら、
そのメリットは活用したほうがいいですね。

ところで、その上司の方は、細かいところをちゃんと見ている方ですね。
なかなか、そこまでちゃんと見ている人は少ないように思います。


多くの上司は、仕事の期限が迫ってきてから「できたか？」となります。
本来は「仕事のスタートを切れたか？」という目で見ることが大事なのですが、
人の仕事をそこまで見られる人は、一般的には少ないんですよね・・・。

Posted by 水口＠時間管理術研究所 at 2007年12月01日 21:31