2007年12月02日　　　　

タスクの実行時間（時刻）は、どう決めればいい？　という話

こんにちは。水口です。

今日は、時間管理のなかのポイント、
タスクの取り扱い方についての話です。

■　「タスク」の取り扱いが時間管理のキモ？

先日、「紙の手帳をおすすめする３つの理由」の続きという記事を書きました。

そのなかで、

　タスクの実行時間をアラームで通知するのは、
　あまりおすすめできない

という意味のことを書きました。
この周辺の話に関連して、ご質問を頂きました。

「タスクの実行時間を、どう決めるか」　というポイントです。

■　「タスクの実行時間」　をどう決めるか？　という話

時間管理の手法はいろいろありますが、
その違いは、タスクをどう計画・管理するか？
というポイントにあるといっても差し支えないと思います。

そして、このブログや本で紹介している時間管理の手法は、

・タスクは、最初の段階で「実行日」まで決めてしまう
・どのタスクからやるかは、当日に決めていい

というポイントがあります。

そして、当日のタスクの実行時間は、どうやって決めていくか？

という点には、少し自由度を持たせてあります。
いくつか、やり方があるからです。

名前をつけるとすると・・・

□　とにかく片付ける型
　　　とにかく、１つずつタスクを片付けていく、というやり方です。

□　目標時間設定型
　　　タスクを１つ選び、「このタスクは○分（○時間）で片付ける」という
　　　目標を立てて取り組むやり方です。
　　　（手帳のその時間帯に、そのタスクを書き込んでから行動すると、
　　　　その時間内に終わらせようという意識が働きやすくなります）

□　全体スケジュール構築型
　　　最初に、「○時～□時はこのタスク」と、１日の時間割をきっちり
　　　立ててしまうやり方です。

私のおすすめは、２番目の「目標時間設定型」です。

基本は、１つずつ、目標時間を決めて、やっていく。
特に、組織の中で仕事をする場合には、このタイプをおすすめします。

また、細かいタスク（数分で終わるとか）には、１番目の「とにかく片付ける型」を
併用すればいいと思います。

付加的なテクニックとしては・・・

　　１つのタスクに没頭して、時間が過ぎないように、
　　「これが終わったら次はこれ」と、「２番目のタスク」を
　　考えておくのもいいです。

　　また、「午後イチはこれをしよう」などの、自分なりの
　　仕事のパターンと組み合わせてやっていくのもいいです。
　　たとえば、１４時～１５時頃は頭より体を使う（眠くならないように）など。

・・・このへんの話は、最終的には、自分のやりやすいパターンを
　　探してみてくださいということになってきますかね。

３番目の「全体スケジュール構築型」は、当日に入ってくる仕事や
相談などの外乱要素があると、スケジュールがずれ込んできます。
そして、それがストレスになることもあります。そういう意味で、
外乱要素が多い人には、あまりおすすめできません。

　　逆に、そういった当日の外乱要素が少ない仕事をしている人の
　　場合は、「全体スケジュール構築型」でも構わないと思います。
　　フリーランスのクリエイター系・職人系の仕事は、特にこの
　　「全体スケジュール構築型」が向いているのではないでしょうか。

【豆知識】
　２番目の「目標時間設定型」の場合、タイマーを使うと、
　自分の作業時間がわかりやすくなります。
　その感覚をつかんでおくと、次回にも活きてきます。

　使うのは、キッチンタイマーとかでも構いませんが、
　カウントダウンだけでなく、カウントアップができる
　（経過時間が表示できる）タイマーがおすすめです。
　
　過去のタイマー紹介記事はこちらです。
　タイマーいろいろ　その１
　タイマーいろいろ　その２
　タイマーいろいろ　その３

■　タスクを終わらせることについて

いずれにしても、当日に予定したタスクは、当日に終わらせることを
目標にします。

実行しきれない場合は、

・　仕事の能率が上がらなかった
・　もともとの見込み（必要な時間）が大きくずれていた
・　その日に突発的な仕事が入ってきた

などの原因があるはずですから、原因に応じて
対処していってください。

　（↑と、簡単に書いてしまいましたが、ここを語りだすと
　　　長くなるので、今日はパスさせてください）

うーん。参考になりましたかね・・・？
また、機会があればもう少し具体的な話もできればいいかなあ、
とも思うのですが。

今日書いた、
―――――――――――――――――――――――――
時間管理の手法はいろいろありますが、
その違いは、タスクをどう計画・管理するか？
というポイントにあるといっても差し支えないと思います。
―――――――――――――――――――――――――
というフレーズ、これをもう少し整理しておきたいなあ、と思い、
書き始めたら、えらく長くなってしまいました（汗）

・・・長くなりすぎたので、今日の記事からはカットしました。
また、あらためて紹介します。

というのも含めて、
今日の記事作成時間は１０４分でした。（長い！）

では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)