2008年03月03日　　　　

うまくいった「段取り」、うまくいかなかった段取り

こんにちは。水口です。

昨日の話（不払残業）をしたと思ったら・・・、もうひとつ大きな不払いが
あったんですね・・・週末チェックしてなくて見落としていました（汗）

それはともかく、今日は、先週のセミナー（段取りand長期スケジュール）で
頂いたご質問に関連した話です。

■　昨日のセミナーは・・・

そのご質問というのは、

「段取りがうまくいったときの事例」
「段取りがうまくいかなかったときの事例」

についてもう少し知りたい、というご質問でした。
（ご質問ありがとうございます！）

今回のセミナーは中身が盛り沢山なところがあって・・・（汗）、
あまり具体事例について触れられませんでしたので、ここで
少し紹介しておこうかと思います。

■　段取りの失敗事例

私個人の経験でいえば、過去、一度ならず何度か経験した失敗事例は、
外注関係のタスクが遅れてしまったというものです。

外注といっても、外注先が遅れたということではなく、私のほうです。

日程的に余裕があるからと先延ばしにしていたら・・・、

「結局、見積もりの依頼をするのが遅くなった」
「発注手続きが遅くなり、あとの仕事にひびいた」

となってしまったという事例です。昔研究部門にいた頃の話です。

それらは実験に使う品物なので、見積もりや発注の手続きが遅れると、
結局そのあとに予定している実験が進められなくなってしまうんですよね。
で、自分の仕事のスケジュールもきつくなると・・・。自業自得か（汗）

そもそも、「発注する」というタスクは、すぐやっても、あとでやっても、
自分の手間は同じです。。それならさっさとやっておけば良かったのに
・・・という話ですね。

あと、たまにあったのが、「もう後がない」という日に残業して報告書なんか
を作っているときに、足りない資料やデータに気づく・・・というケースです。

定時前だったら、どこにあるか聞ける人がいたのに・・・と思いながら、自分で
探したりするわけですが、当然・・・余分に時間はかかります。

前もって聞いておけば良かったのに・・・という話です。

もし、日程的に余裕があるのなら、翌日に確認する手もあったはずですが・・・
「もう後がない」という日に作業しているので、翌日まで待てないわけです。

このどちらのパターンも、未然に防げたはずなんです。

その仕事の内容を分解して、「人に頼む仕事」「人に確認すること」などを
早めにやっておけば、うまく段取りできたはずなんですよね。

それ以前に、余裕を持ったスケジュールだったら良かったのですが。

こんなことが教訓としてあって、後に「人に頼むことはできるだけ早く」
「調べ物関係も早めに」と、意識するようになったわけです。

■　段取りがうまくいった事例

段取りがうまくいった事例・・・のほうは、単にスムーズに進んだ事例と
いうことでは、あまり面白くないので、ちょっと一工夫したらうまくいった
という事例を紹介します。

小規模なプロジェクト的な業務で、社内の人と分担して仕事をするときに、
ときどき、他の人の仕事の遅れのせいで、後のスケジュールがきつくなる
ことが何度かありました。

こちらの責任で遅れたわけではないのに、厳しいスケジュールに追い込
まれるのは・・・ホント困るんです。

そして、そういう仕事の遅れは、大体やってしまう人は決まっているもの
です（遅れない人はいつも遅れないものです）。

ですから、そういう人が担当した仕事で遅れが出ていないかを確認する
ためのトレース（フォロー）するようにしてみました。これは正解でした。

やはり、トレースされると、その仕事のことが気になるようで、遅れること
はグッと少なくなりました。

期限の数日前にトレースしてみて、「ヤバいかな」と感じたときは、
トレースの頻度を上げていきます　（←鬼？）
いや、やさしくトレースしてたんですよ・・・。

なんでその人の上司でもないのに、わざわざトレースしなきゃいけないの
だろうか・・・と思わないこともないのですが、それはそれとして、やはり
自衛手段は必要です。

ただ、こういうフォロー・トレース関係は面倒くさいものです。
当時の私はやっていなかったのですが、今思えば、もっとシステマティック
にやれるようにしておけばよかったと思います。

システマティック・・というと大げさですが、要するに、「その人の状況を
フォローする」というのを、自分のタスクとして計画に入れてしまうと
いうことです。

で、確認が取れて安心できたらそれでいいですし、まだ不安なときは、
また２～３日後にタスクとして入れてしまう。そんなふうに運用して
おけばよかったと思います。

当時の私と同じ境遇にある方は、実践してみてはいかがでしょうか。

今日の記事作成時間は４４分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:26│Comments(0)│TrackBack(0)