「手帳」と「コミュニケーション」の意外な関係？：『忙しい上司のための、手帳を使ったコミュニケーション術』

こんにちは。水口です。
今日は、ややマネジメント寄りの話、そして手帳の話です。


■　『忙しい上司のための、手帳を使ったコミュニケーション術』

本日、ビジネス情報サイト「ｗｉｓｄｏｍ」に連載している記事が更新されました。

（↓こちらの記事です）
忙しい上司のための、手帳を使ったコミュニケーション術 :
忙しいビジネスパーソンのための手帳術
〜タイムコンシャスなビジネス習慣づくり〜 | Wisdom


本シリーズはビジネスパーソン向けに「手帳を使って習慣を改善する」ことを
提案する内容で、今回が３回目になります。


今回は、特にチームリーダー、マネージャーの方向けに、普段不足しがちな
コミュニケーションを改善するために、手帳を使ってみませんか？　というもの。

「手帳を使ったコミュニケーション」と言っても、手帳を使って交換日記をすると
いうわけではありません・・・（笑）　　

いや、真面目な話です・・・↓


部下とのコミュニケーションや、部下の育成のためには、上司として考えたい＆
考えなければいけないことが色々あるわけですが、忙しい中ではそれが途切れて
しまったりすることも多いものです。

たとえば、「○○君には、こういうアドバイスをしたほうがいいかも」と、せっかく
思いついても、いつの間にか忘れてしまったり・・・ということってありますよね。

また、自分自身の仕事の忙しさに終われているうちに、部下を「放ったらかし」
にしてしまっている場合もあるかもしれません。「彼は（彼女は）大丈夫」と思える
部下だからこそ、そうなってしまうわけですが、だからといって、ずっとそのまま
でいいわけでもありませんし・・・難しいものです。


そんな状況を改善するためには、自分の行動を少し客観的に振り返ることと、
せっかく気付いたことや伝えたいことが、伝わらないまま消えてしまわないよう
に積み上げていくことが大事になってきます。

そして、「行動を（客観的に）振り返る」ことや、「気付いたことを残す、さらに
積み上げる」といった機能は、手帳というツールが活かせるポイントです。

これを活かしていこうというのが、今回の主旨です。


■　「手帳」と「コミュニケーション」の意外な関係？

具体的には、

　　「部下に（いいタイミングで）フォローする」
　　「コミュニケーションが途切れがちになっていないか、振り返ってみる」
　　「部下にアドバイスしたいこと、伝えたいことをメモする専用ページを作る」

といったことを、無理なく行う方法を紹介しています。
（気になった方は、ぜひご覧になってみてください）


この記事のように、「コミュニケーション」に手帳を活用するというコンセプトは、
「手帳術」的な本などには、普通出てきません。「手帳術」というと、どちらかと
いうともっと個人的な（自分のための）ものというイメージです。

私もそういうイメージを持っていたのですが、ある時にコミュニケーション関連
でご相談を受けたことがありまして、その対策に考えてみて、手帳を使った
解決策が生まれてきたわけです（ですから、これはオリジナルな手法です）。


そもそも、手帳は「自分の行動を振り返る」「気付いたことをその場でメモする」
といった機能を得意としているものです。

手帳を使って、記憶をサポートするというイメージです。

ですから、「忙しいときについ忘れてしまいがちなこと、見失いがちなこと」に
なら何でも、手帳は効果を発揮します。コミュニケーションに活用できるのは、
考えてみれば不思議なことではありません。


■　サポート・フォローとしての手帳の役割

「手帳を使って○○する」というと、

　　手帳の中に特定の「思考パターン」がフォーマット化されていて、
　　そこに書き込んでいくことで、目標を達成する

というタイプの手帳を想像される方もおられるかもしれません。実際、そういう
タイプの手帳術もあります。


もちろん、そういう手帳術もあっていいとは思いますが、私はそういうタイプは
あまり好きではありません。何というか・・・「思考パターンの押しつけ」のように
感じてしまうことがありますし、あまり応用が利かないとも感じます。

私が手帳に求めたいのは、それよりも、まずは「外部記憶装置」としての機能
です。記録しやすさや見やすさが大事です。しかし、ただ単に「記憶」するだけ
ではなく、

　　「忙しいときについ忘れてしまいがちなこと、見失いがちなこと」

をうまくサポート・フォローしてくれるような仕組み・使い方ができること、そして、
それを「手間なく無理なく」できるのが理想です。



上記記事の「コミュニケーション術」は、そういう面で、自分としても盲点だった
ことでした。コミュニケーションや部下の育成といったことに「手帳のテクニック」
のような軽薄（？）なものを差し挟むべきではないという、変な思い込みがあった
のかもしれません。

上記のサイトでは早速記事の評価やコメントも頂いていて、今回の記事は本シリ
ーズの中でも高評価です。

この高評価の理由は、私が感じたのと同じように「盲点だった」と感じて頂いた
方が多かったからかもしれないな・・・と感じているところです。


ちなみにこんな感じです↓
―――――――――――――――――――――
　　とても参考になった　　　 62.8%
　　参考になった　　　　 　　 32.0%
　　どちらでもない　　　　 　　 3.9%
　　あまり参考にならない　 　0.0%
　　参考にならない　　　 　　　0.0%
　　その他（空欄）　　 　　　　　1.3%
―――――――――――――――――――――
（「とても参考になった」「参考になった」の合計が９４．８パーセントです！）

（↓こちらの記事です）
忙しい上司のための、手帳を使ったコミュニケーション術 :
忙しいビジネスパーソンのための手帳術
〜タイムコンシャスなビジネス習慣づくり〜 | Wisdom


■　手帳が活用できるジャンル

昔は、手帳というと、「様々な情報を集積するツール」的なイメージがあったの
ですが、現在その役割にはパソコンを使うのが主流です。

現在の手帳術は、人間の記憶メカニズムの不完全さ、特に作動記憶（ワーキン
グメモリー）の不完全さをカバーするために使うことがメインです。この「記憶を
カバーする」という役割を考えれば、このジャンルには使えて、このジャンルには
使えないなんてことは本来はないはずです。


というわけで、また効果的な使い方が見つかったら、
今後も紹介していきたいと思います。

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今日の記事作成時間は６７分でした。

では、また明日！

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Comments

手帳は「様々な情報を集積するツール」的な役割もまだまだ果たしていると思います。最近はやりの全部1冊の手帳にまとめなさい的な手法はかなり有効かと思われます。野口先生の「超」シリーズ、に触れて以来、全ての基本は押し出しファイリング、分類しないこと、カテゴライズしないこと、全ては時系列、だと思っているのです。

Posted by 手帳うぇぶ at 2009年01月29日 21:51

水口です。
手帳うぇぶさん、こんにちは。

情報の集積方法は人それぞれでいいと思いますが（私もデジタルアナログ併用してます）、
保存性、可搬性、検索性では、手帳はデジタルにかなわない面があるのは否めませんし、
情報量が増えるほど、その差は大きくなってしまいます。

それもあって、昔と比べると保管媒体としての手帳の役割は小さくなりました。
逆に言えば、昔は電話帳から住所録まで手帳で管理している人が結構いたりして、
現在よりも情報ツールとしての存在感があったわけです。


野口悠紀雄さんの「押し出しファイリング」には私もお世話になっています。
（プロジェクトごとのフォルダと、アイディア用テキストファイルが時系列です）
個人用の整理法としては非常に便利ですね。

共有する情報（チームで使う情報）ではこの方法は基本的に使えないので、
（職場では）全面的にこの方法にはできないのですが・・・。

Posted by 水口和彦 at 2009年01月30日 08:15