仕事を大きく効率化したい方に、そして、「ライフハック」では物足りないと感じる方に

こんにちは。水口です。
今日は私の本の話です。


■　『理系的仕事術』　amazonで発売開始！

私の今年最初の本が発売になりました！

と言いたいところなのですが、まだ並んでいない書店もありますので、
全面的に発売開始とは言えないのが残念なところ・・・。

書店では（新宿の）紀伊國屋さんでは店頭に出ているとの情報を頂いて
います。でも、まだの書店も多いようです。

ａｍａｚｏｎには入荷したようで、購入できるようになりました↓
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「理系的」仕事術
著者：水口和彦
販売元：すばる舎
発売日：2009-04-17
クチコミを見る


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■　「理系的仕事術」とは？

今回の本は『理系的仕事術』というタイトル。元々は編集者さんが私の本を
読んで「理系っぽい仕事術」だと感じて頂いたところからスタートしています。

とはいえ、「理系」の科学的な話や、理論的な話を書いているわけではなく、
難しい話も別にありません。

「効率的な仕事」をするための経験やアイディアをある「枠組み」を使って
整理しつつ、具体的なテクニックと合わせて紹介しようというものです。

その「枠組み」というのが、「プロセス」の観点です。


本書では２つの「プロセス」

　　「ホールプロセス」　と　「マイプロセス」

の２つの見方をすることを推奨しています。


■　ホールプロセス（全体のプロセス）とは？

「プロセス（過程）」という言葉は、「結果」と対比させて使われることが多い
です。「結果も大事だけど、プロセスも大事」という感じです。


実際には、プロセスを改善すること無しに　（短期的な幸運を除けば、）
結果がついてくることはないので、「仕事の改善＝プロセスの改善」と言って
もいいのですが・・・。

「プロセスが大事」という言い方には、「結果が出なくても、がんばったから
いいじゃないか」というニュアンスが含まれる場合もあります。そういう意味で
ちょっと使いにくい言葉でもあります。

今回はあえて「プロセス」という言葉を使いましたが、ここで言う「プロセス」
は、あくまでも「結果」を出すためのものです。


そして、そのためにはまず、仕事の「ゴール」を意識することが必要です。

しかし、私も長い（前の）会社生活の中で感じてきましたが、仕事をしている
中で、「ゴール」を見失ってしまう例は多々あります。


たとえば、報告書を作成する仕事の場合、その仕事全体の「本当のゴール」
は、「報告書を作成する」ことではありません。

本当のゴールは、「相手に情報を伝えること」です。その相手は、会議に出席
する人や、保管された報告書をいつか読む人などいろいろですが、目的は
あくまでも「伝える」ことです。

そう考えると、必要な情報さえ伝われば、報告書の枚数は少なければ少ない
ほど良いですし、パワーポイントで時間をかけて作るよりも、ワードで短時間で
まとめた方が良いわけです（特に社内向けの報告書は）。


また、会議もそうです。「会議」そのものは、会社全体の業績としては、何の
プラスにもなりません。あくまでも、会議で決まったことが（その後）実行され
てこそ、何らかの成果につながってくるわけです。

それなら、必要な意思決定さえなされていれば、会議は短ければ短いほど
良いということになります。でも、実際には長い会議ほど「仕事をした！」と
いう気分になってしまいがちです。本当は「会議の後」が大事なのですが。


もちろん、報告書作成や会議の実施も立派な「仕事」ではありますが、それ
はあくまでも仕事の流れの中の一部分にすぎません。ですから、全体として
のゴールを意識する必要があるわけです。それを考える視点が先の「ホール
プロセス（全体のプロセス）」というわけです。

「そんなの当たり前だ」と思う方もおられると思います。しかし、「会社」という
場所にいると、全体のプロセスの一部分が妙に肥大していくこともあります。
（やけに丁寧で分厚い社内報告書や、ムダに長い会議など・・・）

それに気をつけるためには、「ホールプロセス」の視点を忘れちゃいけない。
そんな意味で、重要なことです。


また、この「ホールプロセス」という視点は、「自分の仕事」だけでなく、他の
人の仕事も含めて考えるという意味もあります。「言われたことだけやれば
いい」「自分の仕事はきっちりやればいい」というのではなく、他の人との
仕事のつながりや、顧客の立場も含めて考えるのが理想です。


■　マイプロセス（自分のプロセス）とは？

「マイプロセス」というのは、文字通り、自分自身の仕事（の中の作業）の
ことを指します。

こちらは、どちらかというと、自分自身（の頭の使い方）を含めた、仕事を
行う仕組み、システムとして見る視点です。「仕事の効率を上げる」ことに
ついて、自分を客観的に見る視点と言ってもいいと思います。


たとえば、何か（ちょっと難しいこと）を考えるときには、メモを書きながら
考えると、生産性はかなり高まります。

私はそれを経験から身につけましたが、よくよく考えてみると、書きながら
考えた方が効率がいいのは、脳のメカニズム（短期記憶のメカニズム）から
考えれば、ごく当たり前のことです。


また、仕事をしていると、「うっかりミス」をしてしまうことはあるものです。
そして、「次はミスしないよう気をつけよう」と考えることもあると思います。

しかし、本来は「ミスしないようにチェック項目を決める」こと、あるいは、
「ミスしようとしてもミスできない仕組みを作る」という対応が理想です。
これも、品質管理や生産技術の観点では当たり前のことです。その方が
品質も安定しますし、何より自分自身の負担も減ります。


「マイプロセス」とは、「自分の頭」と「パソコンその他の道具」の組み合わせ
方、作業のやり方を考える視点です。

このときに、「記憶のメカニズム」や「うっかりミスの可能性」も考慮して、少し
客観的に自分自身を見るのがポイントになります。


■　２つの視点

この２つのプロセス、「ホールプロセス」　と　「マイプロセス」は、どちらも
大事なものです。

これは、自分の「仕事のやり方」に対する見方を「大きく見る」「小さく見る」
という両極端に振るためのものでもあります。


話はちょっと変わりますが・・・、

ネット上などで話題になる仕事術（いわゆる「ライフハック」的なもの）には、
「○○するための○つのポイント」といった、一種の「知恵袋」的なものや、
「○○に便利なサイト」といったツール的なものの紹介が多いです。

それはそれで、ツボにはまると役に立つこともありますが、だからといって、
そういう情報をたくさん入手すればするほど効率が上がるかと言えば、
決してそんなことはありません。

そういった情報は、どうしても「お手軽にできるもの」、悪く言えば中途半端な
ものになりがちなので、ドラスティックな（思い切った）改善にはつながらない
ことがほとんどです。

もっと自分の仕事の効率を大きく上げるためには、あえて視点を変える方が
効果的です。そのために役立つのが「ホールプロセス」と「マイプロセス」の２つ
の視点だと感じています。



↓先の本は、そういう「視点の変更」と、そこから派生した「仕事のテクニック」
を紹介するものとして書いた本です。

限られたページの中で盛りだくさんの内容になっていますから、仕事の経験が
長い人にとっては物足りない部分もあるかもしれません。でも、「仕事のやり方」
を見直してみたいときには、役に立つことがあると思います。
（※　一部、このブログに書いた内容も入っています）

部下の方に読んでもらうのもおすすめです。
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「理系的」仕事術
著者：水口和彦
販売元：すばる舎
発売日：2009-04-17
クチコミを見る


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「理系」とありますが、文系・理系問わず、手に取ってみて頂けると幸いです。

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今日の記事作成時間は６６分でした。

では、また明日！

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Comments

こんにちは
分厚い報告書・無駄に長い会議プラス、形だけの研修。。
こういったものは、会社としてのポーズでやってるんじゃないかとも思う事があります。
やらなきゃ形がつかない‥みたいな。
終わった後に溜め息の出るような会議・研修は意味が問われますよね(^^;。

Posted by 大熊ねこ at 2009年04月22日 23:29

水口です。
大熊ねこさん、ありがとうございます。

「ポーズでやってるんじゃないか」という感覚、会社では時々ありますよね。

・「他社もやってるらしいから、うちもやれ」と言われた
　担当者があまり考えずにやっているだけ

・最初はちゃんと意味のあるものだったけど、だんだん
　形骸化して、形だけになってしまった

といった原因で「ポーズ」的な社内業務が出来てきてしまうわけで・・・
こんなに非生産的なものはありませんよね。


研修にもまったく同じことが言えますが、さらに追加して

・流行りもの（のキーワード）を取り込んだ研修を売り込む業者。
　・・・でも、内容が伴っていない。

・講師の質が低い。
　色んなテーマの研修を扱っているが、どれも
　「シナリオ通り」にしか教えられない。


というパターンがあると思います。

私も研修をしますが、自信のあるテーマだけに限定して行っています。
↑こんな例になりたくない、というのがその理由の１つなんです。

Posted by 水口和彦 at 2009年04月23日 14:36