「手帳」と「フォルダ」をどう使い分けるか？ルールを決めておこう

こんにちは。水口です。
今日は「手帳の使い方」についての話を。


■　タスクに関する情報はどこにメモする？

これもご質問で頂いたものなのですが、

その内容は、

　タスクやアポイントメントについての詳しい内容は
　どう（どこに）メモするのがおすすめか？

という主旨のご質問です。

これは、結構悩ましい問題です。私も試行錯誤してきました。
どのへんが悩ましいかというと・・・


――――――――――――――――――――――――――――――
たとえば、「取引先に報告書を出す」という仕事が必要になったとすると、
それにはいろいろ付随する情報があるはずです。

　　報告書はメールで送ればＯＫ

　　先方の「○○さんと△△さんのアドレスに送る」

　　報告書の表紙は、先方のフォーマットに合わせる。
　　レポートＮｏ．は指示されたこの番号で。

・・・等々。忘れちゃいけない「ちょっとした情報」というのが出てきます。

こういう情報は、手帳（のタスクを書いてあるところ）にメモしてもいいの
ですが、あれこれメモしているとだんだんメモの方が多くなってしまいます。

それぞれのタスクについて色々メモスペースを取ろうにも、手帳の大きさは
限られているし・・・　一覧性の観点で、最低でも見開きで１週間分は記入
したい。

となると、細かいメモはやはり別にした方がいいんだろうか・・・？
でも、メモを無くしたり忘れたりするとやっかいだし・・・
――――――――――――――――――――――――――――――

という感じで悩ましいわけです。

これには自分なりの使い方、自分なりのルールを決めて対処していく
ことが必要です。


■　仕事の内容メモ：私の場合

では、私の場合どうしているかというと・・・

基本的に、タスクに付随する情報は、手帳にはほとんど書きません。


※　ただし、アポイントメントに際し「○○を持っていくこと」という情報は
　　 手帳の中に（その日か前日に）書き込みます。
　　 （たとえば、講演のときに「レーザーポインターを持っていく」など）

　　 これは「何かを準備する」という一種のタスクなので、手帳に書く
　　 のは当たり前ともいえますが。


では、タスクに付随する情報はどこに書くかというと・・・

紙（メモ）の場合も、パソコンのデータの場合も、「その仕事」用のフォルダ
に必ず入れるようにしています。

ですから、何らかの仕事が発生したときには（それが正式受注前だと
しても）、その仕事のフォルダを作成しています。


　　「そのタスクをやらなければいけない」と思い出すまでが手帳の領域
　　「そのタスクについての詳細情報を保存、確認する」のはフォルダの領域


そういうふうに使い分けのルールを決めているわけです。

※　私の場合、仕事の内容によってパソコンのフォルダだけ作成する場合と
　　 パソコンと紙（クリアフォルダ）両方を作成する場合があります。
　　 （前職ではクリアフォルダの代わりに封筒を使っていました）


私の場合、この使い分けは徹底している方で、たとえばメールでもらった
情報（文章）も、そのプロジェクトのフォルダに（テキストファイルとして）入れて
しまいます（後で使うであろう情報の場合は）。この方が、かえって後で手間
が省けて助かると感じています。



これは、「この方法がベスト」と決めつけることはできません。仕事の内容に
よって、違うやり方ができる場合もあるかもしれません。

ただ、やり方はどうであれ、「自分なりのルールを決める」こと必要です。

たとえば、あちこちの紙にメモするけど、それを保管するフォルダは作ってない
となると、必要な情報が取り出せなくて困るのは目に見えています。
（これは以前私がやってしまった失敗例ですが・・・（汗）　）



手帳は大事な情報を扱うツールですが、
すべての情報を扱いきれるものではありません。

他の手段とどう使い分けるかは、自分で決めて
おく必要がありますね。

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今日の記事作成時間は２８分でした。
では、また明日！

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