2010年01月26日　　　　

「タイムマネジメントで仕事の効率は上がるのか？」（アイティメディア向け執筆記事）

こんにちは。水口です。
今日はあるサイトに書いた記事の紹介を。

■　ITエンジニアに送る「はじめての時間管理術」

アイティメディア（株）さんのご依頼で書いた記事がアップされました。

（こちらです↓）
ITエンジニアに送る「はじめての時間管理術」－＠IT自分戦略研究所

タイトルに「ＩＴエンジニアに送る」とありますが、「ＩＴエンジニア」限定というわけ
ではなく、タイムマネジメントの手法について、まとめたものです。
（取材記事ではなく、私自身が執筆した記事です）

短い字数のなかでは、語りきれない部分もあるのですが、ポイントとなるところ
を割とうまくまとめられたと思います。

タイムマネジメントに興味のある方は、ぜひご一読を。

■　「タイムマネジメントで仕事の効率は上がるのか？」

この記事、すでに私の本を読んでいる人には、（重複する内容が多いので）
読まなくても良いかなと思いますが、２ページ目の最後の『タイムマネジメント
で仕事の効率が上がる理由』の部分は読んでみるとよいかもしれません。

エンジニア向けの記事ということもあり、「タイムマネジメントで仕事の効率が
上がるのか？」という疑問には答えておいた方が良いかと思って書いておき
ました。

というのは・・・　私は昔、こんな疑問を持ったことがあるからです。

　　仕事の計画を事前に立てようが立てまいが、
　　仕事の効率は変わらないのではないか？

どういうことかというと・・・

　　「予定を立てないとだらけてしまう」というわけでないなら
　　（予定を立てなくても、気を抜かずに仕事をするのなら）、
　　仕事はやっただけ進んでいくはず。

　　予定を立てる（仕事の順番を組み替える）ことは、
　　「納期に遅れないようにする」という効果はあるにせよ、
　　「効率」そのものが上がるわけではないのでは？

　　（例）　作業Ｃ　→　作業Ｂ　→　作業Ａ　とやるのも、
　　　　　　作業Ａ　→　作業Ｂ　→　作業Ｃ　とやるのも、
　　　　　　トータルの作業時間は同じはず。

そういう疑問です。

エンジニアの人は、そういうことを考えそうだな・・・という気がして、
今回は短い記事ですが、その疑問に答える説明を入れました。
（ちなみに私も（分野は違えど）元エンジニアです）

ちなみに、その部分の説明はこんな感じ↓です。

　（『』内は引用です）
　
『　このようにタスクやアポイントメントを整理していくと、以前よりも仕事のスピ
ードが上がってくる。別に急いでいるつもりはなくても、自然とそうなってくる。

　例えば、普段、朝の始業直後に仕事をどう進めているか考えてみてほしい。
書類やメールなどを見ながら「どの仕事をやろうかな？」と迷っていることは
ないだろうか？さらに、1つの仕事が終わったら、また「次に何をやろうか？」
と考えたり……毎日のちょっとした「迷う時間」の影響が実は大きい。

　これまでに紹介してきたように、タスクを（あらかじめ）実行日別に振り分け
ておく習慣がつくと「今日やるべきタスク」は、すでにいくつかに絞り込まれた
状態になっている。その中から1つ選び出すのなら、ほとんど迷うこともないし、
すぐに仕事をスタートできる。その結果、時間をムダにしてしまうことが減って
くるのだ。

　また、つい余計な（本当はやらなくてもいい）作業に手を出してしまうこともな
くなる。さらに、仕事への集中力も上がる効果もある。「今日やるべきタスク」
が明確になると、明日や明後日、あるいはそれ以降の仕事をいったん忘れて、
目の前のタスクに集中しやすくなる。

　「タイムマネジメントで仕事の効率を上げる」というと、「1分1秒をムダにしな
いように」とせわしなく動き回る姿を想像したかもしれないが、実際はそうでは
ない。余分な「迷う時間」がなくなり、あれこれ気が散ることがなくなるだけで、
仕事はかなり効率化するのだ。』

タイムマネジメントを行うと、実際、仕事の効率は上がるのですが、その理由
はこんな感じです。つまり、

□　「どの仕事をやればいいか？」と迷う時間が減る

□　仕事の手順を事前に考えるので、ムダが減る

□　「今日やる仕事」に集中し、他の仕事に目移りしない（集中できる）

といったことです。

他につけ加えるならば・・・
一般的なスケジュール管理を含め、よく言われることとして、

□　予定が無いと、ついだらけてしまう（こともある）

□　「○時までに帰ろう」と意識すると、仕事が速くなる

というのもありますね。これもなかなかバカにできない効果です。
他に、逆にもっと突っ込んだ方向で、

□　「この仕事を30分で終わらせよう」という意識がスピードを高める

□　「この仕事、時間がかかりすぎじゃない？」と気づくことが、
　　仕事のやり方を改善するきっかけになる

といった効果もあります。これは全体のタイムマネジメントに限らず、
個別の仕事の時間を計るだけでも、同様の効果が得られます。

これらのうち、前半は実際の作業上の効果（やるべきことがすぐ確認できる
等の便利さ）が主で、後半は心理的な効果が主になります。

まあ、あまり理屈を言うよりも、実際やってみれば効果は実感できると思い
ますが・・・。タイムマネジメントに関しては（昔の私も含め）、誤解が多いので
こういう説明も必要かな、と思っています。

今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)