2010年07月29日　　　　

バタバタしがちな状況における「タスクのさばき方」の紹介

こんにちは。水口です。

昨日の記事↓で日経WOMANオンラインの記事を紹介しました。
会議は１時間以内に終わらせよう！

この元記事についてもう少し・・・。

まず、昨日紹介した１ページ目に続いて、２ページ目には読者のコメント
（実践していること）が掲載されています。いいことも書いてありますので、
興味のある方はご覧を↓

（その２ページ目はこちら↓）
仕事に追われないタイムマネジメント術
：日経ウーマンオンライン【自分を変える！新☆仕事術】

さらに続いて、３ページ目には私の解説が載っております。

（３ページ目はこちら↓）
仕事に追われないタイムマネジメント術
：日経ウーマンオンライン【自分を変える！新☆仕事術】

■　忙しい人のための　「タスクさばき術」

ここで紹介しているのは、「時間管理」とはいっても、手帳やパソコンの使い方
（アポイントメントやタスクの整理の仕方）ではなく、主にタスクのさばき方です。

これは、もちろん時間管理にも関係してくる話でもありますし、他の媒体でも
述べているので、既に頭に入っている方もおられるかもしれませんが、復習を
兼ねて紹介しておきます。

ここであげているポイントは４つです。

１．　仕事が発生した時点で
　　　「すぐやる」「TO DOリストに加える」「やらない」に振り分ける

タスクを「頭で覚えておく」のは、ミスや失敗のもと。人間の短期記憶の容量と
一日にこなすタスクの量を考えれば、これは明らかです。

しかし、すべてをTO DOリストに書く（＝あとでやる）　とするのは、タスクが溜まり
すぎてしまう原因になりがち。ひどい場合は「リストを見るだけでウンザリ・・・」　
なんてことにもなりかねません。

ですから、すぐに終わる（その場で対応できる）ことは、その場で処理することも
重要。特に忙しくてバタバタしがちな人はそうです。

そこで、

・　短時間でできるタスクは「すぐやる」。

・　その場でできない・すぐにできないものは書きとめる　（後でやる）。
　　（普通のTO DOリストでなく、日付別のリストがおすすめ）

・　「これはやらない（人に振る・あるいは断る）」という判断も早めに

という三択になるわけです。

なかには「できればやる（できればやりたい）」というタスクもでてきますが、
仕事の場においては特に、こういう宙ぶらりんのタスクはあまり作らないの
がおすすめです。仕事の場では「やれること」「やれないこと」を周りに対して
明らかにしていくことも大事（期待させといてやらないのはNG）ですから。

２．　「TO DOリストの項目は少ないほうがいい」と考える

TO DOリストを作り始めると、どんどん書き込んでしまう人もいますし・・・
項目が少ないと「これでいいのかなあ？」と不安になる人もいます。

しかし、（書き漏らしがあるという意味でなく）リストが少ないのは全然ＯＫ。
逆に、リストがふくれあがる方が、実は要注意です。

なぜなら、それは「その場でできることを後回しにしている」ことの表れかも
しれないからです。

　　慢性的にタスクが多い　→　ちょっとした頼まれごとや相談ごとも後回し
　　→　ますますタスクが増える　→　・・・　

という悪循環になっているのかもしれません。

逆に、リストが少なければ、余裕があるので、その場その場で発生する仕事を
さっさと終わらせることもできます。そうすると、必要以上にタスクを溜めこまず
にすみます。先の悪循環の逆で、「余裕があるから、仕事が溜まらない」という
好循環のサイクルです。

というわけで、　「リストの項目は少ないに越したことがない」　と思うくらいが
ちょうどいい・・・　というのは、バタバタしがちな状況のなかで大事なことです。

３．　「いつまでに」より「いつやるか」を意識する

「いつまで（期限）」よちも「いつやる（実行日）」が重要だという話です。
期限を意識するだけでなく、タスク実行日を決めてしまおうということです。

これにはいろいろな効果があって・・・

仕事の先延ばしを防ぐ効果や、タスクを実行するための時間を確保し、
仕事量をコントロールする効果。

さらに、当日やるべきことを素早くつかめる（すぐ行動できる）効果や、
「今日のタスク」と「明日のタスク」を切り分ける効果など・・・。

詳しく語り出すと、時間管理の話全体に波及するくらい重要なことです。
実行日を決めるのと、決めないのでは、大きな違いが生まれるというのは
本当に実感しています。

４．　「降ってくる仕事」のための空き時間を必ず設ける

上記の「タスクは少ない方がいい」という話とも関連しますが、アポイントメント
を含めた仕事量（アポイントメント＋タスクの量）で、仕事の時間をすべて使い
切ってしまうのは問題です。ですから、

当日発生する仕事があるので、そのための余裕（空き時間）を持っておく。

というのはとても大事。「時間管理」というと、計画通りに行動するという
イメージがありますが、100パーセント計画通りに行動できるなんてことは、
（普通の仕事では）まずあり得ません。当日発生するあれこれに対応する
余裕を持っておくことは、絶対に必要です。

※　ここを間違えて、タスクを詰め込みすぎた予定を立てると、毎日毎日
　　「タスクの先送り」ばかりで、管理するのが煩雑になりますし、何よりも
　　気分的にも重苦しくなってしまいます。こういうタスク管理は続きません。

これらの解説↑は、このブログをお読みになる方対象に、やや突っ込んだ
解説になっております。もう少しやさしい解説は、元記事の方にもあります
ので、そちら↓もご参照ください。

（このページです↓）
仕事に追われないタイムマネジメント術
：日経ウーマンオンライン【自分を変える！新☆仕事術】

今日の記事作成時間は４３分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)