2010年09月02日　　　　

組織としての「タイムマネジメント」や「労働時間短縮」のために

こんにちは。水口です。

■　内閣府のＨＰにタイムマネジメントの話が掲載されました

先日、内閣府の「仕事と生活の調和推進室」というところで、
タイムマネジメントについて講演をしたのですが、その概要が
内閣府のＨＰにアップされてます。

（結構長いですので、お時間のあるときにでも↓）

「ワーク・ライフ・バランスに役立つタイムマネジメント」の詳細
｜仕事と生活の調和推進（ワーク・ライフ・バランス）ホームページ

■　組織としての「タイムマネジメント」

そのなかから、最近講演などでは話すのですが、本などにはまだ書いて
いない話をちょっと紹介します。

（『』内は引用です）
　
『●組織的なタイムマネジメント
「タイムマネジメントは個人の裁量にかかっていると思われがちですが、やはり
組織全体のコミュニケーションも大事です。部下は自分自身の仕事量を把握し、
こなしきれないなら上司に相談することも必要です。一方、上司も部下からの
報告を待つだけでなく、自ら進捗を聞いてみることが重要です。

こうしたチーム内の要素以外にも、組織の労働時間に影響する環境要素が
大きく分けて２つあります。まず一つ目は、トップダウン的な要素です。トップの
方針として、「残業をさせない」と明確にリーダーシップを取っている経営者の
元では、確かに残業は少ないようです。二つ目は、社風や職場の慣習や雰囲
気などのボトムアップ的な要素です。職場全体の時間意識が低い場合は、ムダ
な残業が多くなりがちです。ムダな残業には３つの種類があり、これが習慣化
している場合も多いです。
１．周りが帰らないから自分も帰りにくいという「つきあい残業」
２．次に昼間は自分自身の仕事に集中できない「残業から本気」、
３．最後が本人の仕事の進め方の問題である「なりゆき残業」
組織全体でムダな残業を減らしていくことが重要です。」　』

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記記事より引用）

「３つのムダな残業」についてはこれまでにも紹介していますが、他の要素も
含めて、実はいろいろあるのです。

私が本などでよく書いているのは、主に自己管理としてのタイムマネジメント。

これを、自己管理という側面を強調して　『セルフ・タイムマネジメント』と呼ぶと
します。これは上司も部下もそれぞれが行うべきものです。

※　「管理職の仕事は予定外のことが多いからタイムマネジメントは合わない」
　　　なんてことはありません。むしろ、予定外のことが多い中で、予定したこと
　　　を見失わずやり遂げる必要があるため、より必要性が高いくらいです。
　　　（確かに、細かく時間割を立てるタイムマネジメントなら合わないですけどね）

この「セルフ・タイムマネジメント」は「時間の管理」という名目はあるものの、
実質的には「仕事の整理」から始まるものです。

この「仕事の整理」的な観点で言えば、チーム内のコミュニケーションや仕事の
進め方、特に上司と部下の間のコミュニケーションも当然重要です。

※　ここには、業務に用いるシステムや社内インフラなども、間接的に
　　影響してきます。

この２つの要素、「セルフ・タイムマネジメント」と「チームのコミュニケーション」は、
チーム内の要素として影響が大きいものです。

そして、チームより大きいくくりでの組織、つまり、会社（または事業部）全体と
しての要素もあります。

その１つが、上記の「トップダウン」的な環境要素です。
たとえば、トップの方針やリーダーシップ、あるいは人事制度などです。

ちょっと強引な例ですが、社長が強力に「残業ゼロ」を推進し、定時になると
照明を消してまわるような会社では、残業はしにくくなりますし、残業をしにく
くなれば、限られた時間内でやりくりしようという意識も高まってきます。

その結果、タイムマネジメントのスキルが上がったり、業務が効率化すると
いう効果が出てきます（ちょっと時間はかかると思いますが）。

環境要素の２つめが「ボトムアップ」的な要素です。

こちらは、職場の慣習や雰囲気、「時間意識」などが含まれます。
実際、これは組織によって、かなり違うものです。

たとえば、いわゆる「つきあい残業」が多いか少ないかといった違いや、
会議が長いか短いかといった違いは、組織の慣習に影響されます。

また、人事制度も「制度」だけを見るのではなく、どの程度活用されている
かを見る場合は、このボトムアップ的な要素になります。
（制度が根付いているか、実際に制度を利用しやすいかという観点です）

■　タイムマネジメントや労働時間に影響する要素

タイムマネジメントや、労働時間に影響する要素は、このようにいろいろある
わけですが、大きく分類するなら

チーム内の要素
　・　各自のセルフ・タイムマネジメント
　・　チーム内のコミュニケーションや仕事の進め方など

会社全体としての要素
　・　トップダウン的な要素　（トップの方針や人事制度など）
　・　ボトムアップ的な要素　（職場の慣習や雰囲気、意識など）

と分類できます。

企業向けの研修や講演では、最近はこういう説明の仕方を使うことが
あり、上記の講演でもこの説明をさせて頂いたわけです。

いろいろご相談を受けたりするなかで、だんだん気づいてきたのですが、
組織全体を考える場合には、これらの見方は意外に重要だと思います。

たとえば、「ワーク・ライフ・バランス」関係のコンサルを受けたけど、どうも、
もうひとつ成果が出ていない・・・　という組織の人に話を聞いてみると、
上記の「チーム内コミュニケーション」の部分についての指導はあったけど、
「セルフ・タイムマネジメント」についての指導が無かった・・・という事例が
ありました。これだと、確かに成果は出にくいと思います。
（ある程度の効果はあるけど、頭打ちになると思われます）

もちろん、基本になるのは「セルフ・タイムマネジメント」の部分だというの
は変わりないんですけどね。組織を変えていきたい場合は、このように
他の要素も踏まえて全体像を把握できた方が良いと感じております。

今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)