2011年05月27日　　　　

「Ａ４縦」文書の余白は何ミリにしますか？

こんにちは。水口です。
今日はパソコン関係（文書作成）に関する話です。

こんな記事がありました。

本文エリアの拡大は余白の設定で（第2回）：A4一枚でまとめるビジネス文書の極意

（『』内は引用です）

『　それでは今回から、「ビジネス文書A4一枚主義」を実践するためのテクニック
を解説していこう。第2回から第18回までは、「Part1. A4一枚スマートなビジネ
ス文書の定番ワザ」と題して、基本的な方法を取り上げる。Word操作のおさらい
も兼ねて読んでいただきたい。（中略）

　最初に着目したいのは、文書の本文領域の上下左右にある、空白の部分。
用紙の端から本文領域までのエリアだ。これを余白やマージンと言う。

　Wordの場合、新規文書を作成すると、余白は自動的に上が35.01mm、
下および左右が30mmに設定される。初期設定のままで文字を入力すると、
1行40文字×36行がA4の標準の文字量になる。

　実はこの余白の幅は、自在に設定できるようになっている。当然この余白
エリアを小さめに設定すれば、その分本文領域が拡大し、1ページにより多くの
文字を詰め込める。その逆もまたしかりだ。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記記事より引用）

「文書を１枚にまとめるために、余白をうまく設定しよう」という主旨の記事です。

「余白を自分で設定するなんて、常識じゃん」「そんなのもうやってるよ」という
声もあるかと思いますが（←私もそう思ったけど・・・）、あくまで初心者向けの
記事のようなので、そういう突っ込みはしないでおきます。

で、上記の記事ではWord（2010）を使う場合の余白の設定法が記載されて
います。それはそれでいいとして・・・

気になるのが、こういう記事では、

　　「こうすれば設定できるよ」ということは書かれているが、
　　具体的に「何ミリまでＯＫ」ということが書かれてない

ことが多いところ。上記の記事もそうです。

「一般的には何ミリまでＯＫ」って具体的に書いてしまった方がいいと
思うのですが、そういう記述はめったに見かけません。
（書いてしまった方が、特に初心者には親切だと思うのですが）

というわけで、私なりの基準を紹介してみたいと思います。
あくまでも個人的な基準ですが、サラリーマン時代も現在も使っていて、
特に問題になったこともないので、それなりに汎用性はあると思います。

私が余白を削りたい（文章を詰めたいとき）の基準は、
――――――――――――――――――――――――――
　左　：　20ミリまでＯＫ　
　右　：　10ミリまでＯＫ
　上　：　15ミリまでＯＫ
　下　：　10ミリまでＯＫ
――――――――――――――――――――――――――
としています。

左右でアンバランスなのは、もちろん左にパンチ穴を開けるためです。
（※１枚ものの文書なので、片面印刷を前提にしています）

たいていのパンチでは余白18ミリでもＯＫなのですが、ちょっと余裕
を見て20ミリにしています。

上は詰めすぎると違和感があるので最低15ミリは残し、下はもう少し
詰めても大丈夫なので10ミリまではＯＫ。

これが、私が経験的に身につけた（割とギリギリの）余白です。
（余裕があるときは、これに５ミリプラスすることもあります）

前の会社の頃からこの余白を使ってますが、「余白が少ない」と文句を
言われたことはありません。すべての会社でＯＫとは言い切れませんが、
たいていの職場で問題ないと思います。

また、これは蛇足ですが・・・
――――――――――――――――――――――――――
フォントサイズは10～11ポイントの間。
（注釈などは8～9ポイントも可）

フォントはゴシック系を使用する。
――――――――――――――――――――――――――

というのが、私のビジネス文書書式の「マイルール」です。

明朝系のフォントを使わないのは、ゴシック系の方がフォントサイズが
小さくても読みやすいのと、コピーを取ったときにくっきり写りやすい
からです。

※　明朝系フォントはコピーでかすれやすいので、あまり使いません。
　　最近は昔ほどコピーしない（PCから直接プリントする）ので、
　　あんまり気にしなくていいとも思うのですが、昔のクセで・・・。

ただ、フォントは会社によって違いますから（明朝系をよく使う会社も
あるので）、周りに合わせるのもよいかと思います。
（上記はあくまでも私個人のルールです）

今日の記事作成時間は２８分でした。
では、また次回！

Posted by 水口和彦 at 12:00│Comments(2)│TrackBack(0)