2011年12月16日　　　　

タイムマネジメントは手帳？PC？

こんにちは。水口です。

今日は頂いたご質問についての話で、
タイムマネジメントのツール選択に関する話です。

■　ツールはPC？手帳？

先日行った講演を受講頂いた方から、
後でご質問を頂きました。

どういうご質問かというと・・・

『私は学習塾の講師をしておりますが、タイムマネジメントをする際に
　手帳を使うといたしましたら、授業コマは毎週同じになりますが、
　毎週記載すべきでしょうか。（前後略）』

というご質問です。

ご質問された方も分かっておられるのですが、

・　授業のようなくり返しのアポイントメントは、
　PCを使って管理した方が手間が省ける

・　自分で行う作業（授業の準備や資料作成その他）は、
　手帳の方がいつでもどこでも書けて便利

という違いがあります。

こういう場合、方法はいくつか考えられます。

■　１－PCを使って管理する方法

PCを使って管理するなら「月曜の18:00～19:00は○○の授業」といった
くり返しの予定は自動で入力できます。これは便利です。

ただし、この場合、タスクをその都度インプットするのがちょっと不便。
PCの前から離れることが多い場合、特に不便さを感じると思います。
（くり返しでないアポイントメントも同様です）

その不便さを回避する方法は２つあって・・・

ひとつはタスクなどを記録するためのメモを持ち歩くようにしておき、
デスク以外のところで発生したメモはその場で書きとめる　→　
それを後で「確実に」 PCにインプットするサイクルを習慣化する方法。

たとえば、使い捨てのメモ用紙を持っておき、そこに書きとめる。
→　PCにインプットしたらそのメモは捨てる。といった自分なりの
ルールを作ると、習慣にしやすくなります。
（メモのまま保管するのはＮＧ＝情報は１ヶ所に集約することが肝心）

もうひとつの方法もこれと似ているのですが、PCに打ち込んだ
スケジュールをプリントアウトして持ち歩く　→　追加のタスク等はそこ
に書きとめる（デスク以外にいる場合）　→　後でＰＣにインプットする。
という方法です。

この場合も、インプットを済ませたものは廃棄した方が、紛らわしく
ならなくて済みます（紙が残っている場合に未入力だと分かるから）。

どちらの方法でも「その場でインプットできない不便さ」　あるいは、
「後でインプットしようと思って忘れてしまうミス」をかなり回避できます。

（グループウェアなどで）アポイントメントを共有化する必要のある職場
でも、これと同様に運用することができます。

■　２－手帳を使って管理する方法

ただ、管理のシンプルさやミスの少なさという面では、全部手帳で管理
する方法にメリットがあります。

この場合は、先ほどとは逆に「くり返しアポイントメント」の記入をできるだけ
簡略にすることに工夫するといいと思います。

たとえば、授業などは、それぞれのコマが確定した時点で書きとめれば
いいのですが、すべてをすべてきっちり書くのも手間がかかります。
そこで、自分なりの省略ルールを作ってみる手があります。

学習塾の授業の予定なら、「学年」「クラス」「科目」といった項目で
記号化するといいかもしれません（例：　３Ａ－１、３Ｂ－２とか、）。
こうすると記入がだいぶ楽になります。画数が少なくて間違えにくい
略し方を考えてみるといいんじゃないでしょうか。
（複雑なルールを作ると後で分かりにくくて困る場合もあります）

■　３－スマートフォンを使って管理する方法

スマートフォンを使った管理は、基本的にPCの場合に準じます。
ただ、文字入力がちょっと面倒なので、必要に応じて省略ルールを
作るといいと思います。

■　タスク・アポイントメント情報は１ヶ所にまとめる

いずれの場合も、情報が複数の場所にまたがる場合には、

・　どれが「マスター」なのか、決めておく

・　宙ぶらりんの情報が残らないように、情報を
　　集約させるサイクル（ルール）を決めておく

という点がポイントになります。

個人的な好みを言えば・・・
私の場合、現在は「くり返し予定」はあまりないのですが、
もしあったとしても、やはり手帳を選ぶと思います。

PCがなくても書きとめられるのも、もちろんメリットですし、
PCの前にいるときも、手元に手帳がある方が便利な気がします。
（たとえばメールを見ながら書き込む作業などがやりやすいので）

もちろん、これはあくまでも私の「好み」ということですから、
自分に合った方法を差がしてみるといいと思います。

ツール選びは試してみないと分からない面もありますが、
ツール選びの参考になればと思います。
（私もいろいろ試行錯誤しましたし、今も時々しています）

今日の記事作成時間は３６分でした。
では、また次回！

Posted by 水口和彦 at 20:30│Comments(0)│TrackBack(0)