検索が便利になっても「整理」は重要（特に仕事では）

こんにちは。水口です。

先月、こういう↓日経WOMAN別冊が出ました。
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毎日がうまくいく! 片づけ&収納術 (日経WOMAN別冊)
日経BP社(2013-06-22)
販売元：Amazon.co.jp


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この別冊には私が取材を受けた記事がちょっとだけ掲載されてます。
（以前に取材を受けたものの再掲載です）

前にも同じようなパターンで、日経WOMAN別冊に掲載されたことが
あります。そのときも思ったのですが、この別冊のシリーズはテーマ別に
再構成されていて、価格も安いのでお買い得感があると思います。
（日経WOMAN本誌を読んでる人には既読の内容が多いと思いますが）

今回は片づけ・収納がテーマなので、私の仕事とは直接関連ないの
ですが、後の方に『お仕事＆デジタル整理術』という記事があり、
そのなかで私のコメントが少し掲載されています。
（（98〜99ページ　『上手な「手抜き力」で仕事をスピードアップ！』）

そのなかで私がコメントをしていることのひとつが、
「探しものをするムダ」です。


■　検索が便利になっても「整理」は重要

パソコンの（あるいはサーバー上の）ファイルや、紙の書類を整理する
のは苦手・・・という人は、昔よりは減っているように感じますし、特に
パソコンのデータなら検索もできるなど、便利になってます。

それでも、整理できている状況と、できていない状況では、仕事の
効率は大きく違ってきます。

たとえば・・・
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ひとつひとつの仕事が効率化し、短時間で終わるようになるほど、
「探しものをする時間」の影響（比率）は高くなる。
つまり、「探しもの」による時間のムダが大きくなる。

　（例）　探すのに10分　→　作業に３時間かかるとしたら
　　　　　全体の中での「探す時間」は５パーセント程度

　　　　　探すのに10分　→　作業に30分かかるとしたら
　　　　　全体の中での「探す時間」は25パーセント

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探しものに時間がかかってしまうと、細切れ時間（スキマ時間）を
活用するのが難しい。

　（例）　会議の前に15分時間が空いたというときに・・・、
　　　　　書類やファイルを探すのに時間がかかってしまうと、
　　　　　見つけたときにはもう作業してる余裕がない・・・。
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・・・のように、「探しもの」によるムダは、時間的な効率にも
意外に大きく影響しているものです。


私自身も、仕事で使う書類・ファイルは、探す時間ができるだけ
最短になるようにしています。

やり方などは『情報整理達人７箇条』という本にも書いてますが、
私が特に気をつけているのは・・・
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　進行中の仕事に関する情報は、
　検索しなくても、すぐ見つかるように
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というところです。簡単にいうと、紙でもPCでも、情報は必ず
案件ごとにまとめる、ということです。

パソコン内のデータなどは「検索すればいいじゃないの」と思う人も
多いと思いますが、個々のファイルや関連するメールなど、それぞれ
検索していると意外に時間がかかります。
（それだけで「仕事をした」気になってしまったりして・・・）

また、探すのに手間がかかると「いまからこの仕事をやろう」という
意気が削がれるのが好きではありません（これは個人的な意見として）。



ちなみに『情報整理達人７箇条』という本はこちら↓です。

特別な「情報整理ツール」的なものは、紹介してなくて、
情報の流れや取り出しやすさ（メールも含めて）について
あらためて考えてみるための本として書いたものです。
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情報整理達人７箇条 (ＳＡＮＮＯ仕事術シリーズ)
著者：水口和彦
産業能率大学出版部(2010-11-29)
販売元：Amazon.co.jp



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私は自分の本のタイトルに「達人」とか「できる人の」といった
言葉を使うのはちょっと苦手なのですが・・・（汗）
（書籍のタイトルは著者がつけるとは限らないのです）

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今日の記事作成時間は４５分でした。
では、また次回！

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