検索が便利になっても「整理」は重要（特に仕事では）

こんにちは。水口です。

先月、こういう↓日経WOMAN別冊が出ました。
―――――――――――――――――――――――――――――――
毎日がうまくいく! 片づけ&収納術 (日経WOMAN別冊)
日経BP社(2013-06-22)
販売元：Amazon.co.jp


―――――――――――――――――――――――――――――――

この別冊には私が取材を受けた記事がちょっとだけ掲載されてます。
（以前に取材を受けたものの再掲載です）

前にも同じようなパターンで、日経WOMAN別冊に掲載されたことが
あります。そのときも思ったのですが、この別冊のシリーズはテーマ別に
再構成されていて、価格も安いのでお買い得感があると思います。
（日経WOMAN本誌を読んでる人には既読の内容が多いと思いますが）

今回は片づけ・収納がテーマなので、私の仕事とは直接関連ないの
ですが、後の方に『お仕事＆デジタル整理術』という記事があり、
そのなかで私のコメントが少し掲載されています。
（（98〜99ページ　『上手な「手抜き力」で仕事をスピードアップ！』）

そのなかで私がコメントをしていることのひとつが、
「探しものをするムダ」です。


■　検索が便利になっても「整理」は重要

パソコンの（あるいはサーバー上の）ファイルや、紙の書類を整理する
のは苦手・・・という人は、昔よりは減っているように感じますし、特に
パソコンのデータなら検索もできるなど、便利になってます。

それでも、整理できている状況と、できていない状況では、仕事の
効率は大きく違ってきます。

たとえば・・・
―――――――――――――――――――――――――――
ひとつひとつの仕事が効率化し、短時間で終わるようになるほど、
「探しものをする時間」の影響（比率）は高くなる。
つまり、「探しもの」による時間のムダが大きくなる。

　（例）　探すのに10分　→　作業に３時間かかるとしたら
　　　　　全体の中での「探す時間」は５パーセント程度

　　　　　探すのに10分　→　作業に30分かかるとしたら
　　　　　全体の中での「探す時間」は25パーセント

―――――――――――――――――――――――――――
探しものに時間がかかってしまうと、細切れ時間（スキマ時間）を
活用するのが難しい。

　（例）　会議の前に15分時間が空いたというときに・・・、
　　　　　書類やファイルを探すのに時間がかかってしまうと、
　　　　　見つけたときにはもう作業してる余裕がない・・・。
―――――――――――――――――――――――――――
・・・のように、「探しもの」によるムダは、時間的な効率にも
意外に大きく影響しているものです。


私自身も、仕事で使う書類・ファイルは、探す時間ができるだけ
最短になるようにしています。

やり方などは『情報整理達人７箇条』という本にも書いてますが、
私が特に気をつけているのは・・・
――――――――――――――――――
　進行中の仕事に関する情報は、
　検索しなくても、すぐ見つかるように
――――――――――――――――――

というところです。簡単にいうと、紙でもPCでも、情報は必ず
案件ごとにまとめる、ということです。

パソコン内のデータなどは「検索すればいいじゃないの」と思う人も
多いと思いますが、個々のファイルや関連するメールなど、それぞれ
検索していると意外に時間がかかります。
（それだけで「仕事をした」気になってしまったりして・・・）

また、探すのに手間がかかると「いまからこの仕事をやろう」という
意気が削がれるのが好きではありません（これは個人的な意見として）。



ちなみに『情報整理達人７箇条』という本はこちら↓です。

特別な「情報整理ツール」的なものは、紹介してなくて、
情報の流れや取り出しやすさ（メールも含めて）について
あらためて考えてみるための本として書いたものです。
―――――――――――――――――――――――――――――――
情報整理達人７箇条 (ＳＡＮＮＯ仕事術シリーズ)
著者：水口和彦
産業能率大学出版部(2010-11-29)
販売元：Amazon.co.jp



―――――――――――――――――――――――――――――――
私は自分の本のタイトルに「達人」とか「できる人の」といった
言葉を使うのはちょっと苦手なのですが・・・（汗）
（書籍のタイトルは著者がつけるとは限らないのです）

---

今日の記事作成時間は４５分でした。
では、また次回！  

『時間管理コンサルタントが教える！ 情報整理達人７箇条 』 発売のお知らせ

こんにちは。水口です。

いきなりですが・・・
もうずぐ、新刊↓が出ます。




見ての通り・・・、今回は直接「時間管理」「タイムマネジメント」について書いた
本ではありません。「整理術」的な本です。

ただ、タイトルに

　　『時間管理コンサルタントが教える！
　　　情報整理達人7箇条 』

とあるように、時間管理的な発想を活かして、ムダ無く、余分な手間をかけずに
仕事の効率を高める整理術を紹介しています。
（紹介しているのは、実際に私がやっている手法が中心です）。


安心して頂きたいのは、私自身、決して整理が得意ではないし、整理マニア的
なところもないという点です。そんな私にもできている手法（一つ一つの行動は
シンプルで簡単なこと）で、なおかつ仕事の効率を上げられる。そんな手法を
紹介しています。

本やWebでは「整理が得意な人の」「整理好きな人しか続かない」整理術が
紹介されることもありますが、そういうのとは一線を画しています。

※　これは私個人にとしては、決して誇らしいことではありませんが・・・（汗）。
　　「整理好き」になれるならば、それに越したことはありませんからね。

というわけで、「整理が苦手」「デスクやパソコン内がぐちゃぐちゃ」という人には、
かなり役立つ本だと思います。整理手法にマニアックになりすぎず、仕事の流れ
の面からやり方を構築していけますので。

逆に、「整理が得意だ」という人には、この本はあまり必要ではないと思います。
ただ、そういう人でも、３章、４章は参考になると思います。立ち読みでもして
みて頂けるとよいかと。（←著者が立ち読み進めちゃダメか・・・（汗））


目次はこんな感じ↓です。
――――――――――――――――――――――――――
第１章 「まとめる整理」で効率アップ
　　１．現在のビジネスパーソンを悩ませる「整理」
　　２．整理ベタではもったいない！
　　３．「情報整理」と「仕事の効率」の関係
　　４．まずは情報を「ひとかたまり」にすることから始めよう
　　５．書類のまとめ方
　　６．「書類をまとめる整理」を継続する
　　７．ラベルの書き方
　　８．パソコン内のデータの整理法
――――――――――――――――――――――――――
第２章 保管書類のルール
　　１．仕事の書類を保管する理由
　　２．二つの整理の方法
　　３．共有する書類は組織のルールに従う？
　　４．種類別の分類法
　　５．案件別の分類法
――――――――――――――――――――――――――
第３章 フォルダーは２クリックで開こう
　　１．ファイル名の付け方を統一しよう
　　２．種類別整理と案件別整理の両立
　　３．ファイルの扱い方にルールを設ける
　　４．２クリックで必要なフォルダーにアクセスする
　　５．紙の書類をデジタル化する
――――――――――――――――――――――――――
第４章 情報整理のサイクルを作る
　　１．情報整理サイクルを確立しよう
　　２．メール処理のサイクルを作る
　　３．メールのキュー情報を整理する
　　４．キュー情報管理のポイント
　　５．メール情報の保管方法
　　６．メール情報を案件別フォルダーに保管する
　　７．情報整理サイクルを回していこう
――――――――――――――――――――――――――
第５章　節目の整理術
　　１．まとめた書類を解体する
　　２．デスクまわりを整理する
　　３．デスクまわり整理の裏技
　　４．デスクまわりのメモを整理する
――――――――――――――――――――――――――
第６章　「モジュール化」と「見える化」を活用する
　　１．「モジュール化」で仕事の効率化を高める
　　２．書類の有無を「見える化」する
　　３．ビジネスバックを整理して効率アップと忘れ物防止
――――――――――――――――――――――――――
第７章 プライベートの情報整理
　　１．プライベートの情報整理が必要な理由
　　２．ブックマークを整理する
　　３．メモの習慣を持とう
　　４．プライベートの情報庫を持とう
　　５．情報に対する姿勢を決める
――――――――――――――――――――――――――

このブログでも５年前に紹介したメール術↓を紹介しましたが、それよりも
一歩踏み込んでメール術の構築法を紹介しています。

メール術 私の方法

メールをタスクリスト代わりにしていて、やり残した仕事があって焦った・・・
なんて経験のある方にもおすすめです。


思い当たる方は、ぜひご一読を。

---

今日の記事作成時間は２８分でした。
では、また明日！
  

面白いけれど、ちょっと中途半端な本？： 超「超」整理法

こんにちは。水口です。
今日は本の話です。


■　超「超」整理法

遅ればせながら、最近この本↓を読みました。

超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
著者：野口 悠紀雄
販売元：講談社
発売日：2008-09-18
おすすめ度：
クチコミを見る



著者の野口悠紀雄さんの本は、読み物としても面白いところが多く、私は
今までにも６，７冊くらい（もっとかも？）読んでいます。

特に、「整理法」について書かれた、前の『 「超」整理法 』での、「整理」に関
する考察と、解決策としての「押し出しファイリング」には影響を受けました。


今回のこの本は、読み物としては面白いのですが（特に後半）、
整理のメソッドを身につけるために読む本ではなくなった感じです。


■　デジタルオフィス＝Ｇメール？

この本の前半は「Ｇメール（Googleが提供するメールサービス）」を使うことが
「デジタルオフィス」として役に立つ、という事例が紹介されています。

確かに、やり取りの記録やデータの保存を目的とした、保管・検索システムと
して、Ｇメールが活用できることはわかります。
（このブログをお読みの方の中で、もうお使いの方も多いと思います）

ただ、著者も書いていますが、同様のことは（検索も含めて）メールソフトを
使ってもできますし、容量の点でも特に問題がありません。

というわけで、この本にあるように「Ｇメール革命」というのは、やや大げさな
気がするのですが・・・。確かに、便利に使えるものではありますが、それは
Ｇメールに限ったものではありませんし。


■　Ｇメールを使うべきか？　使わざるべきか？

ちなみに私個人は「Ｇメール」を使用していません（試用したことはあります）。

その理由は・・・、

□　パソコンは基本的に持ち歩くので、複数のパソコンを使い分けることがない
　　（複数のパソコンを並行して使う場合は、Ｇメールにメリットがあります）

□　動作スピードを重視するから
　　 （Ｇメールを含むWebメール（ブラウザ経由でアクセスするメール）よりも、
　　 　パソコン内で動作するメールソフトの方が動作が速い）

□　時には個人情報も含まれるメールを、社外のサーバーに置きたくない

という理由です。


３つめの、「社外サーバーに置きたくない」という考えを、先の本で著者は
「グーグル・フォビア（グーグル恐怖症）」と呼び、ばかげた考え方だとしている
ようですが・・・、私はそうは思いません。

私も、個人用のものならいいかなと思いますし、著者がやっていることを否定
するつもりはありません。しかし、企業として使用することを勧めるのは、私は
同意できないですね・・・。


著者は、グーグル程の大きな企業が（データ漏洩などの）社会的信頼を失う
ような行動は取らないはずだ、という理由で、Ｇメールの使用は問題ないと
していますが・・・、これは「個人」としては良くても、企業としてはまずいです。

たとえ、実用上問題無かったとしても、社外秘の機密データや、顧客の個人
情報などをグーグルのサーバーに置くのは、姿勢として問題があると思います。
（自社の「管理下」にないサーバー上に置いているわけなので、プライバシー・
　ポリシー上も問題があるのではないでしょうか）

同様の考えで、（業務用のメールには）Ｇメールを使わない企業や従業員の方
は多いでしょうし、その考え方の方が現実に即していると思います。

この点においては、著者の考え方はやや「浮世離れ」していると言われても
仕方ないのではないでしょうか・・・。


■　この本は「買い」か？

で、この本が「買い」なのかどうかと言えば・・・。

「具体的なノウハウ」を求めるのであれば、「買い」ではないと思います。メール
の話以外には、「検索テクニック」的な話があるのですが、これは既に実行して
いる方も多いのではないかと思います。

しかし、この著者の本が好きな方にはおすすめできます。私は後半が面白く
読めましたし（第５章以降）、読んで良かったと思います。「整理」に関する本と
してより、「知的生産術」としての側面で魅力のある本ですね。


■　プッシュメディアとプルメディア

特に、５章の「プッシュメディア」と「プルメディア」の話は、とても重要なことを
示唆しているように思います。

※　プッシュメディア：　送り手がタイミングを決めて送信しているメディア
　　　　　　　　　　　　　（テレビ・雑誌等のマスメディア。メールマガジンもそう）

　　 プルメディア：　受け手が自ら探しにいくメディア
　　　　　　　　　　　　（インターネットのサイト上の情報。当然ブログもこちら）

情報発信者側の視点で「プッシュ」と「プル」について論じたものは読んだことが
ありますが、受け手側の視点で「プッシュ」「プル」について論じられたものは、
これまでに読んだことがなく、新鮮でした。

本書での著者の主張には、なるほどと思わされることが多いです。
　
『プルできる人とプッシュを受けることしかできない人の間には、大きな情報力
格差が生じている。』

『テレビの前に座ったままの人は、一年たっても何も変わらない』

『プッシュを受けているだけで満足しているのは、問題意識がないからだ』

『無批判にプッシュを受け入れるだけでは、簡単に世論操作されてしまう』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（205〜206ページより引用）

等々。これらは何となく感じている人も多いと思いますが、「プッシュ」と「プル」と
いう切り口で整理すると分かりやすいですし、応用も利きます。


私の個人的な意見としては、

　　「何か新しいことを始めたい」「起業したい」等、
　　「自分が行動を起こす段階」にいる人は、
　　プッシュ型の情報を受けるのを減らすべき

と考えています。

プッシュ型の情報（典型的なのがテレビです）に触れていると、何となくそれで
満足してしまい、自分が行動を起こす意欲が削がれる面があると思います。

「時間術」的な話の中でも、「テレビは見ない」「見る時間を限定する」等の話が
よく出てきますが、これは単に「時間」だけの問題だけではなく、意欲（やる気）の
面でも影響しているのではないか？　というのが私の考え（経験談）です。



■　「メールを活用する仕事術」を卒業するなら・・・

さて、最初の話に戻しまして・・・、

著者はメールを活用すれば、必要な情報はいつでも取り出せるし、効率的で
ある。という主旨のことを述べています。しかし私はそれには100パーセントは
同意できません。

私自身は、昨年に、そういう使い方から脱却する方向で自分の仕事のやり方
を再構築し、効率的になったことを確認しているからです。


「メールとして残しておき、検索して見つけられるようにしておく」というところは
同じですが（これは以前からやっています）、そこから一歩踏み込んで・・・、
「後で確実に使う情報は、いちいち検索しなくても取り出せる仕組み」を作り、
メールと併用すると、仕事の能率はさらに上がります。
（バックアップとしてのメールはそのまま残しておきます）

これを、いかに手間をかけずにやるかがポイントになるわけですが・・・、
そのへんの話は、また今度ということで。

---

今日の記事作成時間は６５分でした。

では、また明日！
  

「整理術本」に関する不満と、その原因

こんにちは。水口です。
今日も昨日に続いて本に関連した話です。


■　「仕事が速くなる　プロの整理術」

最近、こんな本を読みました。

仕事が速くなる プロの整理術
著者：吉越 浩一郎
販売元：日経BP出版センター
発売日：2008-11-20
おすすめ度：
クチコミを見る





著者の吉越 浩一郎さんは、トリンプの元社長。残業ゼロ＋19年連続増収増益
を達成した経営者の方です。

この本は、「整理術」の本として読むと、なかなか応用しづらいところが多いですし、
「ここはこうした方がいい」と突っ込みを入れたくなるところもあります。

ですが、「仕事術」の本としてみると、ところどころに参考になる考え方が散りばめ
られているので、一読の価値がある本だと感じています。

整理術と仕事術が混在して、ややまとまりのない印象の本ですが・・・、背後に
ある吉越さんの考え方や仕事術にはブレがないので、読んでいて特に違和感
はありませんでした。


■　「整理術本」に対する不満？

話は少し変わって・・・、

一読者として思うのですが、あくまでも実務を行う者の視点で見ての話として、
「整理術」系の本には、色々と突っ込みどころが多いというか・・・、実務に応用
しにくい（応用しても効率が高まらない）ものが多いと感じています。

たとえば、「整然と整理すること」自体は良いことなのですが、それを行ったから
といって、必ずしも仕事のスピードが上がるとは限りませんし、逆にスピードが
下がってしまうこともあります。

また、「検索」を使いこなすことが解決策のように言われることもありますが、
それはどちらかというと「参照する情報」についての話です。自分の担当業務
の情報（やデータ類）を取り出すのにいちいち検索しているようでは、スピードの
面で話にならない・・・と私は思います。


以前から、そんな不満、というか違和感のようなものを感じていたのですが、
その原因を考えてみると、いくつかあるように思います。

その１つは、

　　整然と整理すること（情報をフラットに扱うこと）が、
　　実務の効率を上げるとは限らない

という問題です。もう少しくわしく言うと、


　　実務を行う者の視点で見れば、頻繁に使う情報は、
　　一瞬でアクセスできるのが理想

　　しかし、情報を（図書館のように）整然と整理することは、
　　（どんなに完璧な検索システムを伴っていたとしても、）
　　「一瞬でアクセス」できる仕組みにはなりにくい

ということです。

後者の「整然」タイプの整理は、共有情報（みんなで使う情報）の整理としては
理想型なのですが、個人や少数チームの場合は必ずしもそうではありません。

情報をフラットに、整然と整理することによって、頻繁に使う情報へのアクセス
時間が長くなってしまうと、全体としての平均アクセス時間はかえって延びて
しまいます。


たとえば、整理の悪い例として、やり玉にあげられる「デスクの上に積んだ書類」
は、必ずしも悪いことばかりではありません。「必要な情報に即アクセスできる」
という観点では、良い面もあります。

※　これは、「本人が覚えていて、すぐに取り出せる量にとどまっている限りは」
　　 という限定の付いた話です。

　　 実際には、覚えていられる範囲以上に積み上げてしまい、効率が悪くなって
　　 しまうことがほとんどですし、他にも効率の悪い面があるので、デスクに積む
　　 のはおすすめできません（パソコンの「デスクトップ」も同様です）。


これらの問題には、一考の価値はあると思います。

一言でいうと、

　　上手に「えこひいき」する整理

が必要だと考えています。頻繁に使う情報と、参照する（たまに見る）情報は、
整理方法を変えるべきだということです。

このように、「整理のための整理」なら話は単純なのですが、「仕事のスピード
を高めるための整理」を目指すなら、もう少し深掘りしないといけないと感じて
います。


■　「スピードを上げるための整理」を目指す

先の吉越さんの本は（個別のノウハウはともかくとして）、「スピードを上げる
ための整理」という観点で書かれているのが、共感できるところです。

ご興味のある方は、ご一読を。



さて、「整理本」は世の中にたくさんありますが、スピードや効率を上げると
いう観点と、実務者としての観点（評論家やライターの観点ではなく）で、
役に立つ考え方がまとまっている本は、まだ無いと感じています。

これは、以前に私が「時間管理」について感じたのと似た状況でして、
実践的、実務的な「整理本」が出ないかなあ・・・とも思っているうちに、
前々から使っていた「整理」に関するアイディアが、体系としてまとまって
きました。


・・・というわけで、執筆に入ることにしました！
（実は出版社も決まっています）

まだ先の話（来年春くらい）になりますが、ご期待ください。
このブログでも「整理」に関するネタは出していきたいと思います。

---

今日の記事作成時間は５５分でした。

では、また明日！
  

三人三様の情報整理術を比較してみました ・・・ 「情報整理術 クマガイ式」

情報整理術 クマガイ式
熊谷 正寿 (著)

またまたクマガイ式です。

この本は、手帳本の続編？として、
情報の整理方法について述べられています。

（上の写真をクリックするとamazonのレビューが見れます。
　高評価と微妙な評価に分かれていますね。）


情報整理のやり方について述べられたものは
たくさんありますが、この本では、

　情報をうまく整理・保存して、
　頭の中を整理された状態にする。
　探し物による無駄な時間を減らす。

という目的のためのノウハウが述べられています。

情報の整理、保存に対する考え方は、
情報整理マニア？　と思えるほどです(^_^;)

ここまでやらんだろう・・・と思う人も多いかも
しれませんが、参考にはなります。

　必要なものを必要なときに取り出す時間が短い。
　いつでも取り出せるという安心感がある。

というところにメリットがあると思います。


このように、熊谷氏は情報の整理と保存を重視していますが、
この対極にあるのが、ライブドア堀江社長です。

念のために・・・この本にホリエモンが出てくるわけでは
ありません　(^_^;)

で、堀江社長の著書は何冊か読んだのですが、

　情報はできるだけ大量に頭に入れるが、整理などしない。
　情報をスクラップするなんて時間の無駄。

と考えているように思えます。
（堀江氏が直接こう発言しているわけではないですが、
　いろんな発言を聞くとこういう考えだと思えます。）

この点で、熊谷氏と対極にあるのは間違いないと思います。


堀江社長タイプの考え方を私なりに解釈すると、

　自分への情報のインプットは徹底的に多くする。
　必要な情報は頭の中に引っかかっているので、
　必要なときに出てくる。

　整理する時間を取るくらいならば、
　もっとインプットの時間を増やした方が良い。

ということだと思います。
潜在意識活用型というべきでしょうか。


もう１つ情報整理で特徴的なのが「超整理法」の
野口悠紀夫氏です。

詳しくは著書(超整理法 第1部)を読んでいただけるといいのですが、

　情報をカテゴリー別に分類しても検索効率は上がらない。

　案件別に封筒に入れ、入れた順番に封筒を並べるだけ。

　使ったファイルは手前側に戻すと、
　よく使うファイルが手前に来る。

　結果として情報の収納と検索の時間は
　トータルとして最小化できる。

という考え方です。


それぞれ、最優先項目が違うわけですね。


熊谷氏は　
　情報をストックすること
　情報が整理されていること
を重視し、

堀江社長は
　情報のインプットを最大化すること
を重視し、

野口さんは
　情報の保存の手間・検索する時間を最小化すること
を重視しているわけです。


あなたの好みの著者は誰でしょうか？

自分と違うタイプの人からヒントを得られることも多いので、
３人の本を読み比べてみるのも面白いかもしれません。



熊谷さんの本の話に戻って・・・

私が驚いたのは、メールの使い方について
触れられていたところです。

メールソフトの機能を使って、
メールをを目的や送信者別に振り分けるやり方は
いろいろな人が述べられています。

また、振り分けをせずに時系列のまま置いておき、
検索すればいいという人もいます。

熊谷さんの場合は、
時系列のトレイと目的別・送信者別のトレイの
どちらからでも探せるように、メールをコピーして
両方に置いてしまう。というものです。

そうすると、時系列と目的別、どちらからたどっても、
必要なメールに行き当たるというのです。

必要な機能を得るためには、ファイルがダブっても構わない。
ということです。なるほど、これはこれで合理的だと思います。
（ちなみに、私はやってみるかどうか考えたのですが、
　検索が使いにくくなりそうなので、二の足踏み中です。）


余談ですが・・・

　メールソフト内での分類や検索方法などはまだまだ発展途上
　だと思います。

　私が10年以上前に使っていたメールソフト（Eudora）と、
　今のソフトは基本的な使い勝手は何も変わっていません。

　これから数年の間に、びっくりするような優れたメールソフトが
　出てくると思うのですが・・・希望的観測でしょうか？

（余談終り）


この本の評価！

私個人としては、情報整理に時間と手間をかけるやり方は
好きではないです。
でも、この本はヒントになる部分はあるかもしれません。
値段分の価値はあります。
（でも手帳本の方が面白かったかな・・・）

本の評価
For フレッシュマン 　　　☆☆
　　（すべてをマネしようと思たらあかんでー！）

For バリバリ時間管理人　　☆ 〜 ☆☆☆
　　（上の３人の中で、熊谷さんの考え方が好きな人には☆☆☆
　　 堀江社長派には　☆ ですね。私も・・・☆です。）