よくある「島型」のオフィスは電話のためだった？

こんにちは。水口です。

仕事の効率を上げるためには、仕事をする環境、つまり職場の環境も
重要ですよね。仕事の内容によっては、意外と影響が大きいものです。

たとえば、しっかり考えたい、集中したいという仕事をしているとき、
周りから話しかけられると効率が落ちたりしますよね。
「いまは話しかけないでっ！」と言いたくなったり・・・。
私も以前、サラリーマン時代の職場でときどきありました。

そんなときは、パーティションで区切られているオフィスや、個別に部屋
があるオフィスがうらやましくなったりしたものです・・・。


そんなオフィス環境について、かつての電話のあり方・使い方が大きく
影響していたのでは？　という説を最近読みました。


■　電話加入権が職場環境を決めた？

こんな記事がありました。

記者の眼 - 電話加入権が生んだ日本のワークスタイル：ITpro

　（『』内は引用です）
　
『 　島型でパーティションのない机、部門代表に掛かってくる電話、
朝礼後にオフィスを出発して夕方に帰社して終礼する営業担当者
――日本のオフィスの日常風景で「和を大事にする日本」の象徴とも
言われる。なぜこうした業務スタイルになったのか。源流を辿っていくと、
不思議なことに「電話加入権」に行き着いた。

　日経コミュニケーション6月号で、特集「固定電話はもういらない？」を
執筆した。（中略）

　取材の過程でふと気になり、内線電話システムのベンダーに「なぜ現行
の電話スタイルになっているのか」と聞いたところ、帰ってきた答えが
「電話加入権が大元の理由」とのことだった。

　ことのあらましは以下のようなものだ。加入電話サービスを利用するには、
1回線ごとに電話加入権（現在は施設設置負担金）が必要となる。ダイヤ
ルインサービスが登場するまでは、1人の社員に1つの外線番号を割り当て
ようとすると、電話回線の数だけ電話加入権の取得が必要だった。それで
は企業の費用負担が大きすぎる。自然な発想として「電話回線を社員で
共用しよう」という流れになった。（中略）

　そして、こうした内線電話の仕組みが日本のオフィス、ひいては日本人の
働き方も決めてしまったのではないか。 （中略）

　考えてみれば当たり前の話だ。部門代表の電話は、その部門の誰かしら
の社員が受けなければならない。となると、島型の座席配置はとても合理
的だ。離れた場所に座っていたら、自分が取るべき電話が鳴っているのか
どうかが分からない。

　パーティションも同様だ。パーティションがあると視線が気にならず、静かで
集中できる。だがそれは、近くの席の音が聞こえづらくなるのと同義だ。パ
ーティションを置かず、決められた電話が鳴動したタイミングで、誰かしらが
電話を取るというオフィスが現実的だ。（中略）

　パーティションのない島型の机の配置というのは、仕事で電話を使う以上
は必然だったのだろう。電話加入権が存在した時点で、日本のオフィスの
形態は決まっていたのかもしれない。（後略） 』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

ちょっと引用が長くなりましたが・・・、

日本の企業では島型のデスク配置（デスクを向かい合わせにする配置）が
よくありますが、そうなったのは「和を重んじる精神」などが理由ではなく、
少ない電話回線を有効に使うための配置だった・・・という説です。
（日本は昔、電話加入権が高かったので）

なるほど、と思わせるところがありますね。

もしそうだとしたら・・・、

たとえば、「つきあい残業」のように周りの人の様子を気にする働き方や、
（業務と関係ないことでも）部下に干渉しがちな管理職など、日本の職場
にありがちな現象も、元々は電話のせい・・・？　ってことでしょうか？


個人的には、島型配置は電話加入権だけが理由だとは思いませんが、
一つの要因として、けっこう影響は大きかったかもしれませんね。


■　では、これからどうする？

現在は、電話に関しては、ＩＰ電話や携帯やPHS（内線電話として使える
ものもありますね）など、様々な方法を選べるようになってきています。

電話を換えるとなると、従来の配置にこだわらなくてもよくなります。
たとえば、フリーアドレス制のオフィスを導入する企業もありますし、
１人になれる（１人で仕事ができる）ように個室ブースを用意している
企業もあります。


そういった施策で仕事の効率は上がるのか？　という話は諸説あり、
たとえば、「フリーアドレスで仕事の効率が上がる」とは言い切れない
ようです（コミュニケーションを増やす意味ではいいと思いますが）。

個室にしても、仕事の効率が上がる場合もあれば、上がらない場合も
ある（１人きりだとダレてしまう）という話をよく聞きます（自宅で仕事を
するテレワークでも同様です）。

なので、完全な個室よりも、仕事の内容に応じて選択できる（共同の）
個室ブースのような形がいいんじゃないか？というのが私の意見です。
（個室ブースは仕事をサボるのに使われてしまう懸念はありますので、
　その対策が必要かもしれませんが・・・）



個人的には、私のサラリーマン時代に個室ブースがあったら良かった
のになあ・・・なんて思いますが、当時は、いまよりも紙の書類が多い
時代だったので、活用するのは難しかったかもしれませんね。

それはともかく、会社のなかでの働き方にも、いろいろな選択肢が
選べるのはいいことだと思います。

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今日の記事作成時間は４６分でした。
では、また次回！  

同僚が「マタハラ」してしまう悲しい理由

こんにちは。水口です。
久しぶりの更新になります・・・（汗）

さて、今日の話題ですが、セクハラ、パワハラなどの「○○ハラ」という
言葉がいろいろ一般的になってきていますが、皆さんは「マタハラ」は
聞いたことがありますか？


■　「マタハラ」って知ってますか？

こんな記事がありました。

「マタハラ」被害、我慢しないで！
：日経ウーマンオンライン【トレンド（キャリア）】

　（『』内は引用です）
　
『　被害を受けても相談せずに我慢している女性は約半数――日本
労働組合総連合会（連合）は、妊娠や出産を理由に嫌がらせや不利な
処遇を受ける「マタニティ・ハラスメント（マタハラ）」についての意識調査
を実施し、問題は顕在化していることを訴えた。

　「マタハラ」という言葉の認知度はきわめて低い。20歳代―40歳代の
働く女性のうち、言葉も意味もよく理解している人はわずか6.1％だった。
言葉は聞いたことがあるが意味をよく知らない人は14.4％、言葉も意味
も知らなかった人は79.5％にのぼった。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

――――――――――――――――――――――――――――
　マタハラ ＝ マタニティ・ハラスメントの略。
　妊娠や出産を理由に嫌がらせや不利な処遇を受けること。
――――――――――――――――――――――――――――
ということですね。

ちなみに
　
『　マタハラの意味を伝えた上で、これまで職場でマタハラを受けたことが
あるか尋ねると、25.6％が「受けたことがある」と答えた。これは、昨年連合
が発表した別の調査によるセクハラ被害者の割合（17.0％）を上回る。 』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

とあります。実際、こういった話はときどき耳にします。


■　同僚も「マタハラ」してしまう理由

「マタハラ」と聞くと、まず想像するのが、
―――――――――――――――――――――――
　・ 妊娠・出産がきっかけで、解雇や契約打ち切り、
　　 自主退職への誘導などをされた
―――――――――――――――――――――――
といった話で、上司などによるものです。
ですが、これは上記の調査では２番目。

最も多かったのは
―――――――――――――――――――――――
　・ 妊娠中や産休明けなどに心無い言葉を言われた
―――――――――――――――――――――――
というもの。これは同僚など、誰もがやってしまう可能性があります。

産休に関してよく聞く話に、「産休で１人抜けたのに人員が補充されない」
という話があります。こうなると、残った人の仕事の負荷が高くなってしまい
ますよね。

上司・会社としては「残った人数でなんとかしてくれれば助かる」という思い
があるとは思いますが、それにも限界はあるわけで、たとえば数人しかいない
部署で１人抜けたらカバーしきれないのが普通です。
（よほど思い切った見直しをすれば別ですが）

そうなると、職場に残る方としては大変だし、ついイヤミの１つも言いたく
なってしまうという気持ちも出てくるもの・・・。もちろん、そんなの言わない
方がいいのですが、残った人がガマンしてばかりという状況も気の毒だと
感じます。職場に残る側の人も、ある意味被害者というか・・・。


「マタハラ」では、こういった人員配置の問題が大きいような気がします。
同僚にイヤミを言われる人も気の毒だし、言った同僚も気の毒です。
（また、うつなどによる休職でも同じような問題があります）

数ヶ月といった比較的短い期間に限定して、人の割り当てを変更するのは
難しいことですが、（上司や人事担当者は）そこががんばりどころというか、
いろいろ頭をひねってでも解決策を見出さないといけないところなのかな
と思います。



興味のある方へ：　上記記事の元になった調査がこちら↓にあります

日本労働組合総連合会（連合）｜世論調査
（5月22日の分です）

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今日の記事作成時間は３２分でした。
では、また次回！  

スマホでメモを取るのはＯＫ？ ダメ？

こんにちは。水口です。

ささいなことかもしれませんが、
ちょっと考えさせられた記事↓がありました。

スマホでメモ取って何が悪い？
「態度ばっかり気になるのは、おっさん化の証拠」 (1/2)
: J-CAST会社ウォッチ

　（『』内は引用です）
　
『 新年度が始まって4日目。新入社員を迎えた職場では、早くも「ゆとり世代」
との衝突が起こっているようです。IT系商社に勤める30代のＡさんは、新人に
業務説明をしているとき、その態度に驚きました。

「私が前でしゃべっているのに、新人の1人が下を向いてスマホをいじってるん
です。カチンときたんですが、心を落ち着けて『何してるの？』と聞いたら、『え、
メモ取ってるんですけど…』と言われたんですよ」


他の4人の新人は緊張したように姿勢をただし、紙のメモを取っていましたが、
その男性だけが椅子に寄りかかって、机の下のスマホを操作していました。

Ａさんは「話は相手に顔を向けて聞いてね。それからメモは紙に書いて。営業
先でそんなことしてたら、お客に嫌われるよ」と言って、紙のノートを持ってこさせ
たそうです。

呆れたＡさんは説明会のあと、同僚のＢさんにそのことを打ち明けたところ、
「いや、そのくらいいいんじゃないですか」とあっさり言われてショックを受けました。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（後略：上記サイトより引用）


■　スマホでメモを取るのはＯＫ？　ダメ？

上司の説明を（紙のメモでなく） スマホでメモすることの是非を問う記事に
なっていて、ちょっと考えさせられるところがあります。

これについては意見が分かれるかもしれません。「スマホでメモするのはダメ」
という人が、やや多いように予想しますが、職種・職場によってかなり違うかも
しれませんね。


個人的には、上記の例に限定して言えば、どちらも良くないところが
あるとは思います。

――――――――――――――――――――――――――――――
まず、前提として・・・、この新人が使っていたスマホが個人持ちであれば、
そこに業務内容についてのメモを入れることの是非は問われます。

仕事のやり方についてのメモは、場合によっては機密事項が含まれること
もありますし、それを個人の端末に入れることが禁止されている職場も
あるからです。
――――――――――――――――――――――――――――――

その上で、上司（Ａさん）について言えば、

　「営業先でそんなことしてたら、お客に嫌われるよ」

というのは、注意するにしても言い方が良くないですよね。カチンときたのを
引きずってちょっときつい言い方をしているように思えます。

実際問題として、営業先でお客さんと話をしながらスマホをいじっていたら、
良く思われないことは充分に考えられます。今の時点では、スマホで打ち合わ
せのメモを取るのは一般的ではないので、打ち合わせ中にメールしてると思わ
れかねないですから。

・・・ということを、もう少していねいに説明してあげた方が、新人も納得する
と思うのですが。

――――――――――――――――――――――――――――――

部下（新人）の方は・・・

上記の文章だと、あまり話を聞いてなさそうな態度だったようなので、
その点は良くなかったでしょうし・・・

（スマホが私物なら）そこに仕事のメモを書いてもいいのか、事前に
確認しておくことは必要です。

「これでメモしていいですか？」と事前に確認しておけば、上司もカチンと
くることはなかったでしょうし。

――――――――――――――――――――――――――――――



スマホがかなり普及したとはいえ、その使い方やマナー的な部分については、
現在はまだ過渡期だと思います。つまり、自分が「当たり前」 「一般的」と
思っていることが、相手の「当たり前」 「一般的」とは違ってたりします。

上記のようにメモによく使う人からすれば、「スマホをいじってたら遊んでるっ
てわけじゃないんだよ」　と言いたいでしょうけど、そうは見てくれない人は
（メールやネットを見てると思う人は）まだまだ多いです。

無用な誤解を生まないために、あえて紙のメモを使うとか、スマホを使うに
しても事前に了解を取るなどの配慮は社会人としては必要です。

また、上司の側は「そんなの当たり前だろ」「社会人として常識だろ」と
言わずに、説明してあげることが必要なのかなと思います。
（もちろん会社としてのルールがあれば、それを説明することが前提です）



■　手書きのメモに感じるメリット

ここからはマニアックな話なので、参考程度に・・・

私個人としては、打ち合わせ中や説明を聞いたりする場合のメモは、
かならず手書きでメモします。それには理由があって・・・

私の場合、聞いたことを書きとめるだけであれば、最も早く書けるのは
キーボード（パソコン）でのインプットです。

しかし、（単純に書きとめるのではなく）　その場で考えたり、質問したり
しながら書く場合は、手書きの方がずっとスムーズにできます。キーボード
だと、ちょっとギクシャクしてしまいます。

ですから個人的には、上記の新人さんのように仕事の説明を聞く場合
は（マナーとかルールとかは別としても）手書きでメモします。その方が、
結果的に効率がいいと感じています。


もっと突っ込んでいうと、私の感覚では・・・
―――――――――――――――――――――――――――――
単純に、見た文章、聞いた文章を書きとめるとか、事前に内容をある
程度まで考えてある文章を書く場合は、キーボードの方が早いし便利。
―――――――――――――――――――――――――――――
打ち合わせなど、双方向のやり取りをしながら書く場合や、何かアイデア
を出す場合など、負荷の高いことをやるのなら手書きの方がスムーズ
だし、思考の質も高まる。結果的に効率もいい。
―――――――――――――――――――――――――――――
と感じています。

なぜそうなるのか、詳しいことは分かりませんが・・・
キーボードでの入力は速くていいのですが、変換候補を確認・指定する
ときに、瞬間的に思考が中断させられているような気がします。どうも
そのへんが原因ではないかと・・・。

こういうのは個人差もあるはずなので一概には言えませんが、
私はそういう使い分けをしています。

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今日の記事作成時間は５５分でした。
では、また次回！  

来年の長期計画は？

こんにちは。水口です。

年末ということで、今年の反省や来年の計画について考える人も多い
かもしれませんね。

そんなタイミングで、いま発売中の日経ビジネスAssocie １月号には
『反省と計画の手法』という特集記事があります。

――――――――――――――――――――――――――――――
日経ビジネス Associe (アソシエ) 2013年 01月号 [雑誌]
日経BPマーケティング(2012-12-10)
販売元：Amazon.co.jp




――――――――――――――――――――――――――――――

「反省」と「計画」ということですが、私は「計画」側の話として、取材を
受けてまして、その記事が35ページに掲載されています。

内容的には・・・

　３ヶ月単位で、週ごとに何をするか計画する。
　（13段階の行動内容を決める）
　　　　　　　　　　　↓
　毎週のスケジュールにその項目を入れる
　　　　　　　　　　　↓
　その項目に関する具体的なタスクを計画する
　（実行日を決めて書き込む）

という感じです。
（私の本などをお読み頂いた方には、目新しい内容ではないです）



いろんな方とお話して思うのですが・・・

長期的なプランはあるものの、それに関する具体的な行動予定は
特に書いてない（毎週のスケジュールの中に）という人は多いです。

「長期的なプラン」と「その日の行動」が（時間軸として）離れすぎて
いるせいだと思います。いきなり「その日の行動（タスク）」のレベルに
落とし込もうとしても難しいですから。

そこをつなぐために、まず週単位でやることを決めて、それをその週
に転記する→さらに具体的な行動にするという流れを作る。という
習慣を持つと、いろいろ違ってきますね。

３ヶ月を週単位にすると13段階。これなら計画するのも簡単ですし、
１年単位の計画よりも先を読みやすく、中だるみしにくいです。

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今日の記事作成時間は２１分でした。
では、また次回！  

リーダーは「傾聴」が苦手！？

こんにちは。水口です。

今日はちょっと告知もかねて、
「傾聴」についての話です。


■　リーダーのコミュニケーション

昨年出した『部下を持つ人の時間術』という本は、管理職やリーダーの役割
を担っている人に向けた本でした。

（↓この本です）
――――――――――――――――――――――――――――――
部下を持つ人の時間術
著者：水口　和彦
実務教育出版(2011-09-17)
販売元：Amazon.co.jp
クチコミを見る



――――――――――――――――――――――――――――――


この本の第４章〜第７章では、リーダーのコミュニケーションについて述べてます。
いわゆる「時間術」系の本ではあまり触れられていませんが、コミュニケーション
と時間管理には、結構深い関係があるんです。


この本ではリーダーのコミュニケーションを
――――――――――――――――――――――――――――――
　・アクティブ（能動的）なコミュニケーション
　　リーダーからチームメンバーに指示や確認をするコミュニケーション
　　（「いつ」「何を」言うかが重要）

　・パッシブ（受動的）なコミュニケーション
　　メンバーからの方向や相談を受けるコミュニケーション
　　（メンバーが話しやすいようにすることが重要）
――――――――――――――――――――――――――――――
という両面から改善する方法を紹介しています。

このうち、パッシブなコミュニケーションの部分について書いた部分に関して、
私としては少し心残りな部分がありました。

この本では、部下からの相談を受けるときの態度や聴き方について、簡単に
紹介していますが、あまり詳しくは紹介できていません。特に、『傾聴』という
聴き方について、もう少し詳しく紹介したかった・・・　と今は思います。


■　リーダーの資質と真逆？の「傾聴」

「傾聴」は、簡単にいうと「相手の話をしっかり聞くこと」ですが、
実際にやるとなると、かなり難しいものです。

たとえば私の場合、昔から「話を聞く」ことには、割と自信がありました。ただ、
それは話の内容を理解できていただけであって、「傾聴」と呼ばれる聴き方とは、
ある意味、正反対のことをしていたんです。
（私は産業カウンセラーの実習を受けて、そのことに気づかされました）


簡単にいうと、これは先の本にも書いたフレーズなのですが、
―――――――――――――――――――――――――――――
　　リーダーを任されるような人や、いわゆる「仕事ができる人」には、
　　「一を聞いて十を知る」タイプの人が多い。
　　（話を理解したり、指示を出したりするのが速い）

　　傾聴では「一を聞いて十を知る」のは完全に逆効果。
　　（途中で口をはさむと、話し手の話す気を削いでしまう）
　　相手の話をすべて受け止める「十を聞いて十を知る」態度が必要。
―――――――――――――――――――――――――――――
ということなんです。

また、いろいろ話を聞いたり、実際に実習する人を見たりしていると、
―――――――――――――――――――――――――――――
　　女性よりも男性の方が、傾聴できない人が多い。
　　管理職・元管理職の人に、傾聴できない人が多い。
―――――――――――――――――――――――――――――
という傾向があるようです。

私も他人事ではなく、傾聴の実習を受けた際には、かなり苦労したん
ですよね・・・。ちなみに、いまでも定期的に実習しています。

・・・というわけで、「リーダー」の立場にある人は、機会があれば
「傾聴」について学んでみてほしい。というのが私からの提案です。


■　傾聴の講座を行います

で、ここからが告知です。

私も関わっている産業カウンセラーのグループに、
『日本橋カウンセリング研究会』というグループがありまして、
そこの主催で、その「傾聴」の講座を行います。

100分少々と割と短時間ですが、実習もしたりするので、
傾聴がどういうものか、実感して頂けると思います。

リーダーの方は、お時間が合えば、体験してみてはいかがですか？
（いまリーダーでない方にもおすすめします）

ちなみに日時は　１１／２４（土）　10:00〜12:00。場所は下北沢です。
（12:00より早めに終わる予定です）

詳しくは、こちらのpdfを参照してください。
（↓弊社サーバーに上げてあります）
http://bizark.co.jp/121124nck-seminar.pdf

参加費は無料。無料といっても、後でうるさいセールスとかしません（笑）
（グループとしての実績作りも兼ねての実施なので無料なんです）
ちなみに私は今回は講師はしませんが、会場には行ってます。


そしてもうひとつ、同グループのメンバーが、１２／８（土）に
高崎商科大学（群馬県です）の公開講座で、同じ傾聴の講座
を行います（こちらは参加費500円だそうです）。
場所・日程などが合う方は、ぜひ。

（↓高崎商科大学 公開講座のページ。一番下に出ています）
http://www.tuc.ac.jp/uv/extension.html



これらの講座に参加するしないは別としても、リーダーの方は、傾聴を
学べる（特に体験する）機会があれば、ぜひ参加してみてください。

---

今日の記事作成時間は５６分でした。
では、また次回！