「名刺」のマナーと「名刺入れ」忘れ対策

こんにちは。水口です。

こんな記事がありました。

意外と知らない「名刺交換」の落とし穴
：日経ウーマンオンライン【新入社員がやってくる！】

『意外に知らない名刺交換』という言葉に、ちょっと反応してしまいました。

名刺の受け渡しなどのマナーって、分かっているつもりだけど、ちょっと
自信が無かったりしませんか？

で、名刺のマナーですが・・・　　（『』内は引用です）
　
『　名刺は訪問した側から出すのが基本。目を見て挨拶し、両手で渡し、両手
で受け取り、名刺交換が終わるまでは胸の高さをキープする。もらった名刺
はすぐにしまわず、しばらくは机に置いておくのがマナー。また、名刺の文字
に指先が触れないように注意したい。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記記事より引用）


記事には『訪問した側から出す』とありますが、私が日頃名刺交換をするとき
には、同時に受け渡しすることがほとんど。その場合のマナーも、次のページ
にありました。

　
『１．両手で持った名刺を胸の前に揃え、相手の胸の前に差し出す

２．自分の名刺を右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取る。
　　この時、相手の名刺は名刺入れの上に乗せて受け取る

３．相手が片手でこちらの名刺を持ったら、手を相手の名刺に移動させる。
　　相手の名刺を両手で頂いているかたちになるので、その後、手前に引き
　　寄せる』

とあります。

本来、名刺は両手で受け取るのがマナーですが、同時交換だとどうしても
片手で渡しつつ、片手で受け取ることになってしまう。だから・・・

　片手（左手）で受け取って　→　自分の名刺を渡し終わった右手を移動
　→　相手の名刺を両手で頂いた形にしてから引き寄せる

こういうアクションになるわけなんですね。なるほど。

私もこれ、何となくやっていましたが　（←つまり、人真似ということ　（汗））
こうやって意味を聞くと、納得しますね。ちゃんと意識してやることにします。



さて、名刺のマナーで、私が以前疑問に思っていたのが、

名刺を頂いた後、机の上に相手の名刺を置くときには、（相手の）名刺を
（自分の）名刺入れの上に乗せるか？乗せないか？というマナー。

一般に、「名刺入れに乗せるのがマナー」と言われますが、複数の名刺を
もらったときには乗せきれません。名刺が３枚以上になると、どうしても乗ら
ないので、あきらめて机の上に置くとして、２枚のときなどは、名刺入れの
上に、名刺を２枚並べて乗せたりしたこともありました。これ、バランスが
崩れると大変・・・（笑）

「こういう場合は、直接机の上に置いてもマナー的に問題ない」と聞いた
ときには、ほっとした記憶があります。

名刺のマナー、ちょっと自信が無いという人は、上記の記事を確認して
みてください。


■　「名刺を忘れない」ためのコツ？

上記の記事とは直接関係ありませんが・・・

名刺入れで困るのが「名刺入れを忘れてしまう」という状況。
私は昔、ときどきありました・・・。これって困りますよね。

で、なぜ名刺入れを忘れてしまうのか？分析してみると・・・話は単純。

・　（自宅で）スーツの内ポケットに名刺入れを入れたまま脱いでしまう
　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
・　名刺入れはそのままで、翌日は別のスーツで出かけてしまう

というミスがほとんどでした。

持って出るのを忘れないまでも、出がけに「名刺入れどこいった？」と
焦ることもあったりしました・・・。こういうのは良くないですね。


で、現在はどうかというと、名刺入れを忘れることは無くなりました。
なぜ無くなったかというと・・・名刺入れの入れ場所を変えたからです。

（今はこういうふうに、自分でルール化しています）
―――――――――――――――――――――――――――――――
・　いつも持ち歩くバッグに、「名刺入れ用」のポケットを作ってあるので、
　 名刺入れは基本的にそこに入れる。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
・　家を出るとき、バッグを閉じるときには、そのポケットが目に入るので、
　　名刺入れが無ければ、すぐ気づく（だから忘れないで済む）。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
・　人と会うときには、事前に名刺入れをバッグ→スーツのポケットへ移動。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
・　帰り道や帰社してから、名刺入れをスーツ→バッグへ移動。
―――――――――――――――――――――――――――――――

単純なんですが、これで「名刺入れはどこいった？」とあわてることは
無くなりましたし、忘れたまま出かけてしまうこともありません。

バッグの中の、割と目立つ位置に名刺入れを入れるようにしたのは、
良かったかもしれません。特に意識していなくても、気づきますので。


ビジネスパーソンたるもの、名刺入れはきちんと管理すべきだ！　という
意見もあるかと思いますが、私はこういう「パッと見て気づく」対策の方が
向いているような気がします。どうしても、考えごとをしているときなど、
うっかりしがちなんですよね・・・（汗）

女性の場合は、もともと名刺入れをバッグに入れている人が多いですが、
「見える位置のポケットに入れる」というのは女性も使えるかもしれません。

心当たりのある方は、試してみるといいかもしれません。

---

今日の記事作成時間は３６分でした。
では、また明日！
  

「ライフハック」という言葉が使いづらくなってきた？

こんにちは。水口です。

こんな記事がありました↓

【今使うとかなり痛い！】ビジネス・IT用語(週刊SPA!) - Yahoo!ニュース

「今使うと恥ずかしい」ビジネス用語、ＩＴ用語という話です。


■　今使うと恥ずかしいビジネス用語−簡単な概念に横文字を当てる

確かにビジネス関係の言葉は、流行りすたりがありますし、使うと恥ずかしい
言葉もありますね。実は私もブログや本を書くなかで少し意識します。

記事にはこうあります↓
　（『』内は引用です）
　
『いわゆる"デキるビジネスパーソン"たちがこぞって使っていたような目新しい
言葉も、やがては腐る。たとえば「ウィンウィン」。「双方が利益を得られる、
みたいな概念はいいけど、言葉としてはもう恥ずかしくて使えない」(35歳・
男・不動産)、「TVでも聞かないし、使ってる人も見かけません」(40歳・主婦)
など、かなりの腐臭を感じている人が多い。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

「ウィンウィン（ＷｉｎｰＷｉｎと書くこともあります）」という言葉は、以前からありま
すが、割と最近、耳にすることが増えました。よく使われるようになるとともに、
恥ずかしさも高まってきたということでしょうか・・・。

「ウィンウィン」という概念、つまり「両者にとってプラスになる解決策を見出す」
という概念自体は古びるものではありませんが、言葉としては確かに使いにくく
なってきた気がします。

これってなんなんでしょうね・・・。概念としては割と簡単なことなのに、あえて
横文字を使うことに気恥ずかしさがあるのでしょうか？

※　それと似たパターンだと私が考えているのが「ブルー・オーシャン」です。
　　 指している概念は簡単なことなのに、あえてこの言葉を使うのは、今と
　　 なっては恥ずかしい気がします。


■　今使うと恥ずかしいビジネス用語−言葉の意味が不明瞭？

同記事には、こんなことも↓書かれています。
　
『もっとも意味や概念を理解できる言葉ならまだまし。「ユビキタス」や「コンプ
ライアンス」「グローバルスタンダード」あたりは「いまだに意味がよくわからない
まま、気がついたら腐ってた」(34歳・男・小売)なんて指摘もあり、「わざわざ
横文字にする意図が不明。理解してもらうための気配りが感じられない」(31
歳・男・建設)ために腐るのが早まった節も。ほんの少し前まで、ビジネスの必
須用語みたいに言う人もいたのにね。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

「ユビキタス」や「グローバルスタンダード」は確かに使われなくなってきましたね。

ただ、「コンプライアンス」は今でも普通に使われているような気がします。日本
語で「法令遵守」という方が珍しいですよね。多分、仕事上関係ある人は、今
でも「コンプライアンス」という言葉を使っているはずです。

ただ、一般的なイメージとしてはこうなんですね。これは、会社などで、この言葉
を（言葉の意味の説明なしに）一時期使いまくったのに、今は聞かなくなったと
いうことかもしれません・・・。（今はどうしてるんだろう？）


■　痛い用語の比較

同記事には、他にもいくつかの言葉についてアンケートの結果が掲載されて
いますが、文字だけで分かりにくかったのでグラフにしてみました↓



　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトの数値を引用・グラフ化しました）

「ヒルズ族」「ＩＴ革命」は別格として、「ウィンウィン」がそれに近いくらい評判が
悪いのはちょっと驚きました（そこまでとは思っていませんでした）。

他には、「ネットサーフィン」という言葉は、確かにもう死語に近いかも・・・。
私もあまり使わなくなってきました。


■　「ライフハック」も恥ずかしい用語入り？

ここでちょっと気になるのが、「ライフハック」という言葉です。

「ライフハック（LifeHack）」という言葉は、

　　情報処理業界を中心とした「仕事術」のことで、いかに作業を
　　簡便かつ効率よく行うかを主眼とした技術（テクニック）群である

という意味の言葉です（↑Wikipedia日本語版より引用）。

「仕事の効率を上げる」という意味で、私の仕事（時間管理関係）とも関係が
ありますし、私も過去に少しこの言葉を使ったこともあります。
（このブログに１つだけそのカテゴリーがあります）

ただ、この言葉が流行っていた当時から、「仕事術」とは言えないものまで
「ライフハック」と呼ばれることがあったり、小手先のテクニックに走りすぎて
いる場合もあったりと・・・「結局、ライフハックって何なの？」という違和感は
少しありました（それで、私はあまりこの言葉を使っていないわけです）。


そんな「ライフハック」という言葉ですが、最近何となく感じるのは、そろそろ
この言葉を使うのが恥ずかしくなってきたかな・・・　という雰囲気です。

そこであらためて考えてみると、上記であげた

　　「簡単な概念に横文字を当てる」
　　「言葉の意味が不明瞭」

といった、すたれる言葉の条件を満たしています・・・。

「ライフハック」的なもの、特に「仕事術」的なものは、もちろん現在も必要
ですし、決して無くなりはしないのですが、言葉としての「ライフハック」は
そろそろ使いにくくなってきたような気がしています。

皆さんはどう思います？


※　誤解のないようにつけ加えておくと、ライフハックを紹介している人を
　　 揶揄するつもりはありませんし、また、「ライフハック」と呼ばれるもの
　　 がすべて「小手先」だというつもりもありません。
　　 （あくまで、全般的なイメージ、言葉のイメージの話です）

---

今日の記事作成時間は５０分でした。
では、また明日！
  

『クリックしない連続メール読破術』 とは？

こんにちは。水口です。
今日もパソコン関係の話、特に「マウス」についての話です。


■　「マウス」はなくならない？

昨年の話ですが、（もうすぐ日本に上陸する）Ａｐｐｌｅ社の「ｉＰｈｏｎｅ」の、
米国での発表の映像は、衝撃的でした。

スティーブ・ジョブズ氏のスピーチが素晴らしい・・・というのもありますが、
その話ではなく、ｉＰｈｏｎｅのタッチパネルの機能です。

※　スティーブ・ジョブズ氏といえば、私はこの本↓を以前に読みましたが、
　　 （個人的には）とても面白い本でした。
　　 （同氏やＡｐｐｌｅ社に興味がなければ、あまり面白くないかも・・・）
　　
　　スティーブ・ジョブズ-偶像復活


ｉＰｈｏｎｅは、通常のタッチパネルと異なり、「マルチタッチ」と呼ばれる
機構を備えたタッチパネルを搭載しています。

通常のタッチパネルは（検出機構の関係で）指で２点を同時に触れても
正しい位置は検出されません。たとえば、銀行のＡＴＭのタッチパネル
などはそうなっています。（あの上に何か物を乗せてしまうと、指がうまく
検出されなくなってしまいます）

ｉＰｈｏｎｅのタッチパネルは、２ヶ所同時に検出することもできるので、
それを利用した新しい操作方法を使うことができます。
（たとえば、２本の指でウィンドウを広げたり縮めたり・・・とか）

このデモンストレーションを見たときには、「これが応用されたら、
将来パソコンからマウスが消えるかも？」と思いました。

しかし、実際にパソコンからマウスが消えるかといえば、そんなことは
あり得ません。よくよく考えてみると、コストや技術の問題以外に、
どうしても越えられない壁があるからです・・・。


■　タッチパネルの「越えられない壁」

先のｉＰｈｏｎｅのマルチタッチ機能は素晴らしいのですが、問題は
これをどうパソコンで使うかです。

もし、現在のようにディスプレイを立てた状態で、タッチパネルを使うと
したら・・・、１時間もしないうちに腕が疲れてしまうでしょう。
（立てたディスプレイを操作するためには、腕を持ち上げた状態で
　操作しなければいけないので）

そうなると、ディスプレイを寝かせるしかないのですが、この場合には
キーボードがジャマになってしまいます。「見る」ために一番いい位置が
キーボードに占拠されているわけです。

この問題は、今のところ解消する見込みはありませんので、私はパソコン
のタッチパネル化は、今後も本格的には進まないと思います。

「タッチパネルも使えるパソコン」は増えるでしょうし、キーボードを使わなく
てもいい分野では活用されるかと思いますが、少なくともビジネス用途で
マウス（とその他のポインティングデバイス）の代替として普及するとは
思えません。


・・・というわけで、私たちは、好むと好まざるとにかかわらず、まだまだ
マウスのお世話になることでしょう。
（↑マウスの代替としてのタッチパッドやポインティングスティックも含めて）


■　「マウスをクリックしない」メール処理

さて、なぜ「マウス」の話をしたのかといいますと・・・、
「メール術」と少し関係があります。

先日、「日経ビジネスＡｓｓｏｃｉｅ（メール特集の号）」に
私のインタビューが載りましたが、そのなかで

　　『クリックしない連続メール読破術』

を紹介しています。

『クリックしない連続メール読破術』というのは、
今つけた名前ですが（笑）。

※　記事タイトルは「同じメールは２度見ない」です。
　　 そのなかで、メールの素早い読み方も少し紹介したんです。

この、「クリックしない連続メール読破術」は、「プレビューウィンドウ」という、
「上下二分割」表示ができるタイプのメールソフトで使える方法です。
（プレビューウィンドウとは、上がメール件名、下がメール本文という、
　分割表示のことです：　※ソフトが対応してれば左右でも構いません）

※　すべてのメールソフトで試したわけではないので、できないソフトが
　　 あったらごめんなさい・・・。私が今使っているのは「Thunderbird」ですが、
　　 この手法自体は昔「Outlook Express」を使っていた頃からやってます。


この手法は「返信しなくてもいいメール」を次々に読むときに役に立ちます。
たとえば社内メーリングリストからのメールや、毎日大量にCC（参考）メール
が届く人には、とても便利だと思います。
また、メールマガジンを次々に読んでいきたいというときにも使えます。

※　過去のメールの内容を確認していく目的でも使えます。
　　 できればそれが必要な状況にならないようにしたいものですが・・・。


■　「クリックしない連続メール読破術」のやり方

この（雑誌の）記事だけでは、少しわかりにくいかもしれませんので、
説明しておきます。


クリックしない連続メール読破術　のやり方
――――――――――――――――――――――――――――――
□　まず、プレビューウィンドウの上側のメール件名をクリックします。

□　そのままマウスカーソルを本文の方に持っていきます。

□　そこでマウスのスクロールホイールを回すと・・・
　　本文がスクロールされます。
　　（このときに本文を「クリックしない」のがポイント）

□　読み終わったら、カーソルキー（矢印キー）で、
　　下（または上）のメールに移動します。
　　（クリックしていないので、まだ上側の「メール件名」を選択した
　　　状態が残っていて、カーソルキーで次のメールに移動できます）

□　以降、くり返し・・・　となります。
――――――――――――――――――――――――――――――


さらに、次のどちらかの構えを取れば、この操作を極めて速く進める
ことができます。

構えその１
　・右手にマウス（のスクロールホイール）
　　左手でカーソルキー

構えその２
　・右手でカーソルキー
　　左手でトラックパッド等（のスクロール動作）

これで、他の操作をしない限り、何通メールでも「クリックなし」で
連続して操作していくことができます。


この操作、話を聞くだけではあまりピンとこないかもしれませんが、
通常操作よりもスピードは極めて速くなりますし、操作も楽です。

※　ただし、これは「読むだけ」のメールが対象で、返信が必要な
　　 メールでこれをやっても、あまり意味はありません。


■　「クリックしない」ことを考えると、パソコン操作は速くなる

なぜ、この操作方法が速くて楽なのか、一言で言うと、
「マウスをクリックしない」からです。

マウスは確かに便利な存在ですが、可能な範囲で「クリックしない」
操作方法に切り替えた方が、パソコンの操作は速くなります。

※　「クリック」という動作には、「カーソル位置の調整」が必要です。
　　 この操作には、必ず「視覚からのフィードバック」が必要なので、
　　 キー操作やスクロールよりも必ずスピードが落ちます。
　　 （また、神経も使います）

※　「マウスをクリックしない」操作方法としては、「ショートカットキー」も
　　あります。ちなみに先のメール処理は、ショートカットキーを使って、
　　Ctrl＋A（メールを開く）→スクロール→Ctrl＋Wなど（メールを閉じる）
　　→カーソルキーで移動・・・とやることもできます。
　　（これだと少し手順が増えてしまいますが・・・）



「読むだけ」メールが多い場合には、試してみてはいかがですか？

---

※　ちなみに私はマウス以外では「ポインティングスティック」派です。
　　 ＴｈｉｎｋＰａｄの「トラックポイント」（キーボード上の赤いポッチ）です。
　　 マウスが使えるときは基本的にマウスを使いますが、右手にペンを
　　 持っているときなどは左手でトラックポイントを操作することもあります。
　　 （ややマニアックですが、これはこれで便利なこともあります）

今日の記事作成時間は７０分でした。

では、また明日！


  

やらなきゃ損？ 画面の設定ひとつで作業効率が大きく上がる！

こんにちは。水口です。
今日は、パソコンの話題です。


■　ノートパソコンでデュアルディスプレイ

実は、新しいパソコンを導入したんです。それで現在、その新しいパソコンで
トラブルがあって苦労してます（涙）。今日はその話は置いておいて・・・、


パソコンを変えたのは、今まで使っていたのは重すぎて、持ち運びがつらく
なってきたせいです。ずっと軽いものに変えたというわけです。

使っているのはThinkPadで、ThinkPadとしては今度が３台目です。

先代が重かったというのは当然で、15インチモデルだったからです。
（14.1インチ→15インチ→12.1インチ（今回）と変えてきたことになります）


なぜ15インチを使っていたかというと、外付けのディスプレイと合わせて
デュアルディスプレイ表示にしたときに、表示のサイズがぴったり同じで、
見やすく、操作しやすいからだったです。

最初は、14.1インチと15インチ（外付け）でデュアルディスプレイにして
いたのですが、ちょっと違和感があったので、思い切ってさらに大きな
15インチモデルにしたというわけです。

この組み合わせは、なかなか快適でした。

※　デュアルディスプレイにするときは、解像度自体は違ってもいいのですが、
　　 ピクセル（１つの画素）の大きさが違うと、使っていて違和感があります。

　　 それで、本体と外付けディスプレイの両方が15インチXGAになるように
　　 15インチモデルを使っていたというわけです。


・・・　パソコンに詳しくない方、わかりにくい話ですみません。
　　　 もう少し続きます。


前々から12.1インチ（B5サイズ）に変えたいとは思っていたのですが、うまく
合う外付けディスプレイの選択肢が少なく、躊躇していたというわけです。
それも何とか見つかりました（そのディスプレイの話は、また今度）。


■　パソコンの表示機能を使いこなす

わざわざデュアルディスプレイにこだわっているのは、そのほうがパソコンでの
作業効率が良くなるからです。文章書きでも、Web関係でも、ほとんどの作業で
デュアルディスプレイの恩恵を感じることができます。

作業領域が広くて、複数のウィンドウを同時に見られる環境は、うまく使えば
作業効率が相当に高まります。

ただ、同じ作業領域でも、使い方しだいでずいぶん変わります。



実は、ここからが今日の本題です。

パソコンでの作業、特に文章書き関係の作業のためにおすすめの
方法が１つあるんです。


それは・・・表示させるフォントにこだわることです。

以下、WindowsXP での話になります。
（2000でも同じように使っていました。Meのときはどうだったっけ・・・？）
（ちなみに、私はVistaは当分使わない予定です）


□　まず、「滑らかな」文字を表示させる

パソコンの画面では文章が読みにくく、紙にプリントアウトすると読みやすい。
という現象は、誰でも感じたことがあるのではないでしょうか。

それには、いろいろ原因があるのですが、そのなかの重要な要素は、文字の表示
の滑らかさの違いです。

たとえば、同じようにＷｏｒｄで文章を書いていても、表示させるフォントを変える
だけで、読みやすさはずいぶん変わります。　これはかなり違いますので、まだ
やっていない方は、ぜひお試しを。


まず、「視覚効果」の中の「スクリーンフォントの縁を滑らかにする」が設定されて
いる必要があります。

※　コントロールパネル→システム→詳細設定→パフォーマンスオプション
　　→視覚効果　　の中の設定項目です。


ただ、この設定をしても、きれいな滑らか表示になるフォントと、ならないフォントが
あります。たとえば、デフォルトで画面表示に使われているフォントや、Excel等で
デフォルトのMSPゴシックは、表示がギザギザしています。

私が使っているなかで最も良いのは、「HGP創英角ゴシックUB」というフォントです。
これは滑らかに表示される上に、もともと太字なので、画面上で読みやすいという
特徴があります。（Office2003に付いてきたフォントです）

太すぎると感じるときは、「HGPゴシックE」もいいのですが、後で言う理由で、創英角
ゴシックUBのほうがおすすめです。

　　それ以外に、印刷物用にモリサワのOTFフォントというものも（新ゴとリュウミン）
　　購入して使っているのですが、これも画面上ではもうひとつです。なぜ・・・？


この設定にすると、Ｗｏｒｄを使っているのに、Ｐｄｆを見ているときのように、滑らかな
フォントで表示されますので、かなり快適に作業ができますよ。

※　ただし、このフォント、印刷すると結構くどいです（極太なので）
　　 最終的には、別のフォントに置き換えるとして、作業用のフォントと
　　 して使うのがおすすめです。



□　つぎに、文字を「思いっきり小さく」してみる

この状態（HGP創英角ゴシックUBの滑らか表示）だと、文字を小さくしても、滑らか
なまま表示されます。

滑らか表示のままサイズを一番小さくできるのが、このフォントなんです
（それもあってHGPゴシックEよりおすすめです）。


そして、文章を書いたり読んだりする場合、この状態で、ギリギリ読める範囲で、
縮小して表示させてみてください。こうするとパソコンの画面上でも、本を読むときに
近い感じで「斜め読み」がしやすくなるんです。


「滑らか表示」→「さらに文字を小さく」　と変えることによって、一度に目に入る
文字数が多くなります。さらに、「スクロール」という動作を行う回数が少なくなります。

これらによって、パソコン画面上での斜め読みしやすさは、大きく変わります。
（本当ですので、ぜひ一度お試しを。）


□　（おまけ）　縦長のウィンドウで使ってみる

さらに、Wordなどで、横書き文書を書いている場合、表示を小さくすると、普通の
シングルディスプレイでも、２つの文書を無理なく並べて表示させることができる
ようになります。

参照する文書がある場合などには、こうするととても便利です。
（私も外部ディスプレイが使えない場合に、よくやります）

　　（おまけ終わり）



パソコンは、使い方ひとつで作業性が大きく変わります。

雑誌やネットの「パソコン活用」記事では、フリーソフトの紹介記事などが多く、
こういうベーシックな使いこなしについて書かれたものは、あまり目にしません。
（上のフォント設定関係も、自分で試行錯誤しながら見つけたものです）

「パソコンの使いこなし」について、本当に大事な（と私が実感した）情報は、
案外一般的には出回っていないんですよね・・・。ここが不思議なところです。
まあ、「フリーソフト紹介」の記事のほうが見映えがいいので仕方ないのかな・・・。


他にも、私がとても効果的だと感じている、パソコン作業効率化の「基本的な手法」
と　「とっておきの手法」があるのですが、これらもメディアの上などでは、あまり見る
機会がありません（むしろ、反対のことばかり紹介されている気もします・・・）。

その手法も紹介したいところですが、こちらはセミナー等で実例を見せながら紹介
している方法なので、ここではちょっと紹介できません。ごめんなさい。




それはそれとして、今日の提案は、

デフォルトの「MSPゴシック」のギザギザ表示からおさらばしてみませんか？

ということでした。

（ちなみにMacの場合は、XPと同時期にはすでにデフォルトで画面表示が
　きれいでした。このへんは、さすがですね。）

---

セミナーで紹介しているという「パソコン効率化」の話は、
11日の「基礎講座」（の３コマ目）にも入っています。

↓この記事で紹介した講座です。
「あなたの「時間管理の仕組み」作りのために」


今日の記事作成時間は６８分でした。

では、また明日！
  

意外にバラバラ？ メールのマナー

こんにちは。水口です。

今日は、「Ｅメール」関係の話です。


■　Ｅメール関連のマナー・しきたりの不思議さ

こんなコラムがありました。

テクノロジー解放日記 > Ｅメールマナー研修で困る :
ITmedia オルタナティブ・ブログ

（『』内は引用です）
　
『　皆さんの会社では一体どうしているだろうか？いわゆる「ビジネスマナー講座」の
ような講座や、あるいは書籍では、電子メールのマナーについては詳しく触れられて
いないように思う。（中略）

なぜだろう？答えは明らかだ。まだ「マナー」と呼んでいいような作法の集合が存在
しないのだ。電子メールの作法には、実に沢山の流派がある。（後略）』

とあります。

そう言われると、確かに思い当たる節はありますね。

メールの使い方については、マナーも含め、いろいろ確立されていない部分が
依然として多いという印象がありますね。


■　メールマナー・メールスキルが確立されていない事例：「いつ見るか」問題

マナーというより「スキル」に近い話でも、確立されていない部分はあります。
たとえば、仕事への影響がとても大きい、

　「受信したメールをいつ見るか」問題

です。メールの件数が増えてくると、メールの扱い方１つで、仕事の効率は大きく
変わります。

特に、メールを受信する都度、内容を確認するような仕事のやり方をしていると、
本来やろうと思っていた仕事が中断されてばかりで、仕事の効率が大きく下がり
ます。（「メール対応が主業務」という人でない限り、こうなってしまいます）

しかも、困ったことに、こういう状況では、メールを見ているだけで「仕事をした
気分」になってしまいがちです。実際には、本来の仕事は進んでいなくても、
「仕事した」という感じはある・・・　つまり、自分がいかに効率の悪いことをして
いるのか、なかなか自覚しにくいのです。
（別にそういう人を揶揄したいのではなく、自分を振り返ってそう感じるんです）


それで、『メールが来るたびに反応するな』という意味のことを、このブログでも
書きました。それが2005年のことです。

「メールはいちいち見るのではなく、まとめて見るようにしたほうが効率がいい」
という話は、現在では「時間術」「仕事術」系の本によく登場するようになりました。
しかし、2005年当時は、そういう話を耳にすることは、ほとんどありませんでした。
（私と同様に気づいている人はいたでしょうが、公の場で言う人は少なかった。）

仕事の効率を考えれば当たり前の話なのですが、それが言われ始めたのも、
この２、３年のことでしかないのです。

それだけメールについてのスキルやマナーは、まだ充分に確立されていないと
いうことなのでしょう。


■　メールマナーの流派

さて、「メールの作法」の話に戻ります。先ほどの、
　
『電子メールの作法には、実に沢山の流派がある。（後略）』

という話、思い当たるところはあります。

たとえば、返信メールのなかに全文引用を入れるかどうか、返信メールの件名の
つけ方などがそうです。

先のコラムでは、それらも含め、いくつかの流派の違いを取り上げています。
（『』内は引用です）
　
『・全文引用は失礼だ派 （vs. 全文引用しない奴はダメだ派）』

『・署名は長い方が良い派 （vs. 長い署名はみっともない派）』

『・HTMLメールは悪だ派 (vs. 気にしない派)』

『・返信の件名は必要に応じて変更すべきだ派
　 (vs. スレッドが途切れるので変更すべきではない派)』

『・冒頭には自分の名前を名乗るべきだ派』

『・To:ヘッダの中で相手の名前を呼び捨てにするのは失礼だ派』

『・全文引用をぶった切ってメールを書く際には、
　「インラインにて失礼します」等の一文を入れる派』

『・免責条項記載派』

『・日本語件名は失礼だ派』

『・夜中にメールするのは失礼派』　　

パッと見て、「何だろ、これ？」と思うものもあると思います（私もありました）ので、
気になる方は、先のコラムのほうも参照されてみてください。

（もう１回リンクを貼っておきます）
テクノロジー解放日記 > Ｅメールマナー研修で困る :
ITmedia オルタナティブ・ブログ


気になったものだけ、コメントしてみます。

・全文引用は失礼だ派 （vs. 全文引用しない奴はダメだ派）

　「メールを返信するときに、相手の文章を引用するか？」という話です。
　私見ですが、最近「全文引用派」の人が増えているように感じます。

　私は、短ければそのままのこともありますが、長い場合はカットするように
　しています。２回以上くり返す引用部はカットしてしまうことが多いです。

　その理由の１つは、見た目の問題です。

　ちょっと微妙なレベルの話ですが、メールが長文になると、開いたときに、
　縦スクロールバーのつまむところ（長方形）が、縦に短くなります。ここが
　すごく短いと、「うわ、長文だ・・・」と、一瞬読むのを躊躇します（笑）
　（何回か引用をくり返して、『> 』が何重にも重なると、改行が追加されて
　　すごく長くなってしまうことがありますよね・・・）


　あと２つの理由があります。

　□　２回以上前の引用箇所を参照することは、あまりない

　　何回も前の引用箇所を参照することは、あまりありませんし、
　　もしそれが多いようなら、仕事のやり方に少し問題があると
　　思います。

　　毎回のやり取りで決めるべきことを決めていれば、何回も前の内容を
　　参照する必要が生じることは少ないはずなんですよね。
　

　□　進行中の仕事に関するメールは、保存してある（削除しない）ので、
　　　必要なときには参照できる

　　進行中の仕事に関するメールは削除すべきではありません。余程の
　　ことがない限り、「言った、言わない」のトラブルになることはないで
　　しょうけど、念のためです。

　　保存してあれば、メールソフトで「送信者」でソートすれば、やり取りの
　　推移がわかります。こちらのほうが日時等の経過も把握しやすいですし、
　　「事実の確認」という意味でも確実ではないでしょうか。


基本的に、「全文引用」するしないは、個人の自由ですし、全文引用する人
を責めるつもりもまったくありません。

しかし、私としては長いのはカットしますし、「カットしちゃいけない」なんて
マナーが一般化するのだけは避けたいと思います。


長くなってしまったので、あとは簡単に。

・HTMLメールは悪だ派 (vs. 気にしない派)

　仕事関係でHTMLメールを見ることは、この数年無いですね。
　少なくともビジネス上は、このままでいてほしいです。

　そもそも、ブログを書いている人でもなければ、HTMLを編集する
　習慣ってあまりないものです。メールソフト上で編集するスキルを身に
　つけても、他に応用できませんし・・・。

　添付ファイル（またはアップしたファイルのＵＲＬ）でやり取りする
　スタイルは、これからも変わらないのではないでしょうか。


・To:ヘッダの中で相手の名前を呼び捨てにするのは失礼だ派

　これ、意外に気づいていない人が多いと思います。私は15年間
　Ｅメールを使っていますが、意識したのは２年ほど前でした。


　相手が送信するメールには、メールアドレスとともに「○○太郎」のような、
　（メールソフトに設定してある）名前が入っています。

　このメールを返信すると、メールアドレス欄（本文でなく）にメールアドレスと
　ともに、「○○太郎」と、相手の名前が敬称略（呼び捨て）で表記されます。

　・・・　これってどうなの？　　という話です。


　メールソフトを普通に使えば、そうなるようになっていますから、「別に
　いいんじゃない」という考えもあると思います。

　しかし、普段のマナーと比べると、どうでしょうか？

　・　たとえば、結婚式の招待状の返信ハガキに　「ご芳名」　とあれば、
　　　「ご芳」の部分を抹消する線を引いたりしますよね。

　・　あるいは、返信用のハガキや封筒に　「○○行き」　となっていたら、
　　　「行き」を消して、「様」や「御中」をつけたりします。

　そういった一般のマナーに比べて、「Ｅメールだから敬称略のままでいい」
　というのは、さすがに不自然な気がしませんか？


　・・といいながら、10年以上「様」無しメールを打ち続けてきた私ですが・・（汗）、
　一昨年くらいから、「様」（相手によって「御中」）をつけるようにしています。
　メールソフトによって違うかもしれませんが、１クリックして「様」と打つ
　だけですから、慣れれば３秒もあればできることです。

　　※　困ったことに、アドレス帳に「様」つきで登録してあっても、返信時
　　　　 には、元メールの情報をそのまま引き継ぐメールソフトが多いですね。
　　　　 メールアドレスが同じなら、相手メールの署名ではなく、アドレス帳の
　　　　 名前で送れるように設定できるといいのですが・・・。


別に、「敬称略」のメールを受け取っても失礼とは思っていませんし・・・、
「こだわり」に近いものかもしれませんけどね。
ちゃんとしたほうが、（自分の）気分的にいいように感じます。



他にも、メール関係では、マナーに類することでいろいろありそうですね。

気になること、こだわっていることなど、教えて頂けると幸いです。

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今日の記事作成時間は８０分でした。

では、また明日！