「ライフハック」や「仕組み」の功罪？

こんにちは。水口です。
今日は、ちょっと気になる話です・・・。


■　「社長の時間術」

昨年12月に出た、こういう本があります。


社長の時間術―彼らは「多忙」を言い訳にしない
(PRESIDENT BOOKS) (PRESIDENT BOOKS)

この本は、プレジデント編集部編。つまり、『プレジデント』誌に掲載された
インタビューをまとめたものです。いろいろな会社の社長のインタビュー記事
が載っています。

　最初にことわっておきますと・・・

　「社長」の仕事と、主に実務を行う担当者、あるいは、実務の比率が高い
　プレイングマネージャーの仕事は、仕事の内容が違います。ですから、
　「社長の時間術」が「社員の時間術」として適切ではないことも多いです。

ということは頭に置いておくべきです。それを分かって読めば、「社員」の
人にも参考になる本だと思います。
（もちろん、「社長」や「フリー」の人にも参考になります）


■　部下の残業を減らすために・・・　仕組みを見直す

さて、この本のなかには「部下の残業を減らす」という観点で書かれた
ページも（少ないですが）あります。

神鋼電機の佐伯弘文社長の言葉に、
（『』内は引用です）
『　「結婚、出産するたびに別の用紙に現住所や本籍、入社年月日などを最初から
　記入しなければならない。こんなムダはありません。書式を統一した一枚の用紙
　ですむ話。同じような性質のものは全部一枚にしてずいぶん書類を減らしました」』

『　会議に限らず上司への説明資料も、既存の資料を極力流用すべしと説く。』
　（207ページより引用）

とあります。これは、企業のなかの「ムダを生み出す体質」をよく表している言葉
だと思います。大きな企業、社歴の長い企業ほど、この傾向が強くなりますね。

もちろん、だれでもムダを作りたくて作っているわけではないのですが、新しい制度
が追加されるたびに、その制度のための書類を後付けで増やしていくと、どうしても
こうなってしまう。ということです。

本来なら、制度の全体を見て、必要最小限の仕組みで運用できるように、数を
減らして整理すべきです。そのほうが、効率は確実に良くなります。しかし、そう
いった見直しの機会はあまりないのが、多くの企業の実態ではないでしょうか。
（「見直し」の担当者も特に決まっていないでしょうし・・・）


さて、この話は会社全体の「仕組み」の話ですが、個人の「仕組み」についても
同じことが言えるのではないでしょうか。

自分の仕事を「仕組み化」することで仕事の効率は良くなります。

しかし、「仕組み」はむやみに増やすのではなく、できるだけまとめること。
つまり、少ない「仕組み」で回せるようにすることが必要です。

上記の話は、その教訓ではないでしょうか。


■　部下の残業を減らすために・・・　標準化する

また、これと少し似た話で、良品計画の松井良三社長はこう言っています。
（『』内は引用です）
『　なぜムダな仕事が発生するのか、その元凶を松井社長は逆説的に
　社員の「創意工夫」と指摘する。
　「創意工夫自体は悪くはないが、標準化もなしに進めると必ず問題が
　発生します。たとえば当社には300店舗ありますが、店舗が勝手に
　創意工夫をやり出すと店舗の数だけ”家元”ができることになる。
　その結果、皆生産性に関係なく、平気で夜の11時、12時まで会社
　に残って仕事をすることになるのです。』

『問題はスタッフの”創意工夫”にあると見た松井社長はスタッフの縮小と
　業務の標準化を推進した。
　「スタッフがついていると創意工夫が彼らの仕事ですから、９つのやり方
　が生まれる。創意工夫をなくすために、エリアを超えて業務を９割程度
　まで標準化しました。標準化することで何の問題もなく生産性も上がった
　のです」』
　（213、214ページより引用。漢数字のみ算用数字に置き換え）

この発言、少し語弊があるかもしれません。「創意工夫」すること自体が
悪いと取られてしまうと、「工夫しないのが良い」という、（悪い意味での）
官僚的体質のようになってしまいます。

「創意工夫」自体は、決して悪いことではありませんし、必要なものです。

しかし、「創意工夫」によって、仕事のやり方がバラバラになってしまったり、
あれこれとやることが増えてしまったりすると、かえって仕事の効率は下がって
しまいます。

創意工夫の結果をまとめて、シンプルにすることが重要なんですね。



さて、ここまでの話ですが、これは時間管理や仕事のやり方すべてに
共通する話ではないでしょうか。

たとえば・・・、

　　ＴｏＤｏリストを作ったら　→　仕事が整理できてスッキリした

　　Ｗｅｂサービスのカレンダーを使った　→　携帯でも確認できて便利

　　携帯にＴｏＤｏ（タスク）を送信する　→　帰り道でも確認できて便利

・・・　と、「仕組み」を増やしていくと、最初は便利になったように思えます。
（実際、便利になります）

しかし、「仕組み」が増えてくると、それらを運用するのが負担になってきます。
そのうち、十分メインテナンスできない「仕組み」ができてしまい、そのなかに
何日も放置されたタスクができてしまい、あとで見つけて自己嫌悪・・・。
なんてことになりかねません・・・というか、私はそうなったことがあります（汗）。


過去にそんなことがあったので、私の場合、時間管理の「仕組み」は、

　「１週間のアポイントメント・タスク・リソース管理」　で１枚
　「長期スケジュール」　で１枚

というシンプルな形を取るようにしています。必要な場合、「月」の１枚も
追加したほうがいいと思いますが、基本的にあまり増やしすぎないほうが
いいのは、経験上間違いないと思います。

その他に、必要なときにだけ使う、特定業務のための「仕組み」も個々に
ありますが、それらも、できるだけまとめたほうがいいと思います。


昨日の「短期記憶」の話とも少し関連しますが、たくさんの「仕組み」を
覚えておいて使いこなすというのは、難しいことだと思います。

「仕組み」を使いこなすことも大事ですが、「仕組み」に使われないことも
大事だということですかね・・・。

「定期的に見直す」機会を持つのもいいかもしれません。
いわゆる「ライフハック」好きの方は、特にその機会を持ったほうが
いいのではないでしょうか。

---

今日の記事作成時間は６５分でした。
では、また明日！
  

寒ーい時期の 「肩コリＨａｃｋｓ」 ？

こんにちは。水口です。

・・・寒いです。
風邪をひいているわけではありません・・・。寒い日が続きますね。


私は北陸（石川県金沢市）出身なので、「寒さに強い」と思われがちです。
しかし、そんなことはありません・・・。

　　そもそも、金沢って、雪のイメージがあって、「寒いところ」だと
　　思われがちですが・・・実はそれほどでもないんです。

　　数年前に住んでた宇都宮のほうが、格段に寒かったです。
　　（宇都宮の近くに前の会社の工場があり、３年ちょっといました）

　　もちろん、金沢よりは東京の方が暖かいですが。


で・・・、　私が寒さを苦手としている理由のひとつは、
寒い時期に「肩コリ」がひどくなるからなんです。


■　寒い時期の「肩コリＨａｃｋｓ」？

なんで、「肩コリ」の話なんだ？　と思う人もいるかもしれませんが、
私にとっては切実な問題ですし、他にもそういう人はいるはずです。

肩コリがひどくなると、パソコン作業が苦痛になりますし・・・、
そんな状態では、仕事の能率も下がってしまいます。


ちなみに、普段の私は、苦痛になるほど肩がこることは、あまりありません。
それは、パソコンでの作業方法をいろいろ工夫したおかげでもあります。
（昔、肩コリがひどい時期があって、いろいろ対策をしてきたんです）

ですから、普段はあまりひどくならないのですが、
冬場の肩コリだけは、どうにもなりません。
パソコン触る前の時点で、すでに、こってますから・・・（笑）

この時期、そんなふうになってしまう人は、結構多いのでは
ないでしょうか？　女性のほうが多いですかね。


さて、私はさっき書いたように、宇都宮に住んでいたことが
あるのですが、宇都宮の朝晩の寒さはきついです。

朝、通勤した時点で、もう肩がこわばっていたり、
それを放置して仕事すると、帰る頃にはもうガチガチ ・・・（涙）

そんな時期に、「もうガマンできん・・・」と、ある対策をしたの
ですが、これが効果絶大でした。

その対策とは・・・




使い捨てカイロを使うことです。
（すでにやっている人も、いるでしょうか？）


おすすめは、「貼る」タイプの使い捨てカイロです。

普通のタイプだとちょっと大きいので、ミニサイズのものか、
「つま先用」として販売されているものがおすすめです。

　※（追記）↑こう書きましたが、「つま先用」はやめたほうがいいようです。
　　　　　　　　（下のほうの追記参照）
　　　　　　　ミニサイズのものか、普通のもの（ゴワゴワするけど　（笑）　）を
　　　　　　　使ったほうがいいですね。私も今後そうします。


それを、肩に貼るわけです。
（地肌に貼っちゃダメですよ・・・。）

ちょっとゴワゴワした肩パットです・・・（笑）


これをやると、ひどい肩コリでもかなり楽になります。
かなりおすすめ。マッサージよりも絶対いいです。

　　また、肩コリがひどくなる前の予防策としても使えますし、
　　風邪をひいたせいで肩が痛いときにも効果がありました。
　　（それは冬ではなかったのですが）


困っている人は、ちょっと試してみてはいかがですか？
寒い時期のパソコン作業が、格段に楽になりますよ。


　※（１／３０追記）
　　「つま先用」のカイロは、通常のものよりも温度が上がりやすいため、
　　つま先以外の場所に使用しないほうがいいそうです。
　　（コメントで情報頂きました。ありがとうございます！）

　　私はそれを知らずに肩に貼ってました・・・（汗）
　　私の場合、温度が上がりすぎるという感じは無かったのですが、
　　どこまで温度が上がるかは着る服によっても変わります。
　　つま先用は使わないほうがいいですね。

　※（追記終わり）
　

---

・・・　実は、いまも貼ってます　（笑）


今日の記事作成時間は３３分でした。
では、また明日！


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メールを見るタイミング

こんにちは。水口です。
今日は、昨日の続きで、メールの話です。


■　メールを見るタイミング

昨日の話（後半）の主旨は、

「メールを受信するたびにいちいち見ていては、仕事の効率が落ちてしまう」

ということでした。


昨日の記事に頂いたコメントで、そういえば・・・と思ったのが、
（鳥羽さん、ありがとうございます）

「ウェブメール」の存在ですね。

これだと、受信通知機能は元々ありません。
ですから、自分でいつ見るか、というタイミングの話になります。

私は、今はウェブメールは使っていないので、
すっかり存在が抜けていました・・・（汗）
（操作するごとにタイムラグがあるのが、どうも苦手で・・・）


それはともかく、ウェブメールを含めて、「メールをどのタイミングで見るか？」
ということが、ポイントになるわけです。


■　メールの困った例？

例えば、こういうのは、決してよろしくありません。
（※　これは、自分自身もそうなってしまう場合があることを前提にした話です）

その１

・目の前の仕事から「逃避する」ために、メールをチェックし始める

　　目の前の仕事になかなか集中できないときなど、ついメールに
　　「逃げて」しまいたくなることはないでしょうか？

　　メールには不思議な力？があって、メールを見てるだけで、
　　何となく仕事をしているような気になってしまいます。

　　仕事から逃避したいときに、うってつけのアイテム・・・に
　　ならないようにしなければ、という話です。


その２

・ほとんど時間がないとき（次の予定が迫ってるとき）にメールを見てしまう

　　返信が必要なのに、返信できないのもストレスの素です。

　　こんなときには、いっそのこと、見ない方がいいはずなのですが・・・、
　　ついつい見たくなるのが困ったところです。

　　もちろん、後で二度手間になるので、効率の面でも良くないです。


■　対策は？

結局・・・、

・とにかく、むやみにメールを見るのはやめること

・返信する時間があるときに（返信する時間を作って）、
　きっちり処理する（中途半端にしない）

というのが、基本路線だと思います。


■　メールで、もうひとつ・・・

メール関係で私がやっている、ちょっと変わったこと（と言えるかな？）
と言えば、「メールを削除しない（迷惑メール以外）」という話も
あるのですが・・・、その真意はまた別の機会に紹介しようかと思います。

---

逆に言えば、「すごく緊急」な連絡をメールで回す職場は、
私はまずいと思うんですけどね・・・。でも、これは結構ある話だと思います。


　　
　　これ↓をクリックする「タイミング」は
　　いつでもいいのですが　・・・（笑）
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今日の記事作成時間は３８分でした。

では、また明日！
  

メールの処理に取られる時間は・・・？

こんにちは。水口です。
今日は、メールに関するアンケートの話です。。


■　メールに関するアンケート

こんな記事がありました。

Japan.internet.com デイリーリサーチ -
メールの処理にとられる時間は予想外に多い

勤務先でのメール（家でのメールを含まない）についての
アンケートの話です。
　（『』内は引用です）
　
『1日に平均して何通程度メールを受信していますか。（スパムなども含む） 』
　
という問いに対して、

　10通未満　　　　　　　：　31.6％
　11通以上30通未満　：　30.6％
　30通以上50通未満　：　20.1％
　50通以上100通未満：　10.1％
　100通以上300通未満：　7.1％　（以下略）

という結果です。・・・思ったより少なめかな、という印象です。


■　メール処理に使う時間は　？

　
『メールの処理に使っている1日当たりの合計時間をお答えください』
　
という問いには、

　30分未満　　　　　　　 ：　38.1％
　30分以上1時間未満　：　29.1％
　1時間以上2時間未満 ：　24.3％
　2時間以上　　　　　　　：　　8.6％　

です。これは、「こんなものかな」と思う方も多いかもしれませんが・・・、

仮に、１日１時間だとしても・・・、かの有名な（？）　「１＝２の法則」によれば、

　１日のメール時間が１週間の業務時間の　２％
　５日間勤務としてメール時間は、同じく　　１０％

となります。１日１時間くらい・・・なんて油断していると、
それだけで仕事に使える時間が、１割も減ってしまいます。

　　※　「１＝２の法則」　というのは、１週間単位で見ると、
　　　　　１時間＝約２％　　ということを表しています。

　　　　　（残業が少なめだと約２．５％、
　　　　　　月４０時間以上の残業だと２％を切ります）


■　メールを１日に何回チェックしていますか　？

また、
　
『受信メールを1日に何回チェックしていますか』
　　
という問いには、

　10回以上　　　　　　　 ：　41.8％
　5回以上10回未満　　 ：　19.8％
　2回以上5回未満　　　 ：　28.0％
　１回　　　　　　　　　　　 ：　　4.5％
　毎日はチェックしない　：　　6.0％　

となっています。

この数字、２〜５回のところと、10回以上のところに、山が二つある感じです。
これが何を意味しているかというと、

「10回以上」と答えた人は、

　メールを受信すると、ついつい見てしまう人」

だということです。


はっきり言えば・・・、このやり方は仕事の効率を落とします。
私はやめた方がいいと考えています。

・・・という話は、実は２年近く前に、このブログで書いた話です。
この記事です

メールを受信するたびに見るのはやめた方がいい、という考え方は、
現在も変わっていません。

１日何回とか、決めるかどうかは別として、
重要なことは、メールのために自分の仕事を中断させないことです。

　※　仕事を中断することによる効率ダウンは、なかなか自覚できない
　　　 やっかいなものです。

　　　 体感するには、受信通知機能をオフにして（またはメールソフトを落として）
　　　 仕事に集中した場合と、そうでない場合を比較してみると分かります。


■　本当に「早く返信しないといけない」　のですか　？

しかし、

　　「いや、メールの返事は早い方がいいから」

という意見の方もいると思います。


そういう方に、聞いてみたいことがあります。


　　わざわざ自分の仕事を中断するほど、急いで見たメールなのに、
　　返信を後回しにしていることが、多くないですか？

　　実際は、それほど緊急なメールが多いわけではないのに、
　　ただ「なんとなく気になるから」という理由で、
　　仕事を中断してメールを見ているのではないでしょうか？

　　そもそも、会議で２時間席を外しているときには気にならないのに、
　　自席にいるときは、新着メールを見るのに５分も待てない・・・というのは、
　　変だと思いませんか？


なんて、厳しめの質問を投げてみました。

実は、これは私も意識していないとハマってしまうことです。
だから、私も気をつけているんです。

本当に、意識した方がいいと思いますよ。


■　「メールを受信するたびに見ない」　を常識に！　　（したいなあ・・・）


「メールを受信するたびにいちいち見ない」　という話は、
先ほど紹介したように、2005年の9月にこのブログで書きました。

実は、その頃は同じ意見を目にすることがほとんど無かったので、
ちょっと寂しい思いをしていました。

　　（2006年１月に「日立システム＆サービス」ＨＰに、同様の記事が
　　　載っていましたが、それも私が書いたものです・・・）


・・・と思っていたら、昨年から今年にかけて、同じ主旨の意見を
本などで目にすることが増えてきました。

同じ考え方の人が増えて、これが常識になってくれるといいんですけどね。

「いちいち見ない」　をやってみて良かったと思う方は、
同僚や友人にも広めてみませんか？

・・・もしかしたら、一番必要なのは、上司かもしれませんね。
「これ、常識ですよ」　と言いながら、教えてあげてください（笑）

---

メールに限らず、便利なツールほど、
それに振り回されたときの（時間的な）被害が
大きいような気がしますね。

本音を言えば・・・、私は携帯はあまり好きではありません。
変なところで時間が分断されてしまうことがあるので・・・。
そうも言ってられませんから、使いますけどね。


　　メールを「いちいち見ない」　を常識に！
　　これ↓を「いちいちクリックする」　も常識に！　・・・（笑）
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今日の記事作成時間は６０分でした。
意外に長くなってしまいました。

では、また明日！
  

ＧＴＤのいいところが伝わっていないのでは？ という話

こんにちは。水口です。

昨日は「やることは書きとめるだけではダメ」と題して、


　　思いついた「やること」（＝情報）をそのまま記録するよりも、
　　「いつやる」か考えた上で記録する方がいい。

　　書き出す時点で、自分の「意志（いつ頃やるという意志）」を
　　追加しておく方が、ずっと簡単に自分の仕事を管理できる。

という主旨の話をしました。

その中で「ＧＴＤ」批判をしたのですが、今日は逆に、
「ＧＴＤ」の良いところについて述べたいと思います。
（フォロー？　気をつかっているわけではないですけど・・・　）


■　ＧＴＤの真髄はどこに　？

　　（知らない方のために解説）
　　「ＧＴＤ」　というのは、「Getting Things Done（仕事を成し遂げる）」　
　　という言葉の略で、仕事を成し遂げる技術という本が出ています。

　　一昨年頃から話題になり始めた本です（特にＩＴ系の人に人気）。


この「ＧＴＤ」ですが、私はこの本自体は、いい本だと思っています。
以前にも書評で取り上げたこともありますが、（『』内は引用です）

　　『確かに、結果や価値観に意識を集中することは、重要な
　　エクササイズではあります。しかし、それをしたからといって、
　　片づける仕事が少なくなるわけでも、困難が少なくなるわけでも
　　ありません。』　（24ページ　3行目より）　

なんて指摘は、私が考えていたことと、かなりかぶっています。


さて、このＧＴＤに関する話ですが、一昨年頃からネット上で話題になり、
昨年はＧＴＤ関連本も出たり、雑誌でも取り上げられたりしています。

しかし・・・、私はそれらの中での取り上げられ方に、
ちょっと異論をはさみたいと思っています。


というのは・・・、　

　　ＧＴＤ　＝　やること（タスク）のメモ術・整理術

的な部分ばかりが強調されすぎている感があるんです。

実際、そういうイメージを持っている方も
多いと思います。（あなたはどうですか？）


確かに、メモ術系の小ワザは面白いですし、話題にしやすいですが・・・、
私は「ＧＴＤ」の考え方の一番の価値は、「ワークフロー」を意識して
仕事をすること、だと考えています。

特にワークフローの中で、「２分以内でできることはその場でやる」という
考え方を取り入れているのは、優れた考え方だと思います。


私が激務（（涙）に耐えながら編み出した考え方である、

　　やることは少ない方がエラい

　　＝　空白の時間があれば、「すぐ」やれるから仕事が溜まらない
　　　　 だから空白の時間を確保できる　（の好循環）

と似たところもあります。


■　ＧＴＤの紹介され方が偏っているような気が・・・

ところが、「ＧＴＤを紹介する」雑誌や本では、この
ワークフローについてはほとんど触れられていません。

ですから、ＧＴＤ＝メモ術・整理術　というイメージを
持っている方は多いと思います。

これがもったいないなあ・・・と思うわけです。

　　（参考情報）
　　仕事を成し遂げる技術という本は
　　やや冗長で読みにくいところがある本です。

　　ただ、ワークフローの部分だけを読むだけでも、
　　充分価値はあると思います。


今日は「ワークフロー」を意識することのメリットについては、
触れませんが・・・ワークフローはとても重要です。
（これだけでも「楽に」成果を上げられるようになる、
　といっても過言ではないくらいです）


というわけで、今日はここまでですが・・・
ＧＴＤの「あまり言及されていない良いところ」を紹介してみました。

興味のある方は、上記の本を読んでみて、
自分なりの「ワークフロー」を作ってみると面白いと思います。

---

そういえば、１年ちょっと前に某サイト用に書いた原稿で
ＧＴＤを紹介したことがありました。

そのときはワークフローをばっちり紹介したのですが・・・
（掲載許可をもらってワークフロー図まで載せました）
そのコンテンツはその会社の会員様向けのものなので、
ここではちょっと紹介できません・・・残念。


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今日の記事作成時間は２８分でした。

では、また明日！