KKJ−10 やってみて分かったこと
こんばんは。ミナクチです。今回は長いです。
今回は、この方法で時間管理を始めて、私が気がついたことに
ついて述べてみたいと思います。
以前にも、少し書いたことがありますが、
私は、時間管理がうまくいかなくて、苦しんでいた時期がありました。
・仕事に追われて残業続き。
・仕事のことが気になって、気が休まらないことが多い。
・やろうと思った勉強も、時間が取れなくてなかなか進まない。
そんなことが多かったのです。
そして、こういう状況を改善しようと思って、
ある手帳を使ってみたのですが・・・、
どうしてもうまくいかなかったのです。
どのように、うまくいかなかったかと言うと、
手帳を使ってもうまくいかない・・・3つの症状
症状その1:本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
症状その2:飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
症状その3:やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
こんな3つの症状があったのです。
そして、今回紹介しているKKJのベースになっているやり方に
切り替えてからは、これらの症状が無くなっていったのです。
KKJは、時間管理のための重要な要素を残したまま、
できるだけシンプルする、という発想で生まれた方法です。
はじめは、次の4つのポイントだけを考えて構成しました。
・「やること」を取りこぼさないこと
・見てすぐ分かるように、それを1枚のシートに集約すること
・自分の持ち時間がすぐに分かること
・1日単位ではなく、1週間の中で調整しやすいこと
※前回述べた2つのルールは、この方法をやりながら、
分かってきたことです。
はじめは、ここに上げた4つのポイントだけを
考えていたのです。
そして、この方法は、私が考えていた以上に、
うまくいったのです。
なぜ、KKJのやり方は効果的なのでしょうか?
はじめは私も分からなかったのですが、やり続けてきて、だんだん
分かってきました。KKJは、上で述べた3つの症状に対して、
このような効果があったのです。
症状その1:本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
この症状には、いくつかの原因があります。
以前に私が使っていた手帳は、1日ごとにページが分かれている
タイプのものでした。
そして、その手帳では、毎日計画のための時間を取って、
計画を立てることが推奨されていたのです。
確かに、その日にやることを事前にイメージしておくことは
効果的な面もあります。
しかし、忙しい仕事の中では、この作業が結構ストレスになるのです。
それはなぜか?
その理由は、そのやり方では、計画を立てるまで、
その日の仕事が見えないからなのです。
つまり、計画を立てるまでは、その日の仕事がこなせるかどうか、
自信が持てないのです。
ということは、仕事を終えて、次の日の朝、計画を始めるまでの間、
不安な状態が続くわけです。これでは、安心して仕事のことを
忘れる時間が持てるはずがありません。
次の日に計画を立てるときに、「こなせそうにない・・・」と
なったら・・・と考えると、本当に悪夢のようです。
この方法でも、なんとかこなしていけば、仕事の効率は上がるでしょう。
しかし、このようなやり方では続かないのも無理ありません。
では、どうすればいいのでしょうか?
私は、仕事の計画は、前日の仕事が終わるまでに立てておくべきだと
考えています。
そして、1週間分の仕事全体が見渡せるようになっていれば、
さらに良いわけです。
そういう面で、KKJのシートはとても効果的だったのです。
KKJでは、1つのシートに1週間分の「やること」を記入して
しまいます。そうすれば、それがこなせるかどうかは、かなりの
自信を持って判断することができます。
明日、明後日の仕事の状況がどうか、常に分かっている状態です。
毎朝計画の時間を取らなくても、常に明日、明後日の計画は
ほぼできているのです。
ですから、特別に計画の時間を取らなくても良いのです。
・特別に計画の時間を取らなくても良い。
・細かな計画を立てなくても、仕事がこなせそうか、ヤバそうかは、
分かるようになっている。
こういう理由で、KKJシートに変えてからは、
時間管理が続かない、という問題がなくなりました。
症状その2:飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
突発の仕事が多い場合は、毎朝緻密な計画を立てることは、
ムダになってしまうことが多いです。以前の私がそうでした。
これについても、症状1と同様に、KKJは効果的です。
・1日単位で考えるのをやめて、1週間単位で見る。
・仕事を前後の日に移して、やりくりする。
これが簡単にできるのが、その理由です。
私は、声を大にして言いたいのですが・・・、
突発の仕事が入りやすい人は、1日単位でページが分かれている手帳は、
絶対にやめた方がいいです。
納期的に支障の無い仕事を、別の日にずらそうとするたびに、
別のページに書き移さないといけないのです。
しかも・・・
見開き1ページの手帳だと、その日のページ(左側)を見て、
次の日のページ(やはり左側)に書かないといけないのです。
やってみると分かりますが、これはとても書きにくいのです。
この作業をするたびに、何だか情けない気分になってしまいます。
それはともかく・・・
突発的な仕事に対しては、KKJは非常に強いのです。
さらに、前回の2つのルールを守ることで、素早く対応策を
講じることができるようになります。
症状その3:やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
すべてをクリアできない、という問題は、仕事が忙しい人なら、
誰にでも起こる可能性があります。
問題は、それに対する対処の仕方なのです。
私の場合、1日単位の手帳を使っていたときは、こんな感じでした。
ある日は、「今日は、うまく予定がこなせた。よっしゃ!」
またある日は、「今日はダメだった・・・」
こんな感じで、毎日勝ったり負けたりする気分を味わっていました。
で、負けた場合は、自分のがんばりが足りなかったのかと、自分を
責めるわけです。
そうやって自分を奮起させるという方法がいいと言う人もいるかも
しれません。しかし、私はこれは根本的に間違っていると思います。
「やること」がこなせない状況というのは、あなたの仕事に対する
警告ランプのようなものです。
仕事がこなせない、という状況は、
・仕事のやり方を改善する必要がある
・人に任せることを考える必要がある
・重要でない仕事は切ってしまう必要がある
ということを表す、サインなのかもしれないのです。
何か対策を取らないと、自分が苦しいだけでは済まずに、
誰かに大きな迷惑をかけることに発展するかもしれないのです。
それを、「明日はがんばろう!」でやり過ごしてはいけないのです。
不思議なもので、1日単位で仕事が「できたか」「できてないか」と
見ているうちは、これに気がつかないのですが、1週間単位で見ると、
「これは何かしないとヤバい」ということに気がつくのです。
私は、KKJを始めてから、こういう感性が高まったことを
感じました。
細かく使用時間分析をしているわけではないのですが、
「この状況はヤバい、何か手を打とう」 とか、
「この仕事に、この時間はかけすぎ。もっと速くできる方法はないか?」
などと、自然に考えるようになってきたのです。
トヨタ式の仕事術では、「ムリ・ムラ・ムダを排除せよ」と
よく言われますが、本当にそれの必要性が実感できます。
そんな中で、絞り出して考えついた方法がいくつかあるのですが、
それはまた別の機会に述べます。
1日単位の手帳を使っているときは、こういう考えになりませんでした。
全体を俯瞰して見ることの効果なのでしょう。
今回は、私がKKJを始めて気がついたことについて述べてみました。
読んでみて気がついた方もいるかもしれませんが、
この方法は、
・部下に時間管理を実践させる
・部下の仕事力・改善力を上げる
という効果もあります。
これについても、今後紹介していきたいと思います。
まだまだ言い足りないこともあるのですが、
今回のKKJ紹介記事は、これで一区切りとします。
(注:ブログが終わるわけではありません・・・)
KKJのさらに詳しい内容は、別途レポート化を予定しています。
(どうしても早く知りたいという方は、メールでご連絡ください)
今回は、この方法で時間管理を始めて、私が気がついたことに
ついて述べてみたいと思います。
以前にも、少し書いたことがありますが、
私は、時間管理がうまくいかなくて、苦しんでいた時期がありました。
・仕事に追われて残業続き。
・仕事のことが気になって、気が休まらないことが多い。
・やろうと思った勉強も、時間が取れなくてなかなか進まない。
そんなことが多かったのです。
そして、こういう状況を改善しようと思って、
ある手帳を使ってみたのですが・・・、
どうしてもうまくいかなかったのです。
どのように、うまくいかなかったかと言うと、
手帳を使ってもうまくいかない・・・3つの症状
症状その1:本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
症状その2:飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
症状その3:やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
こんな3つの症状があったのです。
そして、今回紹介しているKKJのベースになっているやり方に
切り替えてからは、これらの症状が無くなっていったのです。
KKJは、時間管理のための重要な要素を残したまま、
できるだけシンプルする、という発想で生まれた方法です。
はじめは、次の4つのポイントだけを考えて構成しました。
・「やること」を取りこぼさないこと
・見てすぐ分かるように、それを1枚のシートに集約すること
・自分の持ち時間がすぐに分かること
・1日単位ではなく、1週間の中で調整しやすいこと
※前回述べた2つのルールは、この方法をやりながら、
分かってきたことです。
はじめは、ここに上げた4つのポイントだけを
考えていたのです。
そして、この方法は、私が考えていた以上に、
うまくいったのです。
なぜ、KKJのやり方は効果的なのでしょうか?
はじめは私も分からなかったのですが、やり続けてきて、だんだん
分かってきました。KKJは、上で述べた3つの症状に対して、
このような効果があったのです。
症状その1:本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
この症状には、いくつかの原因があります。
以前に私が使っていた手帳は、1日ごとにページが分かれている
タイプのものでした。
そして、その手帳では、毎日計画のための時間を取って、
計画を立てることが推奨されていたのです。
確かに、その日にやることを事前にイメージしておくことは
効果的な面もあります。
しかし、忙しい仕事の中では、この作業が結構ストレスになるのです。
それはなぜか?
その理由は、そのやり方では、計画を立てるまで、
その日の仕事が見えないからなのです。
つまり、計画を立てるまでは、その日の仕事がこなせるかどうか、
自信が持てないのです。
ということは、仕事を終えて、次の日の朝、計画を始めるまでの間、
不安な状態が続くわけです。これでは、安心して仕事のことを
忘れる時間が持てるはずがありません。
次の日に計画を立てるときに、「こなせそうにない・・・」と
なったら・・・と考えると、本当に悪夢のようです。
この方法でも、なんとかこなしていけば、仕事の効率は上がるでしょう。
しかし、このようなやり方では続かないのも無理ありません。
では、どうすればいいのでしょうか?
私は、仕事の計画は、前日の仕事が終わるまでに立てておくべきだと
考えています。
そして、1週間分の仕事全体が見渡せるようになっていれば、
さらに良いわけです。
そういう面で、KKJのシートはとても効果的だったのです。
KKJでは、1つのシートに1週間分の「やること」を記入して
しまいます。そうすれば、それがこなせるかどうかは、かなりの
自信を持って判断することができます。
明日、明後日の仕事の状況がどうか、常に分かっている状態です。
毎朝計画の時間を取らなくても、常に明日、明後日の計画は
ほぼできているのです。
ですから、特別に計画の時間を取らなくても良いのです。
・特別に計画の時間を取らなくても良い。
・細かな計画を立てなくても、仕事がこなせそうか、ヤバそうかは、
分かるようになっている。
こういう理由で、KKJシートに変えてからは、
時間管理が続かない、という問題がなくなりました。
症状その2:飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
突発の仕事が多い場合は、毎朝緻密な計画を立てることは、
ムダになってしまうことが多いです。以前の私がそうでした。
これについても、症状1と同様に、KKJは効果的です。
・1日単位で考えるのをやめて、1週間単位で見る。
・仕事を前後の日に移して、やりくりする。
これが簡単にできるのが、その理由です。
私は、声を大にして言いたいのですが・・・、
突発の仕事が入りやすい人は、1日単位でページが分かれている手帳は、
絶対にやめた方がいいです。
納期的に支障の無い仕事を、別の日にずらそうとするたびに、
別のページに書き移さないといけないのです。
しかも・・・
見開き1ページの手帳だと、その日のページ(左側)を見て、
次の日のページ(やはり左側)に書かないといけないのです。
やってみると分かりますが、これはとても書きにくいのです。
この作業をするたびに、何だか情けない気分になってしまいます。
それはともかく・・・
突発的な仕事に対しては、KKJは非常に強いのです。
さらに、前回の2つのルールを守ることで、素早く対応策を
講じることができるようになります。
症状その3:やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
すべてをクリアできない、という問題は、仕事が忙しい人なら、
誰にでも起こる可能性があります。
問題は、それに対する対処の仕方なのです。
私の場合、1日単位の手帳を使っていたときは、こんな感じでした。
ある日は、「今日は、うまく予定がこなせた。よっしゃ!」
またある日は、「今日はダメだった・・・」
こんな感じで、毎日勝ったり負けたりする気分を味わっていました。
で、負けた場合は、自分のがんばりが足りなかったのかと、自分を
責めるわけです。
そうやって自分を奮起させるという方法がいいと言う人もいるかも
しれません。しかし、私はこれは根本的に間違っていると思います。
「やること」がこなせない状況というのは、あなたの仕事に対する
警告ランプのようなものです。
仕事がこなせない、という状況は、
・仕事のやり方を改善する必要がある
・人に任せることを考える必要がある
・重要でない仕事は切ってしまう必要がある
ということを表す、サインなのかもしれないのです。
何か対策を取らないと、自分が苦しいだけでは済まずに、
誰かに大きな迷惑をかけることに発展するかもしれないのです。
それを、「明日はがんばろう!」でやり過ごしてはいけないのです。
不思議なもので、1日単位で仕事が「できたか」「できてないか」と
見ているうちは、これに気がつかないのですが、1週間単位で見ると、
「これは何かしないとヤバい」ということに気がつくのです。
私は、KKJを始めてから、こういう感性が高まったことを
感じました。
細かく使用時間分析をしているわけではないのですが、
「この状況はヤバい、何か手を打とう」 とか、
「この仕事に、この時間はかけすぎ。もっと速くできる方法はないか?」
などと、自然に考えるようになってきたのです。
トヨタ式の仕事術では、「ムリ・ムラ・ムダを排除せよ」と
よく言われますが、本当にそれの必要性が実感できます。
そんな中で、絞り出して考えついた方法がいくつかあるのですが、
それはまた別の機会に述べます。
1日単位の手帳を使っているときは、こういう考えになりませんでした。
全体を俯瞰して見ることの効果なのでしょう。
今回は、私がKKJを始めて気がついたことについて述べてみました。
読んでみて気がついた方もいるかもしれませんが、
この方法は、
・部下に時間管理を実践させる
・部下の仕事力・改善力を上げる
という効果もあります。
これについても、今後紹介していきたいと思います。
まだまだ言い足りないこともあるのですが、
今回のKKJ紹介記事は、これで一区切りとします。
(注:ブログが終わるわけではありません・・・)
KKJのさらに詳しい内容は、別途レポート化を予定しています。
(どうしても早く知りたいという方は、メールでご連絡ください)
KKJ−9 時間管理のための重要なルール
こんばんは。ミナクチです。
名前はちょっと変ですが、とっても役に立つ、KKJ、
K(簡単!) K(効果的な!) J(時間管理術)
のシリーズも終盤に近づいてきました。
今回は、このやり方のメリットについて、もう少し説明するつもり
だったのですが、その前に、KKJでの大事なルールについて、
お話しておきます。
KKJで時間管理をする場合には、重要なルールがあるのです。
今回は2つのルールを説明します。
以前に載せた、手帳の写真を見て、こう思った方はいないでしょうか?
「あれ、書いてることが少ないんじゃない?・・・」
そうです。手帳に書いている項目はあまり多くありません。
というより、できるだけ項目を増やさない、というのが1つのポイント
なのです。
どういうことか?説明していきましょう。
KKJに限らず、手帳を使った時間管理を始めたときに、
誰もが疑問に思うことがあります。
「あれ、こんなに空白があっていいんだろうか?」
手帳に空白があるのは、時間がうまく使えていないからではないか?
という疑問を持ってしまうのです。
そう思ったために、空白を埋めるように「やること」を書いていくと、
どうなるでしょうか?
確かに、すべての時間を有効に使っているような気がするかもしれません。
しかし、これは大きな誤解なのです。
日々の「やること」は、一定な、変化しないものではありません。
突発の事態も起こりますし、やるつもりだったことが、やらなくても
よくなったりすることも起こります。
そういった状況の変化に応じて、柔軟に、効果的に時間を使うためには、
スケジュールは融通がきくようになっていた方が良いのです。
また、ガチガチに固めたスケジュールに満足しているときほど、
無駄な仕事をしてしまっているのです。
スケジュールを埋めること、が目的になってしまっている状態です。
こういう状態にあるときは、例えば、
9:00〜9:30 メールのチェック
なんて、手帳に書いてしまいがちです・・・。
これは非常に仕事の効率を落とします。これは本当です。
手帳は「やること」を管理するためのものであって、
「時間割」ではないのです。
私が推奨するのは、まず、その状況で重要だと思うことを、
いつやるかを決めて、やっていくことです。
メールのチェックや、回覧書類に目を通すことなどの、
ルーチンワーク的なものを、わざわざ時間を決めてやる必要は
ないのです。
そういうことは、空白にしてある時間の中で、手が空いたときに
片付けていくべきです。
まとまった時間は、まず「大きな仕事」「手がかかる仕事」に
使うべきなのです。
現在の私は、こういったルーチンワーク的な仕事のことは、
手帳には一切書きません。
そして、このやり方に変えてからの方が、仕事がずっとうまく
進むようになったのです。
これは、とても大事なルールです。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
これを意識してみてください。
そして、手帳に書く項目を増やさないためのルールが
もう1つあります。
それは、その場でできるものは、その場で処理してしまう、
というものです。
くどいようですが、手帳に書く項目は、少ないほどいいのです。
その方が、仕事の流れが分かりますし、本当に大事な仕事のことを
考えることができます。
逆に、手帳に書いた「やること」が増えれば増えるほど、
きゅうくつに感じますし、ストレスが溜まります。
自分の仕事の全体像がつかみきれなくなるのが、その原因なのです。
私は、ある考え方を取り始めてから、このことが分かりました。
「細かなことは、できるだけ手帳に書かないで済むようにしよう」
と、考えるようにしたのです。
そうすると、驚くほど仕事がうまく回ったのです。
手帳に書かないで済ませるためには、その場で処理してしまわないと
いけませんから、自然とそうするようになる、という効果があるのです。
処理できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールを守るために、KKJのやり方はとても
相性が良かったのです。
そして・・・
仕事が溜まらないから、ストレスが溜まらない。
少数の重要な「やること」は、手帳にしっかり書かれていて、
いつやればいいかが見えている。
だから焦ることもない。
そして、目の前の仕事に集中できるようになり、
細かな仕事はさっさと片付いてしまう。
そんな好循環になったのです。
仕事がどんどん片付くのに、忙しいとか、焦らされているという
感じがしないのです。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールが、とても重要だったのです。
今回は、KKJを実践する上で、重要なルールについて述べてみました。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
実は、この2つのルールは、どんな時間管理にも応用できるものです。
あなたも、明日から試してみてはいかがでしょうか。
「参考になったよ!」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ 1クリックをお願いします。
次回は、KKJをやることのメリットについて、
もう少し述べてみますね。
名前はちょっと変ですが、とっても役に立つ、KKJ、
K(簡単!) K(効果的な!) J(時間管理術)
のシリーズも終盤に近づいてきました。
今回は、このやり方のメリットについて、もう少し説明するつもり
だったのですが、その前に、KKJでの大事なルールについて、
お話しておきます。
KKJで時間管理をする場合には、重要なルールがあるのです。
今回は2つのルールを説明します。
以前に載せた、手帳の写真を見て、こう思った方はいないでしょうか?
「あれ、書いてることが少ないんじゃない?・・・」
そうです。手帳に書いている項目はあまり多くありません。
というより、できるだけ項目を増やさない、というのが1つのポイント
なのです。
どういうことか?説明していきましょう。
KKJに限らず、手帳を使った時間管理を始めたときに、
誰もが疑問に思うことがあります。
「あれ、こんなに空白があっていいんだろうか?」
手帳に空白があるのは、時間がうまく使えていないからではないか?
という疑問を持ってしまうのです。
そう思ったために、空白を埋めるように「やること」を書いていくと、
どうなるでしょうか?
確かに、すべての時間を有効に使っているような気がするかもしれません。
しかし、これは大きな誤解なのです。
日々の「やること」は、一定な、変化しないものではありません。
突発の事態も起こりますし、やるつもりだったことが、やらなくても
よくなったりすることも起こります。
そういった状況の変化に応じて、柔軟に、効果的に時間を使うためには、
スケジュールは融通がきくようになっていた方が良いのです。
また、ガチガチに固めたスケジュールに満足しているときほど、
無駄な仕事をしてしまっているのです。
スケジュールを埋めること、が目的になってしまっている状態です。
こういう状態にあるときは、例えば、
9:00〜9:30 メールのチェック
なんて、手帳に書いてしまいがちです・・・。
これは非常に仕事の効率を落とします。これは本当です。
手帳は「やること」を管理するためのものであって、
「時間割」ではないのです。
私が推奨するのは、まず、その状況で重要だと思うことを、
いつやるかを決めて、やっていくことです。
メールのチェックや、回覧書類に目を通すことなどの、
ルーチンワーク的なものを、わざわざ時間を決めてやる必要は
ないのです。
そういうことは、空白にしてある時間の中で、手が空いたときに
片付けていくべきです。
まとまった時間は、まず「大きな仕事」「手がかかる仕事」に
使うべきなのです。
現在の私は、こういったルーチンワーク的な仕事のことは、
手帳には一切書きません。
そして、このやり方に変えてからの方が、仕事がずっとうまく
進むようになったのです。
これは、とても大事なルールです。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
これを意識してみてください。
そして、手帳に書く項目を増やさないためのルールが
もう1つあります。
それは、その場でできるものは、その場で処理してしまう、
というものです。
くどいようですが、手帳に書く項目は、少ないほどいいのです。
その方が、仕事の流れが分かりますし、本当に大事な仕事のことを
考えることができます。
逆に、手帳に書いた「やること」が増えれば増えるほど、
きゅうくつに感じますし、ストレスが溜まります。
自分の仕事の全体像がつかみきれなくなるのが、その原因なのです。
私は、ある考え方を取り始めてから、このことが分かりました。
「細かなことは、できるだけ手帳に書かないで済むようにしよう」
と、考えるようにしたのです。
そうすると、驚くほど仕事がうまく回ったのです。
手帳に書かないで済ませるためには、その場で処理してしまわないと
いけませんから、自然とそうするようになる、という効果があるのです。
処理できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールを守るために、KKJのやり方はとても
相性が良かったのです。
そして・・・
仕事が溜まらないから、ストレスが溜まらない。
少数の重要な「やること」は、手帳にしっかり書かれていて、
いつやればいいかが見えている。
だから焦ることもない。
そして、目の前の仕事に集中できるようになり、
細かな仕事はさっさと片付いてしまう。
そんな好循環になったのです。
仕事がどんどん片付くのに、忙しいとか、焦らされているという
感じがしないのです。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールが、とても重要だったのです。
今回は、KKJを実践する上で、重要なルールについて述べてみました。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
実は、この2つのルールは、どんな時間管理にも応用できるものです。
あなたも、明日から試してみてはいかがでしょうか。
「参考になったよ!」と思っていただいた方は、
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次回は、KKJをやることのメリットについて、
もう少し述べてみますね。
KKJ−8 KKJのメリットは?
こんばんは。ミナクチです。
昨日はKKJ的な手帳の書き方と、私が実際に使っている
手帳のフォーマットについて紹介しました。
今日は、このやり方のメリットについて説明します。
この方法のいちばんのメリットは、「やること」が一箇所に
まとめられているという点にあります。
すべてを一箇所にまとめているため、スケジュールと
ToDoリストを、頭の中で再構成する必要がないのです。
このため、素早く計画を立てられるというメリットがあります。
計画を立てるためにわざわざ時間を取るのではなく、手帳に
何かを書き込んだり、ちょっと手帳を見たりするたびに、
本当にやれそうかどうかが、すぐに分かるわけです。
もちろん、正確に時間を見積もったりするならば、それなりの
手間と時間はかかります。
しかし、この書き方で書いていると、直感的に判断しても
失敗することは、ほとんどありません。
それぞれの「やること」の内容がある程度イメージできれば、
時間的に余裕があるかどうかの見積もりは、かなり正確に
できるのです。
実は、私たちは、どのくらい時間が必要かを見積もる能力を
持っているのです。
時間の見積もりに失敗してしまうのは、私たちの能力不足と
いうよりは、
・「やること」が一箇所にまとまっていない
・自分の持ち時間の全体が見えていない
ということが主な原因なのです。
この書き方で手帳に書いてみると、そのことがよく分かります。
これが、例えば、ToDoリストとスケジュールを
切り離してしまった場合、どうなるでしょうか?
ToDoリストの項目を「いつやるか」決めるために、
頭の中で、スケジュールと合わせて考えないといけないのです。
これは、スケジュールや「やること」を確認するときに、
余分なステップが1つ増えることになります。
ですから、計画を立てるのに、余分な時間がかかるわけです。
また、単独のToDoリストを使う場合と比較すると、
こんなメリットもあります。
ToDoリストを使ったことがある方は、経験したことがあると
思いますが、リストの中には、なかなかクリアできない項目が
必ず出てきます。
まじめに書けば書くほど、そうなります。
ToDoリストの中に、ヘドロのように溜まっていくのです・・。
「やるべきこと」「やりたいこと」「やっておいたほうがよいこと」
は、それこそ山のようにあるのが普通だと思います。
しかしそれらは、時間の経過とともに、重要でなくなってきたり、
もっと重要なことが出てきたりするものです。
ToDoリストは、溜めておくためにあるのではなく、どんどん
やっていくためにあると考えるべきだと、私は考えます。
ですから私は、「いつまでにやりたい」という意識の薄い「やること」
は無視しても構わないと考えています。
「やること」はすべて、この日にはやっておきたい、という意識を持って、
スケジュールの中に組み込んでいくべきだと思います。
そして、さらに別のメリットとして、この方法では全体が見えやすく、
自分の持ち時間の中で、「やること」がクリアできるかどうか、
予測を立てやすい、ということがあります。
予測する、というのは、とても重要なことです。
ここが見えていないと、いろいろな問題が起こります。
例えば、
・頼まれごとを、やすうけ合いしてしまって、後で負担になってしまう。
頼まれごとを断れなくて困ってしまうのは、実は、自分の
「やること」の総量が見えていないところに原因があると思います。
何となくやれそうかな、と思ってしまって、後で後悔するわけです。
自分の「やること」の全体が見通せていないと、やれないものを
やれると思ってしまうのです。
・「やること」が全然片付かない日がある。
全体が見えていないと、特定の日に「やること」が集中してしまう
ことがあっても、なかなか気がつきません。
全体が見えていると、「やること」を他の日に分散させることも
できるのです。
こんな感じです。
このような問題が起こらないようにするには、
・「やること」を集めること
・持ち時間がカタマリで見えること
が、とても重要です。
ですから私は、スケジュールは最低でも1週間単位で見た方が
良いと考えています。
ですから、見開きで1日というタイプの手帳は、いろいろ書けて
良いようにも思えるのですが、私はおすすめしていません。
さて、KKJのメリットについて、
ざっと説明してみましたが、どう感じたでしょうか?
「ほほう、もしかしてこれはいいかも!」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ 1クリックをお願いします。
次回は、今回述べた以外のことで、この方法をやってみて良かったと、
私が感じたことについて述べてみたいと思います。
昨日はKKJ的な手帳の書き方と、私が実際に使っている
手帳のフォーマットについて紹介しました。
今日は、このやり方のメリットについて説明します。
この方法のいちばんのメリットは、「やること」が一箇所に
まとめられているという点にあります。
すべてを一箇所にまとめているため、スケジュールと
ToDoリストを、頭の中で再構成する必要がないのです。
このため、素早く計画を立てられるというメリットがあります。
計画を立てるためにわざわざ時間を取るのではなく、手帳に
何かを書き込んだり、ちょっと手帳を見たりするたびに、
本当にやれそうかどうかが、すぐに分かるわけです。
もちろん、正確に時間を見積もったりするならば、それなりの
手間と時間はかかります。
しかし、この書き方で書いていると、直感的に判断しても
失敗することは、ほとんどありません。
それぞれの「やること」の内容がある程度イメージできれば、
時間的に余裕があるかどうかの見積もりは、かなり正確に
できるのです。
実は、私たちは、どのくらい時間が必要かを見積もる能力を
持っているのです。
時間の見積もりに失敗してしまうのは、私たちの能力不足と
いうよりは、
・「やること」が一箇所にまとまっていない
・自分の持ち時間の全体が見えていない
ということが主な原因なのです。
この書き方で手帳に書いてみると、そのことがよく分かります。
これが、例えば、ToDoリストとスケジュールを
切り離してしまった場合、どうなるでしょうか?
ToDoリストの項目を「いつやるか」決めるために、
頭の中で、スケジュールと合わせて考えないといけないのです。
これは、スケジュールや「やること」を確認するときに、
余分なステップが1つ増えることになります。
ですから、計画を立てるのに、余分な時間がかかるわけです。
また、単独のToDoリストを使う場合と比較すると、
こんなメリットもあります。
ToDoリストを使ったことがある方は、経験したことがあると
思いますが、リストの中には、なかなかクリアできない項目が
必ず出てきます。
まじめに書けば書くほど、そうなります。
ToDoリストの中に、ヘドロのように溜まっていくのです・・。
「やるべきこと」「やりたいこと」「やっておいたほうがよいこと」
は、それこそ山のようにあるのが普通だと思います。
しかしそれらは、時間の経過とともに、重要でなくなってきたり、
もっと重要なことが出てきたりするものです。
ToDoリストは、溜めておくためにあるのではなく、どんどん
やっていくためにあると考えるべきだと、私は考えます。
ですから私は、「いつまでにやりたい」という意識の薄い「やること」
は無視しても構わないと考えています。
「やること」はすべて、この日にはやっておきたい、という意識を持って、
スケジュールの中に組み込んでいくべきだと思います。
そして、さらに別のメリットとして、この方法では全体が見えやすく、
自分の持ち時間の中で、「やること」がクリアできるかどうか、
予測を立てやすい、ということがあります。
予測する、というのは、とても重要なことです。
ここが見えていないと、いろいろな問題が起こります。
例えば、
・頼まれごとを、やすうけ合いしてしまって、後で負担になってしまう。
頼まれごとを断れなくて困ってしまうのは、実は、自分の
「やること」の総量が見えていないところに原因があると思います。
何となくやれそうかな、と思ってしまって、後で後悔するわけです。
自分の「やること」の全体が見通せていないと、やれないものを
やれると思ってしまうのです。
・「やること」が全然片付かない日がある。
全体が見えていないと、特定の日に「やること」が集中してしまう
ことがあっても、なかなか気がつきません。
全体が見えていると、「やること」を他の日に分散させることも
できるのです。
こんな感じです。
このような問題が起こらないようにするには、
・「やること」を集めること
・持ち時間がカタマリで見えること
が、とても重要です。
ですから私は、スケジュールは最低でも1週間単位で見た方が
良いと考えています。
ですから、見開きで1日というタイプの手帳は、いろいろ書けて
良いようにも思えるのですが、私はおすすめしていません。
さて、KKJのメリットについて、
ざっと説明してみましたが、どう感じたでしょうか?
「ほほう、もしかしてこれはいいかも!」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ 1クリックをお願いします。
次回は、今回述べた以外のことで、この方法をやってみて良かったと、
私が感じたことについて述べてみたいと思います。
KKJ−7 手帳の書き方公開!
KKJ(簡単で、効果的な時間管理術)の続きです。
前回までに「書くこと」の重要性について述べてきました。
「時間指定タスク」「時間流動的タスク」をどう書くのか?
そして、その両方の要素をあわせ持っている、
「期日指定タスク」「期間指定タスク」をどう書くのか?
について、今回は実例を示します。
通常、手帳をスケジュール帳として使う場合、
「時間指定タスク」しか書かないことが多いです。
しかし、そこに「時間流動的タスク」も含めた、すべての
「やること」を書くようにすると、どれだけの「やること」が
あるのかが一望できて、非常に効果的です。
このポイントを踏まえて、手帳を書いてみた例を示します。
このやり方では、書くことが多くなるので、
大きめの手帳を使うのがおすすめです。
ここでは例として、QUO VADIS社のTrinoteという手帳に記入しています。
(A5より大きく、B5より小さいサイズのものです。)
もちろん、この手帳でなくても構いませんが、一週間の予定が見渡せて、
書き込むスペースが充分にあるものをおすすめします。
「期間指定タスク」・・・数日間に渡って続く「やること」
「時間指定タスク」・・・時間が決まっている「やること」
「時間流動的タスク」・・だいたいこの日にやっておきたいこと
「期日指定タスク」・・・時間は自由だが、日付は決まっていること
この書き方を使うと、これらすべてを書き込むことができる、
というのが、分かっていただけるでしょうか。
実は上の写真は、私が現在制作協力している、
日立システムアンドサービス様ホームページコンテンツ用に
撮影した写真です(コメントは今回変えています)。
これは、市販の手帳を使った例として、書いてみたものです。
今回は、私が普段使っている手帳の写真も載せておきます。
(A5サイズのバインダーに入れて使っています。)
実際に記入したものは、見苦しくて?お見せできないので、
新しく印刷したものの写真を撮りました。
線が赤いのは、単に私の趣味なのですが、
同じ仕様を使っている友人にも、なかなか好評です。
手帳の枠は、黒よりも色のついたものの方が、自分が書き込んだ部分が
目立つのでいいみたいです。
※(追記 2006/7/22)
この手帳レフィルは、もともと自分用だったのですが、
同じタイプの手帳レフィルを作るサービスを開始しました。
「自分仕様で作る手帳レフィル」という感じです。
興味のある方は、 ↓ こちらを見てみてください。
http://www.bizark.co.jp/techo/index.html
(※↓下記の「色付け」はありませんが・・・)
(追記 終わり)
写真では、少し分かりにくいかもしれませんが、
基本的に仕事には使わない時間帯には、薄く色を付けてあります。
これには、仕事に使える時間が、あとどれだけ残っているか
つかみやすくなるという効果があります。
私の手帳を見て、どう感じたでしょうか?
意外と単純!と思った方もいるかもしれませんね。
しかし、これは単純ですが、効果の高いやり方なのです。
次回は、このやり方で手帳を書いていくことで、
どんなメリットが得られるか?について述べていきます。
その前に・・・この手帳を見て
「なんだか気になる!」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ 1クリックをお願いします。
KKJ−6 「書くこと」 --- 何を書けばいいのか?
今日は、簡単で、効果的な時間管理術のための、
「書くこと」の続きです。
時間管理のために書く「こと」には、
大きく分類すると、2つに分けることができます。
1つは、時間にきっちり関連付けられた「やること」
もう1つは、時間と関連づいていない「やること」
この2つです。
前者は、
時間が決まったアポイントや、会議の予定など、
時間が決まっているものです。
私はこれを、「時間指定タスク」と呼んでいます。
やる時間が決まっている「やること」です。
後者は、
明確に納期が決まっていない「やること」です。
例えば、そろそろ仕事用のファイルキャビネットを整理したい、
でも、別に急ぐわけではない。といったことです。
こちらは、「時間流動的タスク」と呼んでいます。
そして、これら以外にも、
「期日指定タスク」・・・やれる日が決まっているもの(時間は自由)
「期間指定タスク」・・・納期までの間なら、いつやっても良いもの
(前倒しして早めに片付けても良いもの)
と分類できる仕事もあります。
これらには「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の両方の
要素があるわけです。
話を分かりやすくするために、ここでは「時間指定タスク」と
「時間流動的タスク」の2つに絞って考えてみます。
この両方をうまくやりくりできれば、仕事の段取り力が
高くなる、というのは、納得していただけると思います。
そう、この両方を把握しておくことは、とても重要なのです。
しかし、これはある問題があって、とても難しいことなのです。
どんな問題かと言うと・・・説明しますね。
通常、「時間指定タスク」にあたるものは、スケジュール帳などに
書くことになります。
そして、「時間流動的タスク」にあたるものは、ToDoリストや、
備忘録といった、リストにすることが多いと思います。
ところが、このToDoリストがくせ者なのです。
ToDoリストは、「やること」をリスト化したものです。
これを使えば、「やること」をやったかどうかをチェックできるから
良さそうなものです。
しかし、実際はなかなかうまく機能させることは難しいのです。
それは、なぜか?
通常、ToDoリストには、「やること」をリストアップして、
それをいつまでにやりたいか、という期日を書いたりします。
「それをやったかどうか?」のチェックをするだけなら、
これでいいのですが、実際にいつやるかを決めるためには、
この形式では使いにくいのです。
日々のスケジュールの中に、ToDoが反映されていない。
つまり、時間指定型のスケジュール管理とリンクしていない。
これが問題なのです。
もう少し説明しましょう。
この方法では、スケジュール帳とToDoリストを
毎日、見比べないといけないわけです。
一方は、時間や、日付にそって書かれているスケジュール。
もう一方は、「やること」をずらっと書いたリスト。
これを毎日見比べて、いつ、どれをやれそうか?という
見込みを立てていく必要があるのです。
一方は時間や日付を軸にしたスケジュール、
一方は時間と関係なく「やること」を並べたリスト。
この両方を並べてみて、何を、いつやるか、
瞬間的に答えを出すのはとても難しいのです。
これをパパっとやれる人は、段取りの達人かもしれません。
そして私を含めた普通の人は、この作業に時間がかかって
しまうわけです。
ToDoリストの項目について、それをいつやるか決めたり、
終わった項目を消したり、他に優先すべきことがないかを
チェックしたり・・・といった作業が必要なのです。
一日の計画を立てるために、時間を取って考える必要があるのです。
もちろん、時間を取って計画を立てるのは良いことなのですが、
この作業はもっと簡単にできると、私は考えています。
簡単にできることを、難しいやり方をすることはないのです。
では、どうやってやるのか? 答えは単純です。
別々に書いてあるのが、混乱のもとになっているのなら、
それを合わせて1つにしてしまえばいいのです。
そもそも、「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の
間には、「期日指定タスク」「期間指定タスク」があるのです。
また、「時間流動的タスク」も、大体いつ頃までには、
やっておきたいという、ゆるい時間的制約があるのが普通です。
つまり、これらの「やること」の間には、
「ここからが時間流動的タスク」と、明確に示す
線を引くことができないのです。
それならば、なおさら1つにまとめてしまった方が良い、
ということになりますね。
しかし、このことについて考慮された手帳は、残念ながら
まだありません。
次回は、この手帳の書き方について、私のオリジナルの
手帳を使った方法と、市販の手帳を工夫して使う方法の
2つのやり方を紹介します。
「書くこと」の続きです。
時間管理のために書く「こと」には、
大きく分類すると、2つに分けることができます。
1つは、時間にきっちり関連付けられた「やること」
もう1つは、時間と関連づいていない「やること」
この2つです。
前者は、
時間が決まったアポイントや、会議の予定など、
時間が決まっているものです。
私はこれを、「時間指定タスク」と呼んでいます。
やる時間が決まっている「やること」です。
後者は、
明確に納期が決まっていない「やること」です。
例えば、そろそろ仕事用のファイルキャビネットを整理したい、
でも、別に急ぐわけではない。といったことです。
こちらは、「時間流動的タスク」と呼んでいます。
そして、これら以外にも、
「期日指定タスク」・・・やれる日が決まっているもの(時間は自由)
「期間指定タスク」・・・納期までの間なら、いつやっても良いもの
(前倒しして早めに片付けても良いもの)
と分類できる仕事もあります。
これらには「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の両方の
要素があるわけです。
話を分かりやすくするために、ここでは「時間指定タスク」と
「時間流動的タスク」の2つに絞って考えてみます。
この両方をうまくやりくりできれば、仕事の段取り力が
高くなる、というのは、納得していただけると思います。
そう、この両方を把握しておくことは、とても重要なのです。
しかし、これはある問題があって、とても難しいことなのです。
どんな問題かと言うと・・・説明しますね。
通常、「時間指定タスク」にあたるものは、スケジュール帳などに
書くことになります。
そして、「時間流動的タスク」にあたるものは、ToDoリストや、
備忘録といった、リストにすることが多いと思います。
ところが、このToDoリストがくせ者なのです。
ToDoリストは、「やること」をリスト化したものです。
これを使えば、「やること」をやったかどうかをチェックできるから
良さそうなものです。
しかし、実際はなかなかうまく機能させることは難しいのです。
それは、なぜか?
通常、ToDoリストには、「やること」をリストアップして、
それをいつまでにやりたいか、という期日を書いたりします。
「それをやったかどうか?」のチェックをするだけなら、
これでいいのですが、実際にいつやるかを決めるためには、
この形式では使いにくいのです。
日々のスケジュールの中に、ToDoが反映されていない。
つまり、時間指定型のスケジュール管理とリンクしていない。
これが問題なのです。
もう少し説明しましょう。
この方法では、スケジュール帳とToDoリストを
毎日、見比べないといけないわけです。
一方は、時間や、日付にそって書かれているスケジュール。
もう一方は、「やること」をずらっと書いたリスト。
これを毎日見比べて、いつ、どれをやれそうか?という
見込みを立てていく必要があるのです。
一方は時間や日付を軸にしたスケジュール、
一方は時間と関係なく「やること」を並べたリスト。
この両方を並べてみて、何を、いつやるか、
瞬間的に答えを出すのはとても難しいのです。
これをパパっとやれる人は、段取りの達人かもしれません。
そして私を含めた普通の人は、この作業に時間がかかって
しまうわけです。
ToDoリストの項目について、それをいつやるか決めたり、
終わった項目を消したり、他に優先すべきことがないかを
チェックしたり・・・といった作業が必要なのです。
一日の計画を立てるために、時間を取って考える必要があるのです。
もちろん、時間を取って計画を立てるのは良いことなのですが、
この作業はもっと簡単にできると、私は考えています。
簡単にできることを、難しいやり方をすることはないのです。
では、どうやってやるのか? 答えは単純です。
別々に書いてあるのが、混乱のもとになっているのなら、
それを合わせて1つにしてしまえばいいのです。
そもそも、「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の
間には、「期日指定タスク」「期間指定タスク」があるのです。
また、「時間流動的タスク」も、大体いつ頃までには、
やっておきたいという、ゆるい時間的制約があるのが普通です。
つまり、これらの「やること」の間には、
「ここからが時間流動的タスク」と、明確に示す
線を引くことができないのです。
それならば、なおさら1つにまとめてしまった方が良い、
ということになりますね。
しかし、このことについて考慮された手帳は、残念ながら
まだありません。
次回は、この手帳の書き方について、私のオリジナルの
手帳を使った方法と、市販の手帳を工夫して使う方法の
2つのやり方を紹介します。
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