タスクの「書き忘れ」「先延ばし」を防止するためには？

こんにちは。水口です。
今日は時間管理、特にタスクについての話です。


■　時間管理を身につけるために

・・・というのは、読者の方からご質問を頂きました。

その内容は、

　ときどきタスクを書くのを忘れたりすることがあり・・・
　何かうまい対策があれば教えてください。

という主旨でした。

―――――――――――――――――――――――――――――
　時間管理はアポイントメント（いわゆるスケジュール管理）だけでなく、
　タスク（時間が決まってない仕事）も合わせて管理していくことが必要。

　タスクは「頭で覚えておく」のではなく、その場その場で「書く」方が
　確実だし、かえって楽にできる。
―――――――――――――――――――――――――――――

これは、私が本などでよく書いていること。

タスクは「決まったとき」「思いついたとき」に書くのが一番おすすめです。
（そのときに実行日まで決めてしまうのがさらにおすすめ）

タスクを書くのを忘れてしまったり、（意図的に）先延ばしにしてしまうと、
時間管理がうまく回らなくなってきます。


・・・と、それは分かっていても、習慣づけるのはなかなか難しいもの。
ついつい書かないことがある、という方も多いと思います。


■　「書き忘れ」「先延ばし」を防止するために

それを防ぐために、私が最も有効だと感じているのは、

　　仕事中は手帳をデスクの上に
　　開きっぱなしで置いておくこと　　です。

常に「目に入る」ように置いておくと、書くのを先延ばししにくくなります。

※　パソコンを使って管理する場合、（管理する）ソフトを開いたままに
　　しておくだけでなく、マメに見るようにするなど少し工夫が必要です。


―――――――――――――――――――――――――――――
（余談）　これは「脱線」の防止にも効果があります。

たとえば、朝の時点で「今日はこれとこれをやろう」と、今日やる仕事を
決めていたとしても、つい別のことに「はまってしまう」という経験は誰に
でもあると思います。

たとえば、ネットで調べ物をしていて、思った以上に長引いてしまったり、
最初調べようと思ったことと別のことまで調べ始めたり・・・などです。


こういう「脱線」はなかなかやっかいなものです。

手帳を開いていると（今日のタスクが見えると）、それが目に入ったとき
に「本線」を思い出せるというメリットがあります。
―――――――――――――――――――――――――――――


「開きっぱなし」にしておくことは、（実際やってみると）思った以上に
メリットがあるものです。

「タスクの書き忘れ」については、なかなか、これ以外に有効な対策が
見つからない・・・というのが現状です。

たとえば、「始業時」または「終業時」に、タスクを書く時間を作るという
手もありますが、これはなかなか習慣づけにくいもの。私は「開きっぱなし」
の方をおすすめします。


対策がひとつだけで申し訳ないのですが・・・
これが答になります。現在やっていない方は、お試しを。

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今日の記事作成時間は２２分でした。
では、また明日！
  

頼まれごとを上手く断るための 「無い袖は振れぬ」

こんにちは。水口です。
今日は「仕事を断る」ことについて。


■　忙しいときの頼まれごと、断れますか？

こんな記事がありました。

仕事で忙しいときの頼まれごと、きっぱり断れますか？
――アイシェア調べ - japan.internet.com Webマーケティング

（『』内は引用です）
　
『自分がとても忙しいときに限って頼まれごとをされてしまったという経験は
ないだろうか？そんなとき、きっぱり断れる人はどのくらいいるだろう。アイ
シェアは同社のサービス会員に対し「断り力に関する意識調査」を実施、
2009年10月26日、調査結果を発表した。

有効回答数は543名。男女比は、男性：56.4％、女性：43.6％。年代比は
20代：33.5％、30代：31.3％、40代：35.2％。調査期間は、2009年10
月5日〜8日の4日間。』

「断り力」って、どこかで聞いたような言葉ですが、
それは置いておいて・・・・

同調査では、プライベートで断る場面と仕事で断る場面、両方の調査があり
ますが、仕事の方に注目してみましょうか。

　
『 「きっぱり断れる」としたのは29.7％。「なんとか断れる（55.8％）」との合計
85.5％が『断れる』とし、プライベートの場合とほぼ同じ結果に。

「きっぱり断れる」人は、プライベートと同様に女性（26.3％）より男性（32.5％）
に多いが、年代別では、高い年代ほど低く異なる結果に（20代 32.9％、30代
29.5％、40代27.1％）。』


もう少し詳しく元データを見ると、
――――――――――――――――――――――
きっぱり断れる　　男性　32.5％　　女性　26.3％
なんとか断れる　 男性　54.2％　　女性　57.8％
断れない　　　　　 男性　13.3％　　女性　15.9％
――――――――――――――――――――――

となっています。

個人的には、男性よりも女性の方が「断り上手」のような気がしますが・・・。
（あくまでも個人的な経験談です・・・）

職場の立場的なものもからんできますから、そういう意味では女性に不利な
状況が（今はまだ）多いかもしれません。


年代別はこうです。

――――――――――――――――――――――――――――――
きっぱり断れる　　20代　32.9％　　30代　29.5％　　40代　27.1％
なんとか断れる　 20代　51.8％　　30代　54.8％　　40代　60.1％
断れない　　　　　 20代　15.2％　　30代　15.7％　　40代　12.8％
――――――――――――――――――――――――――――――

もっと差が出るかな？　と思ったのですが、あまり差がない印象。
年齢が上になるほど「なんとか断れる」の回答が増えてくるのは、
うまく断るテクニックを身につけたということでしょうか？


■　忙しいときに仕事を断るためには？


　　自分が忙しいとき、頼まれごとは断りたい。
　　でも、断れない・・・。

そんな状況は、誰でも経験があるのではないでしょうか。


では、どうすれば断り上手になれるのか・・・？

たとえば、ちょっと考え方を変えてみるのも一つの手です。

「もし断ったら、相手が気を悪くするんじゃないか？」という思いが自分に
あるわけですが、実際は自分の予想ほど、相手は気を悪くしないもの。
そう考えれば、多少は気が楽になります。

あるいは、自分にとって「何を優先すべきか？」なんて考えるのも、
一つの方法ではあります。これは案外うまくいきませんが・・・。
（人間関係だって大事ですからね）


しかし、そういった方法よりも、もっと効く方法があります。

経験上、「断る」ために一番有効な方法は・・・

単純ですが、

　　自分の仕事量を自覚すること

です。経験上、これに勝るものはありません。

もし、自分の仕事量（アポイントメント＋タスクの量）を自覚できていれば、
「この頼まれごとを引き受けると、仕事がどうしても回らない」ということは
はっきりと自覚できます。

「仕事がどうしても回らない」とまではいかない場合も、自分の仕事にどれ
くらいのダメージがあるかは、予想できます。

これが自覚できているかどうかは大違いです。


逆に、仕事量があまりつかめていないと「多分やれるだろう」と思ってしまい、
頼まれごとをつい引き受けてしまいがちです。これは性格的に強い人でも、
弱い人でも同じです。

その「ついつい」を無くすためには、自分の仕事量を自覚すること（つまり、
時間管理を行うこと）が、最も効果があります。

　　たとえば、「財布の中にお金がない」ことが分かっていれば、飲み会の
　　誘いは断れますよね。（←おごってもらうつもりなら別か・・・（笑））

　　それと同じで、「時間が足りなくなる」という切迫感があるかどうかの
　　違いで、「断る」意志の強さは大きく違ってきます。

　　「無い袖は振れない」ということですね。
　　（※この「袖」があるかどうかを見極めるのが時間管理の役割です）


どうしても断りづらい場合（特に上司から来た仕事の場合）は、
「今週は○○の件があるので、できません」というように理由を示す
のも有効です。　（←これも時間管理が出来ていれば簡単です）

同じ上司からあれこれ言われる場合は、「どっちを先にしましょう？」と
聞くと、案外うまく解決することも多いものです。

ちょっとややこしいのが、複数の上司から来た場合（部長と課長から
別に頼まれごとが来るなど）ですが、この場合、近い方の上司に事情
を話してみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は３３分でした。
では、また明日！
  

形式的な朝礼よりも、機能的な朝礼を

こんにちは。水口です。
今日は昨日に続いて、もう少し「朝礼」についての話を。


昨日は、ＵＳＪでの取り組み「テン・ミーティング」という朝礼のポイントを
こんなふうに↓紹介しました。

―――――――――――――――――――――――――――

□　短時間（10分間）で終わらせると決めている

□　出席者は最小限（各部門の責任者）

□　意思決定を主目的としている

―――――――――――――――――――――――――――

また、「朝礼」では
―――――――――――――――――――――――――――

　朝礼の目的を明確にすべき
　（情報共有の場か？　教育の場か？　意思決定の場なのか？）

―――――――――――――――――――――――――――

ということが大事だな・・・とあらためて思ったりしました。

（その昨日の記事はこちら↓）
「朝礼」を効率的に行うために


これに関連して、もうひとつ思いついたことがあります。


■　どんな単位で「朝礼」をするか？

朝礼は「時間の無駄」だと感じている人もおられると思いますので、
ちょっと説明しておくと・・・、

私が朝礼を推奨する理由はこうです。

　　仕事に取りかかり、自分が仕事に集中しているときに
　　質問や相談、連絡等で自分の仕事を止められてしまうと、
　　「せっかくいいところだったのに・・・」と思うこと、ありますよね。

　　このときは、頭の中で考えていたアイディアや次の段取りが
　　飛んでしまってますので、仕事の能率としても落ちています。

　　そういう「仕事の中断」がないよう、相談等を先に済ませて
　　おくのは、仕事の能率アップに役立ちます。


もちろん、目的が不明確な朝礼で「時間の無駄」という場合もあります。
「うまくやれば」という条件付きで、朝礼は仕事の能率アップに役立つ
ということです。



じゃあ、朝礼をうまくやるには・・・？　と考えるためには、
逆に悪い例を考えてみるのが近道かもしれません。

たとえば、昨日書いたように・・・
―――――――――――――――――――――――――――

・　上司と部下の２人で話した方がいい話題を朝礼でやってしまうと、
　　他の人の時間が無駄になる（無駄に拘束されてしまう）。

・　メールで回せば済む話題を、朝礼で長々と話されてしまう
　　（短く済むならいいが、急ぎでもない話を長々されるのは困る）

・　上司が訓辞的な話を、長々とやってしまう
　　（いい話ならいいけど、毎日毎日いい話ができるわけでもない）

―――――――――――――――――――――――――――

なんてのも悪い例です。

これらの典型的な例になりやすいのが、

・　参加人数が多すぎる朝礼

です。

大人数の朝礼は、自分や自分の部署に関係ない話題も色々出たり
して、時間が長い割に、あまり役に立たないことがあります。

仕事上関係ない話で朝礼の時間を使うのは、もったいないですよね。

たとえば、「部」またはそれ以上大きい単位（事務所全体とか）で朝礼を
やると、こうなってしまいがちです。それもたまにはいいと思いますが、
毎日15分も20分もやられると、ちょっとつらいです。


逆に、仕事上関わり深いメンバーだけで、必要な情報を共有するのは
有意義です。

そこで思うのは、「組織」上の区分で朝礼をするのは、必ずしも効果的
ではないのではないか？　ということです。

たとえば、「課」の単位で朝礼をやるよりも、さらに細分化した少人数で
やった方が良いかもしれません。

あるいは、部署間をまたぐプロジェクト単位（ＣＦＴ単位）で、朝礼を
行った方が良いケースもあると思います。

形式的なことよりも、実務上のメリットを考えるべき。ということです。

※　全体の朝礼とグループの朝礼・・・と、２回、あるいは３回やる
　　 パターンもありますが（←私も経験あります）・・・できれば１回で
　　 手早く終わらせたいですね。


従来の形式にとらわれず、少人数チームで朝礼を行う。

その方が機能的なのは当たり前ですが、これって、
意外とできていない会社が多いのではないでしょうか。

ちょっとやり方を見直してみるというのも、いいかもしれませんね。
しゃべりたがりの上司がいる場合は、ちょっとやっかいですが・・・（汗）

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今日の記事作成時間は２９分でした。
では、また明日！
  

「朝礼」を効率的に行うために

こんにちは。水口です。
今日は「朝礼」についての話です。


■　素早い朝礼で意思決定

プレジデントロイターにこんな記事がありました。

効率運営の秘訣は「10分で意思決定する」仕組み | 部課長の基本

（『』内は引用です）
　
『ユニバーサル・スタジオ・ジャパン（USJ）には年間800万人超のゲストがやって
くる。対して、スタッフの数は繁忙期でも3000人程度。効率的な運営がなさ
れている。

そんな運営を支えるひとつが毎朝必ず行われる朝礼だ。テン・ミーティングと
呼ばれるそれは、時間が10分だけ、参加者は各部門の責任者が10人だけ
という実質を重んじた朝礼である。始まるのは開場の1時間前。内容は情報
の共有とそれによる意思決定だ。早朝に上がってきた情報を出席者が検討し、
園の運営を弾力的に変更する決定を下す会議である。

朝礼で、出席者全員がもっとも気にするのが当日の天候予想である。雨が
降れば、屋外のアトラクションを中止する必要が出てくる。また、入場者数が
変わるからレストランや土産物店にも影響が出る。　（中略）

例えばピーターパンのショーは屋外で行われる。小さな子どもたちが楽しみに
しているから、子どもの喜ぶ顔を考えると、できるだけ開催したいと思ってしま
う……。しかし……。

「決定の根拠は3つ。安全が最重要で、次がお客さまの満足、そして、効率的
な運営になるかならないか。朝礼は短い時間なので、限られた情報で迅速に
正しい判断をすることが要求されます」

USJの朝礼は目的が絞られている。ひとつは情報の共有であり、もうひとつは
運営上の意思決定だ。緊迫感あふれる朝礼で、ビジネスマンにとっては、判断
の訓練になる実践的な場と言える。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　（上記サイトより引用）

これ、いいですね。

「朝礼をしている」という点だけ見ると当たり前の話ですが、
この内容は実践的で、しかも効率的です。

ポイントはこんな感じでしょうか。

□　短時間（10分間）で終わらせると決めている

□　出席者は最小限（各部門の責任者）

□　意思決定を主目的としている


普通、「朝礼」というと情報共有を主目的としていることが多いですが、
「なんでも共有すればいい（朝礼に情報を上げておけばいい）」となって
しまうと、ダラダラと長いものになりがちです。

上記のＵＳＪの朝礼は、その日の行動を決めるために必要な情報を共有し、
「意思決定」の方を主目的にしているように思えます。


そういう意味で、ちょっとズレているかな？　と思うのが、上記記事の解説。

　『緊迫感あふれる朝礼で、ビジネスマンにとっては、
　　判断の訓練になる実践的な場と言える。』

とありますが、朝礼を「訓練の場」と考えてしまうと、ついつい出席者を
増やしたりしがち。むしろ、上記の朝礼は「すでに訓練されている人」で
意思決定するというイメージではないでしょうか。


■　朝礼は訓練の場か？　意思決定の場か？

朝礼を「訓練の場」と考えるのも間違いではないですし、そういう朝礼が
あってもいいと思うのですが、それはどちらかというと部署内の朝礼の話。

部署ごとの責任者が集まり、全体の意思決定をするという場で、訓練を
目的にしてしまうと、うまく運営できないはずです。


そう考えると・・・、

「朝礼の目的を明確にすべき」 ということになりますかね。
（情報共有の場か？　教育の場か？　意思決定の場なのか？）


■　朝礼の難しさ・効率の悪さ

メールの普及や、フレックスタイム制度の導入もあって、ちょっとすたれて
いる感のある「朝礼」ですが、私は「朝礼」には仕事の効率を上げる面も
あると考えています。（個別に話をするよりも、効率的なことも多いです）


ただ、その運用は意外と難しいもので、

・　上司と部下の２人で話した方がいい話題を朝礼でやってしまうと、
　　他の人の時間が無駄になる（無駄に拘束されてしまう）。

・　メールで回せば済む話題を、朝礼で長々と話されてしまう
　　（短く済むならいいが、急ぎでもない話を長々されるのは困る）

・　上司が訓辞的な話を、長々とやってしまう
　　（いい話ならいいけど、毎日毎日いい話ができるわけでもない）

といった問題も出てきてしまいます。


皆さんの中にも、「朝礼なんて嫌いだ！」という方は結構多いんじゃないか
と思います。それはこういった問題を感じているからではないでしょうか。



朝礼の目的を明確にし、全員がそれを自覚できると、こういった問題は
ある程度、改善する方向に進むと思います。

一口にノウハウとして言い表せない部分、「センス」的な部分もあると思い
ますが、少なくとも「目的がはっきりしない朝礼」は、やめたいものですね。

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今日の記事作成時間は３４分でした。
では、また明日！
  

家族がインフルエンザにかかり、会社に出社できない場合、どうする？

こんにちは。水口です。

アメリカでは大変なこと↓になっているようです。新型インフルエンザ。

新型インフルで「国家緊急事態」＝政府に非常対策の権限−米大統領が宣言
（時事通信） - Yahoo!ニュース

（『』内は引用です）
　
『米ホワイトハウスは24日、オバマ大統領が、新型インフルエンザ流行に関して
「国家緊急事態」を宣言したと発表した。新型インフルエンザ対策に必要な医
療・衛生措置について、政府の担当当局に通常の議会手続きを経ずに機動
的に実施できる権限を付与する。
　米国では新型インフルエンザによる死者が1000人を突破、感染者は数百
万人に上っている。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　（上記サイトより引用）

死者が1000人とは・・・。大変ですね。


日本ではここまでひどくないですし、企業としてのダメージもそれほどでは
ない・・・と思っていたのですが、どうも、そうも言っていられない気配です。

たとえば、私の周りでは、新型インフルエンザにかかって寝込んだ、休んだ
等々の話はまだ聞いていません。ですが、仕事への影響はすでに現れている
のです。

というのは、お子さんがインフルエンザにかかるケースがあるためです。

ある企業では、家族が新型インフルエンザにかかった場合、（本人に症状が
出ていなくても）自宅待機するようにしているそうです。それは賢明な制度だと
思いますが、その反面、お子さんがインフルエンザのため出社できないという
ケースが増えており、困っているとのことです。

確かに、これは困りますよね・・・。


■　出社できないときは、どうすりゃいいの？

こういう場合、会社で仕事をする人も大変ですが、（本人は健康なのに）
出社できない人も困ります。やらなければいけない仕事はあるし、かと
いって、何から何まで人に頼むのも気が引ける・・・という感じです。

たとえば、もし月曜から一週間出社できないと考えてみると・・・
結構大変なことになりませんか？　そういう人は多いと思います。


こういう場合、自宅で仕事ができる（テレワークの）仕組みが整っていると
助かりますが、まだ広くは普及していません。

「自宅で仕事をする」といっても、現在は社内のデータを自宅に持ち帰ること
を禁止している企業が多いです。もちろん、データの入ったパソコンを持ち帰る
のもＮＧです。

「シンクライアント（本体内にデータを持たないパソコン」と、社内ＬＡＮに
アクセスできる手段（それ用のセキュリティが確保された通信手段）が整って
いればいいのですが、そこまで導入できている部署はまだまだ少ないです。
（ある意味、今回はそれを考える良い機会と言えるかもしれませんが・・・）



では、どうすればいいか・・・？

実際のところ、できることはあまりないのですが、少なくとも普段から
時間管理を行っていれば、

　　□　今週中にやるつもりの仕事
　　　　　（アポイントメントとタスク両方）

これはすぐに確認できるはずです。


それらの仕事を、

　　□　今週中に必ずやらなければいけない仕事

　　□　来週に回しても何とかなる仕事

この２つに仕分けし、「今週中」の仕事については誰かに頼む。
この作業はできるはずです。これでかなり安心できます。

※　時間管理ができていないと、この作業は結構大変・・・。
　　 やるべき仕事を思い出したつもりでも、抜けが出たりしがちです。

実際、個々の仕事を「やれる」「やってくれる」人がいるかどうかという
ところも問題ではありますが、まずは上記の切り分けをすることが肝心。
そのためには時間管理が役立ちます。


■　仕事を引き継ぎやすくする工夫

さらに・・・

個々の仕事のやり方が、マニュアル的に整理できていると安心です。

そこまでできなくても、パソコン作業なら、必要なデータ（フォルダ）がどこに
あるか整理しておくだけでも多少はマシです。
（これを電話で伝えようとすると、結構大変ですから）


「そんなの急に準備できない」という方もおられると思いますが、一番
簡単な次の方法なら、それほど手間はかかりません。

「他の人が知らない仕事」について・・・

　・　その仕事の名前をつけたフォルダを作る

　・　そのフォルダ内に、その仕事で使うデータ（フォルダ）への
　　　ショートカットを入れておく

　・　別の仕事用には、別のフォルダを作る
　　　（同様にその仕事のショートカットを入れておく）

こうしておくだけでも、電話で説明しやすくなります。
（仕事の内容別に分けて作っておくのがポイントです）


お子さんのおられる方は、万が一の時のために、
準備しておいてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は３０分でした。
では、また明日！