タスクの実行時間(時刻)は、どう決めればいい? という話
こんにちは。水口です。
今日は、時間管理のなかのポイント、
タスクの取り扱い方についての話です。
■ 「タスク」の取り扱いが時間管理のキモ?
先日、「紙の手帳をおすすめする3つの理由」の続きという記事を書きました。
そのなかで、
タスクの実行時間をアラームで通知するのは、
あまりおすすめできない
という意味のことを書きました。
この周辺の話に関連して、ご質問を頂きました。
「タスクの実行時間を、どう決めるか」 というポイントです。
■ 「タスクの実行時間」 をどう決めるか? という話
時間管理の手法はいろいろありますが、
その違いは、タスクをどう計画・管理するか?
というポイントにあるといっても差し支えないと思います。
そして、このブログや本で紹介している時間管理の手法は、
・タスクは、最初の段階で「実行日」まで決めてしまう
・どのタスクからやるかは、当日に決めていい
というポイントがあります。
そして、当日のタスクの実行時間は、どうやって決めていくか?
という点には、少し自由度を持たせてあります。
いくつか、やり方があるからです。
名前をつけるとすると・・・
□ とにかく片付ける型
とにかく、1つずつタスクを片付けていく、というやり方です。
□ 目標時間設定型
タスクを1つ選び、「このタスクは○分(○時間)で片付ける」という
目標を立てて取り組むやり方です。
(手帳のその時間帯に、そのタスクを書き込んでから行動すると、
その時間内に終わらせようという意識が働きやすくなります)
□ 全体スケジュール構築型
最初に、「○時〜□時はこのタスク」と、1日の時間割をきっちり
立ててしまうやり方です。
私のおすすめは、2番目の「目標時間設定型」です。
基本は、1つずつ、目標時間を決めて、やっていく。
特に、組織の中で仕事をする場合には、このタイプをおすすめします。
また、細かいタスク(数分で終わるとか)には、1番目の「とにかく片付ける型」を
併用すればいいと思います。
付加的なテクニックとしては・・・
1つのタスクに没頭して、時間が過ぎないように、
「これが終わったら次はこれ」と、「2番目のタスク」を
考えておくのもいいです。
また、「午後イチはこれをしよう」などの、自分なりの
仕事のパターンと組み合わせてやっていくのもいいです。
たとえば、14時〜15時頃は頭より体を使う(眠くならないように)など。
・・・このへんの話は、最終的には、自分のやりやすいパターンを
探してみてくださいということになってきますかね。
3番目の「全体スケジュール構築型」は、当日に入ってくる仕事や
相談などの外乱要素があると、スケジュールがずれ込んできます。
そして、それがストレスになることもあります。そういう意味で、
外乱要素が多い人には、あまりおすすめできません。
逆に、そういった当日の外乱要素が少ない仕事をしている人の
場合は、「全体スケジュール構築型」でも構わないと思います。
フリーランスのクリエイター系・職人系の仕事は、特にこの
「全体スケジュール構築型」が向いているのではないでしょうか。
【豆知識】
2番目の「目標時間設定型」の場合、タイマーを使うと、
自分の作業時間がわかりやすくなります。
その感覚をつかんでおくと、次回にも活きてきます。
使うのは、キッチンタイマーとかでも構いませんが、
カウントダウンだけでなく、カウントアップができる
(経過時間が表示できる)タイマーがおすすめです。
過去のタイマー紹介記事はこちらです。
タイマーいろいろ その1
タイマーいろいろ その2
タイマーいろいろ その3
■ タスクを終わらせることについて
いずれにしても、当日に予定したタスクは、当日に終わらせることを
目標にします。
実行しきれない場合は、
・ 仕事の能率が上がらなかった
・ もともとの見込み(必要な時間)が大きくずれていた
・ その日に突発的な仕事が入ってきた
などの原因があるはずですから、原因に応じて
対処していってください。
(↑と、簡単に書いてしまいましたが、ここを語りだすと
長くなるので、今日はパスさせてください)
うーん。参考になりましたかね・・・?
また、機会があればもう少し具体的な話もできればいいかなあ、
とも思うのですが。
今日書いた、
―――――――――――――――――――――――――
時間管理の手法はいろいろありますが、
その違いは、タスクをどう計画・管理するか?
というポイントにあるといっても差し支えないと思います。
―――――――――――――――――――――――――
というフレーズ、これをもう少し整理しておきたいなあ、と思い、
書き始めたら、えらく長くなってしまいました(汗)
・・・長くなりすぎたので、今日の記事からはカットしました。
また、あらためて紹介します。
というのも含めて、
今日の記事作成時間は104分でした。(長い!)
では、また明日!
「 KKJ 2.0 」を書いていて思ったこと
こんばんは。水口@時間管理術研究所です。
昨日で、「KKJ 2.0」(カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)
は、完結しましたが・・・
これを書いていて思ったことがいくつかあるので、
今日はその話をします。
今回、書いていて、自分でちょっと疑問に思ったのが、
「カンタンな時間管理」の割には、説明が難しくないか?
ということでした。
特に、2章の記憶の話や、3章の仕組みの話は、
KKJを使うためには、直接必要の無い話かもしれません。
メカニズム的な解説ですからね。
でも自分の中では、この解説は外せない、という思いが強かったので、
こういう形にしました。
なぜ、この部分が必要だったのか?
その理由を説明しておきます。
このKKJという手法は、
手軽にできて、効果が高い時間管理ができないか?
というところからスタートしています。
そしてこの手法は、他の時間管理法(体系立ったもの)には
無い特徴を持っています。
それは、「計画」や「レビュー」といったステップが
必要ない、というところです。
例えば、他の時間管理術を見ると・・・
TQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究という本や、
それをベースにした「フランクリンプランナー」という手帳では、
計画を立てることや、価値観的なものが重要視されています。
また、通称「GTD」と呼ばれている、
「仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法」
の方法は、「レビュー」することを重要視しています。
※GTDは「時間管理」についてはほとんど触れていないので、
「仕事術」と言った方がいいかもしれませんが・・・。
KKJは、「計画もレビューもやらずに、時間管理をやる!」という、
大胆な?狙いの時間管理手法なんです。
「時間管理術の7つの嘘を暴く」という記事で書いたことの
答えがこれなんです。
そして、「計画もレビューもやらない」ということを可能にしているのが、
・思いついた「やること」を、すぐに書きやすい仕組み
・自分の持ち時間が見えやすい仕組み
であり、
・「やること」は思いついたときに、すぐ書く
・手帳を時々見て、自分の持ち時間をつかむこと
・「やるか、やらないか」の判断を素早くすること
・その場でやれることは、その場でやってしまうこと
などの習慣なんです。
この仕組みを使えば、何かを手帳に書いたり、手帳を見たりするだけで、
「計画」や「レビュー」の役割を果たすようになっているわけです。
そして、このKKJの仕組みは、先ほどの習慣とセットで使うことで、
その効果を発揮します。
でも、
「とにかく『やること』は、すぐに書きなさい!」 って、
頭ごなしに言われても、困りますよね・・・。
特に、自分の習慣を変えることは、たとえそれが一部であっても、
心理的に抵抗を感じて当然です。
それで、この習慣が効果的な理由が納得できるように、
メカニズムや仕組みの話をしたんです。
読んでいて、
「なんか、直接ノウハウと関係ない説明が、長いんじゃない?」
と思った方もいるかもしれませんね。
それには、こういう理由があったんです。
ここを知っておいた方が、より、KKJを活用できると思います。
「なんか、ピンとこなかったなあ・・」という方も、
また時間があるときにでも、目を通してみてください。
( ↓ これが、目次っす。)
KKJ 2.0 (カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)
終わったと言いながら? 今日はKKJの話をしてしまいましたが・・・、
「そうか、そんな意味があったんだ・・・」と思っていただいた方は!
ぜひ ↓ ワンクリックお願いします!
さて、次回からは・・・
単発で書きたいことが、いくつか、たまってるので、
それを書いてみたいと思ってます!
引き続き、よろしくお願いします!
【KKJ 2.0 】 自律型タイムマネジメントを目指そう
こんばんは。水口@時間管理術研究所です。
「 KKJ 2.0 」 (カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)
いよいよラストです!
この第3章では、私のバックグラウンドである、エンジニアとしての視点で
見た、「時間管理」について、主に考えています。
そして、今回のタイトルは、
「自律型タイムマネジメントを目指そう」というものです。
「自律」という言葉(「自立」ではなく、「自律」です)には、
あんまりピンとこないなあ、という人も多いかもしれません。
excite 辞書 大辞林 第二版 によれば、
じりつ 【自律】
(1)他からの支配や助力を受けず、自分の行動を自分の立てた規律に従って
正しく規制すること。
となっています。( (2)は略します。)
いきなり、こんな言葉を出すと、
「規律に従って、自分の行動を規制する」という時間管理のことか?
と思う方もいるかもしれませんが、そういう意味ではありません。
(むしろ、私はそういう時間管理は、あまり好きではないんです・・・)
(余談です・・・)
このブログの他の記事も、読んでいただくと分かると思いますが・・・
私は「自分を律すること」自体には、あまり価値を感じていません。
時間管理にそういう考え方を持ち込むと、挫折しやすいからです。
どんなに素晴らしい考え方でも、挫折してしまっては意味がありません。
厳しく自分を律することをしなくても、自分の置かれている状況を
正しく判断できれば、人は行動を起こすもの、と私は確信しています。
そのための使いやすいツールや考え方を追求しているんです。
(さらに、余談です・・・)
最近、組織マネジメント論の中で、「自律型組織」という言葉が
よく使われるようになりました。
「目標管理」や「成果主義」とセットで使われることも多いです。
社員一人一人が、自分で目標を設定して、それに向かって継続して
努力していく、という意味で「自律」といっているわけです。
こちらは、先ほどの辞書の意味に近いですね・・・。
確かに「自律型組織」ができれば素晴らしいのですが、一歩間違うと
単なる管理者の手抜き?になりかねないので、要注意ですよね。
すんまへん・・・。話がそれました!
私の考えている、「自律型」というのは、「自律神経」のようなものです。
「自らバランスを取る仕組みがある」という意味です。
生理学では「恒常性(ホメオスタシス)」と言われる性質です。
IBMが言っている、「オートノミック・コンピューティング」
(自己構成・自己修復・自己最適化・自己防御) というのも、
これに近いイメージです。
「自律神経型タイムマネジメント」とか「恒常性のあるタイムマネジメント」
では、あまりにも分かりにくいので、「自律型タイムマネジメント」として
みました。
あと、漢字ばっかりになるのもなんなので・・・、
今回は「時間管理」ではなく「タイムマネジメント」なんです。
さあ、前置きが長かったんですが・・・
モノを作る工場に、この自律神経のような「恒常性」を持たせるための、
強力な仕組みがあります(日本が発祥のものです)。
それが「かんばん」です。
「かんばん」はJIT(ジャスト・イン・タイム)生産の要となるものです。
※(豆知識)
「かんばん方式」は「カンバン」と、カタカナ表記されていることが
多いのですが、元祖のトヨタ自動車では、ひらがな表記が正式です。
ここでは、敬意を表して? ひらがな表記にしています。
(トヨタ自動車さんには、大変お世話になりましたので・・・(^_^;) )
とは言っても、JITやかんばんのことを知らない方も多いでしょう。
ここ(↓)に解説がありますが・・・、ちょっと、ピンと来ないかも・・・
http://www.toyota.co.jp/jp/vision/production_system/just.html
すごく単純に言うと、本屋さんで本を買ったときに
レジで抜かれる注文票のようなものです。
あれを集計すると、減った本が分かります。
それを発注すれば、また元の在庫状況に戻るわけです。
かんばん方式では、2種類のかんばんを使うのですが・・・、
そのかんばんを、決まった置き場に置くという作業をくり返すだけで、
在庫が減った品物が、自動的に作られる仕組みになっています。
作業者一人一人は、在庫状況などは意識せず、かんばんを指定の
場所に置くだけです。
それを工場全体で見ると、リードタイムと適正在庫量を両立させる
システムとして機能しているのです。
在庫が減れば、自動的にモノが作られ、しかも作りすぎることがない。
「司令塔」が無いのに、そう機能するわけです。
これは、生産システムとして、極めてよく出来ています。
システム自体に、自律神経系のような「恒常性」があるんです。
さて、時間管理の中でも、こんな恒常性があるといいですよね。
自動でスケジュール調整してくれるシステムがあるといいのかも
しれませんが、それはまだありません。
(あったらあったでイヤかもしれませんけどね・・・)
私が考える「自律」「恒常性」というのは、
「時間管理」という意識を強く持たなくても、ちょっとした習慣を
守っていれば、うまく時間管理ができてしまう。
というイメージなんです。
そして、KKJの仕組みは、それに近いと思います。
(意識して計画を立てなくても、この仕組みを使えば、知らず知らずに
計画できている、というところがそれです。)
そのための習慣というのが、書籍 「超カンタン!時間管理術」の中でも
書いた(86ページ)、
3つの原則
・「やること」は、思いついたときに、その場で、すぐ書く
・時間流動的タスクは、二段階で時間を決める
・時間管理ツールは頻繁に見る
3つの習慣
・「やること」は少ないほど良いと考える
・仕事が発生したら、すぐに行動する
・「いつまでに」よりも、「いつから」を考える
なんです。
ブログの中でも、同様のことは書いてきましたが、この部分は本の方が
まとまっているので、お持ちの方は、もう一度見てみてください。
KKJ 2.0 、長くなりましたが、今回で区切りとします。
まだ書き足りないこともあるのですが・・・、
また別の機会にお届けすることにします。
間に他の記事が入ったりして、1ヶ月以上かかってしまいましたが、
いかがだったでしょうか?
「KKJの仕組み、分かってきたよ」 と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ 1クリックお願いします!
・・・決して、このブログの最終回というわけではありません。
まだまだ続きます!
【KKJ 2.0 】 「管理」 と 「△△」 は違うもの!
こんばんは。水口@時間管理術研究所です。
「 KKJ 2.0 」 (カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)
第18回です!
この第3章は、「時間管理について、違う視点から見てみよう」
という狙いで書いています。
そして今回は、「管理」について考えてみたいと思います。
「時間管理」という言葉が、日本語でいつから言われ始めたのかは
定かではないのですが、おそらく「タイム・マネジメント」という
言葉を翻訳したのが語源だと思います。
マネジメントという言葉は、いろいろな意味があります。
「経営する」「活用する」「やりくりする」といった意味があります。
一方、「管理」という言葉も、いろんなニュアンスがあります。
しかし、一番強いイメージは、
「コントロールする」「統制する」「規制する」といったイメージでは
ないでしょうか。
でも、時間そのものをコントロールするのは不可能ですよね。
それで私は、時間「管理」という言葉に、何かピンとこないものを
感じていたんです。
でも、ちょっと違う解釈もあるのかなと思い始めています。
今日は、その話をします。
例えば、「品質管理」というときの「管理」は、
「コントロールする」という意味が強いと思いませんか?
私もそう思っていました。
でも、実際にモノを作っている工場の中で、仕事をしていく中で、
品質は簡単にコントロールできるものではないことも思い知りました。
決まった材料、決まった設備、決まった条件でモノを作っているつもりでも、
毎日まったく同じものが出来てくるわけではありません。
1個1個、1日1日、少しずつ違うものが出来ているんです。
(・・・当たり前と言えば、当たり前ですけどね。)
ですから、品質管理のために出来ることは、決めたことを守って作るという
以外に、製品に異常な変化の兆しがないか、監視することも含まれます。
これは「見える化(視える化)」の1つの要素でもあります。
(余談ですが・・・「見える化」、最近また少し話題になってますね。)
監視のためには、「管理図」というグラフの一種を使ったりします。
ここで重要なことは・・・
異常の兆しがあったときに、適切に対処できる体制になっていることです。
兆しに対してアクションが無いのであれば、ただ監視してるだけです。
それは「管理」とは言えないのです。
そして・・・「時間管理」もそうです。
計画を立てて、後はそれをやるのみ・・・というのでは、
計画をやれているかどうか、「監視」しているだけです。
自分で計画を立てて、自分で監視しているわけです。
私はそれよりも、異常の兆しを見つけたら、すぐにアクションを
起こせるような時間管理を目指したいと考えています。
一度計画を立ててしまったら、あとは自分を監視するのみ、
というのでは、つまらないですしね・・。
「時間管理」とは、「自分監視」ではありません。
「自分を活用するために、自分が苦しくなる前に、
アクションを起こすための仕組み 」
だと私は考えています。
というわけで、今日のタイトルは、
「管理」と「監視」は違うもの! という意味でした。
KKJの中では、
自分の持ち時間が分かりやすいように、「時間指定タスク」と
「時間流動的タスク」を1枚のシート上に書くこと。
などが、「管理」するための仕組みです。
ヤバくなる前に、「ヤバいな」と気づいて、アクションを起こす
(「防御力」を使う) ということです。
「管理と監視・・・なるほどねー。」 と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ 1クリックお願いします!
今回、説明できませんでしたが、「管理図」とは、
特性値の推移を見るための、折れ線グラフの一種です。
これは品質管理の古典?である、「QC7つ道具」と
言われているものの1つです。この7つ道具には・・・、
「パレート図」 (80:20の法則の「パレート」です) や、
「特性要因図」 (ちょっとマインドマップ風?) などの
面白いツールもあります。
製造業以外の方はあまり知らないのかな・・・?
知らなくても何の不自由もないと思いますが・・・
もし機会があれば、どんなものか見てみてください。
KKJ 2.0 、次回で最終回です!
(注:このブログの最終回というわけではありません・・・)
【KKJ 2.0 】 「やること」 = 「在庫」 と考える
こんばんは。水口@時間管理術研究所です。
「 KKJ 2.0 」 (カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)
第17回です!
今回は、私たちが日頃行っている時間管理について、
今までと違う視点で見てみます。
では、早速いきます!
私たちは日々いろいろな「やること」をやりながら、
仕事や生活を送っています。
それは、「時間管理」を意識する、しないにかかわらず、
2つの工程によるシステムで処理しています。それは、
「何をやろうか」と判断する、「計画」のステップと、
実際にそれをやる、「実行」のステップです。
※「特に時間管理なんて、してないよ」という人でも、
頭の中で計画のステップを行っているのです。
図にすると、こんな感じです。
「前工程」というのは、その仕事を頼んでくる人などを含めた、自分の周り
の状況すべてになります。
図では1つしか書いていませんが、実際にはたくさんあるわけです。
「あれをやってみたい」という、自分の思いつきなども含めたものです。
そして、図の「工程Y」が、それを「いつやるか」と計画するステップです。
「工程Z」が、実際にその「やること」をやっていくステップです。
では、時間管理がうまくいかなくて、ごちゃごちゃした気分のときは、
どんなふうに表せるのかというと、こんな感じです。
これは、
「やること」がたくさんあるけど、それをいつやれるか見当がつかない。
という状態ですね。
これは「計画する」工程Yの前に、「やること」がたまっている状態です。
工場では、こんな工程間の在庫のことを「仕掛在庫」と呼びます。
「やることはたくさんあるのに、何から手をつけていいか分からない」
という状態は、
・計画ステップ(工程Y)の前に在庫(仕掛在庫)がたまっている
=「やること」がたくさんあるが、どれからやるか決められない
・計画ステップ(工程Y)がうまく働いていないので、工程Zの前に
流れる品物が、途切れてしまうことがある
=1つの仕事が終わったときに、次に何をすることが思いつかない
(実際は「やること」がたくさんあるにもかかわらず・・・)
という状態です。
こうなってしまうと、
・在庫が増えることによる管理コストが高くなる
=「やること」に追われるストレスが高くなる
・リードタイム(受注から出荷までの期間)が長くなる
=頼まれたことがなかなか終わらない
となってしまいます。
時間管理でこれが起こるのは・・・
「時間管理なんていらないよ」と普段言っている人に、
たくさんの仕事が降ってきて、テンパっている状態。
気はあせるのに、次に何をすべきか分からなくて、
余分な仕事をしてしまうこともある。
という場合が多いですね。
本当は、やらなきゃいけないことが、たくさんあるはずなのに・・・
「次、何やればいいかな・・・」と迷ってしまったり、
別に急いでない仕事をついついやってしまったり、
というのは、この状態ですね。経験ありませんか?
今思えば、私はよくありましたね(笑
こうならないためには、計画を立てて「やること」の在庫を
持っておかなくてはいけません。
こういう状態ですね。
KKJでは、時間流動的タスク欄に入れてある「やること」が
これに相当します。
例えば、出席予定の会議が中止になって、時間が空いたときなどでも、
ここを見れば、やるべきことがすぐに分かるわけです。
KKJでは、計画ステップ(工程Y)は、意識して行うことはありません。
タスクを、このフォーマットに入れていくだけで、それができるわけです。
そして、「時間流動的タスク」が、調整役を果たしているので、
「次になにやろうか・・・」という迷いや、手持ちぶさたで余分な仕事を
してしまうことが無くなるのです。
これは、一種の「バッファ」として働いているわけです。
実行ステップが手待ち状態にならないように、時間的に融通がきく
「やること」を利用しているわけです。
(余談です)
TOC(制約条件の理論)をご存知の方がいれば・・・
DBR(ドラム・バッファ・ロープ)の「バッファ」と
考えていただければOKです。
(実行ステップが「制約プロセス」です。)
※TOCをご存知でなくても、今回の話を理解するのに
問題はありませんので、知らない方は気にしないでください・・。
さて、次のケースを考えてみます。
計画を立てる部分さえ、きちんとやれば、それでいいのでしょうか?
時間管理は、計画をきちんと立てれば、基本的にスムーズに回ります。
しかし、「やること」が多すぎる場合には、こうなってしまいます。
今度は、実行ステップ(工程Z)の前に、仕掛在庫がたまっているのです。
「計画をちゃんと立てているのに、やることが多すぎてこなしきれない」
「その上、飛び込みの仕事が入ってくるので、計画を立て直してばかり」
という状態ですね。
個人の時間管理としては、この状態は一見、問題無さそうに見えます。
「やること」が多いのは仕方がないこと。その中で、計画を立てて
やりくりしているんだから、それ以上やりようがない、と思えます。
しかし、この状態は生産性の面で、こんな問題があります。
・在庫が増えることによる管理コストが高くなる
=計画をやりくりするのに、手間がかかる。
「やること」がなかなか減らなくてストレスがたまる
・リードタイム(受注から出荷までの期間)が長くなる
=頼まれたことがなかなか終わらない。
これは最初の例よりは、ずいぶんマシです。
しかし、時間管理に手間ばかりかかってしまいますし、仕事にスピードが
ありませんから、自分も周りもストレスがたまります。
こうならないためには、どうすればいいのでしょうか?
その対策が、以前に述べた、「防御力」なのです。
「防御力」の中で述べた、「仕事の量を素早く判断すること」というのは、
実行ステップ(工程Z)の前の在庫量が増えすぎないように、
計画ステップ(工程Y)に来た品物の一部を、別工程に回しましょう。
(「別工程に回す」=「他の人に頼む」・「断る」ということです。)
ということなんです。
私は、仕事を「他の人に頼む」・「断る」ということを、
「フィルターをかける」と解釈しています。
そして、そのフィルターは、計画ステップ(工程Y)の前で
かけた方がいいのです。
その方が、在庫の管理コストの面でも、リードタイムの面でも
有利ですし、納期トラブルが起こる可能性もずっと低くなります。
「他の人に頼む」にしても、「断る」にしても、すぐに判断した方がいい。
というのは、そういうことだったんです。
(余談ですが・・)
これもTOC(制約条件の理論)的に言うと、
制約プロセス以外のプロセス(= 計画ステップ)を
制約プロセス(= 実行ステップ)に従属させる
ということになります(「ドラム」ですね)。
このように、自分が持っている「やること」を「在庫」と考えてみると、
ちょっと違った視点でものが見えてきます。
「在庫を抱えすぎてないだろうか?」という目で、自分の仕事を
見てみると、気付かなかった問題点に気がつくかもしれませんよ。
「在庫・・・なるほどねー。」と思っていただいた方は、
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今回は「在庫」の話でしたが、
次回は「品質」の話です!
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