【ＫＫＪ 2.0 】 ＫＫＪをエンジニア的視点で見ると？

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第３章に入ります（第16回です）！


この章は、今までとは、ちょっと違う視点で、
時間管理について考えてみます。


それがどういう視点なのか？　という話をするために、
ちょっと、昔の話をさせてください。


私は、現在の会社を作る前は、某企業でエンジニアとして
仕事をしていました。

エンジニアといっても、いろいろありますが、私が勤めていたのは、
自動車部品を作っている部門でした（コテコテの？製造業ですね）。


そういう仕事をしている中で、時間管理のやり方や、考え方で、
うまくいかなくて、いろいろ悩んだりもして・・・、

そうやって、試行錯誤しながら作ってきた手法が、
今回紹介している、ＫＫＪのベースになっています。



そして、この方法を作っていく中で、

・従来の時間管理手法は、効率が悪い部分が多いのではないか？

・「仕組み」として改善しなければいけないのではないか？

ということを感じるようになったのです。
最初は気づかなかったのですが・・・

今回は、そういう話です。



例えば製造現場で、生産効率や品質レベルを上げようとする場合、
「仕組み」を改善するというのは、製造業では当たり前の発想です。

うまくいかない場合に、作業者個人を責めるのではなく、
「仕組み」「やり方」を改善することが必要です。

　　※もちろん、一人一人のがんばりも大事ですが・・・。
　　　それに甘えていては、管理者としてはＮＧです。


「人」を責めても、問題は解決しない。
「仕組み」や「やり方」を改善していく。

そういう姿勢が必要なんです。



ところが・・・、


時間管理がうまくいかなかったときの、自分はどうだったかというと・・・

　「また挫折した・・・」　とか、

　「俺ってダメだあ・・・」　とか、

そんなふうに考えていたんです。


　　こういう、セルフマネジメント的な部分でうまくいかないと、
　　人間性が否定されたように、感じてしまうんですよね・・・。

　　ここ、共感してくれる人がいると、とてもうれしいです (^_^)



同じやり方をしてうまくいかないのならば、やり方を改善して、
問題を解決するのがエンジニアです。

それなのに・・・、自分自身のこととなると、
そういう発想が出てこなかったんです。


　　実は、当時の私だけではなかったんですけどね・・・。

　　その後、手に入る本はすべて確認してみましたが、時間管理について、
　　「『仕組み』を改善して、効率良く時間管理しよう」という発想を
　　している人は、見つかりませんでした・・・。



その後、自分でやり方を変えて試していく中で、やり方を少し変えるだけで、
とても楽に時間管理ができることに気がつきました。

仕組みの重要さに気づいてきたんですね。


そんな感じで、ＫＫＪができてきたわけです。

そして、このＫＫＪをあらためて見てみると、ここには、
私のバックグラウンドが色濃く反映されていました。

エンジニア的な発想が、込められているのです。


　　前回紹介した「金魚すくい理論」などの心理学・認知科学的な部分は、
　　意識して学んだものです。

　　一方、エンジニア的な発想は、無意識に込められていたようです。
　　（自分でもなかなか気がつきませんでした・・・。）


そして、気がついたんです。

エンジニア的な解釈で説明すると、ＫＫＪの「キモ」的な要素が、
うまく説明できるんです。

もちろん、この話はエンジニア以外の方でも役立つ話です。



ＫＫＪは一種の「仕組み」ですから、その「仕組み」を理解することで、
より上手に使いこなすことができるはずです。


次回から、そういう話をしようと思います。




「へぇー、そんな過去があったんだあ・・」
と思っていただいた方も、そうでない方も、

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「ＫＫＪ 2.0」は、当初の予定から１回増やすことにしました。
あと３回の予定です！

  

【ＫＫＪ 2.0 】 金魚は一網打尽にできません！

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第15回！　早速行きます！


今回は、「ＫＫＪは記憶の管理」という話の続きです。


時間管理のためには、

　時間を取って計画を立てる・・・よりも、

　「やること」を思いついたときにすぐ書く

　方が効果的、という話です。


今日は、その理由についての話です。

この理由について考えるために、私たちの記憶のメカニズムに
ついて説明させてください。


私たちの記憶を大きく分けると、長期記憶と短期記憶に分けることが
できます。

短期記憶の中でも、実際に作業したり、考えたりするときに使う部分は、
「作動記憶」と呼ばれていますので、

「長期記憶」と
「作動記憶」の

２つの記憶を考えることにします。


この２つの記憶は、例えると、

　作動記憶：パソコンのＲＡＭ（メモリ）
　長期記憶：パソコンのハードディスク

または、

　作動記憶：机　　　（小さめの机を想像してください）
　長期記憶：引き出し（とてもたくさんの引き出しを想像してください）

と言うことができます。そして、これらの記憶には、
ちょっとクセがあるのです。


私たちは、過去の事も含めて、たくさんのことを記憶しています。
（長期記憶の方です。）

しかし、その長期記憶は、

　・自由に取り出すことはできない

　　　パソコンのように全体を検索することはできない。

　　　どの引き出しに何が入っているかが、はっきり分からない。


　・しかし、思いがけずに思い出すことがある

　　　関連が付けられたことは、無意識に連想して思い出す。

　　　例えば、ある音楽を聞いただけで、過去に聞いたときの状況
　　　（映像、匂いなど・・）を思い出すことってありませんか？


という特徴があります。


また、作動記憶の方は、

　・別のことを思い出したら、最初のことは忘れてしまう

　　　何かをやろうと思って立ち上がったのに、別のことを思い出したり、
　　　話しかけられたりして、最初やろうと思ったことを忘れてしまった。
　　　という経験、ありますよね。

という特徴を持っています。


この記憶のメカニズムを図にしたのが、これです。


これは、「金魚すくい」に例えることができるんです。


長期記憶の中には、たくさんの「やること」があります。

　　これは、大きな水槽にたくさんの金魚が泳いでいる状態
　　と考えてみます。


また、私たちが仕事の段取りなどを考えるときは、どんな「やること」が
あったか、作動記憶の中に思い出しているわけです。

　　これを、金魚をすくった状態と考えてみましょう。


この、金魚すくいの網は小さいので、たくさんの金魚を同時にすくうことは
できません。

別の金魚もすくっているうちに、最初の金魚はこぼれ落ちてしまうのです。


そして、例えば・・・


　「明日やること」を全部思い出す

　「この１週間でやろうと思っていること」を全部思い出す

　「近いうちにやろうと思っていること」を全部思い出す


という作業は、とても大変です。これは、

　大きな水槽に無数の金魚が泳いでいる中から、「黒いデメキン」
　だけを集めてくる

ようなものです。・・・大変そうですよね。


長期記憶の中にあるものは、「明日やる」というような「属性」で
さっと検索をかけることはできないのです。

ですから「やること」を書き出す作業をまとめてやろうとするのは、
とても効率の悪い作業になってしまいます。


やっている本人は、一所懸命思い出そうとしていますから気づきませんが、
「あと何があったかなあ・・・」なんて作業をくり返していると・・・、
あっという間に、５分や10分は過ぎてしまいます。



一方、「やること」は思い出したときに、「すぐ書く」ことを徹底すると、
１つ１つの「やること」を思い出す時間はゼロです。

１日分の「やること」を書く時間を合計しても、２〜３分といった感じです。

　※ただし、どこに書いていいか迷わない形式が必要です。

　　何日の何時にやろうか・・・と考え出すと、時間がかかりますよね。
　　（だから、大まかに日付を決めるＫＫＪのスタイルが有効なんです。）


「すぐ書く」ことの有効性が、分かっていただけたでしょうか？

図にすると、こんな感じです。


作動記憶に入ってきた金魚はすかさず、手帳という入れものに
移しておく、というイメージです。


そして、金魚が作動記憶という網の中に入りやすいのは、
仕事をしている最中です。

ですから、仕事中に思いついた「やること」は、思いついたその時に
書き止めておくのが、一番効果的なのです。

水槽に逃げてしまったら、また探すのが大変ですからね。



しかし、こう思う方もいるかもしれません。

『作業をしているときに、思いついた「やること」を「すぐ書く」のは、
　作業の中断になるから、効率が悪くなるのではないか？　』


こういう疑問を持つのは、もっともなことです。


仕事に集中しているときに中断が入ると、仕事の効率は落ちます。

せっかく集中しているのに、電話がかかってきて・・・という状況に
イライラしてしまった、という経験を持っている方も多いでしょう。

しかし、思いついた「やること」を書くのは、この電話のような
中断とは違います。


電話や人による中断で、仕事の効率が大きく落ちてしまうのは、
その中断の内容が、そのときにやっていた仕事と全然違う内容の
ことだからなんです。

　「仕事Ａ」というプロジェクトのことについて考えていたのに、
　「仕事Ｂ」というプロジェクトのことを質問された場合・・・

　それに答えようとするときに、作動記憶に「仕事Ｂ」のことが
　たくさん入ってきます。

　そのせいで、「仕事Ａ」関連のことが、ボロボロとこぼれ落ちて
　しまうわけです。



自分で思い出したことで中断するのは、これとはまったく違います。

　「仕事Ａ」をやっているときに思い出すのは、ほとんどが「仕事Ａ」関連
　の「やること」です。

　それを手帳に書く作業は、頭の中は「仕事Ａ」から離れていないので、
　作動記憶からのこぼれ落ちは、少ないのです。

　ですから、中断による効率の悪化は、非常に少ないのです。

　それでいて、「思い出す時間ゼロ」ですから、とってもお得なんです。
　これ、「やらなきゃ損！」って気がしてきませんか・・・？



記憶のメカニズムから見た解説は、こんな感じです。

ＫＫＪの「すぐ書く」ルールが、なぜ効果的なのか？　ということが、
納得できたのではないでしょうか。


　「やること」は思い出したとき、思いついたときにすぐ書く


というのを言いかえると、


　たまたま金魚が網に入ってきたときに、入れものに移しておくと、
　後で大変な思いをして探さなくて済む

ということなんです。

（そのとき、さっと入れられる「入れもの」が、ＫＫＪなんです。）



今回は、記憶のメカニズムについての話をしてみました。
（本の中に、この話は書けなかったので、ぜひ覚えておいてください。）


「お、金魚すくいの意味が分かった！」と思っていただいた方は、

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さて、第２章はこれで終わりです。

次の章では、違う観点から時間管理のメカニズムについて、
検証してみたいと思います。

これは、私の職歴とも関係した話ですね・・・


  

【ＫＫＪ 2.0 】 ○○の管理は金魚すくい！？

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第２章の２回目（第14回）です！


前回は「ＫＫＪは記憶の管理」という話をしましたが、
今日はその続きです。


「ＫＫＪは記憶の管理」　・・・この「記憶の管理」というのは、


・「やること」を書き出すこと
　　（「やること」を頭の中から出すこと）

・書き出したものを整理すること
　　（見てすぐに状況が分かるようにしておくこと）

という意味です。


元々は記憶で管理していた「やること」を、
書き出したり、見て確認したりするわけです。

こうすれば、頭もスッキリしますし、「ついうっかり」も無くなります。
また、頭の中で段取りを考えるよりも、ストレス無く整理できます。



そして、ＫＫＪでの「やること」の書き方は、「記憶の管理」が
やりやすいように、こういう特徴があります。


　・「時間指定タスク」だけでなく、「時間流動的タスク」も必ず書く

　　　　頭を悩ませるものは、すべて紙の上に出してしまう


　・「やること」を書く時点で、日付別に分けて書く

　　　　リストアップしただけでは、後で見るのが嫌になってしまう。
　　　　書き出す時点で、日付別に割り振ってしまった方が効率的。


　・それを１枚のシートに書くため、見てすぐ分かるようになっていること
　　　　時間がどれだけ空いているか、すぐに分かるようにしておく。
　　　　（見て安心できるためでもあり、防御のためでもある。）

　　　　次に何をやるべきか、すぐに判断できる。



これらの特徴が、「記憶の管理」のために役に立つわけですが・・・
もう一つ、非常に重要なポイントがあります。

前にも言いましたが、

　　「やること」は思い出したとき、思いついたときにすぐ書く

というのが、重要なのです。


これは、これまでの時間管理の定説である、

　　時間を取って計画を立てることが必要

という考え方とは、ある意味では正反対の考え方かもしれません。


しかし、私はこう考えます。

　時間を取って、１日の計画を立てなければいけなかったのは、
　使い勝手の悪い、時間管理ツールを使っていたからなんです！

　使いやすい時間管理ツールを使えば、計画を立てるために、
　わざわざ時間を取る必要はありません！


そして、もう１つ大事なことがあります。

　仕事の計画を一度に立てようとするのは、記憶のメカニズムから考えると、
　非常に効率の悪い作業なんです。

　逆に、「思いついたときにすぐ書く」のは、仕事を中断するので、
　仕事の効率を落とすと思われがちですが、実際はそんなことはありません。

　まとめて計画を考える方が、はるかに効率が悪いことをしているのです。



・・・といっても、もうひとつ、ピンときませんよね。


次回は、そのメカニズムについてお話します。

そのキーワードになるのが、「金魚すくい」なんです。



では、次回まで、少々お待ちを・・・


「金魚すくいって何やねん？　はよ続きやれよー・・・」
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【ＫＫＪ 2.0 】 ＫＫＪは○○の管理！

こんばんは。水口です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

の続きをいきます！　第13回です。


今回から、第２章になります。


時間管理は、仕組みについて知ることで、
より活用できるようになります。

前回までに紹介してきたＫＫＪでの時間管理について、
なぜ、この方法がいいのか？ポイントはどこなのか？

というところを、考えていきましょう。



さて、今回のタイトルは、『ＫＫＪは○○の管理』です。

この○○は何だと思います？


時間管理について述べている人の中には、、

　時間管理とはスケジュールの管理ではなく、
　自分が「やること」を管理すること。

といった意味のことを言っている人がたくさんいます。また、

　「行動」を管理すること。

という言い方をする人もいますが、
これは本質的には同じことです。

　　※視点を、計画の段階に置くか、
　　　実行の段階に置くかの違いです。




　時間管理は「やること」を管理すること。


確かに、私もそうだと思います。

ＫＫＪでも、「やること」をどうやって整理していくのか？
というところが一番のポイントになっています。


しかし・・・、ちょっと考えてみてください。

　　時間管理 ＝ 「やること」の管理

であれば、


　「やること」を、正しい順番でやる、やり残しがないようにやる

というのが、目的になります。
本当に、これだけでいいのでしょうか？



私は、これだけでは不足していると思います。

この見方だけでは、「やることを忘れてはいけない」という
自分へのプレッシャーや、ストレスを高めることになりかねません。


ＫＫＪ 2.0 は、第３回でも述べたように、この方法は、

・人の思考パターンを補う

ことを重視した方法です。


　効果的なツールを、効果的な使い方をすることで、
　自分をサポートする。

　そして、ストレス無く、自分の能力を活かす。


そういう時間管理を目指しているのです。


では、自分の何をサポートするのか？


　それは、「記憶」なんです。


時間管理 ＝ 記憶の管理と、発想を切り替えることで、
見えてくるものがあるんです。

例えば、時間管理がうまくできていないときには、

・「やること」を忘れてしまうことによる、トラブルやストレス

・「やること」を忘れられないことによる、プレッシャーやストレス

の両方が発生します。


「やることの管理」を実行すると、忘れてしまう問題は改善されますが、
忘れられない問題の方は、なかなか改善できません。

そして、ストレスがたまって、やるのがイヤになってしまう。
という結果になりやすいのです。



そして、そうならないためには、
「記憶の管理」という見方が必要なんです。


さて、次回からは、「記憶の管理」のためには、何に気をつけるべきか？
というところを考えてみたいと思います。





「記憶の管理ね。・・・分かるような気がする」
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【ＫＫＪ 2.0 】 時間活用のカギは？

おはようございます！水口＠時間管理術研究所です。
（今日は、朝の投稿です。）

連休ボケ、してませんか？
遊びも仕事も楽しくやるための、ＫＫＪの続きです！

「 ＫＫＪ 2.0 」（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）
第12回です。


今回は、

　　時間活用のカギは？

というタイトルです。

時間活用・・・というのは、同じ時間をできるだけ効率的に使うには、
どうすればいいか？　ということです。


時間管理をやって、うまく計画を立てることができたとしても・・・、
それだけでは、時間が有効に使えるとは限りません。


そのカギは・・・「集中力」です。


例えば、同じ１時間を使っても、うまく集中できた時と、そうでない時では、
仕事の進み方が全然違うという経験、ありませんか？。

集中力を高めるということは、自分の能力を100パーセント使うことです。


　　では、その集中力を高めるには、どうすればいいでしょうか？


そう言われても・・・、難しいですよね。

そのときの体調や、その仕事をやろうとする意志の強さ、
危機感を感じているかどうか、など、いろいろな要素があります。

そして、実際にこれらのすべてをコントロールすることは不可能です。



しかし、コントロールできる部分もあるんです。それは、

　「集中をジャマする要因を作らない」

ということなんです。


集中のジャマをする要因にも、いろいろあります。

周りの人や、電話による作業の中断などもそうです。
これは、外的な要因です。

しかし、それよりも深刻かもしれないのが、
内的な要因なんです。


例えば、本の中でも書いた、「あれもこれも症候群」というのは、
１つの仕事をしているときに、別の仕事のことが気になって、
集中できない状態のことを言っています。

こんな状態になってしまうのは、いくつかの原因があります。

例えば、

・別の仕事を思い出したせいで、それを「忘れちゃいけない」という
　プレッシャーを感じてしまう。

・別の仕事のことが頭に浮かぶと、それを「やれるだろうか」という不安
　のために、その仕事のことが気になってしまう。

といった原因です。


私の経験では、自分が忙しいときほど、こういう不安を感じがちです。
これでは、ますます「あれもこれも」になってしまいます。

・・・これは、結構つらいです（涙



そして、これに対する対抗策が、ＫＫＪなんです。


・「やること」は、思い出したときにすぐ書く
　（「忘れちゃいけない」というプレッシャーを排除する）

　　そのために・・・、

　　時間が決まっていない「時間流動的タスク」を
　　書きやすい仕組みになっている。


・「やれるかどうか」の見込みが立てやすい
　（「やれるだろうか」という不安を排除する）

　　そのために・・・、

　　「時間指定タスク」「時間流動的タスク」を、同じシート上で管理する。
　　１週間単位のシートを使うことで、持ち時間が一望できる。


ということなんです。



私が考える、「集中力を高めるための時間管理」とは、


・「やること」を、やるべきタイミングで思い出せること

・「やること」は、やるべきタイミングまでは忘れていても大丈夫、
　という安心感があること


という条件を満たした、時間管理なのです。

そして、それを簡単にやるのがＫＫＪというわけです。



ここで、１つ大事なことを言っておきます。

集中力を高めるための条件は、ストレスを減らすための条件と
重なっている部分が多いのです。ですから・・・


　時間管理ができていないと、ストレスも大きく、
　集中もできないのは、当然です。

　注意しなければいけないのは、時間管理をやることで、
　ストレスを感じることになっていないか？ということです。

　もし、時間管理をすること自体にストレスを感じているようで
　あれば、同時に集中力も低下している可能性が高いのです。


　時間を活用するためには、時間管理をした方がいいというのは、
　一見正しいことのように思えますが・・・、

　ストレスの多い時間管理では、集中力のジャマになることもある。
　ということを、覚えておいてください。



　つまり、自分にとっての

　ストレスが少ない時間管理 ＝ 集中力を高めてくれる時間管理

　である可能性が高い、ということです。



　時間管理について、いろいろ試してみたりする場合は、

　　時間管理のせいで、ストレスが増えていないか？

　ということに、注意してみるといいと思います。



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ＫＫＪ 2.0　第１章はこれで終わりです！

次は、第２章です！