「期限」よりも、「意志」と「計画」を！

こんばんは。水口です。

ちょっと間が空きましたが・・・、

「知識ゼロからはじめる！時間管理術」シリーズの第１１回を
いってみたいと思います。


このシリーズの第８回で、「やること」を書く習慣が大事という
話をしました。


　一箇所に書くこと

　「あとで書く」を禁止すること


というルールでしたね。今日はこの続き的な話です。


この「やること」の扱いについては、

　ＫＫＪ　（カンタン！効果的な！時間管理術） や、
　ＫＫＪ 2.0 （カンタン！効果的な！時間管理術　実践編） で

詳しく書いているのですが、今日はそのエッセンス的な話として、
明日から使えるワンポイントを紹介したいと思います。



先ほどのＫＫＪという時間管理の方法は、

　・時間が決まっている予定　と

　・時間は決まっていないが、期限が決まっている「やること」

を、同じページに書いていく方法です。


で、この方法のポイントをひとつだけ挙げるとすれば、
こういうことになります。

　「やること」は、その期限の日付ではなく、
　それをやろうとする日付に記入する。

ということです。



私たちは、それぞれの仕事の「期限」に、どうしても注意が向きがちです。

「期限に間に合わせなきゃ」というプレッシャーを感じますから、
期限が気になるのは、当たり前です。


で、よくよく考えてみると・・・

「期限」というのは、「そこまでにやらないといけない」という「情報」ですよね。

それ自体には、自分の意志は関与していないわけです。

ですから、期限に振り回されてしまうと、「追われて」仕事をしている
感覚が強くなってしまうわけですね。



では、その仕事を「いつやるか」決めて、決めた日付のところに記入したら、
どうでしょうか？

「いつからやる」というのは、「情報」ではなく、「意志」であり、「計画」です。

「いつからやる」という日付で、仕事を管理していくと、そこに自分の主体性が
入ることになります。

その結果、「追われている感」や、「やらされ感」が減ってくるわけですね。


どの日付に書くか？という、ちょっとした違いが、
こういった、気持ちの違いに結びつくわけですね。


これ、簡単ですから、ぜひ試してみてください。

　予定表に「やること」を書くときは、その「期限の日付」に書き入れるのではなく、
　自分が「やろうと思う日付」に書き入れる。

ということです。



「 なるほど。やってみようかな？」　と思っていただいた方は、
　ぜひ　↓　クリックしてやってください！

　


えー、控えめに？宣伝です。

このブログ上では、まだ紹介していなかったと思いますので、
ちょっと説明しておきます・・・。

こちら↓に、私が使用しているものと、同タイプの手帳レフィルの案内があります。
http://www.bizark.co.jp/techo/index.html

ちょっと値は張りますが・・・自分仕様を選べるという、珍しいレフィルです。
ご興味のある方は、ちょっと見てみてください。

  

「始めてみよう！」・・・もう１つのポイント

こんばんは。水口です。

「知識ゼロからはじめる！時間管理術」　第10回です！

前回は、

　手帳に書くまでもなく、片付けてしまえることなら、
　その場ですぐにやってしまった方がいい

そのためには、

　細かな「やること」は整理するよりも、どんどん片付ける

　そして、すぐにはできない「やること」だけは、整理していく

という話をしました。

そして、今回はそれに関連して、大事なことを補足しておきます。


さて、ちょっと考えてみますか・・・。

その場ですぐにやってしまう習慣のためには、
一体、何が必要でしょうか？




それは、「やるための時間」 です。

うーん・・・、当たり前です。
しかし、大事なことですから、ちょっと考えてみてください。


例えば、あなたは、こんなふうに考えていませんか？

　「デキる人」は、スケジュールをびっしり詰め込んでいる


・・・実は、これは大きなカン違いです。

少なくとも、組織の中で仕事をしていくのであれば、
これは絶対に成り立ちません。

もし仮に、スケジュールをびっしり詰め込んでしまうと・・・、


　スケジュールをびっしり詰め込んでしまう。
　　　　　　　　　　↓
　余裕が無くて、新しく発生した「やること」は全部後回しになる。
　　　　　　　　　　↓
　「やること」が溜まる。
　　　　　　　　　　↓
　またスケジュールがびっしりになる。


という状態になります。これはある意味、悪循環です。

　すぐにできることすら、後回しにしている状態は、
　在庫品であふれかえった工場のようなものです。

　管理コストはかかる、リードタイムは長くなる、
　資産の回転率は悪くなる・・・悪いことだらけです。


逆に、こう考えた方がいいのです。

　自分の「やること」は、できれば手帳に書くまでもなく
　その場で処理してしまう。
　　　　　　　　　　↓
　「やること」が溜まりにくい。
　　　　　　　　　　↓
　スケジュールに余裕ができる
　　　　　　　　　　↓
　「やること」をその場で処理するための時間ができる。

こうなると、好循環になります。


　実際は、長い期間で考えないといけない「やること」もありますし、
　自分の「やること」の状況を見て、判断しないといけないことも
　ありますから、もう少し複雑ですが・・・。

スケジュールはびっしり詰めてはいけない。というのは、
間違いの無い鉄則だと思います。

（その例外は、仕事が急に降ってくることがまったく無い、という方だけです。）


こういう意味では、手帳にびっしり書き込んでいる人よりも、
手帳がスカスカな人の方が、時間管理の達人なのかも・・・しれませんね。


さて、今回のポイントは、こうです。


　手帳に書くまでもなく、片付けてしまえることなら、
　その場ですぐにやってしまった方がいい

そのためには・・・、

　空白の時間（予定が入っていない時間）を持っておく

ということでした。

空白の時間がどれだけあればいいか？というのは、
一律に決めることはできません。
（それぞれの人の仕事内容・立場・状況などで違います。）

自分には、どれくらいの「空白の時間」が必要なのか、
意識してみるのもいいと思います。



「空白の時間ね。なるほど。」　と思った方は、
　ぜひ　↓　クリックしてください！

　


さて次回は・・・、
このシリーズとは、ちょっと別の話をしようかと・・・考えてます。


  

「始めてみよう！」・・・でも、これは忘れないで！

こんばんは。水口です。

「知識ゼロからはじめる！時間管理術」　第９回です！

前回は、まず自分の「やること」を、

　一箇所に書くこと
　「あとで書く」を禁止すること

という習慣をつける、という話をしました。

今回は、その補足です。


時間管理では、自分の「やること」を整理することが重要です。

さっきの２つは、そのポイントなのですが、それを実践するときに、
ちょっとした注意点があります。

今日はその話です。


「時間管理術」と似ているビジネススキルに、
「情報整理術」と呼ばれるものがありますね。

書籍も多く出ていますし、時々雑誌などで
取り上げられることもありますよね。

　　私も情報整理については、自分なりの考えを持っていますので、
　　次の書籍（手帳術の本になります）には、それも書こうと思っています。


・・・それはともかく、その「情報整理術」の中で、
とても重要なことがあります。


それは、とてもシンプルな原則で、

　「手段と目的を取り違えてはいけない」

というものです。


情報を整理するのは、もちろん使うためです。

しかし、集めたり、整理したりすることに熱中すると、それ自体が
目的になってしまうことがあります。

やりだしたけど、長続きしなかったという経験を持っている方は、
私以外にも多いかもしれませんね。

　　（ちょっと余談です）

　　私は、過去にトライした情報整理法で、結局ほとんど使わずじまいに
　　なってしまったものが、たくさんありました。

　　それで、情報整理についても、手間をかけずに効果的にやるには？
　　ということを考えて、いろいろトライしているわけです。


さて、「手段と目的を取り違えてはいけない」という話ですが、
これは時間管理でもまったく同じです。

時間管理を始めたときは、「きっちりやろう」と思ったりしがちです。
そして、それが行き過ぎると、手段が目的化してしまうのです。


例えば、自分の「やること」をきちんと手帳に書く　こと
私は、そうすることをおすすめしていますし、これは大事なことです


しかし・・・、

手帳に書くまでもなく、片付けてしまえることなら、
その場ですぐにやってしまった方がいいのです。


「やること」を整理するのは、時間管理の１つの手段です。

しかし、その背景にある考えは、

　　細かな「やること」は整理するよりも、どんどん片付ける

　　そして、すぐにはできない「やること」だけは整理していく

なんです。これは覚えておくといいと思います。

特に、「仕事が降ってくる感」を強く感じている場合には
重要な考え方です。


私は、この考えは時間管理の「キモ」の１つだと考えているのですが、
このことって、あんまり言う人がいないんですね・・・。

（その理由の１つは「この記事」に書いたことです。）


さて、今回のポイントは、これでした。

　手帳に書くまでもなく、片付けてしまえることなら、
　その場ですぐにやってしまった方がいい

そのためには・・・

　　細かな「やること」は整理するよりも、どんどん片付ける

　　そして、すぐにはできない「やること」だけは、整理していく


ということでした。これ本当に大事です。



「うーん。なるほどー」　と思っていただいた方は、
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さて次回は・・・、

今回の内容に関連して、さらにもう少し補足があるので、
その話をしようかと思います！

  

「何から始める？」・・・まずは、シンプルな２つのルールから！

こんばんは。水口です。

「知識ゼロからはじめる！時間管理術」　第８回です！

今回も前回に続いて、

　「時間管理は、何から始めればいいの？」

ということについて考えてみたいと思います。


時間管理は、面倒くさそう、複雑そう、というイメージがあるかもしれません。
しかし、時間管理をやらない方が、かえって面倒なことになる場合もあります。

今日は、そんな話です。


さて、「時間管理をやってみようか？」と思った場合は、
まず何から始めたらいいのでしょうか？

私は、まず始めにやるべきことは、「書く」習慣だと考えています。


ここで言う「書く」とは、

　・時間が決まっている予定

　　　これは「時間指定タスク」と呼んでいるものです。

　・期限が決まっている仕事

　　　これは、いつやるかという時間は明確に決まっていないので、
　　　「時間流動的タスク」と呼んでいるものです。

これらの「やること」を書いていくことです。


予定や期限をメモするのは、当たり前のように思えますが・・・。

ついついやってしまいがちな、悪いクセもあります。


例えば、あなたはこんなことはしていませんか？

　・仕事の期限をポストイット（付箋紙）に書いて、貼っておく

　・同じく、メモ用紙に書いておく

　・次回の会議日時を、会議資料にメモしてしまう
　　（そして、その資料をそのままファイルしてしまう）


これらは、絶対にやめた方がいいです。

こうやって、自分の「やること」の記憶を、あちこちに分散して保管すると、
忘れてしまう危険もありますし、ギリギリに思い出してあわてることもあります。

また、あちこちチェックしなければいけない、心理的な負担もありますし、
先の流れが読めない、ストレスの原因にもなります。

すべて、私は経験済みですから、間違いありません　（笑


どんなツールを使うにしろ、「やること」を書くのは、一箇所に集中させるべきです。


　※　同じ理由で、手帳と、卓上カレンダーの両方にメモするのも、
　　　 絶対ダメとは言いませんが、あまりおすすめはしません。

　　　 ただ、仕事の内容によっては、カレンダーが使いやすい場合もあります。

　　　 もしカレンダーと手帳を併用するのであれば、毎日（できれば始業時など）、
　　　 カレンダーが強制的に目に入るように、工夫してみてください。


ここで述べた、「やること」のメモを一箇所に集中させることは、時間管理について
述べている人の多くが指摘していますし、私もその通りだと思います。

これは、当たり前のことですが、意外と徹底できていないものです。


そして、もう１つの問題があります。

　・あとで書こうと思って忘れてしまう

という現象です。

「あれをやらなきゃ」と、せっかく思いついたことも、他の仕事を
やっているうちに、簡単に忘れてしまうものです。

やってみると分かりますが、「あとで書く」を禁止する（その場ですぐ書く）だけで、
かなりアタマがすっきりします。これもおすすめです。


まずは、

　一箇所に書くこと

　「あとで書く」を禁止すること

この２つのルールを、徹底してみませんか？


　ＫＫＪ　（カンタン！効果的な！時間管理術） や、
　ＫＫＪ 2.0 （カンタン！効果的な！時間管理術　実践編） では、
　タスクを２種類に分けて書くことをすすめています。

　ただ、最初はそこまでできなくてもいいですから、
　この２つ　↓　を習慣にしてみましょう。

　一箇所に書くこと
　「あとで書く」を禁止すること

　です。


「 ふーん。ちょっとやってみようかな？」　と思っていただいた方は、
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さて次回は、今回の続きをやるつもりなんですが・・・

「時間管理術　第８のウソ」も、そろそろ公開したいなあ、
と思う今日この頃です・・・。

  

「時間管理は、何から始めればいいの？」・・・新法則を使おう！

おはようございます。水口です。

「知識ゼロからはじめる！時間管理術」　第７回です！

さて、今回からは、実際にどうやって時間管理を始めていくか？
というところにフォーカスしていきたいと思います。


今回から、この疑問について考えてみます！


　「時間管理は、何から始めればいいの？」


時間管理をやろうと思うということは、多かれ少なかれ、
自分の時間をうまく使いたいという切迫感があると思います。

そして、「できるだけ、うまくやりたい」という思いもあるでしょう。

「時間管理がうまくできている人」 ＝ 「デキる人」
という、かっこいいイメージもありますしね。


ですが、１つだけ重要なことがありますので、
それを最初に言っておきます。


私は、時間管理には「KISSの法則」が重要だと考えています。

この「KISSの法則」というのは、通常は

Keep It Simple, Stupid

のことですが、時間管理に関しては、こんなふうに言えると思います。

Keep It Simple and Sustainable

「シンプルで、持続しやすい状態を保とう！」ということですね。


なぜ、こんなことを言うのか？というと、

時間管理は、自分の仕事や「やること」の情報を整理することです。
そして、情報整理というものは・・・、やりだすとキリがないんですよね。


　そうならないためには、情報を細かく記録・管理するというよりも、
　自分に必要な「きっかけ」のみを管理すると考えるといいと思います。


時間管理という「手段」が「目的」に変わってしまわないように、
この「新・KISSの法則」を覚えておくといいかもしれませんね。

Keep It Simple and Sustainable

です！


「 なるほどね！」　と思っていただいた方は、
　ぜひ　↓　クリックしてください！

　

次回も、続きをやります！