手帳ユーザーのために ： 長期と短期のスケジュールの使い分け （その２）

こんにちは。水口です。
今日も昨日に続いて、短期スケジュールと長期スケジュールの使い分けです。


■　月ごとのカレンダーの使い方

弊社で行っている手帳制作サービスでは、昨日紹介した長期スケジュール
以外に、月ごとのカレンダーのページが付いているバージョンもあります。

↓こういうものです。



これは手帳のユーザーさんからのご要望を元に制作したものです。

構成は、

・　月のカレンダー　（右下）

・　月ごとの目標設定や、毎月の定期業務のために使える欄　（左下）

・　毎日のチェックリストとして使える欄　（上段）

としてあります。


さて、先日、手帳のユーザーさんから、この月カレンダーをもっと活用する
ためには、どう使うのがいいだろうか？　という主旨のご質問を頂きました。

これには、いくつかやり方があるかと思います。


□　手が空いたときに見る

たとえば、長期のスケジュールと同様に、毎日の（週間の）スケジュールの
ページと合わせて見る時間を持つようにするのも一つの方法です。
（「隙あらば見る」作戦？）


□　毎朝、毎夕見る

また、チェックリスト欄に記録している項目がある場合には、そのチェックの
ために、始業時と終業時には確実にチェックした方がいいと思います。

ちなみに、チェックリストは、

・　毎日（あるいは曜日を決めて）行いたいことのチェックに使う
・　何かの実行記録を取る

などの使い道があります。たとえば私の場合、ブログのアップなどは、
チェックリスト的に（週間の方ですが）タスク欄に入れてありますし、
他には、毎日のおおよその歩行時間も記録しています。

※　歩く時間は、一応、目安として１日合計30分以上取りたいと思って
　　 いるのですが、「絶対に30分以上歩く」という目標というわけではなく、
　　 もう少しルーズな「記録」としてつけています。
　　 記録を取るだけでも、「明日はもう少し歩こうかな」なんて思ってしまう
　　 のが不思議なところです。


□　月ごとに日を決めて、見る・書く

また、月ごとの目標設定や、結果の確認（反省会的なもの）を行いたい
場合には、初めからそれを何日にやるか決めてしまい、週間のシートの方
にも日付を決めたタスクとして書いてしまうのがおすすめです。
（つい忘れてしまいがちになるものなので、忘れないようにということです）

たとえば、月の終わりに

・　今月の結果確認
・　来月の目標設定

を行う場合、月シートにそれを書いておくと、先月に書いた目標を見ながら、
今月の結果を書くことができて便利です。


□　月ごとの方針策定用に使う

たとえば、営業職などの場合、同じ商品を同じ商圏で扱うにしても、
アプローチの仕方は色々あります。

そして、「今月は、こういうことをやってみよう」と思いつくものがたくさんあると、
「あれもこれも」と欲張りになってしまい、結局どれも中途半端になってしまう・・
なんてこともあります。

そんなときに、何を優先すべきかはっきりさせるためには、
「今月は○○と△△をやる。その代わり□□はやらない」
と決めるのが有効な場合があります。

しかし、何かを「やらない」と決めるのも、なかなか未練が残るものです。そこで
迷わないようにするためには、

「今月は□□はやらない。これは来月考えよう」としてみるのがおすすめです。
そして、今月やらないことは、来月のシートに書いておくと、また来月に忘れず
に検討できます。

月ごとに「ＰＤＣＡサイクル」を回すイメージですが、今月試せないＰ（Plan）は、
来月にやってみる。それを忘れないように、来月の月シートに書いておく。
ということです。



■　アポイントメント情報の扱いはルールを持つ

注意点としては、アポイントメント情報をどう扱うかは、昨日の話と同様に
自分のルールを決めておいた方がいいと思います。

アポイントメント情報を、月のカレンダーや、週間のスケジュールなど、あっちに
かいたり、こっちに書いたりするのはミスの元になります。ですから、どれを
基準にするかは決めておいた方がいいと思います。
（このへんは、当たり前といえば当たり前のことですが、「ついうっかり」を
　防ぐためには、徹底することも必要です）


というわけで、毎週のスケジュールと、長期（月ごと、半年ごと）のスケジュール
を上手に使って頂けますと幸いです。

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今日の記事作成時間は３６分でした。
では、また明日！
  

手帳ユーザーのために ： 長期と短期のスケジュールの使い分け （その１）

こんにちは。水口です。
今日は、短期スケジュールと長期スケジュールの使い分けの話です。


■　長期スケジュールの使い方

今年の前半に出したこの本の中で、長期スケジュールを活用することの
重要性について触れています。




特に、長期スケジュール（プロジェクトの地図）を、１分間だけでいいので、
毎日見ることを強く推奨しています。

その「プロジェクトの地図」とは、長期的なスケジュールの中で、各プロジェクトで
その週に何をやるべきか、あるいはその週にどんなイベントなどがあるかを、
「週ごとに」まとめたものです。


弊社が作っている手帳レフィルでは「連続カレンダー」と呼んでいるものが、
それに相当します。

私は↓こんなふうに使っています。



バインダー式の手帳（システム手帳）ですが、開いているのが「今週の」ページ。
左側にあるのが半年分のカレンダー兼スケジュールになっています。そこには、
週ごとの仕事・イベントを記入できる欄があります。（このシートは２つ折りに
なっていて、開くと、さらに左側にも記入欄があります）


これが写真の中で、この長期スケジュールがバインダーから外されているのは、
今は実際にこのようにバインダーに綴じずに（はさんで）、使っているからです。

今週のページのところにはさんでおくと、いちいちページをめくらなくても
長期スケジュールを見ることができますし、あまり意識していなくても、自然
に見るようになる。そんな効果を狙ったものです。

もちろん、落とさないよう注意が必要なので、外で手帳を開くことが多い人
にはあまりおすすめしませんが、デスクの上で使う分には意外に良い方法
だと感じております。


※　これとは違うやり方で、長期スケジュールを別の（薄い）手帳で
　　 持ち運ぶという方法を使っていたこともあります（手帳の２冊使い）
　　 これも、両方同時に見やすくておすすめな方法だったのですが、
　　 現在は、もっとシンプルに上記の方法をとっています。


■　長期スケジュールと短期スケジュールの使い分けには
　　 自分なりのルールを持とう

ちなみに私の今の仕事の場合、長期的なプロジェクトの進行とともに、
講演や研修などの日程を管理しなくてはいけないわけです。講演や研修
の日程が決まるのは１〜２ヶ月前が多いのですが、３〜４ヶ月先や、もっと
先の日程もあります。

これがちょっとややこしいので、自分なりのルールを決めています。
講演や研修の予定は・・・、

□　まず長期スケジュールの方に書く
　　　・　本決まりの日程は日付に○をつけて
　　　・　仮押さえの日程は点線で○をつけて　　という感じです

　　　・　内容も記入欄に簡単に書いておきます

□　その内容を短期スケジュールに書く
　　　・　それらの予定は気づいたとき（１ヶ月くらい前が多い）に、週の
　　　　　スケジュールに記入する

　　　・　詳しい時間・場所等の詳細情報は、メール（のコピー）を、パソコンの
　　　　　中に保管してあるので、それを参照します。

　　※このときに元のメールを探さなくて済むように、情報は各プロジェクトの
　　　 フォルダに移してあります（メールをテキストファイルにコピーしただけの
　　　 簡単なものですが、こうしておくと便利です）


という感じにしています。もちろん、決まった日程は、週のスケジュールに
すぐ書くのが望ましいのですが、今の私の環境だと、何ヶ月も先の場合が
あるので、その週のページをまだはさんでいないことがあります。
ですから、「まず長期スケジュールに書く」というパターンにしたわけです。


ただし、誰でもこの方法が良いわけではありません。たとえば、同じ私でも
前の仕事をしていたときには、アポイント系の情報は週のスケジュールに
直接書くのが、確実な方法でした（何ヶ月も先のアポイントメントはあまり
入らないので）。

こういう「ツールの使い分け」的な部分は、自分なりのルール・パターンを
作ることが重要ですね。さらに「月間スケジュール」も含めた使い分けは
ちょっとややこしくなってしまいます。

・・・この話は、また、明日にでも。

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今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！
  

手帳における「直感的なインターフェース」の例

こんにちは。水口です。
今日は、手帳の話です。


■　「直感的で素早い操作性」

先週、「マインドピース」というソフトウェアを紹介したときに、
「直感的で素早い操作性」がメリットだと書きました。

（この記事↓です）
直感的でサクサク使える、マインドマップ（的な）ソフトウェア


どんなものでも、「直感的で」「素早い」操作性があるに越したことない
ですが、この２つを両立させるのは、意外に難しいものです。

たとえば、古い話ですが、私が昔使っていたMS-DOS時代の一太郎
（ワープロソフト）は、メニューからのコマンドを呼び出しを、キーボード
で行っていて、「直感的」とは言えませんでした。

その後、（まだWin95が出る前）Ｍａｃを使ったときに、マウスとＧＵＩ
という、直感的で分かりやすいインターフェースに感動したものです。

しかし・・・、どちらの方が、操作が速かったかというと、一太郎のほう
です（もちろん、機能も少なかったのですが）。

「分かりやすさ」や「使いやすさ」、あるいは「取っ付きやすさ」を追求
したグラフィカルなインターフェースは、操作スピードの面では、
デメリットもあるわけです。

「直感的にわかりやすいこと」と「素早い操作性」を両立するというのは、
難しい課題なんですね。

　【余談】
　私はまだ使ったことがないのですが、新しく出た「ｉＰｏｄ Ｔｏｕｃｈ」は、
　魅力的なインターフェース（タッチパネル）を備えた商品ではあるもの
　の・・・操作スピードの点では従来のｉＰｏｄに劣るように見えます。
　だから、音楽を聴くためのデバイスとして・・・どうなんでしょうね。
　（少なくとも私の好みではないです。モバイル端末と見れば別ですが）
　【余談おわり】


■　手帳のインターフェース

話は変わって、
手帳にも「直感的な分かりやすさ」はあると思います。

たとえば、「どれだけの時間がアポイントメントに占有されているか？」
ということを直感的につかめるのは、やはりバーティカルタイプの手帳
です（時間軸が縦に並んでいるタイプです）。

↓これもバーティカルタイプです。

（クリックすると拡大）


実は、この手帳は、もう１つの「直感的にする」工夫がされています。

ちなみにこれは、私の会社で行っている手帳（レフィル）制作サービスの
利用例です。このオーダー、実は私の友人によるものですが、その友人
による、面白いアイディアを組み込んでいます。

それがこれ↓です。



赤枠で囲った部分を、通常の日付別の欄とは別に設けています。
並んでいる四角をよく見ると、日付の境界線上にも四角があります。
（日付をまたいでいます）

これはどういう意味があるかというと・・・

それぞれ、「移動手段」と「宿泊」の手配完了を表す狙いだそうです。

各日付の左よりにあるのが、「朝移動」の場合の移動手段の手配。
右よりにあるのが「夜移動」の場合の移動手段の手配。
日付をまたいでいるのが、「宿泊」の手配を表します。

ちなみにこの友人、東京−大阪間の出張が多いです。ですから、
移動や宿泊の手配が済んでいるかどうか、一目で分かるように、
こういう欄を考えたそうです。

※　これは「手配できているかどうか」という状況を「見える化」する
　　 ものなので、通常の「タスク」とは意味合いが違います。それで、
　　 以前は余白に書いていたのですが、今回はそれをあらかじめ
　　 手帳の中に入れ込んでしまおう、というわけです。


これ、分かりやすくていいですよね。

私も以前、同じルートの出張（栃木県−兵庫県）が多かった時期が
あるのですが、そんなふうに同じルートの出張が多いと、移動や
宿泊の手配が済んでるかどうか、記憶が不確かになってきます。
（行き先が違う場合なら、案外忘れないものなのですが）

もちろん、手配することを忘れないためには「手配する」というタスク
も書くことが大事なのですが、それは出張の前段階での話です。
出張日近辺を見れば、手配状況がわかるのであれば、安心でき
ますね。


こういう手帳のデザインも、一種のインターフェースだと思います。
「直感的に分かりやすく」（もちろん、操作も速く）するために、こんな
ちょっとした工夫をしてみるのもいいですね。

「日付をまたぐチェック欄」があると便利だというのは、私は気づいて
なかったポイントで、私も参考になった事例です。

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ちなみに、こういった特殊オーダーは・・・手間がかかることもあり、
追加料金になってしまいます。

（この試作品も特殊品の例です↓）
新作？　試作品のＡ５手帳レフィルです

（仕事とプライベートの色分けをした例です↓）
手帳の使い方　−　仕事とプライベートのバランスはどうやって取る？
　※　この色分けは、上の特殊品よりも作業工数が少ないので、
　　　 安くなっています。（もちろん、標準品はさらに安いです）
　　　 （標準品でも２８８００×２通りの選択肢がありますが・・（汗）　）


この手帳のオーダー（セミオーダー）制の作り方は、私自身が以前に
「こんなサービスがあったらいいな・・・」と、思っていたものを、形に
してみたものです。　
（詳しくは↓こちら）
PROFETシリーズ手帳レフィル


今日の記事作成時間は４０分でした。
では、また明日！



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新作？ 試作品のＡ５手帳レフィルです

こんにちは。水口です。
今日は、手帳の話題です。


■　手帳と時間管理

まずは、ちょっと手帳と時間管理について、おさらいを。


「時間管理」といえば、手帳。と限っているわけではありませんが
（パソコンもありますから）、手帳を使っている人が多いのは事実です。

取っつきやすいから。どこでも使えるから。という理由もあるでしょうし、
パソコンを使いながらでも、同時に見やすいという理由もあります。
（後者の理由は、意外に重要なポイントです）


ついでに、少し古いですが、アンケート調査の結果を紹介しておきます。

Japan.internet.com デイリーリサーチ -
スケジュール管理はやっぱり「手帳」が一番!?

ITmediaニュース：スケジュール管理は結局「手帳」に


なぜ、手帳がいいのか？　はいろいろ理由がありますが（先週も書きましたね）、
基本的に、ペンで書くのに抵抗がある（パソコン内で処理したい）わけでは
ないのなら、手帳をおすすめします。


■　手帳のいろいろ

スケジュール管理、時間管理に用いる手帳として、
最も一般的なのは、「綴じ手帳」と呼ばれる、
普通の手帳です（製本されているやつです）。

綴じ手帳は、以前はポケットサイズが主流でしたが、
最近はＢ６サイズのものも結構増えてきましたね。


そして、綴じ手帳ほど多くはありませんが、
根強い人気なのが、いわゆる「システム手帳」。
バインダー式の手帳です。

システム手帳は、’８０年代に一度ブームになったことがあります。
その後、一時は、すたれてしまうかと思われた時期もあったのですが、
この数年で、見事に復活してきています。


システム手帳で、最もポピュラーなのは、「バイブルサイズ」と呼ばれる、
ちょっと縦長の版形のものです。（横９５mm×縦１７１mmです）。

これは、私も以前に使用していたことがあります。
（そのときはデイリータイプのレフィルでした）

そのデイリータイプのレフィルを、何とか使いこなそうと
七転八倒の試行錯誤をしたのですが・・・、
　（↑やや大げさ。ウソではないけど・・・）

結局、手帳を変えた方が、うまくいきました。

そのときに、使い始めたのが、やや「マイナー路線」をゆく、
Ａ５サイズのシステム手帳です。
それ以来、Ａ５サイズを使っております。


■　弊社オリジナルの手帳

なんだか「私の手帳の歴史」を語り始めてしまっていますが・・・。
この際なので、説明しておきましょう。


Ａ５サイズのシステム手帳は、いきなり、自作から入りました。

いろいろレフィルを購入したのですが、どうもしっくりこなくて、
作ったほうが早いかと気づいたわけです。

最初は、Ｅｘｃｅｌ＋インクジェットプリンタで作りました。

自作されたことのある人は、お気づきかもしれませんが、
インクジェット用の用紙は、水性ボールペンとは結構
相性が良く、使い勝手はなかなかでした。

　Ｇｏｏｄ：水性ボールペンで書いたときの吸い込みがいい
　Ｂａｄ　：手触り感がいまひとつ


で、フォーマットをいろいろ試行錯誤しながら、使いやすい形を
探していったわけです。


そして、一応、形は落ち着いたのですが、そうなると、
だんだん欲が出てくるもので・・・、

もっと細かいところに凝りたくなってきました。
で、結局レーザープリンターを使い始めました。
（Ｅｘｃｅｌもやめて、罫線を細かく設定できるようにしました）


このへんは、ノウハウ的な話になるのですが、レーザーで手帳を作る場合、
私がポイントと考えているのは、「テカリ」の無さです。

最近のレーザーは、どれも解像度はいいですが、
テカってしまうタイプは、手帳にしたときに見映えが劣ります。
（いかにも「レーザープリンタで作りました」という感じです）

それで、テカリの無いプリンターを探したりしたわけです。
テカらないタイプのレーザーだと、通常の印刷と
ほぼ見分けがつかないです。見た目も落ち着いて見えます。


さらに、紙にも凝り始めました・・・。

やや厚手の紙のほうがいいとか、

表面がツルツルしすぎない紙がいいとか、
（ツルツルの紙は、水性ボールペンのインク乾きが遅い）

バインダーに綴じるための穴は、少し小さめの方がいいとか、
（そのほうが、綴じたあと、ずれなくい＝書きやすい　ので）

あんまり真っ白すぎる紙じゃないほうがいいとか、
（そのほうが、目に優しいです）


そんな用紙を５０００枚単位で作ったりして・・・自分用に。
もう・・・ワガママ放題　（笑）

まだ、独立する前の話です。


ご存知の方も多いと思いますが、
昨年から、セミオーダータイプの手帳レフィルを、
弊社では制作しているのですが、それはこの
個人的ワガママ仕様（？）が原型になっています。
（それに、いくつか改良を加えたものです）

現在の製品はこんな感じです
（罫の幅や、色などは選べますので、これは標準的なタイプです）

もともと私が使っていたのと同じ、見開き２週間タイプ




現在使っているのと同じ、見開き１週間タイプ



（クリックすると、大きい画像が出ます）

　　見開き２週間と、１週間、どちらがいいとは、一概には言えません。
　　スケジュールの見通しの良さは、２週間タイプに分があります。
　　（さらに、「ＦｌｏｐＦｌｏｗ」と呼んでいる２つ折の用紙にすると、
　　　スケジュールを切れ目なく見ることができます）

　　ただ、２週間タイプは、Ａ５サイズとはいえ、記入面が狭くなりますし、
　　普通のメモ用の欄がほぼ無いので、他の用紙で補助する必要が
　　出てくる場合もあります。


■　最近の試作品

と、ここまでが前置きです（長いなあ・・・）

今日、紹介したかったのは↓これ。
最近試作して、いま使っているものです。


（クリックすると、もうひとつ大きい画像になります）

　※データから起こした画像ファイルなので、穴は開いていませんが、
　　これがシステム手帳に綴じたときの見開きの状態です。


タスクの欄は、通常タイプの２段構成と違い、５段構成にしてあります。
こうすると、カテゴリー別に、タスクを分けて書くことができるかと思い、
試しに作ってみました。

当然のことながら、一段ごとに書けるタスクが減ってしまうので、
そこはやや不便なのですが、仕事のカテゴリー別に、どんな
仕事をしているか（あるいは、空白のカテゴリーがあるとか）が、
分かりやすくて、これはこれでいい感じです。



これを標準品として、設定するかどうかを、現在考えています。
まだ、もう少し、使い勝手を改善できそうな気がするんですよね・・・。

ちなみに、このレフィルは、私が試用する目的で作ったものなので、
固定タスクの文字を追加したり、日々チェックリストを入れたり（右下）、
保留タスクの欄を設けたり（右上）と、カスタマイズしてあります。


毎日、あるいは、毎週やることが決まっているタスクは、
あらかじめ印刷してしまうと、後が楽です。

手帳リフィル自作派の人の参考になれば、ということで、
紹介してみました。


自分で作るのは無理・・・。でもこういうの欲しい。という方は、
ご相談ください・・・。いや、いきなり相談されるのも説明が
大変なので、まずは資料のご請求を。

↓こちらのページに簡単な説明があります。
PROFETシリーズ手帳レフィル

もう資料申込みする、という方は、↓こちらから。

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今日の記事作成時間は７０分でした。
（前置きが長かったか・・・（汗）　）

では、また明日！
  

システム手帳 −A5サイズとバイブルサイズ−

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こんにちは。水口です。
今日は手帳、システム手帳の話です。


■　システム手帳のサイズについて

システム手帳（バインダー式の手帳）には、色々な規格があります。

その中で現在主流なのは、次の３種類です。

　　　　名称　　　　リフィル寸法（縦）　　同　（横）
―――――――――――――――――――――
　　A5サイズ　　　　　　　 210mm　× 148mm
　　バイブルサイズ　　　　 171mm　×　95mm
　　ミニ6穴サイズ　　　　　126mm　×　80mm
―――――――――――――――――――――
（一部メーカーにはバイブルサイズの幅を80mmにしたものもあります）


システム手帳では、リングで綴じる穴の部分は書けないですから、
実質的には幅はさらに１０mmほど狭くなります。

ですから、バイブルサイズとＡ５サイズでは、実質的な横幅
（実際に書ける横幅）には大きな差があります。


■　Ａ５とバイブルの使い勝手について

ということで、アポイントだけではなく、タスクもちゃんと書く時間管理を
やろうと思った場合、バイブルサイズはちょっと使いにくさがあります。

時間管理のために必要な３つの情報、

　Ｆlow　（流れ）　　：仕事の流れ、全体の日程、その他の情報などを書く

　Ｔask　（タスク）　：時間が決まっていない仕事を書く

　Ｔime　（時間）　　：時間が決まっている仕事（アポイント）を書く
　　　　　　　　　　　　 何に時間を使ったかの記録を取る

これらを書くのは無理かなあ・・・という気もしていたのですが・・・、
実際にレイアウトしてみました。

　　というのは、Ａ５サイズはバインダー込みだと結構大きいので、
　　「持ち歩くにはちょっと・・・」　という方が多いんです。

　　実際、「バイブルサイズのリフィルを出してほしい」　というご要望を
　　頂くことがあるんです。

ということで、現物がこちら↓　（クリックで拡大します）


Ａ５サイズと大きさを比べると、こんな感じになります。

写真のものは「D.Green」 という色ですが・・・　写真ではあまり分かりませんね　（汗


Ａ５サイズの PROFET Type１０１ （見開き１週間タイプ）　では、
左ページに月〜金曜、　右ページに土日とメモ欄のレイアウトですが、

バイブルサイズ（仮称PROFET Type１００１）では、
左ページに月〜木曜、　右に金土日と小さめのメモ欄　としました。


Ａ５と比べると、確かに欄は狭くなっていますから、
小さい字で書かなくてはいけないのですが・・・、

なんとか実用上問題ない程度の大きさにはできたと思います。
（小さい字を書くのが苦手な人には向いていないかもしれませんが）


ということで・・・近日中にこちらのご要望にもお応えできるようになります。
バイブルサイズがいい！という方は、もうしばらくお待ちください。

もちろん、以前に紹介したように、色も選べます。

　　※　ちなみに、ミニ６穴サイズは今のところ制作予定はありません。
　　　　 （さすがに小さすぎる・・・という感じです）

---

手帳関係では、もう１つ進めている話がありますので、
・・・今週あたり公開しようと思います。


　　　最近、このランキングの上位に変動が大きいような・・・
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では、また明日！