パソコン上で「ＫＫＪ」を実現するフリーソフト紹介！

こんにちは。水口です。
今日は、ちょっと驚きのソフトウェアの紹介です。

「ＫＫＪメソッド」 による時間管理をパソコン上で実現する
ソフトウェアを作ってくださった方がいるんです。


■　precisionKKJ

先週、ご連絡を頂きました。

「ＫＫＪメソッド」による時間管理のソフトウェアを作ったので（フリーソフトとして）
公開しても良いか、という内容の問い合わせでした。

それが、↓これです。



「precisionKKJ」という名称のフリーウェアです。

名前に「ＫＫＪ」と入っているように、まさに、私が紹介している、
３段構えのＫＫＪメソッドになっています。

※　一番上の段は　「仕事の流れ」と「関連情報（他の人の予定など）」
　　 中段は「タスク（時間指定のない仕事）」
　　 下段は「アポイントメント（時間指定のある仕事）」

　　 という構成です。


現在、作者のＨＰ上で公開されています。
作者はフリープログラマの方です。

　（作者ＨＰ）
　傭兵のメモ帳

　（※　メニューの「ダウンロード」のなかに、上記フリーウェアがあります）


『技術的実験の意味合いが強いので、ご使用に関してはその点にご理解を
お願いします。』　とのことですが・・・私も確認したところ、各項目のインプット等
は、もちろん問題なくできるようになっています。

（上の画面は、私がテストとしてインプットしたものです）

※　ちなみに、Windows版です。
　　 「Java Runtime Environment （JRE)1.6以上」 が必要だそうです。
　　 （私はもともとインストールしてあったので、すんなり動きました）


■　スケジュール管理ソフト、たとえばアウトルックの使いにくさ

たとえば、スケジュール管理ソフトには、マイクロソフトのＯｕｔｌｏｏｋもありますが、
そのアウトルックは、「タスク」のインプットがしにくいのが残念です。

※　旧版の2003バージョンで「タスク」に相当するものをインプットしようとすると
　　 「日付指定あり・時間指定なし」のイベントのような形でインプットするしか
　　 ありません。ただ、そのインプットも少し面倒なんですよね・・・。

　　 新版の2007バージョンでは、「タスク」に相当するものが新しく装備されたの
　　 ですが、この「タスク」機能の残念なところは、予定日に実行しきれなかった
　　 タスクが、問答無用で翌日に移動してしまうところです。
　　 （つまり、「昨日やれなかったタスク」と「元々今日やるつもりのタスク」の
　　　 区別がつかなくなってしまうということです。）

　　 同様に、もともと明日の予定だったタスクを今日やると、それも今日に
　　 移動してしまいます。これらは、すべてを「完了日ベース」で記録する、と
　　 いう仕様なのでしょうが・・・タスクの配置が勝手に変わられてしまうと、
　　 感覚としてかなり違和感を感じます。
　　 （ここが2007版のアウトルックの（私から見て）使い勝手の悪いところです）


ちなみに私は、日常のタスク・アポイントメントの管理は基本的に紙（手帳）
なので、アウトルックについては試用しただけですが、それだけでもタスクを
マメにインプットする使い方にはあまり向かないことはよくわかりました。


また、他の手としては、「Ｇｏｏｇｌｅカレンダー」を使うという方法もあります。
（これも「タスク」を「イベント」の欄にインプットするという方法で使います）

ただ、この場合、タスクの未了・完了の区別が難しいところが難点なのと、
「予定の詳細」画面が少々使いにくいですね・・・。
（最初のインプットのしやすさ、ドラッグできる点などはいいと思いますが）


■　「precisionKKJ」の使い方

先の「precisionKKJ」の画像をもう一度出しておきます。
（クリックすると、さらに大きい画像が出ます）



このソフトウェアでは、左下の部分でタスク等のインプットを行います。
（日付や時間をクリック → 左下で入力・所要時間のインプット　という流れです）

この「インプット用の枠が常にここにある」という仕様は、私はアウトルックや
Ｇｏｏｇｌｅカレンダーよりも使いやすいと感じます。
（もちろん、三段式の画面構成についても、使いやすく感じます）


細かい点で、「ここがこうなったほうがうれしい」という点はいくつかありますが、
全体に好感触ですし、今後も期待できます。

パソコン上でスケジュール管理・タスク管理を行いたくていろいろ試している、
という方は、試してみるといいと思いますよ。

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今日の記事作成時間は４４分でした。
では、また明日！
  

スケジュール管理ツール・・・もしも究極のリマインダーがあったら？

こんにちは。水口です。

昨日の記事では、スケジュール管理ツールについての
アンケートを紹介しました。

今日は、スケジュール管理ツールについて
別の観点から考えてみます。


■　「リマインダー」　って何・・・？

「リマインダー（またはリマインダ）」という言葉、聞いたことありますか？

言葉自体の意味は

ｒｅｍｉｎｄｅｒ ： 思い出させる人[もの]; (思い出させるための)注意，合図; 催促状.
となっています。

　　新英和中辞典 第６版 （研究社）　より引用
　　（ここで使うことができる辞書です → http://www.excite.co.jp/dictionary/）


「リマインダー」　とは、「思い出させるためのもの」　ですから、
手帳も「リマインダー」　の１つです。

ＰＲＯＦＥＴ手帳レフィルも、そのネーミングの中に
「Reminder and Organaizer 」　という意味を含んでいます。


また、予定などをメールで通知してくれるものや、パソコンの画面に
表示してくれるものもリマインダーと呼ばれています。


■　もしも、こんなリマインダーがあったら・・・？

「リマインダー」　といって、私がまず思い出すのはＰＤＡです。
（一時流行った、電子手帳みたいなやつです。）

ＰＤＡが流行り始めた頃（まだ白黒表示でした）、
私も使っていた時期があります。

それは結局使わなくなってしまったのですが、
その理由の話はちょっと置いておいて・・・。


ＰＤＡを使い始めて感動したのは、スケジュールをインプットしておけば、
予定の５分前などにアラーム音で知らせてくれることです。

予定を忘れていても、教えてくれるわけですから、
ちょっと大げさに言えば、秘書がいるようなものです。

なんか、カッコいいなあ、と思ったりもしました　（笑）


さて、このＰＤＡのような「スケジュール通知機能」　が、
究極まで進化したらどうなるでしょうか？
ちょっと考えてみたいと思います。

自分の仕事を管理しようと思ったら、やはり、アポイント（時間が決まった予定）
だけでなく、タスク（時間が決まっていない予定）もインプットする必要があります。


究極のリマインダーは、こういうものだとします。

例えば、

「○日　○○時〜△△時　□□会議。」
「△日までに××の報告書を提出。作業時間は３時間。」

なんてことを音声入力すれば、それに応じた最適なスケジュールを
組んでくれるわけです。

タスクの期限と作業量に応じて、そのタスクをいつやればいいのか
決めてくれますし、もし、タスクが多すぎるなら警告してくれます。

そして、どのタスクをカットするか、それとも残業して乗り切るかなどの
指示をしてやれば、またスケジュールを組んでくれます。


ここまで出来ればすごいですね。　さらに・・・、
　
「○○時の□□会議、５分前です。」　と教えてくれます。

うーん。カッコいいかも。そして・・・、
　
「△日締め切りの報告書の作成を始めてください。」
「作業時間は、３時間です。」

なんてことを言ってくれて・・・、

　
「２時間５０分経過しました。報告書は完成したでしょうか？」
「もし完成していないなら、スケジュールの変更が必要です。
　あと何分必要でしょうか？　」
　
「１時間延長した場合、本日の業務遂行に必要な時間が不足します。」
「時間を変更するタスク、または実行を取りやめるタスクを指示してください。」
　　　　　　　・
　　　　　　　・
　　　　　　　・

・・・　うっとおしいわっ　！！

と言いたくなりそうです　（笑）


「究極のリマインダー」　はなかなか難しそうですね。


■　究極のリマインダー　がうまくいかない理由

これは私たちの心理的なこととも関係しています。


例えば、「５分前です」　というアラームが同じように発生したとして、

それを忘れていた場合は、「あ、良かった。助かった」　となりますが、
すでに行動開始していると、「分かってるよ。うるさいなあ」　になってしまいます。

分かっていることを、いちいち指示されるのは、うっとおしいものです。


また、仕事をひとつずつ指示される一方で、全体が見えないのも、
不安に感じるものです。

仕事の指示が一つずつ出されて、とにかくそれをやればいいという
受動的な状況だと、人は「コントロールされている」　感覚を強く持ちます。

私はこれを　「やらされ感」　と呼んでいます。

そして、人はコントロールされてばかりいると、非常にストレスを感じます。
人間には、自分のことは自分でコントロールしたい欲求があるのです。
（性格的にそうでない人（Ｍ的？）も一部にいると思いますが・・・。）


■　スケジュール管理は、どうあるべきか　　？

こういった「究極のリマインダー」　的なものは、技術の進歩によって
可能になりつつあると思いますし、どこかの会社が実用化するかもしれません。

しかし、私は普及しないと予想しています。

アポイント（時間の決まった予定）　に関しては、こういうリマインダー的な
ものは便利な面もあります。

しかし、タスク（時間の決まっていない予定）　を含めて自分の時間管理を
やろうとした場合には無理があります。


タスクを含めた時間管理のためには、次の２つの視点を同時に
満たす必要があります。

・自分の予定（タスク・アポイント）　が一望できる　（俯瞰的なマクロの視点）

・今、まずやるべきことが判断できる　（ミクロの視点）


この視点を素早く切り替えたり、パッと見てすぐに思い出したりするには、
やはり視覚に頼らざるを得ません。

そして、今のところ（当分の間）は、アナログな手帳に優位性があると
私は考えています。

もし、みなさんがリマインダー的なものを試してみるのであれば、
それを使ったときの　「やらされ感」　を気にしてみてください。

「やらされ感」　の強い自己管理法は、ストレスフルで、
長続きしないことが多いものですから。


今回のような「もしも○○があったら・・・」　という話は、
他にも面白いネタがありそうな気がするので、また考えてみます。




↓　現在　４〜８位　あたりをウロウロしています。
　　　他にどんなブログがランクインしているかは、
　　　クリックすると分かります。私も喜びますし・・・（笑）
　


今回の記事作成は６２分でした。
では、また明日！
  

スケジュール管理ツール・・・何を使ってますか？

こんにちは。水口です。

今日は２回目のアップです。
（なので、手短に・・・）


↓　こんな記事を見つけました。

Japan.internet.com デイリーリサーチ
来年こそはきっと――スケジュール管理ツール、利用をやめてしまう理由は？

http://japan.internet.com/research/20061114/1.html

概要はこうです。

・スケジュール管理ツールで利用者数が多いのは、

　１位　手帳（約６割）
　２位　携帯電話
　３位　カレンダー
　４位　パソコン
　　　・
　　　・
　　　・

・スケジュール管理ツールの利用をやめてしまった理由は・・・

　１位　利用し忘れたまま時間が経ってしまった
　２位　利用していた道具が使いにくかったから
　　　・
　　　・
　　　・

ということです。

ここで回答されている方のほとんどは、

スケジュール管理　＝　アポイント管理

という感覚だと思います。
一般的には、タスク管理をしている人は非常に少ないですから。
（やると、いいことがあるんですけどね・・・。）


この調査は ｇｏｏリサーチによるものです。
調査対象は、パソコンに対するリテラシーが比較的高い人が多いはずですが、
パソコンでのスケジュール管理をしている人は、意外に少ないですね。

それには色々理由はあるのでしょうが・・・、
↓こういう話とも関係あるのかもしれません。

オンライン・ショッピングのページ読み込みに待てる時間は最長4秒：ITpro

http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/USNEWS/20061107/252799/



私自身は、過去にパソコンでやろうとしたことは何度もあったのですが、
上手くいきませんでした。

アポイントだけならまだしも・・・、タスクの管理はとても無理でした。

ウィンドウを切り換えて、入力して、とやろうとすると、４秒どころか、
もっとかかってしまいます。

そうすると、どうしても書こうと思ったタスクをためておいて後で書こう、
ということになってしまうんですよね。

こういうやり方は、忘れてしまう危険があるだけでなく、仕事の生産性を
悪化させる（集中力が低下する）のは、これまで色々述べてきた通りです。


そういう点では手帳に回帰する傾向があるのはいいことだと思います。

あとは、アポイントだけでなく、タスクを管理する習慣が
広まってくれるといいですね。

タスクを書く習慣は本当に役に立ちますから、ぜひ実行してみてくださいね。
（手持ちの手帳にちょっと書くことからでも、始めてみてください。）


　↓　ランキング順位復活傾向にあります。ありがとうございます！



今回の記事作成は２５分でした！
では、また明日。