2009年07月18日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

仕事の段取りを良くする:「検討する」「調査する」という言葉は使用禁止に!


こんにちは。水口です。

仕事をしているなかで「NGワード」にしたい言葉、つまり、できるだけ使いたく
ないし、あまり聞きたくないという言葉がいくつかあります。

その1つは「忙しい、忙しい」という言葉・・・。

「忙しい」と口に出してしまうと、(周りの人から見れば)少し冷たい印象を感じ
がちです。また、「忙しくしている自分は偉い」といった、少し幼稚な自己顕示欲
のようなものを感じることもあります。

ですから、「忙しい」と心の中で思うことがあっても、できるだけ口には出したく
ないと思っています。(←実際、ほとんど言わないようになってきました)

今日は、それとはちょっと違った、別の「NGワード」の話です。


■ 「ごまかし」のための言葉?

このブログでは、政治の話題はあまり取り上げないのですが、この記事↓は
別の意味でちょっと面白かったので紹介します。

自民公約づくりは非公開…「反麻生」結集恐れ?
(読売新聞) - Yahoo!ニュース


自民党のマニフェスト作りの話です。

 (『』内は引用です)
 
『 17日にPT(※ プロジェクトチームの意)と公約作成委員会(委員長・細田
幹事長)の合同会議が初めて開かれ70項目の政策を盛り込んだ原案が提示
されたが、批判が続出。「検討」「調整」「原則」などの文字が並び、財源や政策
実現までの工程表も示されていなかったためだ。』

                                   (上記サイトより引用)

とあります。

ニュースの内容そのものは置いておいて、「検討」「調査」「原則」といった言葉が
並んでいることが批判の対象になったという点が、ちょっと面白いです。

確かに、「検討します」と言われただけでは、全然あてにならないですよね。
ビジネスの世界では「検討します=体の良いお断り」という場合もありますし。


■ 「検討する」「調査する」という言葉はできれば使わない方が良い

「検討しますと言われても、あてにはできない」というのは、皆さんも実感された
ことがあるのではないかと思います。

同様に、「調査」という言葉もクセモノです。「調査」ばかりくり返して、いつまでも
結論が出ない社内会議・・・なんてのもあったりしませんか?


ちなみに、上記の「原則」という言葉は、私は特に悪いイメージはありません。
(ですから、「タスク管理の原則」といった感じで私も使っています)

しかし、「原則」という言葉が政治や行政で使われるときには「逃げ道」を用意
する意図がある場合もありますね。

※ たとえば、「○○は禁止とする」と言い切ってしまえばいいものを、
   「○○は原則として禁止とする」となると、ちょっと怪しくなります。
   「原則として」という言葉が入ると、「特例」と称してルール破りを
   する意図があるのではないか? 結局「ダブルスタンダード」に
   なるんじゃないか? と疑ってしまいます。


そう考えると、確かにこの3つは困った言葉かもしれません・・・。

私たちの仕事のなかでは、「原則」という言葉が変な使われ方をすることは
あまり無いので、これは問題ないとして・・・

「検討」や「調査」という言葉は、あまり使わない方が良いのは、自分の仕事で
も同じです。


■ 「検討」や「調査」は仕事のゴールではない


  「検討」や「調査」という言葉はあまり使わない方が良い

あえてそう言うのは、これらは便利な言葉なので、つい使ってしまいそうに
なるからです。

たとえば、タスクを記入する際に、

 「○○の件を検討する」
 「□□□の調査」

というように書いてしまいそうになることはないでしょうか?
しかし、これだと仕事の内容があまり具体的になりません。


ちょっと考えてみてください。

たとえば、

  「○○を検討する」

というタスクがあった場合、そのタスクが完了したと言えるのは、
どの段階でしょうか・・・?



「検討する」というタスクが終わるのがどの段階かというと・・・、

  仕事が次の段階に進めるようになった時点
  つまり、何かを検討して結論が出た時点

です。

つまり、「○○を検討する」のがその仕事のゴールではなく、「何かを決める」のが
その仕事のゴールだということです。それなら、「○○を検討する」とは書かずに、
「○○を決定する」と書けばいいはずです。

でも、「検討する」という言葉は便利なので、つい自分のタスクを書くときにも、
使ってしまいがちです。

だからこそ、意識的にやめようという話です。

実際、「この時間は○○を検討しよう」とだけ考えて動き始めるのと、
「○○の結論を出さなきゃいけない(から検討しよう)」と考えて動くのでは、
仕事の進み方は違います。「検討する」ことが仕事だと思うと、ついダラダラ
してしまいがちなものです。

もちろん、なかには2、3時間やそこらでは結論が出ない仕事もあるでしょう。
その場合も「検討する」というあいまいな書き方は避けて、「○○のデータを入手
する」とか、「○○を調査して△△と比較する」といった具体的な内容を考えて
おく方が望ましいです。



同様に「調査」という言葉もクセモノです。調査だけなら、いくらでも続けられます
から、仕事の終わりがはっきりしません。

「検討」と同様に、「決定する」「結論を出す」「調べた結果を報告書にする」などの
具体的な内容に置き換えて考えた方が良いです。


■ 「検討する」「調査する」は(社内では)使用禁止にしてみては?

対外的に「検討」や「調査」という言葉を使うのは、時として必要なこともあるかも
しれません。実際、あまり具体的な内容まで言う必要が無い場合もあるでしょうし、
あえて少しぼやかしたい場合もあるかもしれません。

それは否定しませんが、自分の仕事(あるいは自部署の仕事)のなかで、同様の
ぼやかしが行われるようだと要注意です。

ですから、

  「○○の件を検討する」ではなく、
  「○○の件は、□日までに結論を出す」のようにゴールを明確化する

  「□□の件を調査する」ではなく、
  「□□のデータを前年度と比較する」のように作業を明確化したり、
  「報告書を作成する」「□□の件を決定する」のようにゴールを明確化する

そうやって「検討する」「調査する」を使わないようにしてみてはいかがでしょうか?


あいまいな言葉を使うと、仕事の段取りもあいまいになりがち。逆にあいまいな
言葉を使わないと、仕事の段取りをより具体的に考えるようになります。

これは自分の仕事についてだけではなく、自部署の中での会話についても同じ
です。部下や上司との会話の中でも、「検討する」「調査する」というあいまいな
言葉を使わない・使わせないようにしてみてはいかがでしょうか?

※ 「上司がまるで話の分からない人だ」といった事情があって、
   あえてぼやかしておきたい場合は別ですが




今日の記事作成時間は45分でした。
では、また明日!
  

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Posted by 水口和彦 at 23:55Comments(0)TrackBack(0)
2008年12月06日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「帰らない」のと「帰れない」のは、大違い?


こんにちは。水口です。

同じ残業でも、「帰らない」のと「帰れない」のでは、
全然違う・・・と思いませんか?


■ 先輩への「失言」

今週の『L25』に、

 『先輩を一瞬で凍らせる ”うっかり失言”ワード集』

という特集がありました。

※ 『L25』というのは、東京圏の駅などに設置されている 女性向け
   フリーマガジンです
   (なぜかオジサンの私も、ときどきチェックしていますが・・・(笑) )


この特集には、読者の「失言」例がいろいろ載っていて、その中にこういうのが
ありました。 (『』内は引用です)
 

『帰ろうと思ったら、連日残業をしている先輩の姿が。すこいなーと思って、
 「帰らないんですか? がんばってますネ」と労いのつもりで挨拶したら、
 にらまれた。なんか悪いこと言った!?』
 (労い=「ねぎらい」です)


これ・・・わかりますね。先輩の方の気持ちが。

ちなみに同記事では、『がんばる』という言葉が、目上が目下を評価する言葉
だから良くない、という意味の解説が載っていましたが・・・、
私はこの先輩が反応したのはそこではないような気がします。

もちろん、受け取り方は人それぞれですが、この場合、『がんばってますね』よりも、
『帰らないんですか?』に反応する人が多いのではないでしょうか?


この先輩は、
 
  『帰らないんですか?』

と言われて、

  「帰らない」んじゃなくて、「帰れない」んだよ!

と思っていたのではないかと・・・思います。

この「帰らない」と「帰れない」の間には、大きな差があるわけです。


かくいう私も、遅くまで残業していた頃は、この言葉をよく使っていました。
「まだ帰らないんですか?」と聞かれると、

  いや、「帰らない」んじゃなくて、「帰れない」んです。

と、ちょっと自虐的なジョークで返していたことがよくありました。
(さすがに、直属の上司には角が立つので言えませんが)

これ、半分はジョークですが、半分は本気です。「帰れない」というのは、
それだけ「忙しい」ということでもあり、「自分がやらなきゃ仕方ない」という
自負心の表れでもあります。


しかし、今思えば・・・ですが、本当に「帰れない」のかというと、
ちょっと疑問もあります。


■ 本当に「帰れない」のか?

たとえば私の場合、「仕事を期限に間に合わせるために」残業する。あるいは、
突発的なトラブル等の「降ってきた仕事」のために残業する。といった状況で
「帰れない」と感じることがよくあったわけですが・・・、そうなる原因の一部は、
自分にもあるわけです。

「まだ大丈夫だろう・・・」と思いながら、仕事に手をつけるのが遅れたり、元々
余裕の無いスケジュールになりすぎていたため、突発のトラブルに対応しきれなく
なってしまったり・・・等々。「帰れない」原因の一部は自分にもあるわけです。

「帰れない」という状況を生んでいる直接的な原因の中には、降ってわいたもの、
自分ではコントロールできないものもあるわけですが、逆に、自分の計画の甘さ
が、間接的な原因にもなっています。

つまり、「帰れない」という状況には、間接的には自分でコントロールできる部分
もあるわけです。


ということは・・・、

  「帰らない」んじゃなくて、「帰れない」というのは、
  自分の思い込みもある

ということです。


■ 「帰れない」という思い込みを外して考えてみては?

ここからは、考え方や気の持ち方も含めた話になりますが・・・、

人には、

  「帰れない」状況に追い込まれてこそ、がんばれる

という心理もあると思います。しかし、それと同時に、

  「帰れない」状況=「自分がコントロールできないことに振り回されている」
  ことに、ストレスを感じてしまう

という心理もあります。


同じ残業でも、「仕方ないからやる」のと、自分の意志でやるのでは、感じ方は
違います。「仕方ないからやる」のは、一時的なカンフル剤的にはいいとしても、
長期間続くと、精神的にも疲れ果ててしまいます。

思い当たる方は、「帰れない」状況を、「帰らない(自分の意志による残業)」に
変えていくことにトライしてみてはいかがでしょうか。

そのためには、当然時間管理を含めた仕事の計画が重要になってくるのですが、
その前段階として必要なことは、


  「帰れない」と感じている状況にも、自分でコントロールできる部分は
  必ずある

つまり、

  「帰れない」というのは
(すべてではないにせよ)自分のの思い込みである

と自覚することではないでしょうか。


私自身、「帰れない」とよく言っていた時期があるわけで、その時期を思うと、
まさに耳の痛い話なわけですが・・・(汗)。実感として、このことをもっと早く
自覚すれば(そして時間管理を早く身につければ)よかったと思っています。



今日の記事作成時間は57分でした。

では、また明日!
  
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2007年11月10日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「いつでもいい」とは言わない・考えないようにしてみる


こんにちは。水口です。
今日は時間管理、特に「先延ばしグセ」がらみの話です。


■ 「いつでもいい」は先延ばしに・・・?

先日、友人と話していたときに・・・、

  「いつでもいい」と思うと、ついつい先延ばしにしてしまう。

という話がありました。

確かに、これはありますね。

楽しみなこと、やりたくてしょうがないことは別として、
「いつでもいい」と思うことは、なかなか手をつけにくくなるものです。
なんだかやる気が出ないというか・・・。

この 「いつでもいい」 は、仕事へのやる気をそいでしまう、
なかなかのクセモノなんです。


■ 人に対しての「いつでもいい」 

しかし、この「いつでもいい」、実際には、よく使われています。

たとえば、なにか頼みごとをするときに、明確な期限が無ければ、
「急がないから」とか、「いつでもいいよ」と言ってしまうことってありませんか?

これは、仕事へのやる気の面で、あまりよくないことです。


相手にもよりますが、「いつでもいい」と言ってしまうと、
本当にいつまでもやってもらえない場合もあります。

それでも全く問題がないのなら、そんな仕事は初めから
頼まなければいいということになりますし・・・。

もし、催促すれば、「いつでもいいって言ったのに・・・」と
相手は思うかもしれません。



つまり、頼まれる側の立場に立ってみれば、
「いつでもいい」はあまりよろしくないのです。

(アバウトな納期でもいいから、)いつ頃までにほしい、
ということを伝えた方がいいのです。

 ※ 「いつでもいい」という伝え方をしても、自分なりの納期を考えて
   仕事を進めてくれる人の場合は、問題ありません)

 ※ もちろん、無意味に厳しい納期を押しつけるのも、よくないです。



■ 自分に対しての「いつでもいい」

同じように、自分自身のの仕事を考えるときにも、
「いつでもいい」はクセモノです。先延ばしの原因になります。

しかも、思い出すたびに「やらなきゃなあ・・・」と感じ、
でも、また先延ばし・・・では、気分的にもスッキリしません。



そんな、先延ばしを防ぐには、「いつでもいい」ではなくて、
「○日にやろう」と決めてしまうことがポイントです。

「いつでもいい」と言われた仕事、「いつでもいい」と思った仕事でも、
行動する日を決めてしまう。仮でもいいから、とにかく決めてしまうこと。
これが先延ばしを軽減します。


「実行日を決められない」という人もいるかもしれませんが・・・、
逆に言えば・・・、実行日を決められないような仕事は、
かなりの確率で先延ばしになります。

それならば、そんな仕事は、すっぱりあきらめてしまった方が、
むしろスッキリします。
(ここで、あきらめられないのなら、実行日を決められるはずです)



こういうふうに割り切って考えてしまうと、
仕事の管理は、かなりスッキリします(気分的にも)。

中には、どうしても実行日を決められないものもあるかもしれませんが
(たとえば・・・、タスクの内容が具体化してないものなど)、
そういうタスクは、できるだけ少なくすることがポイントです。

時間管理・タスク管理を実行しているけど、なんだかスッキリしないという
方は、試してみてはいかがですか?


  ※ 私が本やブログで紹介している時間管理の手法は、
    もともとタスクを書くときに、実行日を決めるので、
    自動的にこうなるようになっています。
   



上司から頼まれごとをされるときに 「いつでもいいから」と言われると、
ちょっと、がっかりしませんか(特に自分がやる気モードのときに)?

自分が自分に、「いつでもいいから」というのも、それと似たところが
あるということですね。


今日の記事作成時間は57分でした。
(意外に長い・・・)

では、また明日!
  
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2007年02月28日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

クチぐせから改善する時間の使い方 (その4)


こんにちは。水口です。
今日は一昨日に続いて、クチぐせ(口癖) の話です。


■ クチぐせは、自分へのメッセージ

「クチぐせ」 は、無意識に自分の考え方や気分に影響を与えてしまう。

だから、自分の「クチぐせ」 に、少し自覚的になってみませんか?
というのが、このシリーズの主旨です。


■ 今日のクチぐせは・・・

さて、クチぐせシリーズは4回めです。
(今回でひと区切りです)

一昨日は、「忙しい」 を禁止にしてみよう、という話でした。


  「忙」 という文字は、「心」を「亡くす」と書きます。


・・・って、よく言われますね。

確かに、「忙」 という文字は、「心」を「亡くす」と書く・・・のですが、
もうひとつ、「心」を「亡くす」と書く文字があります。




  「忘」 という文字。 「忘れる」 という言葉です。


■ 「すみません、忘れてました・・・」 と言わないで済むように

例えば、

  ・出席予定の会議を忘れていて遅れてしまう

  ・頼まれていた仕事があったのに、忘れていてやっていなかった

なんてことは、仮にその会議や仕事が重要なものではなかったとしても、
あまりいいものではありませんよね。


しかし、たくさんの仕事に振り回されてしまう状況では、
気をつけていないと、そういう状況は簡単に起こってしまいます。

  ・メールで予定を知ったのに、どこにも書かなかったり・・・

  ・メモ用紙にメモしただけであったり・・・

  ・ポストイットに書いて貼っておいたけど、たくさん貼りすぎて
   肝心なものが目に入らなかったり・・・

というやり方をしていると、こういう「忘れてました」 が
いつ起こっても不思議ではありません。
(ちなみに、私は過去にすべて経験済みです・・・ (汗) )

完全に忘れるという最悪の事態にならなかったとしても、
直前になって気付いてバタバタしてしまうのもイヤですね。


こうならないためには、どうすればいいでしょうか・・・?



これは、簡単です。
(これまでにも何度も書いてきたことですね)

会議の予定 (アポイント)、仕事の予定(タスク) を
1ヶ所にまとめておくだけでいいのです。


ただし、確実に1ヶ所にまとめるためには、
決めたことは、必ず「その場」で「すぐに」書く習慣が必要です。
(あとで書こうと思うと、ミスが発生する可能性が出てきます)


そのためのツールとしては、私は色々な意味で
手帳がベストだと考えています。

・手帳を使う

・アポイント(時間が決まった予定) だけでなく、
 タスク(期限はあるけど、やる時間は決まってない仕事) も書くこと
  ※ 期限の日に書くのではなく、「やる予定の日」に書くのがポイントです。

・「その場」 で 「すぐに」 書くこと
 (そのために、デスクでは常に開いて置いておくこと)

を実行すれば、「忘れてました・・・」 は防げます。

  「その場」 で 「すぐに」 書くことは、慣れればなんてことありません。
  むしろ、書かない方がストレスを感じたりします。
  (「おぼえておかなきゃ・・・」 というのは、結構プレッシャーになるんです)


あなたの周りに「忘れてました・・・」 が多い人がいたら、
教えてあげてみるといいかもしれませんよ。




「忙しい」 に関連して、「忘れてました」 を取り上げてみましたが、
・・・これは「クチぐせ」 ではないかもしれませんね (汗

いや、「クチぐせ」 にならないよう気をつけましょう ・・・ということで。


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今日の記事作成時間は34分でした。

では、また明日!

  
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Posted by 水口和彦 at 22:58Comments(0)TrackBack(0)
2007年02月26日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

クチぐせから改善する時間の使い方 (その3)


こんにちは。水口です。

一昨日に続いて、クチぐせ(口癖) の話です。


■ クチぐせは、自分へのメッセージ

「クチぐせ」 は、無意識に自分の考え方や気分に影響を与えてしまうものです。

ですから、自分の「クチぐせ」 に対して、少し自覚的になってみませんか?
というのが、このシリーズの主旨です。


■ 今日のクチぐせは・・・

では、今日考えてみたいクチぐせとは・・・・



  「忙しい!」   です。


「あーっ、忙しい!」、「忙しい、忙しい・・・」
そんなふうに、ついつい口にしてしまうことってありませんか。


よく言われる話ですが、

「忙」 という文字は、「心」を「亡くす」と書きます。

忙しさのあまり、余裕が無くなってしまったり、
イライラしてしまったりするのはよくないですよね。


■ 「忙しい・・・」 と思うのと、口にするのは違う


とはいうものの・・・、

やっぱり「忙しい」 と思うことはあるかもしれませんし、
仕事が「忙しい」ことは必ずしも悪いことではありません。
(逆に仕事がヒマで仕方がない・・・というのもイヤですよね)

「忙しいからこそ、時間を密度高く使おう」 と思うことも、
いいことだと思います。


ただ、「忙しいと思う」 のと、「忙しいと口に出して言う」 のは、
ちょっと違うと思いませんか?

それをちょっと客観的に(第三者の視点で)考えてみるために、
「忙しい、忙しい」 と口に出して言っている人を想像してみると、
どうでしょうか・・・。

あなたの周りにも、そういう人がいるかもしれませんね。
「忙しさ自慢」 をする人もいますしね。


「忙しい」 と口に出している人を考えてみると・・・、

  「こっちは忙しいんだから、ちょっとは気をつかってよ」
  「忙しいんだから、くだらないことにつき合わせないでよ」

というメッセージを周囲に発しているような気がしませんか?
場合によっては、
  
  「あなたはヒマそうでいいですよね」
  「ヒマならちょっとは手伝ってよ」

なんていう雰囲気をかもしているかもしれません。

「忙しい」 と口に出して言うのは、このように周りの人に
対する気づかいがないように思えます。


■ 「忙しさ」 の感覚

「忙しさ」 に対する感覚は、人それぞれです。

はたから見ると、めちゃめちゃ忙しそうな人でも、
決して「忙しい」 とは口にしない人もいます。

一方、ちょっと忙しくなると、妙な「忙しさ自慢」 を
する人もいます。


どっちがかっこいいか、どっちが大人か・・・と考えると、
「忙しい」 とは口にしたくなくなってきます。



時々、油断して口に出てしまうことも無きにしもあらず、なので、
私も気をつけてみます・・・ということで。



「忙しい」とは言わないというのは、最近話題の
「江戸しぐさ」の中にもありましたね。

確かに、そう言わない方が「粋」ですよね。


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今日の記事作成時間は30分でした。
(今日は2回に分けて書いた合計時間です)

では、また明日!

  
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Posted by 水口和彦 at 21:57Comments(0)TrackBack(0)

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