「脱時間割」の時間術

こんにちは。水口です。

今日は時間管理に関連して・・・　こんな連載が始まりました。

時間貧乏は「時間割」の学校教育が原因!? ルーズな自分を認めて「脱時間割」へ
｜24時間じゃ足りないあなたへ　時間貧乏からの脱出法
｜ダイヤモンド・オンライン


「脱時間割」という言葉を見て、「ピンときた」方、ありがとうございます。
おそらく、私の「王様の時間術」をお読み頂いた方だと思います。

（↓この本です）
―――――――――――――――――――――――――――――――
世界で一番ゆるい 王様の時間術―これで残業時間はゼロになる
著者：水口 和彦
販売元：ダイヤモンド社
発売日：2010-01-29
おすすめ度：
クチコミを見る


―――――――――――――――――――――――――――――――


実は、上記の記事は「ダイヤモンド・オンライン」上で、この『王様の時間術』の
内容（抜粋）を連載記事として紹介するものです。

ですから、この本をお読み頂いた方にとっては既知の内容ですが、まだお読み
頂いてない方には「立ち読み」的に利用して頂けます。ちょっとご覧になって
みてはいかがでしょうか。（まだ第１回だけですが）



今回のタイトルにある『時間貧乏は「時間割」の学校教育が原因!？』という
のは、私自身感じてきたことです。

簡単にいうと、私たちは学校において「時間を守る」ことや「時間割にそって
行動する」ことは身につけますが、その反面、自分で計画して実行することは
あまり身につける機会はありません。

※　別の言い方をすると、アポイントメント管理は得意だけどタスク管理は
　　 苦手（身についてない）ということです。

これが、学校のタイムマネジメントと仕事のタイムマネジメントの大きな違いで、
それが原因で苦労している人、うまくいってない人は多いはずです。


これは、学校教育に責任を転嫁しようというわけではなく、「身についてない」
「教えてもらってない」ことを自覚すべきではないかという話です。また、自己流
でやるよりも、考え方ややり方を学んでみることも必要ではないかと。
（将来的には、学校教育の側も変わってほしいとは思っていますが）

実際、「タスク管理」は理屈では分かっていても、やっている（継続している）人
が少ないのが現状。数々のビジネスパーソンとそういう話をしてきて、私は実感
しています。

でも、ちょっとしたポイントで大きく変わることもあります（私もそうでした）。
そんな思いがこの言葉になっています。


別の言い方をするなら・・・

　・タイムマネジメント（タスク管理含む）のスキルはビジネスパーソンに必須

　・でも、その方法は学校でも職場でもほとんど教わらない

というのが現状です。必要なことがすっぽり抜けたまま、ビジネスの現場に
あたっている人がとても多いように感じます。ですから現状としては、

　・タイムマネジメントのスキルは自分で身につけるしかない

ということです。

そのために「手間をかけずに」「継続しやすい」方法を紹介しようというのが
私の仕事というわけです。



上記連載の話に戻って・・・

これから「時間管理を始めたい」、あるいは誰かに「時間管理を始めてほしい」
という方は、この連載を使ってみてください。
（もちろん本も買って頂けるとうれしいですが・・・（汗））

時間貧乏は「時間割」の学校教育が原因!? ルーズな自分を認めて「脱時間割」へ
｜24時間じゃ足りないあなたへ　時間貧乏からの脱出法
｜ダイヤモンド・オンライン

（まだ第１回分だけなので、分量は少ないですが）

---

今日の記事作成時間は２８分でした。
では、また明日！
  

「タイムマネジメントで仕事の効率は上がるのか？」（アイティメディア向け執筆記事）

こんにちは。水口です。
今日はあるサイトに書いた記事の紹介を。


■　ITエンジニアに送る「はじめての時間管理術」

アイティメディア（株）さんのご依頼で書いた記事がアップされました。

（こちらです↓）
ITエンジニアに送る「はじめての時間管理術」 − ＠IT自分戦略研究所


タイトルに「ＩＴエンジニアに送る」とありますが、「ＩＴエンジニア」限定というわけ
ではなく、タイムマネジメントの手法について、まとめたものです。
（取材記事ではなく、私自身が執筆した記事です）

短い字数のなかでは、語りきれない部分もあるのですが、ポイントとなるところ
を割とうまくまとめられたと思います。

タイムマネジメントに興味のある方は、ぜひご一読を。


■　「タイムマネジメントで仕事の効率は上がるのか？」

この記事、すでに私の本を読んでいる人には、（重複する内容が多いので）
読まなくても良いかなと思いますが、２ページ目の最後の『タイムマネジメント
で仕事の効率が上がる理由』の部分は読んでみるとよいかもしれません。

エンジニア向けの記事ということもあり、「タイムマネジメントで仕事の効率が
上がるのか？」という疑問には答えておいた方が良いかと思って書いておき
ました。


というのは・・・　私は昔、こんな疑問を持ったことがあるからです。


　　仕事の計画を事前に立てようが立てまいが、
　　仕事の効率は変わらないのではないか？


どういうことかというと・・・

　　「予定を立てないとだらけてしまう」というわけでないなら
　　（予定を立てなくても、気を抜かずに仕事をするのなら）、
　　仕事はやっただけ進んでいくはず。

　　予定を立てる（仕事の順番を組み替える）ことは、
　　「納期に遅れないようにする」という効果はあるにせよ、
　　「効率」そのものが上がるわけではないのでは？

　　（例）　作業Ｃ　→　作業Ｂ　→　作業Ａ　とやるのも、
　　　　　　作業Ａ　→　作業Ｂ　→　作業Ｃ　とやるのも、
　　　　　　トータルの作業時間は同じはず。

そういう疑問です。

エンジニアの人は、そういうことを考えそうだな・・・という気がして、
今回は短い記事ですが、その疑問に答える説明を入れました。
（ちなみに私も（分野は違えど）元エンジニアです）

ちなみに、その部分の説明はこんな感じ↓です。

　（『』内は引用です）
　
『　このようにタスクやアポイントメントを整理していくと、以前よりも仕事のスピ
ードが上がってくる。別に急いでいるつもりはなくても、自然とそうなってくる。

　例えば、普段、朝の始業直後に仕事をどう進めているか考えてみてほしい。
書類やメールなどを見ながら「どの仕事をやろうかな？」と迷っていることは
ないだろうか？ さらに、1つの仕事が終わったら、また「次に何をやろうか？」
と考えたり……毎日のちょっとした「迷う時間」の影響が実は大きい。

　これまでに紹介してきたように、タスクを（あらかじめ）実行日別に振り分け
ておく習慣がつくと「今日やるべきタスク」は、すでにいくつかに絞り込まれた
状態になっている。その中から1つ選び出すのなら、ほとんど迷うこともないし、
すぐに仕事をスタートできる。その結果、時間をムダにしてしまうことが減って
くるのだ。

　また、つい余計な（本当はやらなくてもいい）作業に手を出してしまうこともな
くなる。さらに、仕事への集中力も上がる効果もある。「今日やるべきタスク」
が明確になると、明日や明後日、あるいはそれ以降の仕事をいったん忘れて、
目の前のタスクに集中しやすくなる。

　「タイムマネジメントで仕事の効率を上げる」というと、「1分1秒をムダにしな
いように」とせわしなく動き回る姿を想像したかもしれないが、実際はそうでは
ない。余分な「迷う時間」がなくなり、あれこれ気が散ることがなくなるだけで、
仕事はかなり効率化するのだ。 』


タイムマネジメントを行うと、実際、仕事の効率は上がるのですが、その理由
はこんな感じです。つまり、

□　「どの仕事をやればいいか？」と迷う時間が減る

□　仕事の手順を事前に考えるので、ムダが減る

□　「今日やる仕事」に集中し、他の仕事に目移りしない（集中できる）

といったことです。

他につけ加えるならば・・・
一般的なスケジュール管理を含め、よく言われることとして、

□　予定が無いと、ついだらけてしまう（こともある）

□　「○時までに帰ろう」と意識すると、仕事が速くなる

というのもありますね。これもなかなかバカにできない効果です。
他に、逆にもっと突っ込んだ方向で、

□　「この仕事を30分で終わらせよう」という意識がスピードを高める

□　「この仕事、時間がかかりすぎじゃない？」と気づくことが、
　　 仕事のやり方を改善するきっかけになる

といった効果もあります。これは全体のタイムマネジメントに限らず、
個別の仕事の時間を計るだけでも、同様の効果が得られます。


これらのうち、前半は実際の作業上の効果（やるべきことがすぐ確認できる
等の便利さ）が主で、後半は心理的な効果が主になります。

まあ、あまり理屈を言うよりも、実際やってみれば効果は実感できると思い
ますが・・・。タイムマネジメントに関しては（昔の私も含め）、誤解が多いので
こういう説明も必要かな、と思っています。

---

今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！
  

ＳＰＡ！掲載のお知らせと 「手帳」と「時間管理」をおすすめする理由

こんにちは。水口です。

今日は週刊誌の取材を受けたのですが、
それに関連した話を・・・。


■　ＳＰＡ！（来週発売号）のインタビューを受けました

今日受けた取材は、週刊誌（ＳＰＡ！）でした。「スケジュール管理術」の特集を
組むということで、インタビューを受けました（ありがとうございます）

内容は、私のスケジュール管理（というか時間管理）の手法を紹介しつつ、お話
をしました。

３／１７発売の（３／２４号）ＳＰＡ！に掲載される予定ですので、ご覧になれる
方は、ちょっと見てみてください。


■　最近の「スケジュール管理ツール」事情

その取材の中で、「スケジュール管理に何を使うか？」というアンケートの結果を
教えて頂いたのですが・・・予想通り、手帳が多数派という結果だったそうです。

他の過去のアンケートと比較すると、携帯電話を使う人が増えてきたかなという
印象はあります。（詳しくはＳＰＡ！本誌に掲載されるはずです）

タスク管理を行わない（アポイントメント管理のみ）だと、携帯でいいやという
人も増えてきているのかもしれませんね。


■　スケジュール管理（時間管理）に「手帳」をおすすめする理由

私としては、アポイントメント管理だけでなく、タスク管理も同時に行うことを
おすすめしますし、そのためのツールとしては、手帳が便利だと感じています。

インタビューでもお話ししたのですが（その部分が掲載されるかどうかは不明）、

□　携帯性　（パソコンよりは持ち歩きやすい）
□　一覧性　（広い範囲を見やすい、来週、再来週も素早く見られる）
□　アクセスしやすい　（すぐ書ける・すぐ見られる）

この３つが、手帳を使うメリットです。

時間管理をうまく継続させる秘訣は、「書く習慣」「見る習慣」を定着させること
にありますので、手帳による時間管理は他のツールより「挫折しにくい」と言って
もいいと思います。

実際、ＰＣや情報端末（ＰＤＡなど）を使ってみたけど、結局手帳に戻ってきたと
いう人も多いですし（私もそうです）。


また、パソコン（スケジュール管理ソフト）で管理していると、ウィンドウを切り替え
るのが面倒で、書くのを後回しにしてしまいやすい。というのも手帳を使う理由の
１つです。

※　メールでアポイントメントを決める　→　スケジュール管理にインプットする　→
　　 →　メールソフトでもう一度確認する　　という操作は案外面倒なものです。

　　 大画面や２画面にするとある程度緩和されますが、それでも手帳の方が
　　 便利だと感じます。


パソコンによる管理がダメ、というわけではないのですが、手帳よりも（継続する
ことに関して）ハードルが高いのは間違いないと思います。パソコンでの管理に
挫折した方は、手帳を試してみてください　（同様に、パソコンで挫折した方が
いたら、手帳による管理をおすすめしてみてください）。


■　「時間管理」をおすすめする理由

そのインタビューでは、私がなぜ時間管理にやり始めたのか？　というところに
ついても色々聞かれました。

私は、現在は時間管理関係のことを仕事にしていますが、別に「時間管理は
ビジネスとしていけるかも？」なんて考えて興味を持ったわけではありません。
始めたきっかけは、まさに「必要に迫られた」からです。

「必要に迫られた」というのは、


□　仕事が忙しいので、効率良くこなしたい

という思いもあったのですが、そんな格好いい話ばかりではなく、


　「 スケジュールの先が読めない 」

こと、もう少し具体的に言うと、

□　自分の仕事量が読めない
　　 （だからあふれる仕事も断れない）

□　先の仕事がちゃんと期限に間に合うか、自信が持てない
　　 （忙しい時期にはこの不安は大きいです）

といった状況、さらに、

□　「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と、追い立てられる
　　 ような気がする

等々の、かなり切羽詰まった状況があったからです。

※　つまり・・・、最初に書いた本『超カンタン！時間管理術』の最初に
　　 ある「バタ男の７つの症状」は、まさに私の実体験なんです。


というわけで、お仕事でストレスやプレッシャーを抱えてしまいがちな人には、
ぜひ時間管理をお試し頂きたいと考えています。


昨日の話にあった「（現在の）ワークシェアリング」は、自由な時間が増える
反面、場合によっては仕事上のストレスやプレッシャーを増加させてしまう
こともあります。

ですから、今後ますますそういうお悩みを抱える人が増えてきそうな気がして、
ちょっと不安も感じます・・・。もし、近くにそういう人がいたら、機会を見て
教えてあげて頂けると幸いです。

---

昨日の続きの「ワークシェアリング」の話はまた明日以降にします。

今日の記事作成時間は５７分でした。
では、また明日！
  

「時間管理」と「スケジュール管理」の違いとは？

こんにちは。水口です。　今日は「時間管理」直球の話です。


私は「時間管理」を専門にしている関係で、あちこちで、時間管理について
書いたり、しゃべったりしています。そんな中で、他で話題にしている割に、
このブログでちゃんと書いていなかった話がありましたので、今日はその話です。


※注：　今回は「時間管理」と同じ意味の言葉として、「タイムマネジメント」と
　　　　　いう言葉を使います　（本来どちらでもいいのですが、理由は後で）。


■　「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違い

すでに実行している人はお分かりと思いますが、まだ始めていない人のために、

　　「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違い

について紹介しておきたいと思います。


というのは、これが混同されていることが意外に多いのです。
たとえば、こんなふうに思われていることもあります。

　「タイムマネジメントなんて、会議や会合に追われて忙しい人がやるものだ」
　「私はそこまで忙しくないから、タイムマネジメントなんて関係ない」

「タイムマネジメントは会議・会合に追われるくらい忙しい人」に必要なものだ、と
いうイメージです。しかし、このイメージは間違っています。「会議や会合」のために
行うのは「タイムマネジメント」ではなく「スケジュール管理」です。


この２つには、大きな違いがあります。

一般に、「スケジュール管理」とは、会議などの「人と約束した時間」、つまり、
アポイントメントを管理することを指します。

これはこれで必要なものですし、すでに実行している人も多いと思います。
しかし、このアポイントメントを管理するだけでは「タイムマネジメント」とは
言えません。


タイムマネジメントという言葉を、いろいろ定義する人はいますが、※１
一番シンプルで抜けのない定義は、

　「時間の使い方を計画して、実行すること」

となると思います。

※１　その他には、「行動の管理」「仕事（出来事）の管理」「人生の管理」
　　 　 等々の定義があります（私もこれらの定義を使うことがあります）。


つまり、アポイントメントだけを管理しているだけでは、タイムマネジメントではないと
いうことです。それ以外の時間の使い方も計画することが、タイムマネジメントには
必要になってきます。

ですから、アポイントメントが非常に多い人よりも、普通のビジネスパーソンの
ほうが、よりタイムマネジメントを必要とするのです。


■　タイムマネジメントの基本：　３つの管理

このタイムマネジメントでは、管理しなければいけないものが３つあります。
「アポイントメント」に加えて、「タスク」と「リソース」です。


「タスク」とは、「時間が決まっていない仕事」です。
これは基本的に１人で行います。

このタスクには「期限」があることが多いですが、「いつ実行するか」は、
自由で、自分で好きなように決めることができます。だからこそ、つい
先延ばしにしてしまって、あとで困る・・・なんてことも起こりますし、いつ
実行するべきか、あるいはどれから先にやるべきか、迷ってしまうことも
あります。

一方、アポイントは、時間の自由がきかないという意味では大変ですが、
一度決めてしまえば迷うことはありません。そういう意味で、タスク管理
のほうが、アポイントメントの管理よりも、実際は難しいんです。



もう１つの「リソース」とは、「自分が使える時間」を指します。そして、
「リソース管理」とは、「自分の使える時間」と「自分の抱えている仕事」
のバランスを管理すること。つまり、やれる以上の仕事を引き受けて
しまって、仕事があふれることになっていないか管理することを指します。

多くの職場で見られる、「仕事を抱え込みすぎてしまう人」には、
この「リソース管理」が必要です。※２


※２　「タイムマネジメント」について書かれた本のなかには、このリソース
　　　 の視点が含まれていないものも多くあります。しかし、現在のように
　　　 こなさなければいけないタスクの数が増えている状況では、リソース
　　　 管理の視点を持たずにタイムマネジメントを行うのは無理があります。



■　普通のビジネスパーソンにこそ、タイムマネジメントが役に立つ

つまり、こういうことです。

特にアポイントメントが多い人、たとえば、１日の７〜８割の時間を
アポイントメントに費やす人の場合は、「スケジュール管理」さえ出来て
いれば、時間の大半はちゃんと管理できていることになります。

逆に、特別アポイントメントが多いわけではない、普通のビジネスパーソン
にこそ、「タイムマネジメント（時間管理）」が必要になるのです。


というわけで、最初にあげた

　「タイムマネジメントなんて、会議や会合に追われて忙しい人がやるものだ」
　「私はそこまで忙しくないから、タイムマネジメントなんて関係ない」

というイメージは、タイムマネジメントに関する大きな誤解です。


「タイムマネジメント（時間管理）」と「スケジュール管理」は違うものであり、
普通のビジネスパーソンにこそ、「タイムマネジメント」が役に立つのです。


こう聞くと、「タイムマネジメント」に対するイメージが、少し変わりませんか？

---

※　今回、「時間管理」ではなく、「タイムマネジメント」という言葉を使ったのは、
　　 語句の意味上の問題ではなく、文章の内容上、同じ語句が重なりすぎて
　　 しまうのを避けてのことです （特定の語句の出現率が高すぎると、検索
　　 エンジンで「スパム」的なサイトと判断されてしまうケースがあるためです）。

　　 「労務管理」などで使われる以外では、「時間管理＝タイムマネジメント」と
　　 考えて頂いて構いません。


今日の記事作成時間は８２分でした。
（この続きまで書いてしまったので・・・それはまた後日加筆して公開します）

では、また明日！
  

時間管理はなぜ必要なのか？ （その３）

---

告知！： ３／１９　時間管理セミナーを開催致します
　（残席少なくなってきました。興味のある方、お申込みは今すぐに！）
セミナーの詳細はこちら（pdfファイルです）　　　お申込みはこちらから

---

こんにちは。水口です。

昨日に続いて、「なぜ時間管理が必要なのか　？」　　という話です。


■　時間管理は誰のため（何のため）？　　という話の続き

昨日は「時間管理をやるメリット」を考えると、時間管理をやるのは誰のため
（例えば会社のため）というわけではなく、自分自身のためだという話でした。


そしてもうひとつ、自分自身の「将来」のため　という側面もあります。

例えば、自分の将来のキャリアを考えて、資格を取得したい、スキルを上げたい、
そのために勉強したいという人は、１５〜２０年前と比較して確実に増えています。

その頃は、転職や独立もあまり一般的ではありませんでした。
今、二十代の方はご存じないかもしれませんが、ホントの話です。


それが今や・・・です。

例えば、仮に同じひとつの会社を定年まで勤めることができたとしましょう。
その場合でも、やっている仕事の内容が同じとは限りません。

３０年、４０年務めるのであれば、会社は同じでもその事業が無くなってしまう
（別の事業に移る）かもしれませんし、同じ事業であっても、仕事のやり方自体
が、まったく変わってしまうかもしれません。

つまり・・・、　「ひとつの仕事をおぼえれば安泰」　ということでは済まないのです。
（今はそんなのんきなことを考えている人は少ないとは思いますが）


そんな、将来のキャリアチェンジのためには、いろいろな勉強をしておくに
越したことはありませんし、資格も取ってみたい気もします。

自分のプライベートの時間を含めて、将来を見据えた使い方をしなければ
いけないというわけです。


逆に見れば、行動を起こしていけばチャンスはあるとも言えますので、
いろいろなことにチャレンジしてみたいという人も多いと思います。

　　たとえば・・・ブログを書いていたことがきっかけとなって、
　　本を出したという方は、少なくとも数十人はいると思います。
　　（もっと多いかもしれません）

　　これは、１５年前（まだＩｎｔｅｒｎｅｔＥｘｐｌｏｒｅｒも無かった頃）には、
　　考えられなかったことです。


そんなふうに、「自分の将来」のために時間を使う　というニーズは
確実に高まっているのです。

これも「時間をうまく使いたい」　「時間管理に関心がある」　という
ニーズの背景にあることなのです。


他人事ではない・・・　と思いませんか　？

---

「なぜ時間管理が必要なのか？」　ということについて考察してみましたが、
自分にも当てはまるな、と思ったこともあったのではないでしょうか。

とはいえ、私自身の考えを言えば、こういう状況になるならないを問わず、
時間管理をもっと早くやっておけばよかったという思いがありますけどね。


　　　さて、これのクリックがあなたの将来・キャリアに
　　　影響を与えない・・・ことは確かです　（笑
　　　　　↓　
　　
　　　　　↑　
　　　スキルアップ系ブログのランキングです
　　　クリックすると、このブログに応援の一票が入るというわけです


告知していたセミナー、残席が残り少なくなってまいりました
いつ満席になるかは、私も分かりませんので・・・興味のある方はお早めに！
セミナーの詳細はこちら（pdfファイルです）

お申込みはこちらから


今日の記事作成時間は２５分でした。
では、また明日！