アクションは必要だが、そのアクションが具体的じゃない場合には？

こんにちは。水口です。

今日は東京で「時間管理術講座」を行いました。
ご参加者いただいた方、ありがとうございました！

今日は、その中で頂いたご質問に関連する話です。


■　「明確に決まっていないが 『何か』やらなければいけない」場合には？

その頂いたご質問を簡単に説明すると、こういう状況です。

　あるクライアントで、何らかの状況の変化があった場合に、

　　　何かアクションを起こす必要はあるが、
　　　まだ、具体的に何をすべきか明確になっていない

　という状況になることがある。

　こういう場合、まだ具体的な「タスク」になっていないので、
　自分のスケジュールに落としこみにくい・・・。


という話です。

ご質問に対しては、その場でも答えさせて頂いたのですが、
この内容は、結構普遍性がある（色んな人にあてはまる）かも
しれないと思ったので、ここで紹介することにしました。

確かに、これは悩ましい状況ですね。

時間管理では、タスクの内容はできるだけ具体的にすることが
望ましいです（その方が行動に移しやすい等々の理由で）。

しかし、具体化しにくい状況というのも、場合によっては存在します。

具体化しにくいからといって、スケジュールに入れておかなければ、
他のタスクに気を取られてしまって、その仕事のことを忘れてしまう
ことも起こるかもしれません。

そうならないためには、どうすればいいか・・・？


■　私ならこうするという回答

この状況、私なら次のように対処すると思います。

そのクライアント（Ａ社とします）に対して、何らかのアクションが
必要になると予想され、しかもそのアクションが具体的には
決まっていない場合には・・・


・まず、「タスク欄」は使わずに、「流れ＋情報」の欄を使います
　（「ＦＩＴＴ」の中の「Ｆ＋Ｉ」の欄：最上段です）

・そして、自分がアクションを起こすことになるであろうあたりの
　その少し手前の日付に、矢印を横に引っ張り、その上に
　「Ａ社」と記入します（書ける範囲で詳しく書いてもいいです）。

　※　通常、アクティビティ（大きなタスク）を書いているときと
　　　 同じ要領です。

　　　　　　　　　　　　　　↓
・こうしておくと、後でこのページを見たときに、
　「Ａ社に対して何かしなければ」と、考えていたことを
　思い出せる、というわけです。

　※　この方の場合、クライアント別の情報が整理されているので、
　　　 そこでもう一度「Ａ社」の情報にあたればいいわけです。
　　　 最初よりも時間が経過したこの時点なら、やるべきことが
　　　 見えてくる可能性が高くなります。


もちろん、早い段階でやるべきことを具体化できれば、
それに越したことはありませんが、そうならなかった場合でも、
「Ａ社に対して何かすべき」　ということを思い出せるきっかけは、
自分のスケジュールの中に組みこんでおくべきです。

そこで、「流れ」欄に記入しておく、というわけです。

これ、なかなかいいやり方だと思いますし、
いろいろ応用できるかもしれません。



時間管理に使うツールは、自分の頭を整理するためのものであり、
必要なことを思い出す「きっかけ」を作るためのものでもあります。
（うまい段取りを考えるための道具でもあります）

たとえ現時点ではあいまいな感じであったとしても、後で自発的に
アクションを起こさなければいけない項目は、書いておいた方が
いいということですね。

特に最上段の「流れ」欄は、そんなふうに柔軟に使って頂けると
より、ツールが活用できるのではないかと思います。

---

うーん。マジメな話をしてしまった・・・
いや、いつも基本はマジメですけどね　（笑）


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今日の記事作成時間は３７分でした。

では、また明日！