『パソコン使用時間の「３割」は業務外利用』 って、本当なのか？

こんにちは。水口です。
今日は「パソコンが業務効率を悪化させているのか？」　という話です。


■　パソコン使用時間の「３割」は業務外利用？

一昨日の記事↓で、『椅子とパソコンをなくせば会社は伸びる！』という本を
紹介しました。

『椅子とパソコンをなくせば会社は伸びる！』というのは、本当なのか？


その本には、「パソコンの業務外利用」についても書かれていました。

パソコンが普及し一人一台体制になってから、（業務外の）ネットサーフィンを
すること（つまり仕事しないこと）が多くなっているのでは？　という話です。


その話が、こんな記事にもなっています↓

なぜPCの利用時間の3割は「ムダ」なのか
(プレジデント) - Yahoo!ニュース

　（『』内は引用です）
　
『「『息抜きのために私用でネットやメールを使うのは、使った社員が悪い』と
いうのは誤り。もっと深い原因がある」。そう話すのはキヤノン電子社長・
酒巻久氏だ。

　PC導入以前は給湯室など社員のサボる場所は決まっていたが、ネットサー
フィンが自席でできるようになり、一見しただけではサボっているか否かが
わかりにくくなってしまった。
　キヤノン電子では、PC操作をリアルタイムで監視するソフトを商用化した。
このソフトで就業中にネットやメールで遊んでいる社員をあぶり出すことが
できる。
　酒巻氏曰く、「調査すると、一般にPC利用時間の3割程度は私用で使わ
れていることが多い」という。
　特に経営層や管理職までがネットで遊んでいる会社は、業績が悪くなり
がちだ、と酒巻氏は指摘。「銀行から出向してきた人など、職務があいまい
な人ほど遊んでいる」（酒巻氏）。』

とあります。

「経営層や管理職までがネットで遊んでいる会社」というのは、ちょっと
想像したくありませんが・・・。

ただ、昔は昔で、就業時間中に（業務上別に必要ない人が）、まったりと
新聞を読んでいる・・・なんて風景もありましたから、それと同じと言えば
同じなんですけどね。



また、本にも書かれていましたが、こんなケース↓もあったそうです。
　
『　しかし、ログの監視とその後の調査によって意外な事実も発見されている。
それは「管理職の能力不足」である。（中略）　ある女性社員が、会社の仕事
は短時間で済ませてしまい、残りの時間は自分で立ち上げたオークションサイト
を1日中運営していたことが判明した。（中略）
　そこで、経営者が本人を呼び出して理由を問いただしたところ、彼女は泣き
ながら答えた。
「仕事がないんです」。

　実は、彼女は仕事が早く終わってしまうので、「もっと仕事を与えてください」
と上司に訴えたことが今までに何度もあったという。上司が彼女の優秀さに
見合った適正な仕事量を与えていなかったのだ。』


これは、ややレアなケースのようにも感じますので、これを一般論として捉える
のは無理があると思います。また、「今は仕事が無いから」といって業務外利用
をしても良いわけではありませんから、上司だけを責めるのもちょっと違う気は
します（もちろん、上司にも問題はありますが）。

※　ちなみにこういう場合、「自分で仕事を作る」こと（何かの改善を考えたり）
　　 ができると良かったと思うのですが・・・。


■　パソコンの業務外利用は基本的にＮＧ

一般的に、本当に「３割」の業務外利用があるかどうかは、私は少し疑わしい
と思っています（中にはそういう会社もあるとは思いますが）。

ただ、「多少はある」という会社は、おそらくかなり多いと思います。


堅いことを言えば、パソコンの業務外利用は「その時間（本来の）仕事をしない」
ことと同時に、会社の備品を私的利用していることにもなります　（実際の費用
はほとんど発生しませんが、名目上はそうなります）。

ですから、基本的にパソコンの業務外利用はあまりおすすめできません。

どこからが業務外で、どこからが業務上の利用か？　という線引きはなかなか
難しいのですが、少なくとも明らかな業務外利用は避けるべきだと思います。


これは、会社の味方的な見方（ややこしいなあ（笑））　をしているわけではなく、
何らかのときに、自分に不利になることも考えられるからです。

会社のパソコンは会社の備品ですし、ネットワークもそうです（メールも）。

ときどき誤解されている方もおられますが、たとえば、会社側がその通信ログや
メールの中身を見たりすることは、「プライバシーの侵害」に当たりません。
（会社側は無条件で「見る権利」があると言っても過言ではないのです）


ですから、いつの間にか自分に不利になる情報を会社に握られることになら
ないとも限りません。

仮の話ですが、たとえば、「会社にひどいサービス残業をさせられている」と
いう人がいて、直の上司のさらに上の上司に相談したり、あるいは外部に訴え
出たりしたときに、その情報が使われたとしても、文句は言えません。
（時間内に業務外のことをしている証拠になってしまいます）


実際にそんなことになる可能性はごく低いとしても、会社側に不利な情報
を握られるのは、気持ちのいいものではありません（借りを作っているようで）。

また、業務外利用などで「会社に借りを作っている」という意識があると、
サービス残業をはじめ、職場の問題について、強く主張しにくくなってしまう
ものです　（気持ちの上でどうしても出てしまいます）。

私は、そういう気持ち悪さが嫌なので、ある時期から業務外利用は一切
しないように（昼休みは別として）なりましたが、その方が気分的にすっきり
すると感じています。


■　どこからが業務外利用なのか？

難しいのは、どこからが業務外で、どこからが業務上の利用か？　という線引き
です。

たとえば、「直接仕事で使う調べ物」は業務上の利用ですし、職種によっては、
普段から「情報収集」することが業務上必要な場合もあります。
（これらも、あまり行き過ぎるとＮＧですが）

では、「仕事を効率化するための知識や情報を得ること」はどうかといえば、
「直接仕事に使うわけではないけど、役立つ面もある」という「グレー」な領域
になってきます（特に業務としてスキルアップ系の目標を定めていたりするなら
そのための活動ということになりますからＯＫですが）。

それ以外の「仕事に役立つわけではない」情報は、もちろんＮＧです。


私の個人的な意見としては、「グレー」領域は昼休みなどに見るか、自宅で
見るべきかなと思っていますが・・・、　一般論としては、ある程度の「グレー」
領域は許されるのかなと感じています。

この辺は、会社によっても感覚が違いますし、社会的にも共通認識ができて
いるわけではないですから、なかなか難しいところだと思います。
（今後、議論されるべきではないかと思います）




それはそれとして。

あくまでも個人的な感覚（経験談）ですが・・・、

パソコンの業務外利用が多い（＝会社に借りがある）と、その「借りを返す」と
いう意識が働くせいか、ついサービス残業してしまいがちです。

逆に、サービス残業しないで「スパッと帰る」ことを目標にするなら、業務外
利用はできるだけしないことをおすすめします。
（その方が、遠慮なく帰れます。本当に）

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今日の記事作成時間は６０分でした。
では、また明日！
  

新種発見！？ いろいろな「時間泥棒」

こんにちは。水口です。
今日は昨日の記事に関連して、「時間泥棒」の話です。


■　いろいろな「時間泥棒」

昨日は

　　人の時間を尊重すること
　　（人の時間をムダにしないこと）

が大事だという話を書きました。


その逆に、人の時間を奪ってしまう・ムダにしてしまうという行為のことを、
「時間泥棒」と呼ぶことがあります。

「時間」系の本を見ると、「時間泥棒から身を守る」ことが書かれていることが
ありますが、「自分自身が時間泥棒になってはいけない」ということはあまり
書かれていません。

当たり前すぎて書かれないのかもしれませんが、これは一人ひとりが気をつけ
ないといけないことだと思います。


「時間泥棒」というと、よく言われるのが、

□　忙しい人のところにやってきて、世間話（やどうでもいい話）をする

という行為です。これは古めの「時間本」にも出てきますし、昔も今も変わら
ないことだと思います。

そして昨日の

□　同じことを何度も質問する

も、ある種の時間泥棒なわけです。

さらに、現在は色んな場面で気づかずに「時間泥棒」になってしまうことも
あります。たとえば・・・、

□　本来は送らなくてもいい人にまで、「とりあえず送っておこう」と
　　 「Ｃｃ」でメールを出してしまう。

□　資料や報告書の数がやたらと多い
　　 （これは個人の責任と言うよりは組織の問題のことも多いです）

□　その資料や報告書が冗長すぎる
　　 （長い・ページ数が多い・分かりにくい）

なども、広い意味で「時間泥棒」的な行為と言えます。


■　便利さが生む新たなムダ

私は、パソコンやメールが普及していく過程を前の会社で過ごしましたが、
その中で、「便利さが生む新たなムダ」のようなものがあると感じています。

資料作成は、昔（手書きしていた頃や、グラフを切り貼りしていた頃）と
比べて楽に、速くなりましたが、その分、あまり必要でない資料も増えて
しまいがちです。

メールも同じく、「便利さが生む新たなムダ」の温床になりがちです。


ですから、現在の職場の環境では、自分が時間泥棒にならないように
意識する必要がある（気づかないうちにそうなってしまう危険性がある）
・・・そう感じています。


そうならないためには、ちょっと抽象的ですが、

・　相手の立場で考えること

・　組織全体の視点で（自分本位でなく）効率を考えること

という視点が必要です。

そういう視点でも今後考えていきたいと思います。

※　これらは通常「時間・効率系の仕事本」にはあまり出てきませんが、
　　 その理由はそういう本の著者に「フリーランス」的な立場の人が多い
　　 ことと無関係ではないと思います。

　　 「個人視点」の時間術から、「組織視点」への時間術へ。
　　 今後は、求められるものが変わっていくように思います。

　　 「組織よりも自分が大事」という考え方もあるのかもしれませんが、
　　 組織が効率的に回ることは、結果として自分の仕事にも返ってきます。
　　 （「情けは人のためならず」的なことです）

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※　「モモ」という児童文学に「時間どろぼう」という悪役が出てきますが、
　　 今日の話はそれとは関係ありません・・・

ちなみに「モモ」はこちら↓
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モモ (岩波少年文庫(127))
著者：ミヒャエル・エンデ
販売元：岩波書店
発売日：2005-06-16
おすすめ度：
クチコミを見る



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「効率」を重視する私の立場とは相容れなさそうな物語ですが、
私は実は結構好きです。

今日の記事作成時間は４５分でした。
では、また明日！
  

新人さんや学生さんに身につけてほしい 「もうひとつの時間意識」

こんにちは。水口です。
今日は新社会人になる方や学生の方に特に伝えたい話です。


■　「腕時計を贈ること」を見直してみてもいいのでは？

と言いながら、まずは、もう少し年齢層が上の方向けの話から・・・。


昨日、「ａｓａｈｉ．ｃｏｍ」というサイトで連載しているコラムの
新しい記事がアップされました ↓

asahi.com（朝日新聞社）：世界一正確な時計を腕に？　身近になった電波腕時計
- ショッピングコラム「となりのビジネス達人」
　
『　もうすぐ入学式、入社式のシーズンですね。もう２０年以上前の話になって
しまいますが、私が学生の頃は入学祝や就職祝に腕時計を贈る人が多かった
ものです。最近は「お祝いに腕時計」というのはあまり聞かなくなったように思い
ますが、この習慣はもう一度見直されてもいいのかもしれません。 』

と書いたりしております。（自分の記事を引用するのは変な感じですが （笑） ）


そんなことを書いた理由の１つは、最近は待ち合わせ等の時間を気にしない人
が増えたような気がするから・・・。

携帯電話があれば、時間にルーズでも何とかなることが多く、待ち合わせなど
の時間にルーズになってしまいがちな面は、誰にでも少しはあると思います。
しかし、ビジネスの場でいつもそんな調子では、不都合も出てきます。

特に社会人になる段階では、「時間」に対して少し意識を変えた方がいいの
ではないでしょうか・・・？　と感じることがあります。実際、新入社員の方の
時間感覚がルーズで困るといった話を耳にすることもありますし。

※　もちろん、それは一部の例かもしれませんが。
　　 （社会人の方達は、実感としてどう思われますか？）


そんなわけで、「時間を守れる人になって」というメッセージも兼ねて、
「腕時計を贈る」という行為を見直してみてもいいんじゃないかと思います。

腕時計は「センス」や「趣味」も関わってきますから、難しいとも思いますが、
ビジネス向きに使える（やや無難な）時計を持っていない学生さんも多い
でしょうし、案外、「ちょうど良かった」と喜ばれるかもしれません。


■　もうちょっと評価されてほしい？「電波ウォッチ」

上記の記事を書いたもう１つの理由が、「電波時計」は便利なものですから、
一般的に、もう少し評価されてもいいと感じていることです。

この数年、「腕時計」というと機械式（の高級なもの）が話題になることが
多く、クォーツ式はやや肩身が狭い感があります。

電波時計は技術的にはなかなか高度なものなのですが、今は「技術」よりも
「趣味性」や「ステータス」が重視されているということでしょうか・・・。
私は元が技術屋ですから、そんな状況は少し寂しく感じるわけです。

私は「時刻合わせ」の手間を省きたいという理由で、電波時計を使ってます
が、そういう「技術志向」的なところも使う理由の１つかもしれません。



■　新社会人に身につけてほしい　「もうひとつの時間意識」


ここからが、新社会人や学生の方に考えてみて頂きたい話です。

上記の記事ではスペースの関係もあり、「時間を守る」という意味での時間
意識の話を中心にしていますが、新社会人になる人にはもうひとつ身につけて
ほしい「時間意識」があります。

時計の話題から離れますが、その「もうひとつの時間意識」というのは、


　　人の時間を尊重すること
　　（人の時間をムダにしないこと）

です。

１つ例をあげると・・・、

　　先輩や上司に質問するときには、聞いたことをメモする


というのがそれです。

相手に同じことを２回説明させてしまうのは、ある意味では、「相手の時間を
奪っている」のと同じです。実際、忙しいときに同じことを何度も聞かれると、
優しい上司や先輩でも、ちょっとは「イラッと」することもあります。

逆に、全く同じことを二度聞かないですむようにすると、「こいつやるな」と
思ってもらえるかもしれません。

先輩や上司でも「自分の時間をムダにしないでよ」とは、ちょっと言いづらい
ものです。そこに配慮していることが分かる新人は、当然評価も高くなります。


仕事のやり方として、当たり前と言えば当たり前のことなんですが、新人に
限らず、「必ずメモする」を実行していない人は案外多いです。

小さなことですが、私は大事なことだと思います。
ここでちょっと差をつけてみてはいかがですか？


他にも「人の時間を尊重する」ために、やった方がいいことは
ありますが・・・その話はまた別の機会に。

---

今日の記事作成時間は５０分でした。
では、また明日！
  

「トップダウン型時間管理」 「ボトムアップ型時間管理」

こんにちは。水口です。
今日は本筋の「時間管理」の話です。


■　『タイムコンシャスな人づくり・組織づくり』

『タイムコンシャスな人づくり・組織づくり』というのは、現在私が
ビジネス情報サイト「Ｗｉｓｄｏｍ」で連載している記事のタイトルです。

↓リンクです。


このサイト、私の記事以外にもビジネスパーソン向けの記事が多く掲載されて
いますので、まだの方は、ぜひご覧になってみてください。


私の連載は全６回で、月曜日にアップされる記事が６回目、つまり、連載の
最終回となります。（少し間を置いて、また新しい連載をすることになるかも
しれないのですが、今回の一連の記事としては最後になります）

というわけで、最終回ということもあり、担当者の方とも相談して、シリーズの
まとめ的な内容にしようかということになったのですが、ただ「まとめ」にするの
ではあまり面白みがありませんので、ちょっと違った見方でまとめてみました。

それが、「トップダウン」と「ボトムアップ」です。


■　トップダウン型の時間管理とボトムアップ型の時間管理

時間管理には「トップダウン型」と「ボトムアップ型」の２種類があります。
これは自分の時間管理を考える上でとても大事な話なのですが、
一般的に「時間術」系の本には出てきません。

※　今度の私の著書にはそういう話を書いています。
　　 （出るのはまだ先なので、その時にあらためて告知します）


「トップダウン」と「ボトムアップ」がどう違うか簡単にいうと・・・

・　トップダウン　：　目標から入る
　　　　　　　　　　　　（目標を立てたり、その実行計画を立てることから始める）

・　ボトムアップ ：　いま抱えている仕事から入る
　　　　　　　　　　　　（日常的な仕事を整理・計画することから始める）

という違いです。


たとえば、「○○式」や「○○○○○○プランナー」といった手帳などでは、
「目標」や「価値観」を書くことに重点を置いていますが、これは典型的な
トップダウン的なアプローチです。

しかし、私は昔（サラリーマン時代）、このタイプの手帳でうまくいかなかった
経験がありました。


逆にうまくいったやり方は、拙著（１作目　「超カンタン！時間管理術」）でも
書いたような、「日常的に発生する仕事を整理する」ことに重点を置いた方法
でした。

なぜ、この「トップダウン」ではダメで、「ボトムアップ」でうまくいったか・・・と
いう話は、上記の「Ｗｉｓｄｏｍ」の記事（第６回）を読んで頂きたいのですが、
簡単にいうと、

・　目先のことが整理できていないのに（バタバタしているのに）
　　長期的な目標を考えてもうまくいかない

・　まずは、現状の時間の使い方を見直すこと、習慣を変えること
　　から取り組むべき
　　（それができていないうちに無理しても長続きしない）

という要因があります。


これは、特に現状が忙しい人ほど当てはまります。

現状が結構ヒマで、「もっと何かやりたいなあ・・・」という感じの人なら、
トップダウン的なアプローチから始めても合うかもしれませんが、実際の
ところ、今はそういう人はあまりいないと思います。

それよりも、「日々の仕事をどうやって効率的にやるか？」ということが、
切実な問題として目の前にあるはずです。それならば、絶対にボトムアップ
的なアプローチから始めるべきです。


■　両方のアプローチを取れているか？

とはいえ、ボトムアップ的な仕事の整理ができてきたら、今度はトップダウン
的な計画も必要になってきます。

「トップダウン」として設定する目標には「価値観」などの抽象的なもの以外に、
「長期目標」のような具体的なものもあります。それを計画することも一種の
「トップダウン」なのです。

※　３冊目の拙著（「仕事力が３倍アップする時間活用法」）のなどで、
　　 紹介している長期スケジュールの立て方は、その後者をできるだけ
　　 シンプル・簡単にやれるように研究した方法です。
　　 （上記「Ｗｉｓｄｏｍ」記事でも紹介しています）


特に長期的に進めていきたいプロジェクトがある場合などは、その計画
（長期的なスケジュール）を整理することが重要です。

つまり、結局、時間管理は、最終的にはボトムアップとトップダウンの両面
から考えるのが理想だということなんです。


「長期的なことが、なかなかうまく進まない」
「長期プロジェクトの計画を立てても、計画通りにいくことがほとんどない・・・」

という場合は特に、トップダウン的（長期的）なスケジュールを意識する必要
があります。


・・・と、頭で分かっていても、それを習慣として継続できなければ同じなので、
「長期的なスケジュールを持っているか？」「それを日常的に使っているか？」と
いうことを、ときどき意識してみるといいと思いますよ。

---

トップダウン／ボトムアップの話は、また別の機会にも
触れてみたいと思います。

今日の記事作成時間は５０分でした。
では、また明日！
  

「タイムコンシャスな人」 とは、どんな人？ その２

こんにちは。水口です。

昨日は「タイムコンシャス」について書きましたが、
今日はその補足的な話です。


■　「タイムコンシャス」＝「時間に対する意識が高い」の真意

「タイムコンシャス」という言葉は、昨日も書いたように、
文字通り解釈すると、


　　「時間に対する意識が高い」


ということになります。

しかし、同じ「時間を意識する」のでも、いろいろあります。


■　「結果」だけでなく「プロセス」を

たとえば、「結果」としての時間を意識すること、つまり、
「期限が迫っている」ことを意識してドタバタすることも、
「時間を意識している」ことには違いありません。

でも、できればこういう状況には、なりたくないですよね。

そうならないようにするためには、そこに至るまでのプロセスの
なかで時間の使い方を考えていかなければいけません。
（それがまさに「時間管理」です）

というように、「結果としての時間」だけでなく、「時間を使うプロセス」に
注目していこう、という意味での「意識」が大事ですよね。

「タイムコンシャス」の「コンシャス（意識）」は、そういう意識であって
ほしいと考えています。


■　「節約」ばかりじゃない！

また、「時間を意識する」ことは、「時間を有効に使う」「ムダにしない」
ということにも、つながってきます。

かといって、「節約」ばかりに意識を向けるのも、あまり良くない
場合があります。これをお金の例で考えてみます。


たとえば、お金の「ムダ使い」をしないことは大事なことです。
誰だってムダに使いたいとは思いませんし、「節約」できる部分は
節約しようと考えるものです。

ただ、お金というものは不思議なもので・・・

　日頃、お金を「節約」している人が、その節約のストレスのせいか（？）、
　反動のように大きな衝動買いをしてしまうこともあります。
　（これに近い経験をしたことある人は多いのでは？：　私もあります・・・）

あるいは・・・、

　かなりの「節約家」の人（節約より「ケチ」というほうが似合う）が、
　異性関係になると、歯止めがかからなくなってしまう・・・という
　ケースもあります（これは私の話ではなく、ある後輩の話です・・・）。


時間についても、これと似たようなことがあります。

「時間をムダにしちゃいけない！」　とがんばっていたと思えば、
ある日突然、「やる気が出ない・・・」と気が抜けてしまったように
ダラダラしてしまうとか・・・。

仕事ではしっかりしてるのに、彼女がらみのことになると、いつも
（時間的にも）振り回されっぱなしの人とか・・・。

※　もちろん、何にどう時間を使うかは個人の自由ですし、他人が
　　 見ると「時間のムダ」に思えることも、当人にとってはとても大事な
　　 ことである場合もあります。それは尊重すべきだと思いますが、
　　 自分自身がいまひとつ納得できないのなら、改善したいですよね。


つまり、ある領域で、上手に時間（やお金）を使える人も、
別の領域では使い方が下手だったりする・・・ということも
あるわけです。

「節約」ばかりに気をとられると、全体の観点を見失ってしまう
場合もあります。だから「節約」だけじゃいけないということです。

※　たとえば、スーパーでの買い物では、10円20円の違いにも
　　 うるさい人が、大きな買い物（たとえば自動車とか）になると、
　　 急に財布のヒモがゆるんで、ウン万円のオプション品をいくつも
　　 つけてしまったりする・・・なんて話もありますよね。

ですから、一部の節約だけにとらわれすぎてもいけないのです。
（節約する心がけ自体は、もちろん悪いことではありません）


■　「タイムコンシャス」＝「ライフコンシャス」？

こんなふうに、「時間」に対する見方を広げていくと、だんだん
「人生論」的なものになっていきます。

「人生」も「時間」の積み重ねでできているわけですから、
これは当たり前といえば当たり前のことです。

ただ、あまり「精神論」的なことや、「きれいごと」的なことに寄りすぎて
しまって、現実（実践）とかけはなれてしまうのは本意ではありませんので、
「タイムコンシャス」という概念は、「地に足のついた」ものにしたいと考えて
おります。

---

「タイムコンシャス」の話は、メールマガジンの方でも
展開していきますので、ぜひお読みになってみてください。
（週１回、日曜日発行です）


今日の記事作成時間は４３分でした。

では、また明日！