自分にびったりくる「手帳やノートのスタイル」は、仕事の状況によって変わってくる

こんにちは。水口です。
今日は手帳の話に関連して・・・「記録用」に使うものの話です。


■　私の「記録」用のツール

私は自分の時間管理のために手帳を使っていますが、
「記録」のためにはあまり手帳は使いません。

ちょっとしたメモや考えを書くために使用することもありますが、
それは直接仕事に関係しない内容のものがほとんど。仕事用の
メモには別のものを使っています。

仕事用に現在よく使うのは、Ａ４サイズのノートです。

これは一応「ノート」の形をしているのですが、ミシン目が入っていて
ピリピリっと切り離せるタイプのノートです。

これは書き込んだ後は切り離してしまいます。ノートの形状をしている
ものの、使い方としてはレポートパッド（レポート用紙）ですね。
（これを打ち合わせのときなどによく使用します）


他にはメモ帳（ロディア）も使用していますが、いわゆる「ノート」は、仕事
用としては現在使用していません。（ある勉強用にＢ５のノート使ってます）

仕事用のノートを使う・・・というのも、過去何度もトライしてみたのですが、
どうもうまくいかない。というのが私の経験談です。


■　情報はプロジェクトごとにまとめるのが基本

ノートに書き込んだ情報は、もちろん後で参照することもありますが、
各プロジェクトに関する情報なら、プロジェクトごとにまとめてしまった
方が合理的。というのが、私の基本的な考え方。

そういう使い方には、ノートはなかなか合わないんですよね・・・。

少し前に、ビジネスパーソン向けノウハウとして「ノート」を推奨する本など
がありましたが、私は「仕事にノート」は、ちょっと違和感があります。

※　たとえば、「ネタ帳」的なものが必要なライター業の方などは、ノートも
　　 合うと思うのですが、そういう仕事はあまり一般的ではないと思います。
　　 （ブログ用のネタ帳に使うのはいいかもしれませんね）


「特定の仕事に関する情報は、その仕事のファイルにまとめる」というのが
仕事のやり方として便利で合理的。いちいちノートの情報を参照するのは
面倒ですし、どうも違和感があります。

そんなわけで、私の場合、

・　「記録」の用途には、レポートパッド（またはレポートパッド的ノート）。

・　「計画」の用途には手帳

※　もちろん、レポートパッドではなく、バラの紙でも同じです。
　　 これはクリップボードにはさんで使うと便利ですね。

という使い分けになっています（※記録用にはパソコンも使います）
こういう使い分けは、結構スッキリしますのでおすすめです。


■　仕事以外の「記録」

例外は、「特定の仕事」とは関係ないメモの類です。

外に出たときなどに「ちょっと気づいたこと」をメモしたり、そんな感じです。
（メモと日記をミックスした感じの内容です）

こういう用途にはノートが合うと思いますが、私の場合はそれ専用に持ち歩く
のが面倒なので手帳（のメモページ）やメモ帳を使います。

こういう用途で書くことが多いという方は、ノートや、１日１ページの手帳
（ほぼ日手帳とか）を使うと良いと思います。


私の場合、最近は仕事がらみのことをメモすることの方が多いので、
こういう用途専用のノートの類は持ち歩かなくなった・・・という感じです。

これは、それだけ余裕が無いと言うことかもしれませんが・・・（汗）
今は進行中の仕事が結構重なっているので、仕方ないところです。

もし、仕事がヒマになったり、別種の仕事の構想をいろいろ練ることに
なったりしたら、それ用のノート（手帳）を持ち歩くことになるかもしれません。


こう考えると、どんな手帳（やノート）を使うかというのは、それぞれの人の
仕事の状況によって変わってくるのかもしれませんね。

・　仕事が軌道に乗って、いろいろ忙しいときにはレポートパッド系。
　　（→その後案件ごとにまとめる）

・　新しい仕事のアイディアをいろいろ考えたいときは、いつでも書き足し、
　　参照できるノート系。

そんな使い分けがありそうです。

つまり、「自分にぴったりくるスタイルはこれ」と決まったとしても、
仕事の内容や立場などによって、また変わってくるかもしれない。

ということですね。そう考えると手帳やノートは奥が深いものです。

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今日の記事作成時間は３３分でした。
では、また明日！
  

手帳を使う４つの用途と、その使い分け

こんにちは。水口です。
今日は時期的なこともあり？　「手帳」の話をしましょうか。


■　手帳の使い方：４つの領域

手帳の販売シーズンになり、来年の手帳を探している方も多いのでは
ないでしょうか。

そんな「手帳選び」の参考になるかどうかは分かりませんが、手帳に
ついて、ちょっと頭を整理する話です。



一口に「手帳」といっても、抱くイメージは人それぞれ様々です。

たとえば、このブログをお読みの方は、「時間管理」「スケジュール管理」を
前提に「手帳」を考えていることが多いと思います。でも、「手帳はメモや
記録を取るもの」とイメージする人もいますよね。


□　過去と未来

（時間管理含め）「スケジュール」は言わば「未来」のこと、「計画」のために
手帳を使うということ。逆に記録的な使い方は「過去」のために手帳を使う
ことになります。

「未来」のために使うか、「過去」（の記録）のために使うか。
まず、この２つの用途があるわけです。
（もちろん、それをミックスして使う場合もあります）


□　事実と思い

また、記録の中では「日記」的に使う方もおられます。
その日感じたことを書き残しておくわけです。

同じ記録でも、仕事上のメモを残す使い方もあります。

この両者は厳密に切り分けられるものではありませんが、あえて言うなら
前者は自分の「思い」が主体、後者は「事実」が主体です。
（前者は主観的、後者は客観的です）



これらを合わせると、こんな感じ↓です。

　　　┌───────┬───────┐
　事 ｜　　　　　　　　　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜
　実 ｜　　　　　　　　　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜
　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜
　　　├───────┼───────┤
　思 ｜　　　　　　　　　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜
　い ｜　　　　　　　　　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜
　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜　　　　　　　　　　 ｜
　　　└───────┴───────┘
　　　　　　　過去　　　　　　　　　　　　未来

※　フォントで表示させたので、微妙にずれてスミマセン・・・

私がよく説明する「時間管理」は、この図で言うと右上の領域。
左上が「仕事のメモ」。左下が「日記」的な使い方になります。

では、右下はどうかというと・・・

将来の夢や目標を書いたり、写真を貼ったりという使い方がそれに該当
しますね（そういう手帳の使い方を推奨する方もおられます）。


■　各領域の使い分け

「手帳」は、これら４つの領域で使われるものですが、すべてを一緒くたに
するのも無理があることもあります。

たとえば、スケジュール（あるいはタスクを含めた時間管理として）を書く
ページに、記録的な（過去の）要素を書き入れすぎると、ちょっと使いに
くくなることもあります。（少しなら大丈夫ですが）

ですから、私の場合、左側の領域２つは、別のページを使います。
また、直接パソコンにインプットしてしまうこともありますし、レポート用紙
に書いて、（そのプロジェクトの）ファイルに直接入れることもしばしばです。

あるいは、手帳を２冊使うのもおすすめ。スケジュール用と記録用に分けて
しまうという使い方です（記録用はノートでも構いませんが）。


時間管理の話をしていて、ときどき受けるご質問に、

　「この書き方だと、仕事上の記録を書くスペースが少ないですが、
　　どうするのがおすすめですか？」

というご質問があります。


私の場合、上記のように「記録」は別のページ、あるいは別の媒体を
（パソコン含めて）使っているということになります。

こういった使い分けは意外にスッキリするものです。

スケジュールのページは「計画」のためのもの。
無理に「記録」に使わない。という切り分けができるからです。


「来年はしっかり時間管理したい！」と考えて手帳をお選びの方は、
「記録」の方に何を使うか、一緒に考えてみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は２６分でした。
では、また明日！
  

今年は「24時間手帳」が売れ筋？

こんにちは。水口です。
もうひとつ、手帳の話です。


■　「24時間書き込める手帳」が人気？

こんな記事がありました。

「ほぼ日」「24H管理系」強し！2010年手帳の傾向とは
(東京ウォーカー) - Yahoo!ニュース

（『』内は引用です）
　
『ついに始まった“2010年手帳商戦”。文具店や雑貨店の専用コーナーには、
多種多様な手帳が出そろっているが、どうやら2010年版は、自分らしく使える
ものやタイムマネジメントできる手帳が人気のようだ。

「売り上げダントツ1位は『ほぼ日(にち)手帳』シリーズ(3500円〜)です」とは、
「渋谷ロフト」文具売場リーダーの小坂井さん。「通常のナイロンカバーや毎年
新しいデザインになるプリントカバータイプはもちろんのこと、デスク使いに便利
な大きめの“cousin(カズン)タイプ”は、去年は売り切れたほどです。今年に
入って、『“cousinタイプ”置いてありますか』とのお問い合わせも多いですね」

1日1ページというレイアウトで、自分の好きなように何でも書き込める「ほぼ日
手帳」。もともとはクリエイターの定番だったが、今やその人気は広く浸透して
おり、ホワイトボード仕様の“ほぼ日カレンダー”はカレンダー部門で1位になる
など、年々人気は過熱しているようだ。

一方、「“バーチカル型”手帳の人気は高く、各メーカーこぞって出しています」と
言うのは、文房具店「銀座・伊東屋」の山田さん。バーチカル型とは、縦に時間
軸を配置し、1日の動きが把握しやすいレイアウトのもの。元々、ビジネスマンな
どには人気のタイプだが、最近は“24時間メモリ”の手帳も人気だという。

「24時間タイプは、看護師さんやマスコミ業界の方など不規則な時間帯で働
く方に人気ですね。また、タイムマネジメントの重要性から、細かくスケジュール
を立てたいというニーズにも合っているようです」(山田さん)　』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　（上記サイトより引用）


「ほぼ日手帳」人気ですね。

ご存じない方のために書いておくと・・・「ほぼ日手帳」は文庫本くらいの
サイズで１日１ページのタイプの手帳です。時間軸も一応入っていますが、
自由に書き込めるようになっているのが特徴です。

「ほぼ日」は、日記っぽい使い方をする方が多いですね。スケジュール管理用
の手帳とは別に、記録的に「ほぼ日」を使っているという方も多いです。

そういう、「計画（スケジュール管理）」と「記録（書きとめておく情報）」を分ける
使い方は私もおすすめします。計画の方がスッキリするので良い感じです。
（私の場合、「記録」には白紙のページを使っていますが）


もうひとつの「２４時間」の方ですが、これはちょっと事情がありますので、
「売れ筋」と言っていいかは微妙だと思います。

上記の「伊東屋」さんは、同店オリジナルの24時間タイプの手帳を出してます。
（私もこのブログで紹介したことがあります）

ですから、「伊東屋の24時間手帳」と指名買いをする人も多いのではないで
しょうか。一般的に24時間タイプの手帳は少ないですから、24時間タイプが
欲しい人は伊東屋さんまで買いに行く（だから伊東屋さんではよく売れる）と
いうことのような気がします。


■　24時間手帳のメリット

・・・という話を聞くと、「24時間まではいらないだろう？」　と思う方もおられる
と思います。しかし、このタイプを購入する方すべてが24時間書いているわけ
ではないと思います。

「24時間」までは必要ないけど、早朝や深夜に書き込みたいので、これを使う
しかない・・・というケースもあるはずです。

というのは、市販の手帳は８時〜２１時台（14時間）のものが多いからです。



ちなみに弊社はシステム手帳のレフィル（中身の紙だけ）を制作するサービスを
行っていますが、ここで「24時間」を選択する方は案外少なく、むしろ１６時間
や１８時間タイプを選択される方が多いです。

朝５時スタートがいいという方もおられますし、夜は２３時台（０時まで）ほしい
という方も多いです。こういうニーズは（少ないけど）確実にあるんですよね。


というわけで、市販の手帳でも「５時始まり」や「０時終わり」のものがもっと
出てきてもいいと思うんですけどね・・・。

朝や夜に会社以外で勉強などをする方も増えつつありますし。

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今日の記事作成時間は３０分でした。
では、また明日！
  

職場で「手帳派」の人を増やすには、どうすればいい？

こんにちは。水口です。

土曜日に、先日告知していた「手帳の学校」セミナーが行われました。
（ご参加の方、ありがとうございました！）

（↓この件です）
『手帳の学校』が始まります！


手帳の役割の話を少ししまして、その後は主に時間管理のための手帳の
使い方の話をさせて頂きました。

↑ここであえて「時間管理のための手帳の使い方」と言っているのは、手帳
には他の使い方（「記録」の用途や「日記」的な用途など）もあるからです。

私は主に「計画」としての手帳の使い方を中心にお話してきましたが、
「手帳の学校」では、他の使い方についても今後紹介されていくと思います。


■　「手帳を使う」派の人を増やすには？

そのなかで頂いたご質問に、

　　社内で手帳を使う人を増やす方法はないか？

という主旨のご質問がありました。


その場では、そのご質問の背景を深くまでお聞きしていないのですが、
たとえば、周りに

　　ちょっとした頼まれごとなども含む「タスク」を、
　　忘れたり、催促するまでやってくれない人

　　アポイントメントを忘れてしまう、あるいは、
　　ダブルブッキングしてしまう
　　（複数の予定を重ねてしまう）

といった人が多い。そんな職場もあると思います。困りますよね。

手帳を使うなりすれば、そういう状況は改善するはずなのに、なぜだか
面倒がって手帳を使わない（もちろんパソコンで管理するわけでもない）。
そんな人が多いと、ちょっとイライラしてしまうこともあると思います。

※　会社による差はありますが、実際に、手帳もパソコンも使わず、
　　 ほとんど記憶だけで自分の仕事をやりくりしている人はいます。

そんな状況にいると、「周りの人になんとか手帳を使わせたい」と思う
のは当然だと思います。


■　手帳を使うメリット

「手帳を使わない人に手帳を使わせる」のは、そう簡単ではありません。

１つは、上から（上司から）、「そのくらいの管理（自己管理）はしなさい」と
言ってもらう手があります。これができれば話は早いですが、難しい場合も
あると思います。（言われてもやらない人もいるでしょうし）


２つめは、手帳を使うメリットを実感してもらうことです。
たとえば、「（自分の）仕事を管理する」という側面で言えば、

　　（仕事を）忘れずにすむという安心感

　　逆に、必要ないときは忘れていられる信頼感

のようなものは、手帳を使っていると感じますよね。そういうメリットを
それとなく（←ここが難しい？）伝えることができるといいのですが。

また、手帳を使うメリットは他にもあって、

　　即時性　（すぐ見られる・すぐ書ける）

　　一覧性　（数日先、数週間先の日付までパラパラ見られる）

　　可搬性　（持ち運びが楽）

という３つのメリットがあります。

他のツール（パソコン、携帯電話、ＰＤＡ、卓上カレンダーも）と比べると、
この３つの点がうまく解決できていてバランスがいいのは手帳です。
この優位性は当分（数年、あるいはそれ以上）続くと見ています。

※　これには異論反論もあるかもしれませんね。
　　 「たとえば「iPhone最強！」という人もいるでしょう。

　　 ただ、デジタル系のツールの場合、可搬性・即時性（見る方）が良い
　　 ものは、「書く」方の即時性が良くなく・・・結果として、パソコン側で
　　 インプットしたスケジュールを「見る」だけになりがちです。
　　 出先で決まったことなども、「後でインプットしよう」となりがちで、
　　 結局二度手間になったり、忘れてしまったりします。
　　 （私もそれが嫌で、現在は使っていません）

　　 ただ、「少し手間がかかってもいいから、これを使いたい」という思い
　　 入れがある場合は、それを使うのもいいと思います。
　　 たとえば、iPhoneでGoogloカレンダーを使うというパターンは、以前の
　　 携帯電話のスケジュール管理機能よりははるかに使いやすいですし。


■　「手帳を使うメリット」をアピールする

そんな、手帳を使うメリットを知ってもらい、しばらく使ってみてもらえると、
「否定派」の人も変わってくることがあると思います。

また、こんな場面でも、そのメリットは分かります↓

　　たとえば、会議や打ち合わせをしているときに、「次回の（会議）日程」を
　　決めることも多いと思います。

　　そんなときに、「では、日程はまたメール（のやり取り）で調整しましょう」と
　　するのではなく、その場で決めてしまいます。

　　実際、後で（メールで）決めるのはムダな手間をかけていると思います。
　　その場で決めればすぐ済むことなのに・・・、　　「候補の日時を連絡」→
　　「全員の返事を確認」→「（決まれば）全員に連絡」　（または再調整）と
　　何度もやり取りするのは、ムダという他ありません・・・。
　　（何か事情があってその場で決められないなら別ですが）

　　全員が手帳を持って入れば、スケジュールを確認して次回の日時を決定
　　するのも、その場でできることです。

　　※　この確認は、もちろん携帯端末（電話やＰＤＡ）、パソコンでも
　　　　 できます。今言っているのは、それらと手帳のどちらも使わない
　　　　 人への対策です。

と、こんなふうに「手帳を持ち歩く」ことのメリットを感じてもらうと同時に、
「みんな手帳を持ち歩いているんだ」と自覚してもらうことが大事だと思い
ます。

事前に（会議の招集をかける際に）、

　　　「当日、次回の会議日程を決めますので、スケジュールが確認できる
　　　　ものをお持ちください」

と連絡を入れておくのもいいかもしれませんね。


職場で「手帳派」を増やしたい方は、ちょっと考えてみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は４６分でした。
では、また明日！
  

手帳ネタ： システム手帳の「ブックマーク」は何がいいのか？

こんにちは。水口です。
今日は「システム手帳」に関する話題です。


■　システム手帳用の「しおり」

弊社の手帳（システム手帳のリフィル）のユーザーになられた方から、
ご質問を頂きました。

手帳の「しおり」についてです。


　　たとえば、バインダー式ではないタイプの手帳（綴じ手帳）では、しおりと
　　言えば、ひも状のしおりが一般的です。

　　また、ページの下の角をミシン目で切り取るタイプのものもあります。
　　（Ｑｕｏｖａｄｉｓなど何社かあります）。これは終わったページの角を切り離して
　　おき、そこに指を当てて開けば、今週のページが開けるという優れものです。


先のご質問は、初めてシステム手帳を購入するので、その「しおり」には、どんな
ものがあるだろうか、というご質問でした。


■　プラスチック製のしおり（ブックマーク）

システム手帳用には、「ブックマーク」という商品名で、しおりとして使う製品も
販売されています。

※　他には「スケール」という商品名の場合もあります（しおり兼物差しなので）
　　 「ページファインダー」という名称もあります。


たとえば、こんな感じです↓


Ashford/アシュフォード A5 ブックマーク 0440-100

これは「Ashford」製のブックマークで、私も以前使用していました。

他のメーカーにも似た製品はありますが（そんなに種類は多くないです）、
私は「KNOX（knoxbrain）」のブックマークが最も使いやすかったです。
（※A5サイズは、現在は販売されていないようです。残念）


■　その他の「しおり」

なぜ、そのＫＮＯＸの製品が良かったかというと、ブックマークの大半が透明に
なっていたからです（一応スケールはついていました）。逆に、多くの製品は上記
のＡｓｈｆｏｒｄ製と同じく、スケールや方眼などが印刷されています。

しかし、この印刷は、はっきり言ってジャマ・・・。　これがあるとその下（の手帳）が
見づらくなってしまいます。１週間のスケジュール全体を見るときは、ブックマーク
を右にやったり、左にやったり・・・と、いちいち動かさなければいけないわけです。

なぜ、完全に透明な（タブのところだけ色をつけた）ブックマークを出さないのか、
とメーカーに問いたいところです。

※　メーカーの発想は「透明なブックマークよりも、スケール付きの方が売れる」と
　　 いうことなのでしょうけど・・・、それって悪しき慣習ではないでしょうか？



そんなわけで、完全透明な「ブックマーク」を作ろうかと思ったこともあったの
ですが・・・、結局、私個人はブックマークを使うのをやめてしまいましたので、
その熱は冷めてしまいました（すみません）。

なぜ、ブックマークを使うのをやめたかというと、たとえ透明なものであっても、
ブックマークは、手帳を開いた後はどうしてもジャマになりがちだからです。


では、それ以外の方法で「しおり」機能を果たすためには・・・？
いろいろ試行錯誤したのですが、↓こんな感じです。


□　ふせん（ポストイット）

ふせんだと、上だけでなく、側面にも出せて意外に便利です。
難点は・・・たまにはがれてしまうことです。（手帳を開きっぱなしで仕事をして
いると、さわってしまってはがれることがあります・・・）


□　クリップ（ゼムクリップ）

意外にいいのが、ゼムクリップをはさんでおくというやり方。クリップをページの
上側（または側面・下などお好みで）に、はさんでおくだけでも、しおりになります。

ふせんの方が便利なように思いますが、ふせんが取れてしまうのが嫌という方に
はおすすめです。


□　手帳のベルトを使う　（←邪道？）

私は、現在は手帳のベルトを使ってしまうことが多いです。

というのは・・・、
バインダーにベルトがついているのですが、あまり使わない（いちいちしめない）。
なら、そのベルトをはさんでおけば、ブックマーク代わりになるじゃないか・・・
ということで、そうしているわけです。

これはとても便利（開きやすい）です。

しかし、ベルトを本来の役割で使わないなら、ベルト無しのバインダーでいい
じゃないか・・・という葛藤もあります。（その方が少し薄くなりますし）

と、横着で邪道なやり方なので、積極的におすすめはしませんが・・・（汗）
ベルト付きのバインダーをお使いの方は、一度試してみては？
（このためにわざわざベルト付きのバインダーを買うのはおすすめしません）


その他にも、「こんなやり方があるよ」　という方がおられましたら、
教えて頂けますと幸いです。

---

今日の記事作成時間は４７分でした。

では、また明日！